Nội dung

Lª Thu H¬ng Lêi nãi ®Çu §Êt níc ViÖt Nam ®ang trªn ®µ ®æi míi. NÒn kinh tÕ ®· cã nhiÒu ®æi thay ®¸ng kÓ. Cïng víi nh÷ng chuyÓn biÕn ®ã, ho¹t ®éng s¶n xuÊt ra cña c¶i vËt chÊt diÔn ra trªn quy m« lín, víi chÊt lîng vµ hiÖu qu¶ ngµy cµng cao nhng trong nÒn kinh tÕ thÞ trêng ®Çy c¬ héi vµ th¸ch thøc kh«ng ph¶i bÊt kú doanh nghiÖp nµo còng ®øng v÷ng trªn thÞ trêng, mµ ph¶i ®¬ng ®Çu víi nh÷ng khã kh¨n vµ rñi ro. Sù canh tranh, ganh ®ua nhau, giµnh giËt chiÕm lÜnh thÞ trêng, ®¸p øng nhu cÇu thÞ hiÕu ngêi tiªu dïng diÔn ra h¬n lóc nµo hÕt. Trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt, c¸c doanh nghiÖp ®Òu t×m mäi biÖn ph¸p ®Ó s¶n xuÊt ra s¶n phÈm víi sè l îng nhiÒu, chÊt lîng cao nhÊt chi phÝ thÊp nhÊt vµ thu ®îc lîi nhuËn nhiÒu nhÊt. §Ó ®¹t ®îc môc tiªu nµy bÊt kú mét ngêi qu¶n lý nµo còng ph¶i nhËn thøc ®îc vai trß cña th«ng tin kÕ to¸n nãi chung, kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu nãi riªng. ViÖc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ®Ó kÕ to¸n ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ, kÞp thêi, chÝnh x¸c sè hiÖn cã vµ t×nh h×nh biÕn ®éng nguyªn vËt liÖu ë doanh nghiÖp cã vai trß ®Æc biÖt quan träng. Vai trß ®ã ®îc thÓ hiÖn qua viÖc gióp cho nhµ qu¶n trÞ doanh nghiÖp cã nh÷ng th«ng tin kÞp thêi vµ chÝnh x¸c ®Ó lùa chän ph¬ng ¸n s¶n xuÊt kinh doanh mét c¸ch tèt nhÊt, lËp dù to¸n chi phÝ nguyªn vËt liÖu ®¶m b¶o cung cÊp ®ñ ®óng chÊt lîng vµ kÞp thêi cho s¶n xuÊt gióp cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt diÔn ra nhÞp nhµng ®óng kÕ ho¹ch ®ång thêi x¸c ®Þnh ®îc nhu cÇu nguyªn vËt liÖu dù tr÷ hîp lý tr¸nh g©y ø ®äng vèn vµ n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông nguyªn vËt liÖu nh»m h¹ thÊp chi phÝ s¶n xuÊt, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm. -1- Lª Thu H¬ng C«ng ty DÖt - May Hµ Néi lµ mét c«ng ty lín, mÆt hµng s¶n xuÊt chñ yÕu lµ v¶i, sîi, s¶n phÈm dÖt kim nªn sè lîng c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu hµng n¨m cña c«ng ty nhËp vÒ võa lín võa phong phó vµ ®a d¹ng vÒ chñng lo¹i. ChÝnh v× vËy c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ë c«ng ty rÊt ® îc chó träng vµ ®îc xem lµ mét bé phËn qu¶n lý kh«ng thÓ thiÕu ®îc trong toµn bé c«ng t¸c qu¶n lý cña c«ng ty. Víi nh÷ng lý do trªn, em quÕt ®Þnh lùa chän ®Ò tµi: "Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt kiÖu t¹i c«ng ty DÖt - May Hµ Néi". §Ò tµi nµy ngoµi phÇn më ®Çu vµ kÕt luËn gåm cã 3 phÇn: - PhÇn I: Nh÷ng vÊn ®Ò c¬ b¶n vÒ h¹ch to¸n kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu trong doanh nghiÖp - PhÇn II: Thùc tr¹ng kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty DÖt -May Hµ Néi - PhÇn III: Ph¬ng híng hoµn thiÖn tæ chøc kÕ to¸n vËt liÖu vµ n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty DÖt - May Hµ Néi MÆc dï rÊt cè g¾ng vµ lu«n nhËn ®îc sù gióp ®ì tËn t×nh cña c« gi¸o híng dÉn NguyÔn T« Phîng, nhng do nhËn thøc vµ tr×nh ®é cßn h¹n chÕ, nªn b¸o c¸o ch¾c ch¾n kh«ng tr¸nh khái nh÷ng tån t¹i vµ thiÕu sãt. Do vËy, em rÊt mong sù ®ãng gãp ý kiÕn cña thÇy, c« gi¸o, c¸c c« chó, anh chÞ phßng tµi vô trong c«ng ty cïng toµn bé c¸c b¹n ®äc nh»m hoµn thiÖn h¬n n÷a. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n c« gi¸o híng dÉn NguyÔn T« Phîng vµ c¸c c« chó, anh chÞ ë phßng KÕ to¸n tµi chÝnh -2- Lª Thu H¬ng c«ng ty DÖt - May Hµ Néi ®· gióp em hoµn thµnh b¸o c¸o nµy. -3- Lª Thu H¬ng PhÇn I Nh÷ng vÊn ®Ò c¬ b¶n vÒ h¹ch to¸n kÕ to¸n Nguyªn vËt liÖu trong doanh nghiÖp I. ý nghÜa cña nguyªn vËt liÖu vµ qu¶n lý nguyªn vËt liÖu trong doanh nghiÖp 1. Vai trß cña nguyªn vËt liÖu 1.1. §Æc ®iÓm cña nguyªn vËt liÖu. §Ó tiÕn hµnh s¶n xuÊt kinh doanh c¸c doanh nghiÖp cÇn ph¶i cã ®Çy ®ñ c¸c yÕu tè c¬ b¶n, ®ã lµ: lao ®éng, t liÖu lao ®éng vµ ®èi tîng lao ®éng. Nguyªn vËt liÖu lµ ®èi tîng lao ®éng, lµ mét trong ba yÕu tè c¬ b¶n cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Nguyªn vËt liÖu lµ ®èi tîng lao ®éng ®· tr¶i qua t¸c ®éng cña lao ®éng con ngêi vµ ®îc c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt sö dông lµm chÊt liÖu ban ®Çu ®Ó t¹o ra s¶n phÈm. Nguyªn vËt liÖu cã c¸c ®Æc ®iÓm: sau mçi chu kú s¶n xuÊt, nguyªn vËt liÖu ®îc tiªu dïng toµn bé h×nh th¸i vËt chÊt ban ®Çu cña nã kh«ng tån tµi. Nãi kh¸c ®i, nguyªn vËt liÖu bÞ tiªu hao hoµn toµn hay bÞ biÕn d¹ng ®i trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµ cÊu thµnh h×nh th¸i vËt chÊt cña s¶n phÈm. Gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu ®îc chuyÓn dÞch toµn bé vµ chuyÓn dÞch mét lÇn vµo gi¸ trÞ s¶n phÈm s¶n xuÊt ra, nguyªn vËt liÖu kh«ng hao mßn dÇn nh tµi s¶n cè ®Þnh. 1.2. Vai trß cña nguyªn vËt liÖu Tõ ®Æc ®iÓm c¬ b¶n cña nguyªn vËt liÖu, ta cã thÓ thÊy nguyªn vËt liÖu ®îc xÕp vµo tµi s¶n lu ®éng, gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu thuéc vèn lu ®éng. Nguyªn vËt liÖu cã nhiÒu lo¹i, thø kh¸c nhau, b¶o qu¶n phøc t¹p. Nguyªn vËt liÖu thêng ®îc nhËp xuÊt hµng ngµy. -4- Lª Thu H¬ng Nguyªn vËt liÖu lµ mét trong nh÷ng yÕu tè c¬ b¶n cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, tham gia thêng xuyªn vµo qu¸ tr×nh s¶n xuÊt s¶n phÈm, ¶nh hëng trùc tiÕp ®Õn s¶n phÈm ®îc s¶n xuÊt. Th«ng thêng trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt, nguyªn vËt liÖu thêng chiÕm mét tû träng rÊt lín trong chi phÝ s¶n xuÊt vµ gi¸ thµnh s¶n phÈm, nªn viÖc tiÕt kiÖm nguyªn vËt liÖu vµ sö dông ®óng môc ®Ých, ®óng kÕ ho¹ch cã ý nghÜa quan träng trong viÖc h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm vµ thùc hiÖn tèt kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh. XuÊt ph¸t tõ vai trß quan träng cña nguyªn vËt liÖu ®ßi hái c¸c doanh nghiÖp ph¶i qu¶n lý chÆt chÏ nguyªn vËt liÖu ë tÊt c¶ c¸c kh©u thu mua, b¶o qu¶n, d÷ tr÷, sö dông. Trong mét chõng mùc nµo ®ã, gi¶m møc tiªu hao nguyªn vËt liÖu lµ c¬ së ®Ó t¨ng thªm s¶n phÈm míi cho x· héi, tiÕt kiÖm ®îc nguån tµi nguyªn vèn kh«ng ph¶i lµ v« tËn. 2. Ph©n lo¹i, ®¸nh gi¸ nguyªn vËt liÖu. 2.1 Ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu. Ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu lµ s¾p xÕp c¸c thø nguyªn vËt liÖu cïng lo¹i víi nhau theo mét ®Æc trng nhÊt ®Þnh nµo ®ã thµnh tõng nhãm ®Ó thuËn lîi cho viÖc qu¶n lý vµ h¹ch to¸n. Nguyªn vËt liÖu sö dông trong doanh nghiÖp bao gåm nhiÒu lo¹i cã c«ng dông kh¸c nhau ®îc sö dông ë nhiÒu bé phËn kh¸c nhau, cã thÓ ®îc b¶o qu¶n, dù tr÷ trªn nhiÒu ®Þa bµn kh¸c nhau. Do vËy ®Ó thèng nhÊt c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu gi÷a c¸c bé phËn cã liªn quan, phôc vô cho yªu cÇu ph©n tÝch, ®¸nh gi¸ t×nh h×nh cung cÊp, sö dông nguyªn vËt liÖu cÇn ph¶i ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu. -5- Lª Thu H¬ng Cã nhiÒu c¸ch ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu, hiÖn nay c¸ch chñ yÕu lµ ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu theo t¸c dông cña nã ®èi víi qu¸ tr×nh s¶n xuÊt Theo c¸ch nµy th× nguyªn vËt liÖu ®îc ph©n ra thµnh c¸c lo¹i nh sau: - Nguyªn liÖu, vËt liÖu chÝnh: (bao gåm c¶ nöa thµnh phÈm mua ngoµi). §èi víi c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt nguyªn vËt liÖu chÝnh lµ ®èi tîng lao ®éng chñ yÕu cÊu thµnh nªn thùc thÓ s¶n phÈm nh s¾t, thÐp trong c¸c doanh nghiÖp chÕ t¹o m¸y, c¬ khÝ, x©y dùng c¬ b¶n, b«ng trong c¸c doanh nghiÖp kÐo sîi, v¶i trong doanh nghiÖp may... §èi víi nöa thµnh phÈm mua ngoµi víi môc ®Ých tiÕp tôc qóa tr×nh s¶n xuÊt s¶n phÈm vÝ nh: Sîi mua ngoµi trong c¸c nhµ m¸y dÖt còng ®îc coi lµ nguyªn vËt liÖu chÝnh. - VËt liÖu phô: lµ ®èi tîng lao ®éng nhng kh«ng ph¶i lµ c¬ së vËt chÊt chñ yÕu ®Ó h×nh thµnh nªn s¶n phÈm míi. VËt liÖu phô chØ cã vai trß phô trî trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh ®îc sö dông kÕt hîp víi vËt liÖu chÝnh ®Ó hoµn thiÖn vµ n©ng cao tÝnh n¨ng chÊt l îng cña s¶n phÈm, hoÆc ®îc sö dông ®Ó ®¶m b¶o cho c«ng cô lao ®éng ho¹t ®éng b×nh thêng, hoÆc ®Ó phôc vô cho yªu cÇu kü thuËt, nhu cÇu qu¶n lý. - Nhiªn liÖu: lµ thø ®Ó t¹o ra n¨ng lîng cung cÊp nhiÖt lîng bao gåm c¸c lo¹i ë thÓ r¾n, láng, khÝ dïng ®Ó phôc vô cho c«ng nghÖ s¶n xuÊt s¶n phÈm cho c¸c ph ¬ng tiÖn vËt t¶i m¸y mãc thiÕt bÞ ho¹t ®éng trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh nh: x¨ng, dÇu, than... Nhiªn liÖu thùc chÊt lµ vËt liÖu phô ®Ó t¸ch thµnh mét nhãm riªng do vai trß quan träng cña nã nh»m môc ®Ých qu¶n lý vµ h¹ch to¸n thuËn tiÖn h¬n. -6- Lª Thu H¬ng - Phô tïng thay thÕ: bao gåm c¸c lo¹i phô tïng, chi tiÕt dïng ®Ó thay thÕ söa ch÷a m¸y mãc thiÕt bÞ s¶n xuÊt ph¬ng tiÖn vËn t¶i. - ThiÕt bÞ vµ vËt liÖu x©y dùng c¬ b¶n: lµ c¸c vËt liÖu, thiÕt bÞ phôc vô cho ho¹t ®éng x©y dùng c¬ b¶n, t¶i t¹o tµi s¶n cè ®Þnh. - PhÕ liÖu thu håi: lµ nh÷ng lo¹i phÕ liÖu thu håi tõ qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ®Ó sö dông hoÆc b¸n ra ngoµi. ViÖc ph©n chia nµy gióp cho doanh nghiÖp tæ chøc c¸c tµi kho¶n chi tiÕt dÔ dµng h¬n trong viÖc qu¶n lý vµ h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu. Tuy nhiªn do qu¸ tr×nh s¶n xuÊt cô thÓ ®îc tiÕn hµnh ë c¸c doanh nghiÖp kh¸c nhau nªn viÖc ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu nh trªn chØ mang tÝnh chÊt t¬ng ®èi. Ngoµi ra cã thÓ ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu theo c¸c lo¹i sau: - C¨n cø vµo nguån thu nhËp, nguyªn vËt liÖu ® îc chia thµnh. . Nguyªn vËt liÖu mua ngoµi: mua tõ thÞ trêng trong níc hoÆc mua nhËp khÈu. . Nguyªn vËt liÖu tõ qua c«ng chÕ biÕn . Nguyªn vËt liÖu thu ngoµi qua c«ng s¶n xuÊt. . Nguyªn vËt liÖu nhËp gãp vèn. - C¨n cø vµo chøc n¨ng nguyªn vËt liÖu ®èi víi qu¸ tr×nh s¶n xuÊt th× nguyªn vËt liÖu bao gåm: . Nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp dïng cho chÕ t¹o s¶n phÈm vµ s¶n xuÊt . Nguyªn vËt liÖu dïng cho c¸c nhu cÇu kh¸c: phôc vô ë c¸c ph©n xëng, tæ ®éi s¶n xuÊt, cho nhu cÇu b¸n hµng qu¶n lý doanh nghiÖp. -7- Lª Thu H¬ng 2.2 §Þnh gi¸ nguyªn vËt liÖu §¸nh gi¸ vËt liÖu lµ c¸ch x¸c ®Þnh gi¸ trÞ cña chóng theo tõng nguyªn t¾c nhÊt ®Þnh. Theo quy ®Þnh hiÖn hµnh kÕ to¸n nhËp xuÊt, tån nguyªn vËt liÖu ph¶i ph¶n ¸nh theo gi¸ trÞ kinh tÕ, khi xuÊt kho còng ph¶i x¸c ®Þnh gi¸ trÞ thùc tÕ xuÊt kho theo ®óng ph¬ng ph¸p quy ®Þnh. Sau ®©y lµ mét sè ph¬ng ph¸p ®Þnh gi¸ nguyªn vËt liÖu. 2.2.1 §¸nh gi¸ vËt liÖu theo gi¸ trÞ thùc tÕ. a. Gi¸ trÞ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho. - §èi víi nguyªn vËt liÖu ngoµi lµ trÞ gi¸ vèn thùc tÕ nhËp kho TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu Chi phÝ Gi¸ ThuÕ Chi mua nhËp = phÝ + + vËt khÈu kh©u liÖu (nÕu mua (theo cã) ho¸ ®¬n) mua thùc tÕ gåm: Chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì, b¶o qu¶n, chi phÝ thuª kho, thuª b·i, tiÒn ph¹t, tiÒn båi thêng... + §èi víi c¸c ®¬n vÞ tÝnh thuÕ VAT theo ph¬ng ph¸p khÊu trõ th× gi¸ mua thùc tÕ lµ gi¸ kh«ng thuÕ VAT ®Çu vµo. + §èi víi c¸c ®¬n vÞ tÝnh thuÕ VAT trùc tiÕp vµ lµ c¬ së kinh doanh kh«ng thuéc ®èi träng chÞu thuÕ th× gi¸ mua thùc tÕ lµ gi¸ mua ®· cã thuÕ VAT. + §èi víi nguyªn vËt liÖu mua vµo sö dông ®ång thêi c¶ hai ho¹t ®éng chÞu thuÕ vµ kh«ng chÞu thuÕ VAT th× vÒ nguyªn t¾c ph¶i h¹ch to¸n riªng vµ chØ ®îc khÊu tõ VAT ®Çu vµo ®èi víi phÇn nguyªn vËt liÖu chÞu thuÕ VAT ®Çu ra. -8- Lª Thu H¬ng + Trêng hîp kh«ng thÓ h¹ch to¸n riªng th× toµn bé VAT ®Çu vµo cña nguyªn vËt liÖu ®Òu ph¶n ¸nh trªn tµi kho¶n 113 (1331) ®Õn cuèi kú kÕ to¸n míi ph©n bæ VAT ®Çu vµo ®îc khÊu trõ theo tû lÖ phÇn tr¨m gi÷a doanh thu chÞu thuÕ VAT trªn tæng doanh thu b¸n hµng cña doanh nghiÖp. Sè thuÕ VAT kh«ng ®îc khÊu trõ sÏ ph¶n ¸nh vµo gi¸ tån hµng b¸n (632) trêng hîp sè tån kho qu¸ lín th× sÏ ®îc ph¶n ¸nh vµo tµi kho¶n 142 (1422). + Trêng hîp nguyªn vËt liÖu doanh nghiÖp thu mua cña c¸c c¸ nh©n hoÆc tæ chøc s¶n xuÊt ®em b¸n s¶n phÈm chÝnh hä (thêng lµ nguyªn vËt liÖu thuéc hµng n«ng s¶n) th× ph¶i lËp b¶ng kª thu mua hoa hång vµ sÏ ® îc khÊu trõ VAT theo tû lÖ 2% trªn tæng gi¸ trÞ hµng mua vµo. Trêng hîp khÊu trõ nµy kh«ng ®îc ¸p dông ®èi víi c¸c doanh nghiÖp thu mua nguyªn vËt liÖu ®Ó xuÊt khÈu hoÆc ®Ó s¶n xuÊt hµng xuÊt khÈu. - §èi víi vËt liÖu do doanh nghiÖp tù gia c«ng chÕ biÕn th× gi¸ thùc tÕ nguyªn vËt liÖu lµ gi¸ vËt liÖu xuÊt gia c«ng, chÕ biÕn, céng víi c¸c chi phÝ gia c«ng chÕ biÕn. Chi phÝ chÕ biÕn gåm: chi phÝ nh©n c«ng, chi phÝ khÊu hao m¸y mãc thiÕt bÞ vµ c¸c kho¶n chi phÝ kh¸c. - §èi víi vËt liÖu thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn. Gi¸ thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu Gi¸ trÞ Chi phÝ nguyªn thuª = + vËt liÖu ngoµi gia xuÊt gia c«ng Chi phÝ thuª ngoµi giac«ng c«ng gåm: tiÒn thùc gia c«ng ph¶i tr¶ chi phÝ vËn chuyÓn ®Õn c¬ së gia c«ng vµ ng îc l¹i. - §èi víi vËt liÖu nhËn vèn gãp liªn doanh th× gi¸ thùc tÕ lµ gi¸ trÞ vËt liÖu do héi ®ång gia c«ng ®¸nh gi¸. -9- Lª Thu H¬ng - §èi víi vËt liÖu do nhµ níc cÊp hoÆc ®îc tÆng th× gi¸ trÞ thùc tÕ ®îc tÝnh lµ gi¸ trÞ cña vËt liÖu ghi trªn biªn b¶n bµn giao hoÆc ghi theo gi¸ trÞ vËt hiÕn tÆng, thëng t¬ng ®¬ng víi gi¸ trÞ trêng. - §èi víi phÕ liÖu thu håi: ®îc ®¸nh gi¸ theo gi¸ íc tÝnh hoÆc gi¸ thùc tÕ (cã thÓ b¸n ®îc). b. Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt kho. VËt liÖu trong doanh nghiÖp ®îc thu mua nhËp kho thêng xuyªn tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau. Do vËy gi¸ thùc tÕ cña tõng lÇn, tõng ®ît nhËp còng kh«ng hoµn toµn gièng nhau v× trong khi xuÊt kho kÕ to¸n ph¶i tÝnh to¸n x¸c ®Þnh gi¸ thùc tÕ xuÊt kho cho c¸c ®èi tîng sö dông theo ph¬ng ph¸p tÝnh gi¸ thùc tÕ xuÊt kho ®· ®îc ®¨ng ký ¸p dông trong c¸c niªn ®é kÕ to¸n. §Ó tÝnh trÞ gi¸ thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu xuÊt kho c¸c doanh nghiÖp cã thÓ ¸p dông mét trong c¸c ph¬ng ph¸p sau. * Ph¬ng ph¸p tÝnh gi¸ theo gi¸ ®Ých danh. - Ph¬ng ph¸p nµy ®îc ¸p dông víi c¸c vËt liÖu cã gi¸ trÞ cao, c¸c lo¹i vËt t ®Æc chñng. Gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt kho ®îc c¨n cø vµo ®¬n gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu nhËp kho theo tõng l«, tõng lo¹t nhËp, vµ sè lîng xuÊt kho theo tõng lÇn. Sö dông ph¬ng ph¸p ®Ých danh sÏ t¹o thuËn lîi cho kÕ to¸n trong viÖc tÝnh to¸n gi¸ thµnh vËt liªô ®îc chÝnh x¸c, ph¶n ¸nh ®îc mèi quan hÖ c©n ®èi gi÷a hiÖn vËt vµ gi¸ trÞ nhng cã nhîc ®iÓm lµ ph¶i theo dâi chi tiÕt gi¸ vËt liÖu nhËp kho theo tõng lÇn nhËp nÕu kh«ng vËt liÖu xuÊt kho sÏ kh«ng s¸t víi gi¸ thùc tÕ cña thÞ trêng. * Ph¬ng ph¸p tÝnh gi¸ theo gi¸ b×nh qu©n gia quyÒn. -10- Lª Thu H¬ng Ph¬ng ph¸p nµy thÝch hîp víi nh÷ng doanh nghiÖp cã Ýt danh ®iÓm vËt t. Theo ph¬ng ph¸p nµy c¨n cø vµo gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån ®Çu kú vµ nhËp kho trong kú, kÕ to¸n x¸c ®Þnh gi¸ b×nh qu©n cña mét ®¬n vÞ vËt liÖu. C¨n cø vµo lîng vËt liÖu xuÊt trong kú vµ gi¸ ®¬n vÞ b×nh qu©n ®Ó x¸c ®Þnh gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt trong kú. TrÞ gi¸ thùc tÕ tån ®Çu kú + gi¸ trÞ thùc tÕ Gi¸ thùc tÕ xuÊt = nhËp kho trong kú kho Sè l­îng tån ®Çu kú + sè l­îng nhËp trong kú TÝnh theo ph¬ng ph¸p nµy sÏ cã kÕt qu¶ chÝnh x¸c, nhng nã ®ßi hái doanh nghiÖp ph¶i h¹ch to¸n ® îc chÆt chÏ vÒ mét sè lîng cña tõng lo¹i vËt liÖu, c«ng viÖc tÝnh to¸n phøc t¹p ®ßi hái tr×nh ®é cao. * Ph¬ng ph¸p tÝnh gi¸ theo gi¸ thùc tÕ nhËp tr íc - xuÊt tríc. Theo ph¬ng ph¸p nµy vËt liÖu nhËp tríc ®îc xuÊt dïng hÕt míi xuÊt dïng ®Õn lÇn nhËp sau. Do ®ã, gi¸ vËt liÖu xuÊt dïng ®îc tÝnh hÕt theo gi¸ nhËp kho lÇn tríc, xong míi tÝnh theo gi¸ nhËp kho lÇn sau. Nh vËy gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån cuèi kú chÝnh lµ gi¸ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho thuéc c¸c lÇn mua vµo sau cïng. Nh vËy nÕu gi¸ cã xu híng t¨ng lªn th× gi¸ cña vËt liÖu tån kho cuèi kú sÏ cao vµ gi¸ trÞ vËt liÖu sö dông sÏ nhá ®i nªn gi¸ thµnh phÈm gi¶m, lîi nhuËn trong kú t¨ng. Trêng hîp ngîc l¹i gi¸ c¶ cã xu híng gi¶m th× chi phÝ vËt liÖu trong kú sÏ lín. Do ®ã lîi nhuËn trong kú sÏ gi¶m vµ gi¸ trÞ vËt liÖu tån kho cuèi kú sÏ nhá. * Ph¬ng ph¸p tÝnh gi¸ theo gi¸ thùc tÕ nhËp sau – xuÊt tríc. -11- Lª Thu H¬ng Theo ph¬ng ph¸p nµy, nh÷ng vËt liÖu mua sau sÏ ®îc xuÊt tríc tiªn ph¬ng ph¸p nµy ngîc l¹i víi ph¬ng ph¸p nhËp tríc – xuÊt tríc. 2.2.2 §¸nh gi¸ vËt liÖu theo gi¸ h¹ch to¸n. ViÖc dïng gi¸ thùc tÕ ®Ó h¹ch to¸n vËt liÖu thêng ¸p dông trong c¸c doanh nghiÖp cã quy m« kh«ng lín, chñng lo¹i vËt t kh«ng nhiÒu. §èi víi c¸c doanh nghiÖp cã quy m« lín, khèi lîng chñng lo¹i vËt t nhiÒu t×nh h×nh nhËp xuÊt diÔn ra thêng xuyªn th× viÖc x¸c ®Þnh gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu hµng lµ rÊt khã kh¨n tèn nhiÒu chi phÝ. Trong nh÷ng trêng hîp ®ã ®Ó ®¶m b¶o theo dâi kÞp thêi viÖc gi¸ h¹ch to¸n lµ gi¸ t¹m tÝnh hay gi¸ kÕ ho¹ch ®îc quy ®Þnh thèng nhÊt trong ph¹m vi doanh nghiÖp vµ ®îc sö dông trong kú chóng ta cã thÓ tiÕn hµnh ®¸nh gi¸ h¹ch to¸n theo c¸c bíc sau: * Hµng ngµy sö dông gi¸ h¹ch to¸n theo gi¸ thùc tÕ ®Ó cã sè liÖu ghi vµo tµi kho¶n sè kÕ to¸n tæng hîp vµ b¸o c¸o kÕt qu¶ theo c«ng thøc. TrÞ gi¸ thùc tÕ VL tån ®Çu kú + trÞ gi¸ thùc tÕ VL nhËp HÖ sè trong kú gi¸ = vËt TrÞ gi¸ h¹ch to¸n VL tån ®Çu kú + trÞ gi¸ h¹ch to¸n VL liÖu nhËp trong kú -12- Lª Thu H¬ng Gi¸ vËt Gi¸ vËt liÖu thùc = liÖu xuÊt x HÖ sè gi¸ tÕ kho trong xuÊt kú trong Tuú thuéc vµo ®Æc ®iÓm, yªu cÇu, tr×nh ®é qu¶n kú lý cña doanh nghiÖp mµ hÖ sè gi¸ vËt liÖu cã thÓ tÝnh riªng cho tõng thø tõng lo¹i hoÆc c¶ lo¹i vËt liÖu. Tuy cã nhiÒu ph¬ng ph¸p tÝnh gi¸ vËt liÖu nhng mçi doanh nghiÖp chØ ®îc ¸p dông mét trong nh÷ng ph¬ng ph¸p ®ã v× mçi ph¬ng ph¸p cã u ®iÓm vµ nhîc ®iÓm riªng nªn ¸p dông ph¬ng ph¸p nµo cho phï hîp víi ®Æc ®iÓm, quy m« lµ vÊn ®Ò ®Æt ra cho mçi doanh nghiÖp. 3. Yªu cÇu qu¶n lý vµ nhiÖm vô cña kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu. 3.1 Yªu cÇu cña c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu. Muèn cho c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c¸c doanh nghiÖp tiÕn hµnh ®îc ®Òu ®Æn, liªn tôc ph¶i thêng xuyªn ®¶m b¶o cho nã c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu ®ñ vÒ sè lîng, kÞp vÒ thêi gian, ®óng vÒ quy c¸ch phÈm chÊt. §Êy lµ mét vÊn ®Ò b¾t buéc mµ nÕu thiÕu th× kh«ng thÓ cã qu¸ tr×nh s¶n xuÊt s¶n phÈm ®îc. §¶m b¶o cung øng, dù tr÷, sö dông tiÕt kiÖm c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu cã t¸c ®éng m¹nh mÏ ®Õn c¸c mÆt ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. Do ®ã yªu cÇu qu¶n lý chóng thÓ hiÖn mét sè ®iÓm sau: - Thu mua: nguyªn vËt liÖu lµ tµi s¶n dù tr÷ s¶n xuÊt thêng xÈy ra biÕn ®éng do c¸c doanh nghiÖp ph¶i thêng xuyªn tiÕn hµnh cung øng vËt t nh»m ®¸p øng kÞp thêi cho s¶n xuÊt. Cho nªn kh©u mua ph¶i qu¶n lý vÒ khèi l îng qu¶n lý cã hiÖu qu¶, chèng thÊt tho¸t vËt liÖu, viÖc thu -13- Lª Thu H¬ng mua theo ®óng yªu cÇu sö dông, gi¸ mua hîp lý, thÝch hîp víi chi phÝ thu mua ®Ó h¹ thÊp gi¸ thµnh s¶n phÈm. - B¶o qu¶n: viÖc dù tr÷ vËt liÖu hiÖn t¹i kho, b·i cÇn ®îc thùc hiÖn theo ®óng chÕ ®é quy ®Þnh cho tõng lo¹i vËt liÖu phï hîp víi tÝnh chÊt lý, ho¸ cña mçi lo¹i, mçi quy m« tæ chøc cña doanh nghiÖp tr¸nh t×nh tr¹ng thÊt tho¸t, l·ng phÝ vËt liÖu ®¶m b¶o an toµn lµ mét trong c¸c yªu cÇu qu¶n lý ®èi víi vËt liÖu. - Dù tr÷: xuÊt ph¸t tõ ®Æc ®iÓm cña vËt liÖu chØ tham gia viÖc dù tr÷ nguyªn vËt liÖu nh thÕ nµo ®Ó ®¸p øng yªu cÇu s¶n xuÊt kinh doanh hiÖn t¹i lµ ®iÒu kiÖn hÕt søc quan träng. Môc ®Ých cña dù tr÷ lµ ®¶m b¶o cho nhu cÇu s¶n xuÊt kinh doanh kh«ng qu¸ ø ®äng vèn nhng kh«ng lµm gi¸n ®o¹n qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. H¬n n÷a, doanh nghiÖp cÇn ph¶i x©y dùng ®Þnh møc dù tr÷ vËt liÖu cÇn thiÕt, tèi ®a, tèi thiÓu cho s¶n xuÊt, x©y dùng x¸c ®Þnh møc tiªu hao vËt liÖu. - Sö dông: sö dông tiÕt kiÖm, hîp lý trªn c¬ së x¸c ®Þnh møc chi phÝ cã ý nghÜa quan träng trong viÖc h¹ thÊp, chi phÝ s¶n xuÊt, gi¸ thµnh s¶n phÈm, t¨ng thu nhËp tÝch luü cho doanh nghiÖp. Do vËy trong kh©u sö dông cÇn qu¸n triÖt nguyªn t¾c sö dông ®óng møc quy ®Þnh sö dông ®óng quy tr×nh s¶n xuÊt ®¶m b¶o tiÕt kiÖm chi phÝ trong gi¸ thµnh. Nh vËy ®Ó tæ chøc tèt c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu nãi chung vµ h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu nãi riªng ®ßi hái ph¶i cã nh÷ng ®iÒu kiÖn nhÊt ®Þnh. §iÒu kiÖn quan träng ®Çu tiªn lµ c¸c doanh nghiÖp ph¶i cã ®Çy ®ñ kho tµng ®Ó b¶o qu¶n nguyªn vËt liÖu, kho ph¶i ®îc trang bÞ c¸c ph¬ng tiÖn b¶o qu¶n vµ c©n, ®o, ®ong, ®Õm cÇn thiÕt, ph¶i bè trÝ thñ kho vµ nh©n viªn b¶o qu¶n cã nghiÖp vô thÝch hîp vµ cã kh¶ n¨ng n¾m v÷ng vµ thùc -14- Lª Thu H¬ng hiÖn viÖc ghi chÐp ban ®Çu còng nh sæ s¸ch h¹ch to¸n kho. ViÖc bè trÝ, s¾p xÕp nguyªn vËt liÖu trong kho ph¶i ®óng yªu cÇu vµ kü thuËt b¶o qu¶n, thuËn tiÖn cho viÖc nhËp, xuÊt vµ theo dâi kiÓm tra. §èi víi mçi thø nguyªn vËt liÖu ph¶i x©y dùng ®Þnh møc dù tr÷, x¸c ®Þnh râ giíi h¹n dù tr÷ tèi thiÓu, tèi ®a ®Ó cã c¨n cø phßng ngõa c¸c tr êng hîp thiÕu vËt