Nội dung

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị thực tập. Tác giả đồ án Vũ Thu Hà 1 LỜI CẢM ƠN Sau 3 tháng thực tập tốt nghiệp, cùng với sự hướng dẫn tận tình của Thạc sỹ Nguyễn Hữu Xuân Trường, em đã hoàn thành đồ án tốt nghiệp với đề tài: “XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THĂNG LONG”. Em xin chân thành cảm ơn tới các thầy giáo, cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế, những người đã truyền dạy cho em những kiến thức làm hành trang bước tương lai. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo hướng dẫn Nguyễn Hữu Xuân Trường, thầy đã cung cấp cho em những kiến thức quý báu, động viên, chỉ bảo tận tình trong quá trình em nghiên cứu, giúp em hoàn thành đồ án của mình. Để thực hiện được đề tài này, em còn được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của các các anh chị ở đơn vị thực tập. Em xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo và toàn bộ cán bộ nhân viên Phòng Tài chính Kế toán của Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển công nghệ Thăng Long đã tạo điều kiện cho em được thực tập và nhiệt tình giúp đỡ em trong thời gian thực tập tốt nghiệp ở công ty. Hà Nội, ngày 5 tháng 05 năm 2014 Sinh viên Vũ Thu Hà 2 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ................................................................................................. 1 LỜI CẢM ƠN ....................................................................................................... 2 MỤC LỤC ............................................................................................................. 3 PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................... 9 DANH MỤC TỪ ĐIỂN VIẾT TẮT ................................................................... 12 CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP ................................................................................ 13 1.1. Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp ..... 13 1.1.1. Khái niệm, vai trò, đặc điểm và các thành phần của phần mềm kế toán trong DN...................................................................................................... 13 1.1.1.1. Khái niệm phần mềm kế toán .................................................... 13 a. Khái niệm phần mềm ...................................................................... 13 b. Khái niệm phần mềm kế toán ......................................................... 13 1.1.1.2. Vai trò của phần mềm kế toán ................................................... 13 1.1.1.3. Đặc điểm của phần mềm kế toán ............................................... 14 a. Hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 giai đoạn: 14 b.Một số đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán: ............................ 15 c. Các thành phần của phần mềm kế toán bao gồm: ........................... 16 1.1.2. Trình tự xây dựng phần mềm kế toán ............................................... 16 1.1.3. Công cụ xây dựng phần mềm kế toán ............................................... 17 1.1.3.1. Công cụ quản trị cơ sở dữ liệu ................................................... 17 a. Các khái niệm cơ bản ...................................................................... 17 3 b. Ưu, nhược điểm của một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường dùng ............................................................................................................. 18 1.1.3.2. Ngôn ngữ lập trình ..................................................................... 20 a. Khái niệm ........................................................................................ 20 b. Đặc điểm: ........................................................................................ 21 c. Các ngôn ngữ lập trình thường dùng: ............................................. 21 1.1.3.3. Công cụ tạo báo cáo ................................................................... 21 a. Khái niệm ........................................................................................ 21 b. Đặc điểm ......................................................................................... 21 c. Một số công cụ tạo báo cáo ............................................................. 22 1.2. Lý luận chung về kế toán vật tư trong doanh nghiệp............................... 23 1.2.1.Nhiệm vụ kế toán các loại vật tư........................................................ 23 1.2.2. Phân loại vật tư.................................................................................. 23 1.2.2.1. Nguyên liệu vật liệu ................................................................... 23 a. Khái niệm ........................................................................................ 23 b. Phân loại .......................................................................................... 23 1.2.2.2. Công cụ, dụng cụ ....................................................................... 25 a. Khái niệm ........................................................................................ 25 b. Đặc điểm ......................................................................................... 25 c. Phân loại .......................................................................................... 25 1.2.3. Đánh giá vật tư .................................................................................. 26 1.2.3.1. Nguyên tắc đánh giá................................................................... 26 1.2.3.2. Phương pháp đánh giá ................................................................ 27 a. Đánh giá nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế: .......................... 