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7982FM.qxd 2/26/07 1:44 PM Page iii Excel 2007 Helen Dixon 7982FM.qxd 2/26/07 1:44 PM Page iv Excel 2007: Beyond the Manual Copyright © 2007 by Helen Dixon All rights reserved. No part of this work may be reproduced or transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying, recording, or by any information storage or retrieval system, without the prior written permission of the copyright owner and the publisher. ISBN-13 (pbk): 978-1-59059-798-9 ISBN-10 (pbk): 1-59059-798-2 Printed and bound in the United States of America 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Trademarked names may appear in this book. Rather than use a trademark symbol with every occurrence of a trademarked name, we use the names only in an editorial fashion and to the benefit of the trademark owner, with no intention of infringement of the trademark. Lead Editor: Jonathan Hassell Technical Reviewer: Judith Myerson Editorial Board: Steve Anglin, Ewan Buckingham, Gary Cornell, Jason Gilmore, Jonathan Gennick, Jonathan Hassell, James Huddleston, Chris Mills, Matthew Moodie, Jeff Pepper, Paul Sarknas, Dominic Shakeshaft, Jim Sumser, Matt Wade Project Manager: Richard Dal Porto Copy Edit Manager: Nicole Flores Copy Editor: Liz Welch Assistant Production Director: Kari Brooks-Copony Production Editor: Laura Esterman Compositor: Dina Quan Proofreaders: Elizabeth Berry and Lori Bring Indexer: Valerie Perry Artist: April Milne Cover Designer: Kurt Krames Manufacturing Director: Tom Debolski Distributed to the book trade worldwide by Springer-Verlag New York, Inc., 233 Spring Street, 6th Floor, New York, NY 10013. Phone 1-800-SPRINGER, fax 201-348-4505, e-mail orders-ny@springer-sbm.com, or visit http://www.springeronline.com. 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The source code for this book is available to readers at http://www.apress.com in the Source Code/ Download section. 7982FM.qxd 2/26/07 1:44 PM Page v In memory of my father, Brian McGarry 7982FM.qxd 2/26/07 1:44 PM Page vii Contents at a Glance About the Author . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xix About the Technical Reviewer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxi Acknowledgments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxiii Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxv CHAPTER 1 What’s New in Excel 2007? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 CHAPTER 2 Customizing Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 CHAPTER 3 Excel Essentials . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 CHAPTER 4 Styles and Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 CHAPTER 5 Sorting and Filtering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 CHAPTER 6 Analyzing Data Using Subtotals, Consolidations, and Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 CHAPTER 7 Creating PivotTables and PivotCharts . . . . . . . . . . . . . 131 CHAPTER 8 Editing PivotTables and PivotCharts . . . . . . . . . . . . . . 153 CHAPTER 9 What-If Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171 CHAPTER 10 Formulas and Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187 CHAPTER 11 Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231 CHAPTER 12 Adding Graphics to a Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . 251 CHAPTER 13 Preventing and Correcting Errors . . . . . . . . . . . . . . . . 277 CHAPTER 14 Protection and Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299 CHAPTER 15 Getting Data from External Sources . . . . . . . . . . . . . . 325 CHAPTER 16 Sharing, Reviewing, and Distributing Data . . . . . . . . . . 341 CHAPTER 17 SharePoint and Excel Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363 APPENDIX A Location of Popular Excel 2003 Commands in Excel 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379 APPENDIX B Selecting Data in a PivotTable Report . . . . . . . . . . . . . 385 Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387 vii 7982FM.qxd 2/26/07 1:44 PM Page ix Contents About the Author . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xix About the Technical Reviewer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxi Acknowledgments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxiii Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxv CHAPTER 1 What’s New in Excel 2007? From Excel to XXL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Excel Gets a Makeover . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 The Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 The Microsoft Office Button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 The Quick Access Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Access Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Enhanced ScreenTips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Page Layout View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Better-Looking Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Themes and Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 More Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 SmartArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Easier Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Rich Conditional Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Excel Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 PivotTables and PivotCharts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Sorting and Filtering Changes to Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Simplified Formula Writing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 More Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 ix 7982FM.qxd x 2/26/07 1:44 PM Page x CONTENTS Finishing Touches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 External Connections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 New File Formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 New Ways to Share Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 CHAPTER 2 Customizing Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Excel Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Customizing the Quick Access Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Customizing the Status Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Custom Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Customizing Your Excel Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Freezing Panes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Splitting Panes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Working with Multiple Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Comparing Windows Side by Side . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 CHAPTER 3 Excel Essentials . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Entering and Editing Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Custom Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Creating a Series . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Working with Paste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Paste Special . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Paste Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Defining Names . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Defining a Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Managing Names . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Creating a Name from a Selection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Creating a Dynamic Range . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Working with Multiple Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Inserting Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Renaming Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Deleting Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Moving and Copying Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Entering and Formatting Data in Multiple Worksheets Simultaneously . . . . . . 