t phôc vô s¶n xuÊt hoÆc dù tr÷ vËt t qu¸ nhiÒu g©y ø ®äng vèn. Ngoµi ra ph¶i x¸c ®Þnh râ tr¸ch nhiÖm vËt chÊt cña c¸c c¸ nh©n vµ tæ chøc cã liªn quan ®Õn sù an toµn cña nguyªn vËt liÖu trong c¸c kh©u thu mua, dù tr÷ vµ sö dông. X©y dùng quy chÕ xö lý râ rµng, nghiªm ngÆt c¸c trêng hîp nguyªn vËt liÖu ø ®äng, kÐm phÈm chÊt, hao hôt, gi¶m gi¸ 3.2 NhiÖm vô cña kÕ to¸n vËt liÖu. NhËn thøc ®îc vÞ trÝ cña nguyªn vËt liÖu trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt ®ßi hái hÖ thèng qu¶n lý ph¶n ¸nh chÝnh x¸c ®Çy ®ñ c¸c th«ng tin sè liÖu vÒ nguyªn vËt liÖu. Do vËy, nhiÖm vô ®Æt ra ®èi víi c«ng t¸c h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu lµ: - Tæ chøc ghi chÐp, ph¶n ¸nh, tæng hîp sè liÖu vÒ t×nh h×nh thu mua, vËn chuyÓn, b¶o qu¶n, nhËp, xuÊt tån nguyªn vËt liÖu. TÝnh gi¸ thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu ®· mua. KiÓm tra t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch thu mua nguyªn vËt liÖu vÒ sè lîng, chÊt lîng, chñng lo¹i, gi¸ c¶, thêi h¹n... nh»m ®¶m b¶o cung cÊp ®Çy ®ñ nguyªn vËt liÖu cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. - ¸p dông ®óng ®¾n ph¬ng ph¸p h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu. Híng dÉn vµ kiÓm tra c¸c ph©n xëng, c¸c phßng ban trong ®¬n vÞ thùc hiÖn ®Çy ®ñ chÕ ®é ghi chÐp ban ®Çu vÒ nguyªn vËt liÖu. -15- Lª Thu H¬ng - KiÓm tra viÖc chÊp hµnh chÕ ®é b¶o qu¶n, dù tr÷, sö dông nguyªn vËt liÖu. KiÓm tra t×nh h×nh nhÊp xuÊt nguyªn vËt liÖu. Ph¸t hiÖn, ng¨n ngõa ®Ò xuÊt biÖn ph¸p xö lý nguyªn vËt liÖu thõa, thiÕu, ø ®äng, kÐm phÈm chÊt ®Ó ®éng viªn ®óng møc nguån vèn néi bé, t¨ng nhanh tèc ®é chu chuyÓn vèn. TÝnh to¸n chÝnh x¸c sè lîng, gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu thùc tÕ ®· ®a vµo sö dông vµ tiªu hao trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. Ph©n bæ c¸c gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu ®· tiªu hao vµo c¸c ®èi tîng sö dông. - Tham gia kiÓm kª vµ ®¸nh gi¸ nguyªn vËt liÖu theo chÕ ®é quy ®Þnh. LËp c¸c b¶n b¸o c¸o vÒ nguyªn vËt liÖu. Ph©n tÝch kinh tÕ t×nh h×nh thu mua, dù tr÷, b¶o qu¶n vµ sö dông nguyªn vËt liÖu nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông nguyªn vËt liÖu. II. Tæ chøc h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu 1. Chøng tõ vµ sæ kÕ to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu. §Ó ®¸p øng yªu cÇu cña c«ng t¸c qu¶n trÞ doanh nghiÖp h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu ph¶i ®îc thùc hiÖn theo tõng kho, tõng lo¹i, tõng nhãm, tõng thø vËt liÖu vµ ph¶i ®îc tiÕn hµnh ®ång thêi ë kho vµ phßng kÕ to¸n trªn cïng mét c¬ së kÕ to¸n chøng tõ. Theo chÕ ®é chøng tõ kÕ to¸n quy ®Þnh ban hµnh theo quyÕt ®Þnh 1141/TC/Q§/C§KT ngµy 1/11/1995 cña Bé trëng Bé Tµi chÝnh, c¸c chøng tõ kÕ to¸n vÒ vËt liÖu c«ng cô dïng cô gåm: - PhiÕu nhËp kho (mÉu 01 – VT) - PhiÕu xuÊt kho (mÉu 02 – VT) - PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé (mÉu 03 – VT) - PhiÕu xuÊt vËn t¶i theo h¹n møc (mÉu 04 – KT) -16- Lª Thu H¬ng - Biªn b¶n kiÓm nghiÖm (mÉu 05 –VT) - Thuª kho (mÉu 06 – VT) - Biªn b¶n kiÓm kª vËt t, s¶n phÈm hµng ho¸ (mÉu 08 – VT) - Ho¸ ®¬n kiÓm phiÕu xuÊt kho (mÉu 02 – VT) - Ho¸ ®¬n cíc vËn chuyÓn (mÉu 03 – VT) Ngoµi c¸c chøng tõ b¾t buéc sö dông thèng nhÊt theo quy ®Þnh nhµ níc trong c¸c doanh nghiÖp cã thÓ sö dông c¸c chøng tõ kª khai chung nh÷ng c¸c chøng tõ kh¸c tuú thuéc t×nh h×nh ®Æc ®iÓm cña tõng doanh nghiÖp thuéc c¸c lÜnh vùc ho¹t ®éng, thµnh phÇn kinh tÕ, h×nh thøc së h÷u kh¸c nhau. §èi víi c¸c chøng tõ kÕ to¸n thèng nhÊt b¾t buéc ph¶i kÞp thêi ®Çy ®ñ theo ®óng quy ®Þnh vÒ mÉu, néi dung vµ ph¬ng ph¸p. Tuú thuéc vµo ph¬ng ph¸p, kÕ to¸n chi tiÕt ¸p dông trong doanh nghiÖp mµ sö dông c¸c sæ chi tiÕt sau: - Sæ (thÎ, kho) - Sæ (thÎ, kÕ to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu) - Sæ ®èi chiÕu vËn chuyÓn. .......... Sè (thÎ) kho (mÉu 06 – VT) ®îc sö dông ®Ó theo dâi sè lîng nhËp, xuÊt, tån tõng thø vËt liÖu theo tõng kho. ThÎ kho do phßng kÕ to¸n lËp vµ ghi c¸c chØ tiªu: tªn nhiªn liÖu, quy c¸ch, ®¬n vÞ tÝnh... Sau ®ã göi cho thñ kho ®Ó h¹ch to¸n nghiÖp vô ë kho, kh«ng ph©n biÖt kÕ to¸n chi tiÕt theo ph¬ng ph¸p nµo. C¸c sã thÎ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu, sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn, sè d vËt liÖu ®îc sö dông ®Ó ph¶n ¸nh nghiÖp vô nhËp xuÊt, tån kho vËt liÖu vÒ mÆt gi¸ trÞ tuú -17- Lª Thu H¬ng thuéc vµo ph¬ng ph¸p kÕ to¸n chi tiÕt ¸p dông trong doanh nghiÖp. Ngoµi c¸c sæ kÕ to¸n chi tiÕt cßn cã thªm c¸c b¶ng kª nhËp, b¶ng kª xuÊt b¶ng kª luü kÕ, tæng hîp nhËp – xuÊt tån kho vËt liÖu, phôc vô cho viÖc ghi sæ kÕ to¸n ®îc ®¬n gi¶n, nhanh chãng vµ kÞp thêi. 2. C¸c ph¬ng ph¸p kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu VËt liÖu dïng cho s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp thêng bao gåm nhiÒu chñng lo¹i kh¸c nhau, nÕu thiÕu mét chñng lo¹i nµo ®ã cã thÓ g©y ngõng s¶n xuÊt. ChÝnh v× vËy h¹ch to¸n vËt liÖu ph¶i ®¶m b¶o theo dâi ®îc t×nh h×nh biÕn ®éng cña tõng chñng lo¹i vËt liÖu. §©y lµ c«ng t¸c phøc t¹p vµ khã kh¨n ®ßi hái ph¶i thùc hiÖn kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu lµ theo dâi ghi chÐp thêng xuyªn liªn tôc sù biÕn ®éng nhËp xuÊt tån kho cña tõng lo¹i vËt liÖu sö dông táng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp vÒ sè lîng (hiÖn vËt, vµ gi¸ trÞ...) Trong c«ng t¸c kÕ to¸n hiÖn nay ë níc ta nãi chung vµ ë c¸c níc c«ng nghiÖp nãi riªng ®ang ¸p dông mét trong ba ph¬ng ph¸p h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu sau: ph¬ng ph¸p thÎ song song, ph¬ng ph¸p sè ®èi chiÕu lu©n chuyÓn, ph¬ng ph¸p sè d. 2.1 Ph¬ng ph¸p thÎ song song. - T¹i kho: viÖc ghi chÐp t×nh nhËp – xuÊt – tån kho hµng ngµy do thñ kho tiÕn hµnh trªn thÎ kho vµ chØ ghi vÒ mét sè lîng. Khi nhËn ®îc c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt vËt liÖu thñ kho ph¶i tiÕn hµnh kiÓm tra tÝnh hîp lý, hîp ph¸p cña chøng tõ råi ghi sæ sè d thùc nhËp thùc xuÊt chøng tõ vµ thÎ kho. §Þnh kú thñ kho chuyÓn (hoÆc kÕ to¸n xuèng kho nhËn) c¸c chøng tõ nhËp xuÊt ®· ®îc ph©n lo¹i theo tõng thø vËt liÖu cho phßng kÕ to¸n. -18- Lª Thu H¬ng - T¹i phßng kÕ to¸n: kÕ to¸n sö dông sæ (thÎ) kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp, xuÊt tån kho theo chØ tiªu hiÖn vËt vµ gi¸ trÞ. VÒ c¬ b¶n sæ (thÎ) kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu cã kÕt cÊu gièng nh thÎ kho nhng cã thªm c¸c cét ®Ó ghi chÐp theo chØ tiªu hiÖn vËt vµ gi¸ trÞ cuèi th¸ng kÕ to¸n sæ chi tiÕt v©t liÖu vµ kiÓm tra ®èi chiÕu víi thÎ kho ngoµi ra ®Ó cã sè liÖu ®èi chiÕu kiÓm tra víi kÕ to¸n tæng hîp cÇn ph¶i tæng hîp sè liÖu chi tiÕt tõ c¸c sæ chi tiÕt vµo c¸c b¶ng tæng hîp. Cã thÓ kh¸i qu¸t tr×nh tù kÕ to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu theo s¬ ®å sau: S¬ ®å kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu theo ph¬ng ph¸p thÎ song song. ThÎ kho Chøng tõ nhËp Chøng tõ xuÊt Sè kÕ to¸n chi tiÕt B¶ng kª tæng hîp nhËp – xuÊt – tån kho Sè kÕ to¸n tæng hîp Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng Ghi ®èi chiÕu * ¦u nhîc ®iÓm, ph¹m vi ¸p dông + ¦u ®iÓm: ghi chÐp ®¬n gi¶n, dÔ kiÓm tra, dÔ ®èi chiÕu. -19- Lª Thu H¬ng + Nhîc ®iÓm: viÖc ghi chÐp gi÷a thñ kho vµ phßng kÕ to¸n cßn trung l¾p c¸c chØ tiªu vÒ sè lîng. Ngoµi ra viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu chiÕu c¸c yÕu tè tiÕn hµnh vµo cuèi th¸ng, do vËy h¹n chÕ chøc n¨ng kÞp thêi cña kÕ to¸n. + Ph¹m vi ¸p dông: ThÝch hîp víi c¸c doanh nghiÖp Ýt chñng lo¹i vËt liÖu khèi lîng c¸c nghiÖp vô (chøng tõ) nhËp xuÊt Ýt, kh«ng thêng xuyªn vµ nghiÖp vô cña kÕ to¸n chuyªn m«n cßn h¹n chÕ. 2.2 Ph¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn. - T¹i kho: viÖc ghi chÐp cña kho còng ®îc thùc hiÖn trªn thÎ kho gièng nh ph¬ng ph¸p song song. - T¹i phßng kÕ to¸n: kÕ to¸n më sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp xuÊt – tån kho cña tõng thø vËt liÖu, ë tõng kho dïng cho c¶ n¨m nh ng mçi th¸ng chØ ghi mét lÇn vµo cuèi th¸ng. §Ó cã sè liÖu ghi ®èi chiÕu lu©n chuyÓn, kÕ to¸n ph¶i lËp b¶ng kª nhËp, b¶ng kª xuÊt, trªn c¬ së c¸c chøng tõ nhËp xuÊt mµ theo ®Þnh kú thñ kho göi lªn Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn còng ®îc theo dâi c¶ vÒ chØ tiªu sè lîng vµ chØ tiªu gi¸ trÞ. Cuèi th¸ng tiÕn hµnh ®èi chiÕu sè liÖu gi÷a sè ®èi chiÕu lu©n chuyÓn víi thÎ kho vµ sè liÖu kÕ to¸n tæng hîp. S¬ ®å kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu theo ph¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn Chøng tõ nhËp ThÎ kho Chøng tõ xuÊt B¶ng kª nhËp Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn B¶ng kª xuÊt Sæ kÕ to¸n tæng -20hîp Lª Thu H¬ng + ¦u ®iÓm: khèi lîng ghi chÐp cña kÕ to¸n ®îc gi¶m bít do chØ ghi mét lÇn vµo cuèi th¸ng. + Nhîc ®iÓm: viÖc ghi sæ kÕ to¸n trïng lÆp gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n vÒ chØ tiªu hiÖn vËt, viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n còng chØ tiÕn hµnh vµo cuèi th¸ng nªn c«ng t¸c kiÓm tra bÞ h¹n chÕ. + Ph¹m vi ¸p dông: ¸p dông thÝch hîp cho c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt cã kh«ng nhiÒu nghiÖp vô nhËp – xuÊt; kh«ng bè trÝ riªng nh©n viªn kÕ to¸n vËt liÖu, do vËy kh«ng cã ®iÒu kiÖn ghi chÐp theo dâi t×nh h×nh nhËp xuÊt hµng ngµy. 2.3. Ph¬ng ph¸p sè d. - T¹i kho: thñ kho còng dïng thÎ kho ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp – xuÊt tån kho cuèi th¸ng ph¶i ghi sè tån kho ®· tÝnh trªn thÎ kho sang sæ sè d vµo cét lîng. - T¹i phßng kÕ to¸n: kÕ to¸n më sæ theo dâi tõng kho chung cho c¸c lo¹i vËt liÖu ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp – xuÊt tõ b¶ng kª nhËp, b¶ng kª xuÊt kÕ to¸n lËp b¶ng luü kÕ nhËp, luü kÕ xuÊt råi tõ b¶ng luü kª lËp b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt - tån kho theo tõng nhãm, lo¹i vËt liÖu theo chØ tiªu gi¸ trÞ cuèi th¸ng khi nhËn sæ sè d do thñ kho göi lªn kÕ to¸n c¨n cø vµo sè tån kho cuèi th¸ng do thñ kho tÝnh vµ ghi sæ sè d ®ãng sæ h¹ch to¸n tÝnh ra gi¸ trÞ tån kho ®Ó ghi vµo cét sè tiÒn trªn sæ sè d vµ viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu c¨n cø vµo cét sè tiÒn tån kho trªn sæ sè d vµ b¶ng kª tæng hîp nhËp - xuÊt - tån (cét sè kÕ to¸n Chøng tõtiÒn) vµ sè liÖuThÎ kho tæng hîp. Chøng tõ nhËp xuÊt S¬ ®å h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu theo ph¬ng B¶ng kª nhËp B¶ng luü kª nhËp ph¸p sæ sè