27 4 b. Đánh giá vật tư theo giá hạch toán................................................. 28 1.2.3.3. Phương pháp đánh giá vật tư xuất kho ...................................... 28 1.2.4. Hạch toán chi tiết vật tư .................................................................... 29 1.2.5. Kế toán tổng hợp nhập, xuất vật tư ................................................... 30 1.2.5.1. Kế toán tổng hợp nhập, xuất vật tư theo phương pháp kê khai thường xuyên........................................................................................... 30 a. Đặc điểm phương pháp kê khai thường xuyên: .............................. 30 b. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu:................................. 30 1.2.5.2. Kế toán nhập xuất vật tư theo phương pháp kiểm kê định kỳ ... 33 a. Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ:................................. 33 b. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: ........................... 34 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THĂNG LONG ........................................... 36 2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng Long ................................................................................................................ 36 2.1.1. Giới thiệu về công ty ......................................................................... 36 2.1.1.1.Thông tin chung: ......................................................................... 36 2.1.1.2. Các lĩnh vực sản xuất kinh doanh chủ yếu: .............................. 36 2.1.1.3. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty ............................................. 37 2.2. Thực trạng công ty ................................................................................... 39 2.2.1. Sơ đồ bộ máy kế toán ........................................................................ 39 2.2.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán................................................... 41 2.2.3. Tài khoản kế toán sử dụng ................................................................ 42 2.2.4. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng ở công ty ................................................. 42 5 2.2.5. Phân loại nguyên vật liệu .................................................................. 43 2.2.6. Đánh giá nguyên vật liệu .................................................................. 43 2.2.7. Phương pháp hạch toán NVL ............................................................ 44 2.2.8. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty ....................................................................................... 46 2.3. Đánh giá và phương hướng phát triển công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Xây dựng và phát triển công nghệ Thăng Long .................. 46 2.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người ......................... 46 2.3.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán................................................... 47 2.3.3. Tài khoản kế toán sử dụng ................................................................ 49 2.3.4. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng ở công ty ................................................. 50 2.3.5. Bộ sổ kế toán ..................................................................................... 51 2.3.6. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán nguyên vật liệu ........................... 52 2.3.7. Phương pháp hạch toán NVL ............................................................ 52 2.3.8. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin .......................................... 53 CHƯƠNG 3 – PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THĂNG LONG .......................................................................... 54 3.1. Mô hình nghiệp vụ hệ thống thông tin quản lý vật tư tại công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng Long ............................................ 54 3.1.1. Xác định mục tiêu của hệ thống ........................................................ 54 3.1.2. Xác định yêu cầu và mô tả bài toán .................................................. 54 3.1.2.1. Xác định yêu cầu bài toán .......................................................... 54 3.1.2.2. Mô tả bài toán ............................................................................ 55 3.1.2.3. Các hồ sơ thu thập được............................................................. 56 6 3.1.3. Mô hình nghiệp vụ của bài toán ........................................................ 57 3.1.3.1. Biểu đồ ngữ cảnh ....................................................................... 57 3.1.3.2. Biểu đồ phân rã chức năng ......................................................... 58 3.1.3.3. Mô tả chi tiết chức năng lá ......................................................... 58 3.1.3.4. Hồ sơ, chứng từ sử dụng ............................................................ 60 a. Chứng từ .......................................................................................... 60 b. Sổ sách, báo cáo .............................................................................. 60 3.1.3.5. Ma trận thực thể chức năng........................................................ 61 3.1.4. Phân tích mô hình khái niệm – logic ................................................ 62 3.1.4.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 ...................................................... 62 3.1.4.2. Các biểu đồ luồng dữ liệu vật lý mức 1 ..................................... 63 a. Biểu đồ của tiến trình “1.1. Nhập kho” ........................................... 63 b. Biểu đồ của tiến trình “1.2. Xuất kho” ........................................... 64 c. Biểu đồ của tiến trình “1.3. Kiểm kê, đánh giá lại vật tư” .............. 