57 7982FM.qxd 2/26/07 1:44 PM Page xi CONTENTS xi CHAPTER 4 Styles and Formatting Document Themes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Applying a Document Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Customizing a Document Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Cell Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Applying a Cell Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Modifying a Cell Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Creating a Custom Cell Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Table Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Applying a Table Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Changing or Removing a Table Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Creating a Custom Table Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Manually Formatting Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Formatting Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Custom Number and Date Formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Creating Custom Number Formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Creating Custom Date and Time Formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Deleting a Custom Number or Date Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Conditional Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Highlight Cells Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Top/Bottom Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 Data Bars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Color Scales and Icon Sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Creating Custom Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Removing Conditional Formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Managing Conditional Formatting Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 CHAPTER 5 Sorting and Filtering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Sorting Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Filtering Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Using Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 Advanced Filtering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 7982FM.qxd xii 2/26/07 1:44 PM Page xii CONTENTS CHAPTER 6 Analyzing Data Using Subtotals, Consolidations, and Tables Inserting Subtotals and Outlining Data Calculating Subtotals . . . . . 105 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 Removing Subtotals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 Outlining Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 Consolidating Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 Consolidating by Formula . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 Editing a Data Consolidation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 Excel Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 Creating a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 Adding and Removing Table Rows and Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 Using Calculated Columns in a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124 Using Structured References in a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 Removing an Excel Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130 CHAPTER 7 Creating PivotTables and PivotCharts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 Pivoting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 What Are PivotTables? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 What Type of Data Can Be Summarized in PivotTables? . . . . . . . . . . . . . 134 Creating a PivotTable Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 Adding and Removing Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 Switching Between Automatic and Manual Updating . . . . . . . . . . . . . . . 138 Selecting Data in a PivotTable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 Grouping and Ungrouping Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140 Expanding and Collapsing Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 Formatting a PivotTable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 PivotTable Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142 Creating a Custom PivotTable Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142 Changing the Layout and Cell Display . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144 Adding and Removing Subtotals and Grand Totals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146 Creating a PivotChart Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147 7982FM.qxd 2/26/07 1:44 PM Page xiii CONTENTS xiii CHAPTER 8 Editing PivotTables and PivotCharts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 Sorting a PivotTable or PivotChart Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 Filtering Data in a PivotTable or PivotChart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 Using the Report Filter Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 Changing Field Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 Refreshing a PivotTable Report or PivotChart Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162 Changing the Data Source for a PivotTable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 Changing the Location of a PivotTable or PivotChart . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 Creating Formulas Using Calculated Fields or Calculated Items . . . . . . . . . . . . 164 Inserting a Calculated Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165 Inserting a Calculated Item . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 PivotTable Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 Deleting a PivotTable or a PivotChart Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169 CHAPTER 9 What-If Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171 Data Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172 Creating a One-Variable Data Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172 Creating a Two-Variable Data Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174 Scenarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176 Displaying a Scenario and Creating a Summary Report . . . . . . . . . . . . . . 178 Editing and Deleting a Scenario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179 Merging Scenarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180 Goal Seek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180 Solver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182 CHAPTER 10 Formulas and Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187 Constructing Formulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188 Error Values in Formulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191 Formula AutoComplete . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192 Using Relative and Absolute Referencing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193 Formulas and Defined Names . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195 Referring to Cells in Other Worksheets and Workbooks . . . . . . . . . . . . . 195 Array Formulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197 Controlling When Formulas Are Calculated . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199 7982FM.qxd xiv 2/26/07 1:44 PM Page xiv CONTENTS Using Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200 Financial Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201 Logical Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206 Text Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209 Date and Time Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212 Lookup and Reference Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216 Math and Trigonometry Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219 Statistical Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223 Information Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227 Database Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228 CHAPTER 11 Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231 Creating Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231 Chart Types in Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232 Creating a Chart from Data in a Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236 Charting Data from a Different Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237 Editing Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238 Changing the Location of a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238 Changing the Type of a Chart or Data Series . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239 Changing the Data Source for a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239 Adding a Secondary Axis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242 Analysis Features for Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243 Formatting Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246 Selecting a Chart Layout and Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246 Manually Changing a Chart’s Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247 Manually Changing a Chart Element’s Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248 Saving a Chart As a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249 Deleting a Chart or a Chart Element . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250 CHAPTER 12 Adding Graphics to a Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251 Inserting Pictures and Clip Art . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251 Inserting a Picture from a File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252 Inserting Clip Art . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252 Formatting Pictures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254 Adjusting Pictures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255 Changing the Style of Pictures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257