d Sæ sè d­ B¶ng kª tæng hîp nhËp - xuÊt - tån Sæ-21kÕ to¸n tæng hîp B¶ng kª xuÊt B¶ng luü kª xuÊt Lª Thu H¬ng + ¦u ®iÓm: tr¸nh ®îc viÖc ghi chÐp trïng lÆp gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n gi¶m bít khèi lîng ghi chÐp kÕ to¸n, c«ng viÖc ®îc tiÕn hµnh ®Òu trong th¸ng. + Nhîc ®iÓm: do kÕ to¸n chØ theo dâi vÒ mÆt gi¸ trÞ, nªn muèn biÕt sæ hiÖn cã vµ t×nh h×nh t¨ng gi¶m cña tõng lo¹i vËt liÖu vÒ mÆt hiÖn vËt th× ph¶i xem sè liÖu trªn thÎ kho h¬n n÷a viÖc kiÓm tra ph¸t hiÖn sai sãt gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n khã kh¨n. + Ph¹m vi ¸p dông: thÝch hîp cho c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt cã khèi lîng c«ng t¸c nghiÖp vô nhËp, xuÊt (chøng tõ nhËp - xuÊt) nhiÒu, thêng xuyªn nhiÒu chñng lo¹i vËt liÖu vµ víi ®iÒu kiÖn doanh nghiÖp sö dông gi¸ h¹ch to¸n ®Ó h¹ch to¸n nhËp - xuÊt ®· x©y dùng hÖ thèng danh ®iÓm vËt liÖu tr×nh ®é chuyªn m«n nghiÖp vô cña kÕ to¸n v÷ng vµng. III. KÕ to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu. Nguyªn vËt liÖu lµ tµi s¶n lu ®éng cña doanh nghiÖp, nã ®ù¬c nhËp – xuÊt kho thêng xuyªn, tuy nhiªn tuú theo ®Æc ®iÓm cña tõng doanh nghiÖp cã c¸c ph¬ng ph¸p kiÓm kª vËt liÖu kh¸c nhau. Cã doanh nghiÖp chØ kiÓm kª vËt liÖu mét lÇn trong kú b»ng c¸ch c©n ®o, ®ong, ®Õm vËt liÖu tån kho cuèi kú ngîc l¹i còng cã doanh nghiÖp kiÓm kª tõng nghiÖp vô nhËp xuÊt vËt liÖu. -22- Lª Thu H¬ng Ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn lµ ph¬ng ph¸p theo dâi ph¶n ¸nh thêng xuyªn, liªn tôc cã hÖ thèng t×nh h×nh nhËp xuÊt tån kho vËt liÖu trªn c¬ së kÕ to¸n. Ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn dïng cho c¸c tµi kho¶n kÕ to¸n tån kho nãi chung vµ c¸c tµi kho¶n vËt liÖu nãi riªng ®Ó ph¶n ¸nh sè hiÖn cã, t×nh h×nh biÕn ®éng t¨ng gi¶m cña vËt hµng ho¸. V× vËy, nguyªn vËt liÖu tån kho trªn sæ kÕ to¸n ® îc x¸c ®Þnh bÊt cø lóc nµo trong kú kÕ to¸n. Cuèi kú kÕ to¸n c¨n cø vµo sè liÖu kiÓm kª thùc tÕ vËt liÖu tån kho so s¸nh ®èi chiÕu víi sè liÖu tån kho trªn sæ kÕ to¸n, nÕu cã chªnh lÖch ph¶i truú t×m nguyªn nh©n vµ cã gi¶i ph¸p xö lý kÞp thêi. Ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn thêng ®îc ¸p dông trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt vµ c¸c ®¬n vÞ th ¬ng nghiÖp kinh doanh c¸c mÆt hµng cã gi¸ trÞ lín. Ph¬ng ph¸p kiÓm kª ®×nh kú lµ ph¬ng ph¸p kh«ng thùc sù thêng xuyªn, liªn tôc t×nh h×nh nhËp xuÊt tån kho trªn tµi kho¶n kÕ to¸n mµ chØ theo dâi, ph¶n ¸nh gi¸ trÞ tån kho ®Çu kú vµ gi¸ trÞ tån kho cuèi kú c¨n cø vµo sè liÖu kiÓm kª ®Þnh kú trong kho. ViÖc x¸c ®Þnh gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu xuÊt chung trªn c¸c tµi kho¶n kÕ to¸n tæng hîp kh«ng c¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp xuÊt kho mµ c¨n cø vµo gi¸ trÞ tån kho cuèi kú mua nhËp trong kú, kÕt qu¶ kiÓm kª cuèi kú ®Ó tÝnh. ChÝnh v× vËy trªn tµi kho¶n tæng hîp (tµi kho¶n 611) kh«ng thÓ hiÖn râ gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt dïng cho tõng ®èi tîng cho tõng nhu cÇu s¶n xuÊt kh¸c nhau vµ kh«ng thÓ hiÖn ®îc sè mÊt m¸t h háng. Ph¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú ®îc ¸p dông trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt cã quy m« nhá Ýt chñng lo¹i vËt t víi quy c¸ch mÉu m· rÊt kh¸c nhau gi¸ trÞ thÊp vµ ®îc xuÊt thêng xuyªn. 1. Thñ tôc chøng tõ -23- Lª Thu H¬ng 1.1 Thñ tôc chøng tõ cÇn thiÕt trong nghiÖp vô thu mua vµ nhËp kho vËt liÖu. Trong nghiÖp vô thu mua vµ nhËp kho vËt liÖu doanh nghiÖp cÇn hai lo¹i chøng tõ b¾t buéc lµ ho¸ ®¬n b¸n hµng (ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho) vµ phiÕu nhËp kho. Ho¸ ®¬n b¸n hµng (ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho) do ng êi b¸n hµng lËp, ghi râ sè lîng tõng lo¹i hµng ho¸, ®¬n gi¸ vµ sè tiÒn mµ doanh nghiÖp ph¶i tr¶ cho ngêi b¸n. Khi ¸p dông thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng th× trªn ho¸ ®¬n do ngêi b¸n lËp võa bao gåm phÇn mua vËt liÖu hµng ho¸ võa bao gåm c¶ thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng. Trong trêng hîp doanh nghiÖp thu mua vËt liÖu tõ thÞ trêng tù do th× doanh nghiÖp ph¶i cã phiªó mau hµng thay thÕ cho ho¸ ®¬n b¸n hµng. PhiÕu nhËp kho do bé phËn mua hµng lËp vµ ghi sè lîng theo ho¸ ®¬n hoÆc phiÕu mua hµng, thñ kho thùc hiÖn nghiÖp vô nhËp kho vµ ghi sè thùc nhËp vµo sè nhËp kho. Nh vËy phiÕu nhËp kho lµ chøng tõ ph¶n ¸nh nghiÖp vô nhËp kho ®· hoµn thµnh. Ngoµi ra trong trêng hîp nhËp kho víi sè lîng c¸c lo¹i vËt t cã tÝnh chÊt lý ho¸ phøc t¹p, c¸c lo¹i vËt t quý hiÕm hay trong qu¸ tr×nh nhËp kho ph¸t hiÖn sù kh¸c biÖt vÒ sè lîng gi÷a ho¸ ®¬n vµ thùc nhËp th× doanh nghiÖp thµnh lËp ban kiÓm nghiÖm vËt t ®Ó kiÓm nghiÖp vËt t tríc lóc nhËp kho vµ lËp biªn b¶n kiÓm nghiÖm. 1.2 Thñ tôc chøng tõ cÇn thiÕt trong nghiÖp vô xuÊt kho vËt liÖu. Víi doanh nghiÖp sö dông ph¬ng ph¸p kiÓm kª thêng xuyªn th× khi xuÊt kho vËt liÖu ph¶i lËp phiÕu xuÊt kho hoÆc phiÕu xuÊt vËt t theo h¹n møc... Sau khi xuÊt kho, thñ kho ghi sè lîng thùc nhËp vµ cïng ngêi ký nhËn vµo phiÕu xuÊt kho. PhiÕu xuÊt vËt t theo h¹n møc ®îc lËp trong trêng hîp doanh nghiÖp s¶n xuÊt æn ®Þnh vµ ®· lËp ®îc ®Þnh møc -24- Lª Thu H¬ng tiªu hao vËt t cho mét ®¬n vÞ s¶n phÈm. Sè lîng nhËp xuÊt trong th¸ng do thñ kho c¨n cø vµo h¹n møc. 2. H¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu theo ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn 2.1 Tµi kho¶n sö dông §Ó h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu theo ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn kÕ to¸n sö dông c¸c tµi kho¶n 152, 154, 621, 627, 641, 642, 412... - Tµi kho¶n 152: nguyªn liÖu, vËt liÖu. Tµi kho¶n dïng ®Ó theo dâi gi¸ trÞ hiÖn cã, t×nh h×nh t¨ng gi¶m cña c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu theo gi¸ thùc tÕ cã thÓ më chi tiÕt cho tõng lo¹i tõng nhãm, thø vËt liÖu lµ theo yªu cÇu qu¶n lý vµ ph¬ng tiÖn tÝnh to¸n. + Bªn nî: ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh lµm t¨ng 141, 311 nguyªn nh©n vËt liÖu trong kú (mua ngoµi, tù s¶n xuÊt, (7) 152 621 311, 111, nhËn vèn gãp, ph¸t hiÖn thõa, ®¸nh gi¸ t¨ng). 112 (1) (7) Ph¶n ¸nh gi¸ trÞ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho trong kú. 511 + Bªn cã: ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh lµm gi¶m 627, 612 641, nguyªn vËt liÖu trong kú (xuÊt dïng, xuÊt(8) b¸n , xuÊt642 gãp (2) vèn liªn doanh, thiÕu hôt, gi¶m gi¸ ®îc hëng) Ph¶n ¸nh gi¸ trÞ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt kho trong128, kú. 222 411 (3) tÕ cña vËt liÖu tån kho (9) ®Çu kú hoÆc + D nî: gi¸ thùc cuèi kú bªn c¹nh ®ã kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu cßn sö dông c¸c 154 642, 3381151, 131, 112, 331. tµi kho¶n 2.2 Tr×nh (4) tù h¹ch to¸n: (10) Cã thÓ kh¸i qu¸t qua s¬ ®å sau: 128, 222 1381,642 S¬ ®å kÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu theo ph¬ng (11) (5) ph¸p kª khai thêng xuyªn 412 412 (6) -25- (12) Lª Thu H¬ng DiÔn gi¶i: (1) t¨ng do mua ngoµi (2) hµng ®i ®êng kú tríc (3) nhËn cÊp ph¸t, tÆng thëng, vèn gãp liªn doanh (4) thõa ph¸t hiÖn kiÓm kª (5) NhËn l¹i vèn gãp liªn doanh (6) ®¸nh gi¸ t¨ng (7) xuÊt ®Ó chÕ t¹o s¶n phÈm (8) xuÊt cho chi phÝ s¶n xuÊt chung b¸n hµng, qu¶n lý x©y dùng c¬ b¶n -26- Lª Thu H¬ng (9) xuÊt vèn gãp liªn doanh (10) xuÊt thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn (11) thiÕu ph¸t hiÖn qua kiÓm kª (12) ®¸nh gi¸ gi¶m 3. H¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu theo ph¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú 3.1 Tµi kho¶n sö dông §Ó h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu theo ph¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú kÕ to¸n sö dông c¸c tµi kho¶n sau: Tµi kho¶n 611 mua hµng. Néi dung kÕt cÊu Bªn nî: - Gi¸ trÞ thùc tÕ hµng ho¸, nguyªn vËt liÖu, CCDC tån ®Çu kú. - Gi¸ trÞ thùc tÕ hµng ho¸, nguyªn vËt liÖu, CCDC mau vµo ®Çu kú. Bªn cã: - Gi¸ trÞ thùc tÕ hµng ho¸, nguyªn vËt liÖu, CCDC tån cuèi kú. - Gi¸ trÞ vËt t hµng ho¸, tr¶ l¹i cho ngêi b¸n hoÆc ®îc gi¶m gi¸. - Gi¸ trÞ thùc tÕ nguyªn vËt liÖu, CCDC s¶n xuÊt trong kú Tµi kho¶n nµy cuèi kú kh«ng cã sæ d vµ ®îc më chi tiÕt cho hai tµi kho¶n cÊp 2 sau: TK6111. Mua nguyªn vËt liÖu TK 6112. Mua hµng ho¸. 3.2 Tr×nh tù h¹ch to¸n -27- Lª Thu H¬ng S¬ ®å kÕ to¸n vËt liÖu theo ph¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú 151, 152, 153 611 (7) (mua hµng) 151, 152, 153 GT vËt liÖu, CCDC tån ®Çu kú ch­a sö dông GT vËt liÖu, CCDC GT vËt liÖu, dông cô mua trong kú Gi¶m gi¸ ®­îc h­ëng vµ 111, 112, 113 tån cuèi kú 111, 112, 612 113 Gi¸ trÞ hµng mua tr¶ l¹i 138, 334, 821, 642 Gi¸ trÞ thiÕu hôt mÊt m¸t 113(1) VAT khÊu trõ 412 Vèn gãp liªn doanh 1421 cÊp ph¸t, träng th­ëng 412 G.trÞ d¹i 621, 627, 641, 642 Ph©n bæ dÉn XuÊt dïng lín ®¸nh gi¸ t¨ng VL, DC Gi¸ trÞ vËt liÖu CCDC XuÊt dïng nhá -28- Lª Thu H¬ng PhÇn II Thùc tr¹ng kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty DÖt may Hµ Néi I. §Æc ®iÓm kinh tÕ kü thuËt vµ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh t¹i c«ng ty dÖt may hµ néi cã ¶nh hëng ®Õn h¹ch to¸n vËt liÖu 1. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty. Nhµ m¸y Sîi Hµ Néi (nay lµ c«ng ty DÖt May Hµ Néi) ®îc thµnh lËp ngµy 7/4/1978 víi sù hîp t¸c gi÷a tæng c«ng ty nhËp khÈu thiÕt bÞ ViÖt Nam vµ h·ng VINIOMATEX (céng hoµ liªn bang §øc) víi tæng sè vèn ban ®Çu lµ 30 triÖu USD, tæng n¨ng lùc kÐo sîi cã 150.000 cäc sîi víi s¶n lîng trªn 10.000 tÊn sîi c¸c lo¹i mçi n¨m. C«ng tr×nh ®îc khëi c«ng x©y dùng nhµ m¸y vµo th¸ng 2/1979 ®Õn 21/11/1984 chÝnh thøc bµn giao c«ng tr×nh cho nhµ m¸y qu¶n lý, ®iÒu hµnh gäi tªn lµ nhµ m¸y sîi Hµ Néi trô së t¹i sè 1 Mai §éng, quËn Hai Bµ Tr ng Hµ Néi. Trong qu¸ tr×nh ph¸t triÓn, nhµ m¸y sîi Hµ Néi ®· tõng bíc më réng quy m« s¶n xuÊt víi viÖc ®Çu t l¾p ®Æt 1 d©y truyÒn dÖt kim ®ång bé víi trÞ gi¸ 4 triÖu USD. S¶n phÈm cña c«ng ty ®îc xuÊt khÈu sang NhËt, Thuþ Sü, Céng hoµ SÐc, Nga, Hµ Lan, Hång K«ng, Hµn Quèc... C¸c mÆt hµng cña c«ng ty lµ sîi, s¶n phÈm dÖt kim. S¶n phÈm cña c«ng ty lu«n thu hót ®îc sù chó ý cña kh¸ch hµng vµ tõng bíc ®øng v÷ng trªn thÞ trêng trong níc còng nh Quèc tÕ. Th¸ng 4/1990 x©y dùng d©y chuyÒn dÖt kim sè 2, ®Õn th¸ng 10/1993 Bé c«ng nghiÖp nhÑ quyÕt ®Þnh s¸t -29- Lª Thu H¬ng nhËp nhµ m¸y sîi Vinh (NghÖ An) vµo xÝ nghiÖp liªn hîp trë thµnh nhµ m¸y thµnh viªn cña xÝ nghiÖp. Ngµy 19/5/1994 kh¸nh thµnh nhµ m¸y dÖt kim (víi c¶ hai d©y truyÒn sè 1 vµ sè 2). Th¸ng 1/1995 khëi c«ng x©y dùng nhµ m¸y thªu §«ng Mü vµ ®Õn ngµy 2/9 th× kh¸nh thµnh ®ång thêi th¸ng 3/1995 Bé c«ng nghiÖp nhÑ quyÕt ®Þnh s¸t nhËp c«ng ty DÖt Hµ §«ng vµo xÝ nghiÖp liªn hîp. Th¸ng 3/2000 c«ng ty DÖt Hµ Néi ®îc ®æi tªn thµnh c«ng ty dÖt may Hµ Néi vµ ®ã lµ tªn gäi chÝnh thøc cho ®Õn nay. ViÖc chuyÓn ®æi tªn thµnh c«ng ty DÖt may Hµ Néi kh«ng ph¶i lµ sù chuyÓn ®æi vÒ h×nh thøc mµ chÝnh thøc lµ sù ®æi míi vÒ sù t duy kinh tÕ, ®æi míi vÒ chøc n¨ng nhiÖm vô vµ ph¬ng thøc cña doanh nghiÖp Nhµ níc. Tªn giao dÞch quèc tÕ cña c«ng ty dÖt may Hµ Néi lµ Ha Noi Textile Company. ViÕt t¾t: HANOSIMEX H×nh thøc së h÷u vèn: quèc doanh H×nh thøc ho¹t ®éng: s¶n xuÊt kinh doanh Kh¸i qu¸t vÒ kÕt qu¶n ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y. Qua mét vµi nÐt giíi thiÖu vÒ c«ng ty dÖt may Hµ Néi ta thÊy ®©y lµ mét doanh nghiÖp trÎ vÒ tuæi ®êi vµ víi trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i, c«ng nghÖ tiªn tiÕn, tr×nh ®é qu¶n lý giái, ®éi ngò c¸n bé cã n¨ng lùc cao, ®éi ngò c«ng nh©n lµnh nghÒ ®ñ phÈm chÊt ®Ó ®¸p øng nhu cÇu hiÖn nay. §©y chÝnh lµ thuËn lîi lín gióp cho c«ng ty s¶n xuÊt kinh doanh cã hiÖu qu¶, s¶n phÈm cña c«ng ty lu«n ®¹t ®îc chÊt lîng cao vµ ®îc tÆng nhiÒu huy ch¬ng vµng vµ c¸c b»ng khen t¹i c¸c héi chî triÓn l·m kinh tÕ. S¶n l îng thiÕt kÕ ®· v¬n lªn ®¹t c«ng suÊt tèi ®a, chÊt lîng sîi lu«n -30- Lª Thu H¬ng ®îc æn ®Þnh ®¹t tiªu chuÈn quèc tÕ vµ dÇn dÇn vÒ s¶n l îng s¶n phÈm sîi t¹i ViÖt Nam s¶n phÈm cña c«ng ty ®Æc biÖt lµ c¸c s¶n phÈm dÖt kim cã chÊt lîng cao ®îc xuÊt ®i nhiÒu níc trªn thÕ giíi vµ ®· ®îc chÊp nhËn ë nh÷ng thÞ trêng khã tÝnh nhÊt nh NhËt B¶n, Hµn Quèc, Italia, Mü... vµ ®îc kh¸ch hµng trong vµ ngoµi níc mÕn mé. C«ng ty DÖt may Hµ Néi lµ mét trong nh÷ng doanh nghiÖp lµm ¨n cã hiÖu qu¶ nÒ nÕp trong Bé c«ng nghiÖp nhÑ, lu«n më réng h×nh thøc kinh doanh, mua b¸n, gia c«ng, trao ®æi hµng ho¸ s½n sµng hîp t¸c víi c¸c b¹n hµng trong vµ ngoµi níc ®Ó ®Çu t trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i ®em kho¸ häc c«ng nghÖ míi, l·nh ®¹o doanh nghiÖp lµ c¸c nhµ kinh doanh cã n¨ng lùc chuyªn m«n, nh¹y bÐn lu«n t×m mäi biÖn ph¸p huy ®éng vµ sö dông vèn mét c¸ch cã hiÖu qu¶ nhÊt phôc vô tèt nhÊt yªu cÇu s¶n xuÊt kinh doanh víi môc tiªu ®Ò ra, lîi nhuËn n¨m nay cao h¬n n¨m tr íc. C«ng ty lu«n chÊp hµnh vît møc kÕ ho¹ch nhµ níc giao. Cã thÓ xem xÐt mét sè chØ tiªu sau: Gi¸ trÞ s¶n xuÊt c«ng nghiÖp ®¹t: 498.376 triÖu ®ång Tæng doanh thu ®¹t: 501.891 triÖu ®ång Trong ®ã: Doanh thu c«ng nghiÖp: 314.318 triÖu ®ång Doanh thu xuÊt khÈu: 187.576 triÖu ®ång Thu nhËp b×nh qu©n: 867.575 ®ång/ngêi/th¸ng. 2. Nh÷ng ®Æc ®iÓm vÒ s¶n xuÊt ¶nh hëng tíi c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ë c«ng ty. 2.1 §Æc ®iÓm c«ng nghÖ vµ c¬ cÊu s¶n xuÊt. ViÖc tæ chøc s¶n xuÊt hîp lý khoa häc phï hîp víi c«ng nghÖ s¶n xuÊt ë mçi xÝ nghiÖp lµ viÖc hÕt søc quan träng. G¾n víi mçi lo¹i h×nh s¶n xuÊt kh¸c nhau, c«ng -31- Lª Thu H¬ng nghÖ kh¸c nhau ®ßi hái viÖc tæ chøc s¶n xuÊt qu¶n lý kh¸c nhau, yªu cÇu cña bé m¸y kÕ to¸n ph¶i phï hîp ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt cña doanh nghiÖp. Cã nh vËy s¶n xuÊt kinh doanh míi ®¹t hiÖu qu¶ cao. §Æc ®iÓm tæ chøc cña c«ng ty ®îc quyÕt ®Þnh bëi quy m« s¶n xuÊt kinh doanh lín, ®a d¹ng vÒ chñng lo¹i s¶n phÈm cïng ®é réng kh¾p cña thÞ trêng trong níc vµ quèc tÕ. NhiÖm vô cña c«ng ty ®îc thùc hiÖn th«ng qua c¸c nhµ m¸y thµnh viªn. - Nhµ m¸y sîi 1: quy m« 6500 cäc sîi, s¶n lîng 4000 tÊn/n¨m. S¶n phÈm chñ yÕu lµ sîi PeC« vµ Cotton c¸c lo¹i, cã chØ sè Ne 60, Ne 45, Ne 46, Ne 30 d©y truyÒn sîi xe c¸n 300 tÊn/n¨m. - Nhµ m¸y sîi 2: quy m« 3500 cäc sîi, s¶n lîng 4000 tÊn/n¨m s¶n phÈm chñ yÕu lµ sîi Peco c¸c lo¹i, cã d©y truyÒn sîi xe c¸n víi s¶n lîng 350 tÊn/n¨m. - Nhµ m¸y dÖt vµ nhuém gåm c¸c ph©n xëng dÖt vµ nhuén. - Nhµ m¸y may: gåm 2 xëng may 1 vµ may 2, bé phËn in thªu. Hai nhµ m¸y kÕt hîp víi nhau ®Ó tõ sîi s¶n xuÊt ra v¶i, quÇn ¸o dÖt kim c¸c lo¹i nh T-Shirt, VL-Shirt, Hineck víi s¶n lîng 4,5 triÖu tÊn/n¨m. - Nhµ m¸y sîi vinh: quy m« 2500 cäc sîi, s¶n lîng 2000 tÊn/n¨m s¶n phÈm chñ yÕu lµ c¸c lo¹i sîi, ngoµi ra cßn cã c¸c s¶n phÈm may. - Nhµ m¸y dÖt Hµ §«ng: sö dông nguyªn liÖu sîi 600 tÊn/n¨m chuyªn s¶n xuÊt kh¨n mÆt, kh¨n c¸c lo¹i, lÒu b¹t. - Nhµ m¸y thªu §«ng Mü: sö dông kho¶ng 5000 tÊn sîi mçi n¨m cho ra c¸c s¶n phÈm dÖt kim víi s¶n l îng 1,4 triÖu s¶n phÈm mçi n¨m. -32- Lª Thu H¬ng Ngoµi ra cßn cã hai nhµ m¸y phôc vô cho s¶n xuÊt lµ nhµ m¸y ®éng lùc vµ nhµ m¸y c¬ ®iÖn. 2.2 Quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt c¸c mÆt hµng chñ yÕu trong ®¬n vÞ. Toµn bé quy tr×nh s¶n xuÊt ®îc chia ra nhiÒu giai ®o¹n c«ng nghÖ. Nguyªn liÖu chÝnh ®îc chÕ biÕn mét c¸ch liªn tôc tõ giai ®o¹n ®Çu ®Õn giai ®o¹n cuèi theo mét tr×nh tù nhÊt ®Þnh. Qu¸ tr×nh s¶n xuÊt diÔn ra liªn tôc cã s¶n phÈm dë dang thµnh phÈm cña giai ®o¹n nµy, võa cã thÓ xuÊt b¸n võa cã thÓ lµ nguyªn liÖu cho c«ng ®o¹n sau. §iÒu nµy ¶nh hëng vµ chi phèi ®Õn c«ng t¸c h¹ch to¸n cña ®¬n vÞ thµnh phÈm cña c«ng ty lµ c¸c lo¹i sîi, hµng dÖt kim, dÖt thoi c¸c s¶n phÈm nµy ®îc thùc hiÖn b»ng d©y truyÒn c«ng nghÖ khÐp kÝn: d©y truyÒn kÐo sîi, d©y truyÒn dÖt kim, d©y truyÒn dÖt thoi. Cã thÓ h×nh dung ra c«ng nghÖ s¶n xuÊt cña c«ng ty qua s¬ ®å sau: D©y truyÒn dÖt kim Sîi V¶i dÖt kim C¾t DÖt V¶i GiÆt n©u V¨ng Më Gì Thªu May Bao S¶n phÈm nhËp kho -33- V¾t Lª Thu H¬ng D©y truyÒn kÐo sîi XÐ trén XÐ trén x¬ NghiÒn NghiÒn Ch¶i th« Ch¶i th« GhÐp tr­íc b«ng GhÐp tr­íc Cuèi cói GhÐp trén Ch¶i kü GhÐp I, II S¶n phÈm nhËp kho sîi COTTON sîi PE sîi PMA GhÐp th« Sîi con §¸nh èng Sîi xe ®«i S¶n phÈm nhËp kho -34- Lª Thu H¬ng D©y truyÒn dÖt thoi Sîi DÖt V¶i Nhué m May S¶n phÈm nhËp V¶i dÖt NhËp C¾t Do mÆt hµng s¶n xuÊt cña c«ng ty phong phó vµ ®a d¹ng s¶n xuÊt hµng lo¹t nªn bé phËn s¶n xuÊt chia thµnh c¸c ph©n xëng nh: ph©n xëng dÖt, ph©n xëng nhuém... §Ó tiÕp cËn ®îc môc tiªu kÕ ho¹ch s¶n xuÊt tiÕn tr×nh s¶n xuÊt ®îc chia lµm c¸c ca s¶n xuÊt 1, 2, 3. 3. §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh t¹i c«ng ty DÖt may Hµ Néi C«ng ty DÖt may Hµ Néi lµ mét doanh nghiÖp nhµ níc lín h¹ch to¸n ®éc lËp trùc thuéc Tæng C«ng ty DÖt may ViÖt Nam. Tæ chøc cña c«ng ty thèng nhÊt tõ trªn xuèng díi, mäi ho¹t ®éng ®îc chØ ®¹o thèng nhÊt tõ c¬ quan gi¸m ®èc tíi khèi phßng ban ®iÒu hµnh vµ xuèng c¸c nhµ m¸y. Th«ng tin ®îc qu¶n lý vµ kiÓm tra chÆt chÏ, viÖc xö lý th«ng tin còng nhanh chãng vµ thuËn tiÖn ®¶m b¶o cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. Bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty ®îc tæ chøc theo m« h×nh nh sau -35- Lª Thu H¬ng Tæng Gi¸m ®èc Phã Tæng G§1 Phã Tæng G§2 Phßng KT§T Phßng TM Phßng KHTT TTTN vµ KTCL Nhµ m¸y sîi NM DÖt Nhuém Nhµ m¸y dÖt Nhµ May 1 Nhµ m¸y sîi Nhµ May2 Nhµ m¸y dÖt Phßng KTTC Phã Tæng G§3 Phßng XNK Phßng TCHC T T Y tÕ Phßng §êi Sèng Nhµ May3 Nhµ M¸y May MÉu NM May §«ng Mü * Chøc n¨ng nhiÖm vô cña tõng bé phËn - Tæng gi¸m ®èc c«ng ty do tæng c«ng ty dÖt may bæ nhiÖm. Tæng gi¸m ®èc cã nhiÖm vô ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng cña c«ng ty, ®ång thêi lµ ngêi ®¹i diÖn quyÒn lîi vµ nghÜa vô cña c«ng ty tríc c¬ quan qu¶n lý cÊp trªn vµ tríc ph¸p luËt. - Gióp viÖc cho Tæng gi¸m ®èc lµ 3 phã Tæng gi¸m ®èc ®iÒu hµnh mét sè lÜnh vùc cña c«ng ty theo sù -36- Lª Thu H¬ng ph©n c«ng cña Tæng gi¸m ®èc ®ång thêi lµ c¸n bé tham mu cao nhÊt cho tæng gi¸m ®èc trong lÜnh vùc x©y dùng kÕ ho¹ch chiÕn lîc s¶n xuÊt kinh doanh. - Díi sù ®iÒu hµnh c«ng ty cã c¸c phßng ban chøc n¨ng. + Phßng xuÊt nhËp khÈu: ®¶m ®¬ng toµn bé c«ng t¸c xuÊt nhËp khÈu t¹i c«ng ty nh: NhËp nguyªn liÖu m¸y mãc, phô tïng thiÕt bÞ, ho¸ chÊt nh«m, xuÊt khÈu c¸c s¶n lo¹i s¶n phÈm sîi, dÖt kim, kh¨n b«ng.. Cã kÕ ho¹ch xuÊt nhËp khÈu ®Ó phßng kÕ to¸n tµi chÝnh c©n ®èi kÕ ho¹ch thu chi ngo¹i tÖ x©y dùng dù th¶o hîp ®ång xuÊt nhËp khÈu, c¸c ph¬ng thøc thanh to¸n lËp b¸o c¸o xuÊt nhËp khÈu. + Phßng tæ chøc hµnh chÝnh: lµ phßng tham mu cho tæng gi¶m ®èc vÒ lÜnh vùc tæ chøc lao ®éng khoa häc, qu¶n lý ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty, ®µo t¹o c¸n bé qu¶n lý vµ sö dông cã hiÖu qu¶ qu¶n lý quü tiÒn l¬ng trªn c¬ së quy chÕ ®· ban hµnh. Bªn c¹nh ®ã, phßng cßn cã nhiÖm vô tæ chøc lùc lîng ®¶m b¶o an toµn cho c«ng ty víi c¬ qu¶n c«ng an trong c«ng t¸c b¶o vÖ sù an toµn. + Phßng kÕ to¸n tµi chÝnh: cã ®Çy ®ñ chøc n¨ng nhiÖm vô nh luËt ®Þnh, ®iÒu lÖ, kÕ to¸n cña nhµ níc quy ®Þnh, gi¸m s¸t kiÓm tra ho¹t ®éng kinh tÕ cña c«ng ty ®¶m b¶o c©n ®èi tµi chÝnh phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý kinh doanh. Phßng cã kÕ ho¹ch thu chi cho tõng kú, ghi chÐp ®Çy ®ñ vµ ph¶n ¸nh mét c¸ch chÝnh x¸c kÞp thêi liªn tôc cã hÖ thèng vÒ t×nh h×nh lu©n chuyÓn cña vËt t, tiÒn vèn thóc ®Èy ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty thùc hiÖn tèt chÕ ®é h¹ch to¸n kÕ to¸n n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh, lËp vµ thùc hiÖn kÕ ho¹ch tµi chÝnh. + PhßngTTTN vµ KTCL: Cã nhiÖm vô kiÓm tra toµn bé c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu dùa vµo nhµ m¸y c¸c lo¹i b¸n phÕ phÈm trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµ c¸c lo¹i s¶n phÈm do C«ng ty s¶n xuÊt ra, ®ång thêi ®ãng gãp c¸c biÖn ph¸p ®Ò tµi, s¸ng kiÕn ®Ó n©ng cao chÊt lîng s¶n phÈm. -37- Lª Thu H¬ng + Phßng kÕ ho¹ch thÞ trêng: cã nhiÖm vô tiÕp cËn vµ më réng thÞ trêng cho C«ng ty, t×m kiÕm kh¸ch hµng, thóc ®Èy qu¸ tr×nh tiªu thô s¶n phÈm, qu¶n lý c¸c cöa hµng giíi thiÖu s¶n phÈm vµ c¸c ®¹i lý cña C«ng ty. + Phßng kü thuËt ®Çu t: cã nhiÖm vô triÓn khai kü thuËt s¶n xuÊt tíi c¸c nhµ m¸y vµ x©y dùng môc tiªu ph¸t triÓn cña C«ng ty. H×nh thøc tæ chøc s¶n xuÊt kinh doanh theo c¬ cÊu trùc tiÕp lµ rÊt phï hîp víi quy m« s¶n xuÊt kinh doanh lín cña C«ng ty, ®¶m b¶o tÝnh hiÖu qu¶ cña ho¹t ®éng ®ång thêi ®¶m b¶o tÝnh gän nhÑ trong tæ chøc tr¸nh viÖc chång chÐo trong chØ ®¹o, ph©n c«ng… II. §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n vµ bé sæ kÕ to¸n t¹i c«ng ty dÖt may hµ néi 1. §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n t¹i c«ng ty. Bé m¸y kÕ to¸n trong doanh nghiÖp cã thÓ hiÖn nh mét tËp hîp nh÷ng c¸n bé nh©n viªn kÕ to¸n cïng víi trang thiÕt bÞ kü thuËt ph¬ng tiÖn ghi chÐp tÝnh to¸n, cung cÊp th«ng tin phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý trong doanh nghiÖp. S¬ ®å bé m¸y kÕ to¸n t¹i c«ng ty