65 d. Biểu đồ của tiến trình “1.4. Báo cáo” ............................................. 65 3.1.5. Mô hình khái niệm dữ liệu E – R ...................................................... 66 3.1.5.1. Bước 1: Lập bảng từ điển dữ liệu .............................................. 66 3.1.5.2. Bước 2: Xác định các thực thể và các thuộc tính ...................... 70 3.1.5.3. Bước 3: Xác định mối quan hệ và các thuộc tính ...................... 71 3.1.5.4. Mô hình khái niệm dữ liệu: Mô hình E – R ............................... 73 3.2. Thiết kế mô hình logic ............................................................................. 74 3.2.1. Chuyển mô hình E – R sang mô hình quan hệ.................................. 74 3.2.2. Biểu diễn các mối quan hệ ................................................................ 74 3.2.3. Chuẩn hóa.......................................................................................... 75 7 3.2.3.1. Chuẩn hóa phiếu nhập ................................................................ 75 3.2.3.2 Chuẩn hóa phiếu xuất.................................................................. 75 3.2.3.3. Chuẩn hóa biên bản kiểm kê ...................................................... 76 3.3. Thiết kế mô hình vật lý ............................................................................ 76 3.3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý .............................................................. 76 3.3.1.1. Phi chuẩn hóa các quan hệ trên .................................................. 76 3.3.1.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý....................................................... 77 3.3.2. Biểu đồ mô hình dữ liệu quan hệ ...................................................... 81 3.3.2. Hệ thống giao diện tương tác của hệ thống: ..................................... 82 3.3.2.1. Hệ thống menu chính ................................................................. 82 3.3.2.2. Thiết kế các giao diện: ............................................................... 82 a. Một số màn hình giao diện của meun hệ thống .............................. 82 b. Một số màn hình giao diện trong menu Danh mục ........................ 85 c. Một số giao diện của menu Chứng từ ............................................. 91 d. Giao diện form “Tính giá xuất kho cuối kỳ” .................................. 95 e. Một số mẫu báo cáo ........................................................................ 95 8 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Đặt vấn đề Hệ thống thông tin một trong những ngành mũi nhọn của công nghệ thông tin. Đã có nhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế, đặc biệt là quản lý các doanh nghiệp. Quản trị dữ liệu trong hệ thống thông tin là một lĩnh vực quan trọng của khoa học và công nghệ thông tin, cho phép tin học hóa hệ thống thông tin quản lý của đơn vị một cách hiệu quả nhất, phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh. Việc ứng dụng máy vi tính để quản lý thông tin đã phát triển mạnh ở các nước tiên tiến từ những thập niên 70 của thế kỷ XX. Hiện nay, ở nước ta vấn đề áp dụng tin học để xử lý thông tin trong công tác quản lý đã trở thành nhu cầu bức thiết, các doanh nghiệp từng bước tin học hóa quản lý thông tin cho đơn vị mình. Tuy nhiên trong thời gian qua, việc tin học hóa chưa mang lại hiệu quả như mong muốn bởi vì các doanh nghiệp thường quan tâm tới trang bị hệ thống máy tính hiện đại hơn là xây dựng các phần mềm quản lý cho mình. Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Xây dựng và Phát triển công nghệ Thăng Long, em đã được tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, vai trò của công ty thực tập và tình hình ứng dụng công nghệ thông tin và phần mềm kế toán tại đây. Em đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý vật tư trong công tác quản lý, đồng thời được sự giúp đỡ của thầy giáo Nguyễn Hữu Xuân Trường cùng các cán bộ phòng kế toán cuả công ty em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại công ty cổ phần Xây dựng và Phát triển công nghệ Thăng Long.” Hiện nay, tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng Long đang làm kế toán bằng phương pháp thủ công và một phần hỗ trợ Excel. Do vậy cần phải xây dựng một hệ thống thông tin kế toán vật tư giúp cho việc giải quyết các vấn đề đơn giản, giảm bớt vất vả, khó khăn trong công tác quản lý của doanh nghiệp. 9 2. Phạm vi của đề tài Đề tài tập trung vào nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán vật tư của đơn vị. Sản phẩm của đề tài là mô hình phần mềm hỗ trợ cho công tác kế toán tại bộ phận kế toán vật tư. 3. Mục tiêu của đề tài Mục tiêu chính của đề tài là được người sử dụng chấp nhận và áp dụng vào doanh nghiệp. Do đó chương trình phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản: đầy đủ các chức năng, đơn giản, dễ thực hiện, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt. Bên cạnh đó, hệ thống còn phải đáp ứng được những yêu cầu sau:  Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, phục vụ tốt quá trình quản lý kho, phục vụ tốt cho các đội thi công.  Hỗ trợ cho nhân viên kế toán vật tư và thủ kho trong việc quản lý nguyên liệu, vật liệu của công ty.  Giúp công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm bớt đội ngũ nhân công, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý vật tư. 4. Phương pháp nghiên cứu Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong đề tài: phương pháp thu thập thông tin, phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin và lập trình hướng đối tượng. 5. Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Microsoft Sql Server Management Studio 2008 Ngôn ngữ lập trình: Microsoft Visual Studio 2012 Công cụ tạo báo cáo: XtraReport của Devexpress 10