DÖt may Hµ Néi KÕ to¸n trëng (Trëng phßng) Phã phßng kÕ to¸n (kÕ to¸n tæng Thñ quü KÕ to¸n than h to¸n c«ng nî KÕ to¸n than h to¸n KÕ to¸n TSC§ vµ XDCB KÕ to¸n tËp hîp chi phÝ -38- vµ tÝnh KÕ to¸n thµn h phÈ m vµ tiªu thô thµn KÕ to¸n NVL KÕ to¸n tiÒn l¬ng vµ c¸c kho¶ n BH Lª Thu H¬ng C¸c nh©n viªn kinh tÕ nhµ m¸y -39- Lª Thu H¬ng - Phßng kÕ to¸n tµi chÝnh cña C«ng ty gåm 21 ngêi: kÕ to¸n trëng, phã phßng kÕ to¸n kiªm kÕ to¸n tæng hîp, 18 nh©n viªn kÕ to¸n, 1 thñ quü, nhiÖm vô ®îc ph©n c«ng nh sau: + KÕ to¸n trëng: lµ ngêi trùc tiÕp phô tr¸ch phßng tµi chÝnh C«ng ty, chÞu tr¸ch nhiÖm tríc c¬ quan qu¶n lý cÊp trªn vµ gi¸m ®èc C«ng ty vÒ c¸c vÊn ®Ò cã liªn quan ®Õn t×nh h×nh tµi chÝnh, c«ng t¸c kÕ to¸n cña C«ng ty, cã nhiÖm vô qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh thùchiÖn kÕ to¸n tµi chÝnh theo ho¹t ®éng chøc n¨ng chuyªn m«n, chØ ®¹o c«ng t¸c qu¶n lý sö dông vËt t, tiÒn vèn trong toµn C«ng ty theo ®óng chÕ ®é tµi chÝnh mµ nhµ níc ban hµnh. + Phã phßng kÕ to¸n tµi chÝnh (kiªm kÕ to¸n tæng hîp) cã nhiÖm vô hµng th¸ng c¨n cø vµo nhËt ký chøng tõ, b¶ng kª, b¶ng ph©n bæ (do kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu, kÕ to¸n thanh to¸n, kÕ to¸n tiÒn l¬ng, kÕ to¸n tæng hîp CT vµ tÝnh gi¸ thµnh chuyÓn lªn) ®Ó vµo sæ tæng hîp c©n ®èi thu chi vµ c¸c kho¶n, lËp b¶ng c©n ®èi sau ®ã vµo sæ c¸i c¸c tµi kho¶n cã liªn quan lËp b¸o c¸o tµi chÝnh theo ®óng quy ®Þnh cña nhµ níc. Phã phßng kÕ to¸n tµi chÝnh cã tr¸ch nhiÖm cïng víi kÕ to¸n trëng quyÕt to¸n còng nh thanh tra kiÓm tra c«ng t¸c kÕ to¸n cña C«ng ty. - KÕ to¸n nguyªn vËt liÖu: hµng ngµy c¨n cø vµo phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho vËt liÖu, c«ng cô dông cô ®Ó vµo sæ chi tiÕt vËt t. Cuèi th¸ng tæng hîp lªn sæ tæng hîp xuÊt, lËp b¶ng kª sè 3, b¶ng tÝnh gi¸ thùc tÕ vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô vµ tõ c¸c ho¸ ®¬n (hoÆc ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho) cña bªn b¸n ®Ó vµo sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ngêi b¸n lªn nhËt ký chøng tõ sè 5. - KÕ to¸n TSC§ vµ XDCB: tæ chøc ghi chÐp ph¶n ¸nh sè liÖu chÊt lîng hiÖn tr¹ng vµ gi¸ trÞ TSC§, t×nh h×nh mua b¸n vµ thanh lý TSC§. -40- Lª Thu H¬ng - KÕ to¸n tiÒn l¬ng: cã nhiÖm vô c¨n cø vµo b¶ng tæng hîp thanh to¸n l¬ng vµ phô cÊp do c¸c tæ nghiÖp vô c¸c nhµ m¸y c¸c phßng ban chøc n¨ng, lËp b¶ng ph©n bæ vµ c¸c kho¶n b¶o hiÓm Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n theo lÜnh vùc nµy, mäi c«ng viÖc cña h¹ch to¸n kÕ to¸n ®Òu ®îc thùc hiÖn t¹i phßng kÕ to¸n ®Òu ®îc thùc hiÖn t¹i phßng kÕ to¸n doanh nghiÖp. Do ®ã gióp cho l·nh ®¹o doanh nghiÖp n¾m ®îc kÞp thêi toµn bé th«ng tin. - KÕ to¸n chi phÝ vµ tÝnh gi¸ thµnh c¨n cø vµo b¶ng ph©n bæ vËt liÖu CC-DC b¶ng tæng hîp vËt liÖu xuÊt dïng, b¶ng ph©n bæ l¬ng vµ c¸c nhËt ký chøng tõ cã liªn quan ®Ó ghi vµo sæ tæng hîp chi phÝ s¶n xuÊt (cã chi tiÕt cho tõng nhµ m¸y) ph©n bæ chi phÝ s¶n xuÊt vµ tÝnh gi¸ thµnh cho tõng mÆt hµng cô thÓ. - KÕ to¸n thµnh phÈm vµ tiªu thô thµnh phÈm: cã nhiÖm vô thùc hiÖn t×nh h×nh nhËp xuÊt kho thµnh phÈm, t×nh h×nh tiªu thu, theo dâi c«ng nî cña kh¸ch hµng. Më sæ chi tiÕt b¸n hµng cho tõng lo¹i hµng. Më thÎ theo dâi nhËp xuÊt tån thµnh phÈm sau ®ã theo dâi vµo sæ chi tiÕt b¸n hµng cho tõng lo¹i. - KÕ to¸n thanh to¸n: Theo dâi t×nh h×nh thu chi sö dông quü tiÒn mÆt tiÒn göi ng©n hµng cña C«ng ty, më sæ theo dâi chi tiÕt tiÒn mÆt mÆt hµng ngµy ®èi chiÕu sè chi trªn tµi kho¶n cña C«ng ty ë ng©n hµng coi sè ng©n hµng, theo dâi t×nh h×nh thanh to¸n cña C«ng ty víi c¸c ®èi t îng nh: kh¸ch hµnh, nhµ cung cÊp, néi bé C«ng ty. - Thñ quü: Hµng ngµy c¨n cø vµo chøng tõ gèc nh phiÕu thu, phiÕu chi thñ quü xuÊt tiÒn mÆt hoÆc nhËp quü, ghi sæ quü phÇn thu, phÇn chi cuèi ngµy ®èi chiÕu víi kÕ to¸n tiÒn mÆt nh»m ph¸t hiÖn sai sãt vµ söa ch÷a kÞp thêi khi cã yªu cÇu cña cÊp trªn, thñ quü cïng c¸c bé phËn cã liªn quan tiÕn hµnh kiÓm kª quü tiÒn mÆt hiÖn cã chÞu -41- Lª Thu H¬ng tr¸ch nhiÖm vÒ mäi trêng hîp thõa thiÔu quü tiÒn mÆt cña c«ng ty. - C¸c nh©n viªn kinh tÕ nhµ m¸y: ChÞu sù chØ ®¹o ngµnh däc cña phßng kÕ to¸n tµi chÝnh cña C«ng ty. Qua m« h×nh trªn ta thÊy: C«ng ty tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n theo h×nh thøc tËp chung phßng kÕ to¸n lµ trung t©m thùc hiÖn toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n tõ kh©u ®Çu ®Õn kh©u cuèi cïng, thu nhËn chøng tï, lu©n chuyÓn sæ ghi kÕ to¸n chi tiÕt tæng hîp vµ lËp c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh tÕ vµ híng dÉn kiÓm tra kÕ to¸n trong toµn ®¬n vÞ, th«ng b¸o sè liÖu kÕ to¸n thèng kª cÇn thiÕt cho c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc. C¸c nh©n viªn kinh tÕ ë c¸c nhµ m¸y thµnh viªn cã nhiÖm vô thu thËp chøng tõ kiÓm tra, xö lý s¬ bé chøng tõ, ®Þnh kú lËp b¸o c¸o thèng kª, tµi chÝnh theo sù ph©n c«ng, díi sù chØ ®¹o gi¸m s¸t cña kÕ to¸n trëng. Víi ®Æc ®iÓm ®ã C«ng ty ®· thùc hiÖn h×nh thøc kÕ to¸n nhËt ký chøng tõ vµ h¹ch to¸n t×nh h×nh biÕn ®éng cña tµi s¶n theo ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn. H×nh thøc nµy cã u ®iÓm lµ gi¶m nhÑ khèi lîng ghi sæi, ®èi chiÕu sè liÖu tiÕn hµnh thêng xuyªn kÞp thêi, cung cÊp c¸c sè liÖu cho viÖc tËp hîp c¸c chØ tiªu kinh tÕ tµi chÝnh lËp b¶ng b¸o c¸o kÕ to¸n. VÒ ho¹t ®éng kinh tÕ cña doanh nghiÖp tõ ®ã thùc hiÖn sù kiÓm tra vµ chØ ®¹o s¸t sao, kÞp thêi c¸c ho¹t ®éng cña toµn doanh nghiÖp. Sù chØ ®¹o c«ng t¸c kÕ to¸n ®îc thèng nhÊt, chÆt chÏ, tæng hîp sè liÖu vµ th«ng tin kinh tÕ kÞp thêi t¹o ®iÒu kiÖn trong ph©n c«ng lao ®éng n©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n ho¸ lao ®éng h¹ch to¸n 2. §Æc ®iÓm tæ chøc bé sæ kÕ to¸n t¹i c«ng ty DÖt may Hµ Néi C«ng ty DÖt may Hµ Néi lµ ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh h¹ch to¸n ®éc lËp trùc thuéc Tæng C«ng ty DÖt may Hµ Néi -42- Lª Thu H¬ng Niªn ®é kÕ to¸n cña c«ng ty b¾t ®Çu tõ ngµy 1/1 vµ kÕt thóc vµo ngµy 30/6. §¬n vÞ tiÒn tÖ sö dông trong ghi chÐp kÕ to¸n lµ ®ång .H×nh thøc sæ kÕ to¸n ®îc ¸p dông t¹i c«ng ty lµ h×nh thøc NhËt ký chøng tõ.§©y lµ h×nh thøc kÕ to¸n phï hîp víi ®Æc ®iÓm t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh vµ yªu cÇu qu¶n lý cña c«ng ty . H×nh thøc nµy dùa theo nguyªn t¾c kÕt hîp chÆt chÏ gi÷a kÕ to¸n chi tiÕt vµ kÕ to¸n tæng hîp, ®Èm b¶o cho c¸c phÇn hµnh kÕ ro¸n ®îc tiÕn hµnh song song vµ phèi hîp nhÞp nhµng . Theo h×nh thøc nµy,quy tr×nh h¹ch to¸n vËt liÖu t¹i c«ng ty DÖt - May Hµ Néi sö dông c¸c chøng tõ sæ s¸ch sau: C¨n cø vµo c¸c chøng tõ ban ®Çu nh : phiÕu thu, phiÕu chi, phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé, biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t s¶n phÈm hµng ho¸,phiÕu b¸o vËt t cßn l¹i cuèi kú, kÕ to¸n tiÕn hµnh vµo sæ tiÕt vËt liªu, sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ngêi b¸n.... vµ c¸c b¶ng kª nhËp vµ b¶ng kª xuÊt. Dùa vµo c¸c b¶ng tæng hîp nhËp vËt liÖu ®Ó vµo cét h¹ch to¸n vµ c¨n cø vµo gi¸ ghi trªn ho¸ ®¬n céng víi c¸c chi phÝ kh¸c thùc tÕ ph¸t sinh nh chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì ®Ó vµo cét thùc tÕ, kÕ to¸n tiÕn hµnh lËp b¶n kÕ sè 3. Trªn c¬ së b¶ng tæng hîp xuÊt vËt liÖu vµ b¶ng kª sè 3, cuèi th¸ng kÕ to¸n tæng hîp vµ ®a ra b¶ng ph©n bæ vËt liÖu. B¶ng nµy ph¶n ¸nh gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt kho trong th¸ng theo gi¸ thùc tÕ vµ ph©n bæ cho c¸c ®èi tîng sö dông hµng th¸ng. B¶ng ph©n bæ sè 2 lµ c¬ së ®Ó tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm, ®ång thêi lÊy sè liÖu ®Ó ghi vµo c¸c sæ kÕ to¸n liªn quan nh b¶ng kª sè 4, 5, 6 -43- Lª Thu H¬ng Cuèi mçi niªn ®é, kÕ to¸n tËp hîp sè liÖu vµo nhËt ký chøng tõ sè 1, sè 2, sè 4, sè 5, sè 7, sè 10 vµ vµo sæ c¸i TK152 Chøng tõ nhËp - xuÊt NK – CT liªn quan 1,2,4,10 B¶ng kª chi tiÕt nhËp vËt t­ Sè chi tiÕt sè 2 (TK 331) B¶ng tæng hîp nhËp vËt t­ NK-CT sè 5 B¶ng kª xuÊt vËt t­ B¶ng tæng hîp xuÊt vËt t­ B¶ng ph©n bæ sè 2 B¶ng kª sè 3 Ghi ®èi chiÕu Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng B¶ng kª sè 4,5,6 Sè c¸i TK 152, B¸o c¸o -44- NK - CT sè 7 Lª Thu H¬ng III. Thùc tr¹ng h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty dÖt may hµ néi 1. T×nh h×nh chung vÒ vËt liÖu t¹i c«ng ty DÖt May Hµ Néi 1.1. §Æc ®iÓm cña vËt liÖu t¹i c«ng ty DÖt - May Hµ Néi C«ng ty DÖt - May Hµ Néi lµ mét doanh nghiÖp nhµ n íc cã quy m« s¶n xuÊt lín, s¶n phÈm cña c«ng ty nhiÒu vÒ sè lîng, ®a d¹ng vÒ chñng lo¹i nh: sîi, s¶n phÈm dÖt kim, s¶n phÈm dÖt thoi.... do ®ã vËt liÖu dïng ®Ó s¶n xuÊt s¶n phÈm còng rÊt ®a d¹ng vÒ chñng lo¹i víi tÝnh n¨ng lý ho¸ häc còng hÕt søc kh¸c nhau. Thùc tÕ ®ã ®Æt ra cho c«ng ty nh÷ng yªu cÇu cÊp thiÕt trong c«ng t¸c qu¶n lý, h¹ch to¸n c¸c qu¸ tr×nh thu mua, vËn chuyÓn, b¶o qu¶n dù tr÷ vµ sö dông vËt liÖu. Do nhu cÇu kÕ ho¹ch s¶n xuÊt lµ rÊt linh ®éng nªn sù biÕn ®éng cña vËt liÖu lµ thêng xuyªn liªn tôc. V× vËy, ®Ó qu¶n lý chÆt chÏ vµ cã hiÖu qu¶, cÇn thiÕt ph¶i tiÕn hµnh ph©n lo¹i vËt liÖu. C¨n cø vµo vai trß vµ t¸c dông cña vËt liÖu trong s¶n xuÊt, vËt liÖu sö dông t¹i c«ng ty ®îc chia thµnh c¸c lo¹i sau: - VËt liÖu chÝnh: gåm c¸c lo¹i b«ng x¬, chñ yÕu nhËp tõ níc ngoµi nh x¬ PE (Eslon), x¬ PE (Sunkyong), b«ng Nga cÊp I,II, b«ng Uc cÊp I, b«ng ViÖt Nam. - VËt liÖu phô: c¸c lo¹i ghim, cóc, m¸c, chØ c¸c lo¹i, khuy, chun, phecm¬tuya, phÊn may, b¨ng dÝnh, ho¸ chÊt, thuèc nhuém... - Nhiªn liÖu : §iÖn, x¨ng, dÇu c«ng nghiÖp... - Phô tïng thay thÕ: M¸y may, m¸y kÐo sîi, vßng bi, èc vÝt, thoi suèt, d©y cñaoa. -45- Lª Thu H¬ng - V¨n phßng phÈm: GiÊy, mùc in, bót bi, m¸y tÝnh... c¸c ®å dïng phôc vô cho c«ng t¸c v¨n phßng - Bao b× ®ãng gãi: Bao t¶i døa, d©y buéc, d©y ®ai nylon, hßm carton... - PhÕ liÖu: phÕ liÖu ®îc nhËp tõ s¶n xuÊt lµ lo¹i h háng, kÐm phÈm chÊt kh«ng sö dông ®îc, b«ng phÕ F1, F3, x¬ h«i, vãn côc sîi tôt lâi, sîi rèi c¸c lo¹i, s¾t vôn. 1.2. C«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu Do ®Æc ®iÓm kh¸c biÖt cña tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu nh ®· nãi ë trªn, c«ng ty cã kÕ ho¹ch thu mua mét c¸ch hîp lý ®Ó dù tr÷ ®ñ s¶n xuÊt vµ võa ®ñ ®Ó h¹n chÕ, ø ®äng vèn, gi¶m tiÒn vay ng©n hµng. C«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu ®îc ®Æt ra lµ ph¶i b¶o qu¶n sö dông tiÕt kiÖm ®¹t hiÖu qu¶ tèi ®a, ®Æc biÖt lµ nguyªn vËt liÖu chÝnh, hiÓu ra ®iÒu nµy c«ng ty ®· tæ chøc hÖ thèng kho tµng tr÷ nguyªn vËt liÖu chÝnh hîp lý vµ gÇn ph©n xëng s¶n xuÊt. HÖ thèng kho ®Òu ®îc trang bÞ kh¸ ®Çy ®ñ ph¬ng tiÖn c©n, ®o, ®ong ®Õm ®Ó t¹o ®iÒu kiÖn tiÕn hµnh chÝnh x¸c c¸c nghiÖp vô qu¶n lý b¶o qu¶n chÆt chÏ vËt liÖu. Trong ®iÒu kiÖn hiÖn nay, cïng víi viÖc s¶n xuÊt, C«ng ty tæ chøc quy ho¹ch thµnh 9 kho. - Kho b«ng x¬ - Kho ho¸ chÊt. - Kho x¨ng dÇu - Kho vËt liÖu phô - Kho vËt t bao gãi - Kho phô liÖu dÖt kim - Kho thiÕt bÞ -46- Lª Thu H¬ng - Kho vËt liÖu x©y dùng - Kho phÕ liÖu §Ó c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu cã hiÖu qu¶ vµ chÆt chÏ h¬n, cø s¸u th¸ng mét lÇn c«ng ty thùc hiÖn kiÓm kª vËt liÖu nh»m x¸c ®Þnh chÝnh x¸c sè lîng, chÊt lîng gi¸ trÞ cña tõng thø vËt liÖu ViÖc kiÓm kª ®îc tiÕn hµnh ë tÊt c¶ c¸c kho, ë mçi kho sÏ thµnh lËp mét ban kiÓm kª gåm 3 ngêi . Thñ kho . Thèng kÕ kho . KÕ to¸n vËt liÖu Sau khi kÕt thøc kiÓm kª, thñ kho lËp biªn b¶n kiÓm kª, trªn ®ã ghi kÕt qu¶ kiÓm kª do phßng s¶n xuÊt kinh doanh lËp. Thùc tÕ cho thÊy cã sù kÕt hîp chÆt chÏ gi÷a kÕ to¸n vµ thñ kho nªn ë c«ng ty DÖt may Hµ Néi hÇu nh kh«ng cã sù chªnh lÖch gi÷a tån kho thùc tÕ vµ sæ s¸ch. 2. Qu¸ tr×nh tæ chøc h¹ch to¸n nhËp xuÊt kho nguyªn vËt liÖu. Víi ®Æc ®iÓm vËt t, vËt liÖu cña m×nh lµ mËt ®é nhËp xuÊt lín cã sù gi¸m s¸t b¶o qu¶n thêng xuyªn vµ hÖ thèng kho tµng ®îc bè trÝ tËp trung, kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu cã thÓ kiÓm tra ®èi chiÕu hµng nµy nªn C«ng ty DÖt may Hµ Néi ®· sö dông ph¬ng ph¸p thÎ song song. Ph¬ng ph¸p nµy ®· ®¸p øng ®îc yªu cÇu qu¶n lý vËt t lµ ph¶i cung cÊp thêng xuyªn vÒ hiÖn vËt vÒ tiÒn cña tõng lo¹i vËt liÖu. 2.1. H¹ch to¸n nhËp kho nguyªn vËt liÖu. 2.1.1. TÝnh gi¸ nguyªn vËt liÖu nhËp kho. -47- Lª Thu H¬ng TÝnh gi¸ nguyªn vËt liÖu lµ dïng tiÒn ®Ó biÓu hiÖn gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu. Muèn tÝnh gi¸ ®îc chÝnh x¸c th× mçi doanh nghiÖp lµm cho m×nh mét c¸ch tÝnh to¸n hîp lý nhÊt. VÒ nguyªn t¾c ®¸nh gi¸ vËt liÖu nhËp kho lµ ph¶i theo ®óng gi¸ mua thùc tÕ cña vËt liÖu tøc lµ kÕ to¸n ph¶i ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ chi phÝ thùc tÕ C«ng ty ®· bá ra ®Ó cã ®îc vËt liÖu ®ã. Khi tæ chøc kÕ to¸n vËt t C«ng ty DÖt may Hµ Néi, do yªu cÇu ph¶n ¸nh chÝnh x¸c gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu nªn kh©u nhËp kho C«ng ty ®· sö dông gi¸ thùc tÕ. Gi¸ nµy ®îc x¸c ®Þnh theo tõng nguån nhËp. - Nguyªn vËt liÖu chÝnh cña C«ng ty lµ b«ng x¬ ® îc thu mua trªn thÞ trêng trong níc vµ chñ yÕu lµ ngo¹i nhËp. + Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu mua trong níc b»ng gi¸ mua ghi trªn ho¸ ®¬n víi chi phÝ thu mua ph¸t sinh (nÕu cã). + Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu nhËp ngo¹i b»ng gi¸ ghi trªn céng víi thuÕ nhËp khÈu vµ céng chi phÝ mua ph¸t sinh. Thêng th× nguyªn vËt liÖu ®îc vËn chuyÓn tíi tËn kho C«ng ty nªn hay ph¸t sinh chi phÝ vËn chuyÓn bèc dì. - §èi víi nguyªn vËt liÖu do C«ng ty s¶n xuÊt gia c«ng chÕ biÕn th× gi¸ thùc tÕ vËt liÖu khËp kho lµ gi¸ trÞ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt kho céng víi c¸c chi phÝ chÕ biÕn ph¸t sinh. - §èi víi phÕ liÖu thu håi nhËp kho lµ c¸c s¶n phÈm háng gi¸ thùc tÕ nhËp kho lµ gi¸ trÞ thùc tÕ cã thÓ sö dông ®îc, gi¸ cã thÓ b¸n hoÆc íc tÝnh. - VËt liÖu do C«ng ty thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn th× gi¸ thùc tÕ vËt liÖu b»ng gi¸ vËt liÖu xuÊt gia c«ng chÕ biÕn céng víi chi phÝ liªn quan. 2.1.2 Thñ tôc nhËp kho nguyªn vËt liÖu. -48- Lª Thu H¬ng Phßng kÕ ho¹ch thÞ trêng lµ bé phËn ®¶m nhiÖm cung øng vËt t, cã nhiÖm vô më sæ theo dâi t×nh h×nh thùc hiÖn cung øng, thùc hiÖn ho¹t ®éng. Phßng c¨n cø vµo t×nh h×nh thùc hiÖn s¶n xuÊt vµ dù tr÷ ®Ó lËp kÕ ho¹ch thu mua nguyªn vËt liÖu vµ trùc tiÕp víi bªn b¸n vËt t khi nhËn ®îc ho¸ ®¬n kiÓm phiÕu xuÊt kho cña bªn b¸n hoÆc giÊy b¸o nhËp hµng cña bªn b¸n göi lªn phßng kÕ ho¹ch thÞ trêng sÏ kiÓm tra ®èi chiÕu víi c¸c b¶n hîp ®ång. Khi hµng ®îc chuyÓn ®Õn C«ng ty, c¸n bé tiÕp liÖu phßng kÕ ho¹ch thÞ trêng sÏ kÕt hîp víi thñ kho tiÕn hµnh ®¸nh gi¸ kiÓm tra vÒ mÆt sè lîng, chÊt lîng quy c¸ch vËt t råi lËp biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t. NÕu vËt t ®¹t yªu cÇu th× tiÕn hµnh nhËp kho theo sè thùc nhËp. Trªn c¬ së hãa ®¬n, giÊy b¸o nhËn hµng vµ biªn b¶n kiÓm nghiÖm phßng kÕ ho¹ch thÞ trêng lËp phiÕu nhËp kho. §èi víi vËt liÖu nhËp khÈu phßng còng lËp biªn b¶n kiÓm nghiÖm. Trong trêng hîp kiÓm nhËn ph¸t hiÖn vËt liÖu thiÕu hoÆc thõa, kh«ng ®óng quy c¸ch mÉu m· nh ghi trªn phiÕu nhËp kho thñ kho ph¶i cïng ngêi giao hµng lËp biªn b¶n vµ b¸o ngay cho phßng kinh doanh biÕt. PhiÕu nhËp kho vËt t ®îc lËp thµnh 3 liªn: 1 liªn dïng lµm c¨n cø ghi thÎ kho theo sè thùc nhËp va chuyÓn vÒ phßng kÕ to¸n lµm c¨n cø ghi sè kÕ to¸n 1 liªn giao cho ngêi nhËp hµng ®Ó lµm thñ tôc thanh to¸n. 1 liªn giao cßn l¹i gñi vÒ phßng kinh doanh §Þnh kú phiÕu nhËp vËt t ®îc chuyÓn lªn phßng kÕ to¸n ®Ó ghi sæ vµ lu. §èi víi vËt liÖu thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn, phßng kÕ ho¹ch thÞ trêng c¨n cø vµo giÊy giao hµng cña bªn nhËn gia c«ng ®Ó lËp phiÕu nhËp kho. PhiÕu nhËp kho ®îc lËp thµnh 3 liªn vµ giao cho c¸c ®èi tîng nh trªn. -49- Lª Thu H¬ng VËt liÖu nhËp kho ®îc s¾p xÕp, ph©n lo¹i riªng biÖt vµ ®óng quy ®Þnh ®¶m b¶o thuËn tiÖn cho viÖc xuÊt vËt t khi cã nhu cÇu cÇn dïng BiÓu 2.1 ho¸ ®¬n (gtgt) MÉu chøng tõ sè 1 Ho¸ ®¬n (GTGT) 02-GTGT MÉu sè Liªn 2: (Giao cho kh¸ch hµng) 398956 sè Ngµy 17 th¸ng 7 n¨ng 2002 §¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty TM DÖt may ViÖt Nam Tp. Hå ChÝ Minh §Þa chØ: Sè tµi kho¶n 7310.0563 MST: Hä tªn ngêi mua: TrÇn V¨n TiÕn §¬n vÞ: C«ng ty DÖt may Hµ Néi §Þa chØ : Sè 1 Mai §éng Hµ Néi Sè tµi kho¶n 710A- 00022 t¹i Ng©n hµng C«ng th¬ng II - Hai Bµ Trng Hµ Néi H×nh thøc thanh to¸n MST: 01 00100826-1 ST Tªn hµng ho¸ §¬n vÞ T dÞch vô tÝnh Sè lîng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3=1x2 1 B«ng Nga cÊp 1 kG 4171 20566,44 85782621 Céng tiÒn hµng ThuÕ suÊt GTGT: 10% 85782621 TiÒn thuÕ GTGT: 8578262,1 Tæng tiÒn thanh to¸n: 94360883,1 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: ChÝn t triÖu ba tr¨m s¸u m¬i ngh×n t¸m tr¨m t¸m ba ®ång -50- Lª Thu H¬ng Ngêi mua hµng KÕ to¸n trëng Thñ trëng ®¬n vÞ (§· ký) (§· ký) (§· kü) -51- Lª Thu H¬ng BiÓu 2.2 Biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t MÉu sè 05-VT Ngµy 18 th¸ng 7 n¨m 2002 §¬n vÞ: C«ng ty DÖt may Hµ Néi C¨n cø vµo ho¸ ®¬n sè 398956 ngµy 17/7/2002 cña C«ng ty DÖt may Hµ Néi Thµnh phÇn kiÓm nghiÖm gåm: 1. ¤ng Vò H¶i S¬n, Phßng KHTT - Trëng ban 2. ¤ng Lª TuÊn , Phßng KTCL - Uû viªn 3. ¤ng TrÇn V¨n Lîi, Thñ kho - Uû viªn Dan Tªn nh·n §¬n Ph¬ng Sè lîng h hiÖu vËt t vÞ thøc theo Sè lîng Sè lîng Sè l- tÝnh kiÓm chøng thùc ®óng îng nghiÖm tõ tÕ quy kh«ng vËt kiÎm c¸ch ®óng t nghiÖ quy m c¸ch ®iÓ m KÕt qu¶ kiÓm nghiÖm 1 2 3 4 5 6 7 1 B«ng Nga kg kg 4171 4171 4171 8 cÊp 1 KÕt luËn cña ban kiÓm nghiÖm: §¹t tiªu chuÈn nhËp kho Uû viªn Uû viªn Trëng ban (§· ký) (§· ký) (§· ký) Tõ biªn b¶n kiÓm nghiÖm vµ ho¸ ®¬n lËp phiÕu nhËp kho -52- Lª Thu H¬ng BiÓu 2.3 PhiÕu nhËp kho §¬n vÞ b¸n: C«ng ty Th¬ng m¹i DÖt may ViÖt Nam Tp. Hå ChÝ Minh Chøng tõ sè: 398956 ngµy 17 th¸ng 7 n¨m 2002 NhËp vµo kho: B«ng x¬. Tªn nh·n §vÞ Sè lîng nhËp kho hiÖu quy tÝn Theo Thùc c¸ch vËt t h chøng nhËp Gi¸ ®¬n Thµnh Ghi vÞ tiÒn chó 20566,4 8578262 4 1 tõ B«ng Nga kg 4171 4171 cÊp 1 Céng 8578262 1 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: T¸m l¨m triÖu b¶y tr¨m t¸m hai ngh×n s¸u tr¨m hai mèt ®ång ch½n Thñ kho Ngêi nhËp KHTT (§· ký) (§· ký) (§· ký) -53- Phô tr¸ch Lª Thu H¬ng -54- Lª Thu H¬ng BiÓu 2.4 phiÕu nhËp vËt t thuª ngoµi chÕ biÕn Sè 5 Ngµy 25 th¸ng 7 n¨m 2002 §¬n vÞ chÕ biÕn: C«ng ty Minh Anh Hîp ®ång sè 02-99 /H§KT ngµy Theo phiÕu xuÊt vËt t thuª ngoµi chÕ biÕn sè 2 ngµy 20/7 2002 Biªn b¶n kiÓm nghiÖm sè 10 ngµy 19/7/2002 Tªn §¬n Sè lîng Gi¸ thùc tÕ nhËp kho Gi¸ quy vi ®¬n c¸ch tÝnh vÞ vËt t nhËp Céng kho 7 8 9 Theo Thùc Chi Chi Gi¸ chøng nhËp phÝ phÝ vËt t chÕ vËn dïng biÕn chuy ®Ó Ón chÕ tõ biÕn 1 Thoi 2 3 4 5 kg 200 200 1850 24315 26165 00 87 87 2500 37512 40012 00 00 00 suãt X¬ PE kg 300 300 6 2.2. H¹ch to¸n xuÊt kho nguyªn vËt liÖu: 2.2.1. TÝnh gi¸ vËt liÖu xuÊt kho: B«ng x¬ xuÊt kho chñ yÕu dïng ®Ó sö dông cho s¶n xuÊt s¶n phÈm cña c«ng ty, viÑc xuÊt b¸n ra ngoµi lµ rÊt h·n h÷u, vÝ dô nh xuÊt b¸n b«ng, phÕ liÖu sîi… §Ó ph¶n ¸nh gi¸ vËt liÖu xuÊt kho cho ®îc chÝnh x¸c, C«ng ty ®· sö -55- Lª Thu H¬ng dông ph¬ng ph¸p gi¸ trung b×nh ®Ó t¹m tÝnh gi¸ vËt liÖu xuÊt kho. §©y lµ ph¬ng ph¸p ®¬n gi¶n ®îc thùc hiÖn ®Ó ®a ra mét møc gi¸ phï hîp víi nghiÖp vô xuÊt kho nguyªn vËt liÖu, ph¸t sinh trong kú h¹ch to¸n. Lý do C«ng ty sö dông ph¬ng ph¸p nµy lµ v× nguyªn vËt liÖu chÝnh vµ mét sè vËt liÖu phô nhËp tõ níc ngoµi lu«n cã sù biÕn ®éng nã phô thuéc vµo yÕu tè chñ quan vµ kh¸ch quan (mïa vô, thuÕ nhËp khÈu t×nh h×nh kinh tÕ trong vµ ngoµi n íc…..). Nhê cã hÖ thèng m¸y vi tÝnh ®· ®îc lËp tr×nh s½n viÖc tÝnh to¸n ®îc thùc hiÖn nhanh gän h¬n kÕ to¸n chØ viÖc cËp nhËt sè liÖu thùc tÕ cña mét lo¹i vËt liÖu nµo ®ã xuÊt kho, m¸y tÝnh sÏ tù ®éng tÝnh ra trung b×nh theo c«ng thøc sau. Gi¸ trung b×nh Gi¸ thùc tÕ VL tån ®Çu kú + gi¸ thùc tÕ VL nhËp = trong kú Gi¸ h¹ch to¸n VL tån ®Çu kú + gi¸ h¹ch to¸n VL nhËp trong kú Gi¸ h¹ch to¸n vËt t = gi¸ trung b×nh x sè lîng nhËp trong kú. Gi¸ trung b×nh ®îc dïng lµm gi¸ t¹m tÝnh cho vËt liÖu xuÊt kho trong kú. §Õn cuèi kú h¹ch to¸n, kÕ to¸n dïng ph¬ng ph¸p hÖ sè gi¸ ®iÒu chØnh gi÷a gi¸ t¹mtÝnh vµ gi¸ h¹ch to¸n theo c«ng thøc sau: HÖ sè gi¸ vËt liÖu Gi¸ thùc tÕ VL tån ®Çu kú + gi¸ thùc tÕ VL nhËp = trong kú Gi¸ h¹ch to¸n VL tån ®Çu kú + gi¸ h¹ch to¸n VL nhËp trong kú Gi¸ vËt liÖu thùc tÕ xuÊt trong kú = Gi¸ h¹ch to¸n vËt liÖu xuÊt trong kú x 2.2.2 Thñ tôc xuÊt kho nguyªn vËt liÖu. -56- HÖ sè gi¸ Lª Thu H¬ng Gièng nh c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh kh¸c th× xuÊt kho vËt liÖu cho s¶n xuÊt hay bÊt kú mét môc ®Ých g× ®Ó ph¶n ¸nh kÞp thêi, tÝnh to¸n vµ bæ xung chÝnh x¸c cho ®èi tîng vËt liÖu dïng ®Ó ph¶i thùc hiÖn ®Çy ®ñ c¸c thñ tôc chøng tõ ®óng quy c¸ch. §Ó phôc vô cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, C«ng ty DÖt may Hµ Néi sö dông nhiÒu lo¹i vËt liÖu c¸c lo¹i vËt liÖu nµy ®îc b¶o qu¶n ë nhiÒu kho kh¸c nhau. Trong ®ã lo¹i vËt liÖu chÝnh ®îc sö dông nhiÒu nhÊt lµ b¶ng, lo¹i vËt liÖu thÊm Èm nhanh, dÔ ch¸y, khã b¶o qu¶ nªu viÖc b¶o qu¶n vµ sö dông vËt liÖu ë C«ng ty ph¶i ® îc theo dâi chÆt chÏ dùa trªn c¬ së c¸c chøng tõ vËt liÖu. ë C«ng ty DÖt may Hµ Néi viÖc xuÊt kho sö dông c¸c chøng tõ phiÕu xuÊt kho ViÖc xuÊt kho vËt liÖu ®Ó s¶n xuÊt ®îc tiÕn hµnh nh sau. Khi c¸c phßng ban, ph©n xëng s¶n xuÊt cã nhu cÇu vËt t, ngêi phô tr¸ch bé phËn sö dông sÏ lËp phiÕu xin lÜnh vËt t. NÕu vËt liÖu cã gi¸ trÞ lín th× ph¶i qua Tæng gi¸m ®èc C«ng ty kÝ duyÖt. NÕu lµ vËt t xuÊt kho ®Þnh kú th× kh«ng cÇn qua ký duyÖt cña l·nh ®¹o C«ng ty. Khi ®ã yªu cÇu xuÊt vËt t ®îc chuyÓn lªn phßng kÕ ho¹ch thÞ trêng, xÐt thÊy nhu cÇu lµ hîp lý vµ t¹i kho cßn lo¹i vËt t ®ã, phßng kÕ ho¹ch thÞ trêng sÏ lËp phiÕu xuÊt kho hoÆc phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé cho phÐp lÜnh vËt t. C¸c phiÕu nµy ®îc lËp thµnh 3 liªn. 1 liªn lu t¹i phßng kinh doanh thÞ trêng. 1 liªn giao cho ngêi lÜnh vËt t. -57- Lª Thu H¬ng 1 liªn giao cho thñ kho lµm c¨n cø xuÊt kho vµ ghi thÎ kho. §Þnh kú phiÕu xuÊt kho ®îc chuyÓn lªn phßng kÕ to¸n ®Ó lu©n chuyÓn vµ ghi sæ lu. MÉu phiÕu xuÊt kho nh biÓu 2.5 BiÓu 2.5 PhiÕu xuÊt kho Sè 18 Nî TK 621 (Ngµy 25 th¸ng 8 n¨m 2002) Cã TK 1521 Hä tªn ngêi nhËn: Lª ThÞ Mai Lý do xuÊt: S¶n xuÊt XuÊt t¹i kho: B«ng x¬ ST T 1 Tªn nh·n hiÖu quy c¸ch phÈm chÊt vËt t X¬ Sunkyon §V tÝnh kg S lîng Yªu Thùc cÇu xuÊt 19350 193500 Thµnh §¬n gi¸ 12571,66 tiÒn 2432616 0 2 B«ng Trung Quèc kg 210 39500, 39500,5 19476,12 7693164 5 78 Céng thµnh tiÒn (b»ng ch÷): Ba tØ hai tr¨m linh mét triÖu chÝn tr¨m ba hai ngh×n s¸u tr¨m t¸m t¸m ®ång Thñ kho Ngêi nhËn Phô tr¸ch cung Phô tr¸ch bé (§· ký) (§· ký) tiªu phËn sö dông (§· ký) (§· ký) Trªn c¸c phiÕu nµy phßng kÕ ho¹ch thÞ trêng chØ ghi sè lîng xuÊt kho cét ®¬n gi¸, thµnh tiÒn do kÕ to¸n tÝnh vµ ghi sæ. T¹i kho thñ kho kiÓm tra tÝnh hîp lÖ, hîp lý cña c¸c chøng tõ xuÊt vËt t. NÕu thÊy trong kho kh«ng ®ñ hoÆc -58- Lª Thu H¬ng kh«ng cßn lo¹i vËt t ®ã th× ph¶i tiÕn hµnh thñ tôc mua vµ nhËp kho vËt liÖu, sau ®ã míi lµm nghiÖp vô xuÊt kho. C¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho, thñ kho ghi sè thùc xuÊt vµ thÎ kho. §èi víi vËt liÖu xuÊt b¸n, kÕ to¸n sö dông chøng tõ lµ "Ho¸ ®¬n b¸n hµng", "Ho¸ ®¬n thuÕ GTGT", "PhiÕu xuÊt kho", "PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé". C¨n cø vµo nh÷ng tho¶ thuËn víi kh¸ch hµng, phßng s¶n xuÊt kinh doanh lËp "Ho¸ ®¬n GTGT", phiÕu nµy lËp thµnh 3 liªn. C«ng ty kiÓm tra ký duyÖt thanh to¸n råi trao cho kh¸ch hµng liªn hai. NÕu kh¸ch hµng thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt th× ph¶i ®Õn thñ quü lµm thñ tôc tr¶ tiÒn vµ ®ãng dÊu ®· thu tiÒn vµo phiÕu. Thñ kho c¨n cø vµo ho¸ ®¬n tiÕn hµnh xuÊt giao vËt liÖu cho kh¸ch hµng vµ kh¸ch hµng ký vµo ba b¶n: Liªn mét lu ë phßng kÕ ho¹ch thÞ trêng, liªn hai giao cho kh¸ch hµng, liªn ba thñ kho lµm c¨n cø ghi thÎ kho sau ®ã chuyÓn cho kÕ to¸n vËt liÖu lµm c¨n cø ghi sæ 3. H¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu t¹i c«ng ty DÖt may Hµ Néi 3.1. Tµi kho¶n sö dông: H¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu t¹i c«ng ty DÖt may Hµ Néi sö dông chñ yÕu mét sè tµi kho¶n sau: - Tµi kho¶n 152: Nguyªn vËt liÖu. TK152 ®îc chi tiÕt thµnh c¸c tiÓu kho¶n phï hîp víi c¸ch ph©n lo¹i theo môc ®Ých kinh tÕ vµ yªu cÇu cña kÕ to¸n qu¶n trÞ bao gåm: TK 1521. Nguyªn liÖu chÝnh. TK 1522. VËt liÖu. TK 1522.1 Ho¸ chÊt. TK 1522.2. Phô liÖu. TK 1523. Nhiªn liÖu TK 1524. Phô tïng söa ch÷a thay thÕ. -59- Lª Thu H¬ng TK 1526. Phô tïng kh¸c. TK 1527. PhÕ liÖu. Ngoµi ra trong qu¸ tr×nh h¹ch to¸n, kÕ to¸n cßn sö dông mét sè tµi kho¶n liªn quan kh¸c nh: 111,112,133,331... 3.2. Ph¬ng ph¸p h¹ch to¸n 3.2.1 H¹ch to¸n tæng hîp nhËp vËt liÖu Cïng víi viÖc h¹ch to¸n chi tiÕt nhËp vËt liÖu th× hµng ngµy kÕ to¸n còng ph¶i tiÕn hµnh h¹ch to¸n tæng hîp nhËp vËt liÖu. §©y lµ c«ng viÖc cÇn thiÕt quan träng bëi v× qua ®©y kÕ to¸n míi cã thÓ ph¶n ¸nh ®îc gi¸ trÞ cña vËt liÖu nhËp vµo, tõ ®ã cã thÓ n½m râ ®îc sù lu©n chuyÓn cña tõng lo¹i vËt liÖu theo chØ tiªu gi¸ trÞ. Hµng ngµy kÕ to¸n tËp hîp c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt vËt liÖu vµ ph©n lo¹i chøng tõ nhËp vµ chøng tõ xuÊt. C¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp kho, kÕ to¸n vËt t tiÕn hµnh ®èi chiÕu, kiÓm tra, ®Þnh kho¶n råi ®a dù liÖu vµo m¸y. Sau khi nhËp d÷ liÖu vµo m¸y kÕ to¸n vËt liÖu göi phiÕu nhËp kho vµ ho¸ ®¬n tµi chÝnh cho kÕ to¸n thanh to¸n ®Ó theo dâi c¸c kho¶n ph¶i thanh to¸n vµ ®· thanh to¸n cho nhµ cung cÊp trªn "Sæ chi tiÕt sè 2" vµ c¸c nhËt ký chøng tõ liªn quan kh¸c nh NKCT sè 1, sè 2, sè 4, sè 10 Mçi phiÕu ®îc theo dâi mét dßng trªn "Sæ chi tiÕt sè 2" víi ®Çy ®ñ c¸c th«ng tin trªn ho¸ ®¬n vÒ nhµ cung cÊp, sè tiÒn ph¶i thanh to¸n. Nguyªn t¾c më sæ chi tiÕt sè 2: Sæ nµy ®îc më hµng th¸ng. §èi víi ngêi b¸n cã quan hÖ thêng xuyªn víi c«ng ty th× ®îc më riªng mét sæ, cßn nh÷ng nhµ cung cÊp kh«ng thêng xuyªn th× theo dâi qua mét cuèn sæ chung cña c«ng ty - C¬ së sè liÖu: tõ phiÕu nhËp kho, ho¸ ®¬n vµ c¸c chøng tõ thanh to¸n -60- Lª Thu H¬ng - Ph¬ng ph¸p ghi: C¨n cø vµo phiÕu nhËp vËt t, ho¸ ®¬n, kÕ to¸n ghi cét ngµy th¸ng, sè hiÖu chøng tõ. Cét néi dung: Ghi sè d ®Çu th¸ng cña tõng nhµ cung cÊp ®îc lÊy tõ "Sæ chi tiÕt sè 2" cña th¸ng tríc. Vµ ghi c¸c nghiÖp vô nhËp vËt t (Tªn vËt t, sè lîng nhËp, ®¬n gi¸), c¸c nghiÖp vô thanh to¸n víi ngêi b¸n. Cét tµi kho¶n ®èi øng: C¨n cø vµo phiÕu nhËp kho, ho¸ ®¬n mua vËt liÖu g× th× chi tiÕt theo tµi kho¶n cña vËt liÖu ®ã c¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT ghi phÇn thuÕ (TK133). Thanh to¸n víi ngêi b¸n theo h×nh thøc nµo, ch¼ng h¹n thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt (TK111), b»ng tiÒn göi ng©n hµng (TK112), b»ng vay ng¾n h¹n (TK311), vµ ®èi víi ngßi b¸n cã mua hµng cña xÝ nghiÖp th× cã thÓ thanh to¸n bï trõ (TK131)... Cét ph¸t sinh: + Sè ph¸t sinh Cã: C¨n cø vµo ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp kho vÒ sè vËt liÖu theo ho¸ ®¬n ®ã, kÕ to¸n tiÕn hµnh ghi vµo sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ngêi b¸n c¸c néi dung: ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp vµ sè tiÒn vµo c¸c cét phï hîp theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 152 Nî TK 133 Cã TK 331 + Sè ph¸t sinh Nî: C¨n cø vµo c¸c chøng tõ thanh to¸n tiÒn hµng, tuú theo h×nh thøc thanh to¸n, kÕ to¸n kiÓm tra x¸c ®Þnh sè tiÒn thanh to¸n víi tõng ngêi b¸n cho tõng chuyÕn hµng ghi vµo c¸c cét phï hîp. NÕu thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt kÕ to¸n ghi Nî TK 331 Cã TK111 -61- Lª Thu H¬ng NÕu thanh to¸n b»ng ph¬ng thøc hµng ®æi hµng kÕ to¸n ghi: Nî TK 331 Cã TK 131 NÕu thanh to¸n b»ng tiÒn vay ng¾n h¹n ng©n hµng kÕ to¸n ghi Nî TK 311 Cã TK311 Cét sè d: KÕ to¸n ph¶n ¸nh kho¶n c«ng ty cßn nî ngêi b¸n hoÆc c¸c kho¶n c«ng ty tr¶ tríc cho ngêi b¸n nhng trong th¸ng hµng cha vÒ hoÆc sè tiÒn c«ng ty tr¶ thõa cho ngêi b¸n vµo cét sè d. (MÉu sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ngêi b¸n ®îc trÝch ë trang sau) -62- Lª Thu H¬ng BiÓu sè 3.2 Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ngêi b¸n Th¸ng 8/2002 - ChÞ Phan Hång Liªn Chøng tõ Néi dung Tµi Ph¸t sinh Sè d kho¶n ®èi øng SH NT 11 1 2/8 12 5 Nî T¹m øng mua bao t¶i døa 15/8 Thoi suèt 111 Cã 34500 0 1524 Nî Cã 6112431 5 14000 0 133 14000 13 0 29/8 DÇu c«ng nghiÖp 1523 52000 0 133 52000 Céng 34500 0 Céng TK 72600 0 14000 0 1524 Céng TK 52000 0 1523 Céng TK133 66000 Sè d cuèi th¸ng ë c«ng ty viÖc thu mua vËt liÖu b»ng tiÒn t¹m øng kh«ng theo dâi trªn sæ chi tiÕt TK 141 mµ khi c¸n bé cung tiªu t¹m øng mua vËt liÖu l¹i theo dâi trªn sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ngêi b¸n. Trªn sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ngêi b¸n ngoµi sè trang më cho ngêi b¸n cßn më cho tõng c¸n bé cung tiªu t¹m øng mua vËt liÖu. Khi ngêi ®i mua vËt liÖu viÕt ®¬n xin t¹m øng ph¶i ghi râ lµ mua vËt liÖu g× sè lîng lµ bao nhiªu råi ®a lªn phßng kÕ ho¹ch. Phßng kÕ ho¹ch sÏ xem xÐt vµ phª duyÖt -63- Lª Thu H¬ng ®Ó chuyÓn lªn phßng tµi chÝnh kÕ to¸n, kÕ to¸n tr ëng ký duyÖt råi míi viÕt phiÕu chi vµ ghi vµo sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ngêi b¸n, trang sæ ghi tªn c¸n bé cung tiªu. Kho¶n t¹m øng nµy ®îc ghi sæ chi tiÕt TK 331 theo ®Þnh kho¶n: Nî TK331 Cã TK 111 ViÖc ph¶n ¸nh nµy gièng nh trêng hîp øng tríc tiÒn hµng cho ngêi b¸n, thùc chÊt ®©y kh«ng ph¶i lµ tiÒn øng tríc cho ngêi b¸n nhng l¹i ®îc theo dâi trªn sæ chi tiÕt TK 331 nh mét kho¶n tr¶ tríc cho ngêi b¸n. §iÒu nµy cha ph¶n ¸nh ®óng ý nghÜa kinh tÕ cña nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. Vµ khi ngêi t¹m øng mua vËt liÖu vÒ nhËp kho, kÕ to¸n ghi vµo sæ chi tiÕt nh sau: Nî TK152 Nî TK 133 Cã TK 331 Cuèi th¸ng, kÕ to¸n kho¸ sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ngêi b¸n, theo tõng nhµ cung cÊp, sè liÖu ë dßng tæng céng trªn tõng sæ chi tiÕt TK 331 lµ c¬ së ®Ó ghi vµo NKCT sè 5 víi nguyªn t¾c mçi nhµ cung cÊp ghi mét dßng sæ bao gåm c¶ ph¸t sinh Cã TK 331/Nî TK liªn quan vµ phÇn ph¸t sinh Nî TK 331/Cã TK liªn quan. NKCT sè 5 lµ mét lo¹i sæ kÕ to¸n tæng hîp dïng ®Ó theo dâi t×nh h×nh thanh to¸n víi nhµ cung cÊp cña toµn c«ng ty. Nguyªn t¾c më sæ NKCT sè 5: - C¬ së sè liÖu: C¨n cø vµo NKCT sè 5 th¸ng tríc, sæ chi tiÕt sè 2 - Ph¬ng ph¸p ghi: + Cét sè d ®Çu th¸ng: LÊy sè liÖu tõ cét sè d cuèi th¸ng cña NKCT sè 5 th¸ng tríc. Sè d nî: Ph¶n ¸nh sè tiÒn c«ng ty ®· tr¶ tríc cho ngêi b¸n nhng hµng cha vÒ nhËp kho trong th¸ng Sè d cã: Ph¶n ¸nh sè tiÒn c«ng ty cßn nî ngêi b¸n -64- Lª Thu H¬ng + Sè ph¸t sinh PhÇn ghi Cã TK 331, ghi Nî c¸c TK (152,1521....) lÊy sè liÖu céng cña tõng lo¹i vËt liÖu cña ngêi b¸n ghi vµo c¸c tµi kho¶n t¬ng øng. PhÇn ghi Nî TK 331, ghi Cã c¸c TK (111,112....)lÊy sè liÖu céng á c¸c TK tuú theo h×nh thøc thanh to¸n ®Ó ghi sè tiÒn vµo tµi kho¶n t¬ng øng. + Sè d cuèi th¸ng: C¨n cø vµo sè d ®Çu th¸ng, sè ph¸t sinh trong th¸ng ®Ó tÝnh sè d cuèi th¸ng cña tõng ngêi b¸n. Cuèi th¸ng khãa sæ NKCT sè 5 x¸c ®Þnh tæng sè ph¸t sinh bªn Cã TK331 ®èi øng Nî c¸c tµi kho¶n liªn quan, vµ lÊy sè liÖu tæng céng cña NKCT sè 5 ®Ó ghi sæ c¸i TK152 (Nî TK152, Cã TK331) -65- Lª Thu H¬ng 3.2.2 H¹ch to¸n tæng hîp xuÊt vËt liÖu. Qu¶n lý vËt t kh«ng chØ qu¶n lý t×nh h×nh thu mua b¶o qu¶n vµ dù tr÷ vËt t mµ cßn ph¶i qu¶n lý viÖc xuÊt dïng vËt t. §©y lµ kh©u qu¶n lý cuèi cïng rÊt quan träng tríc khi vËt liÖu chuyªn gi¸ trÞ cña nã vµo gi¸ trÞ s¶n phÈm chÕ t¹o. Chi phÝ vÒ vËt t chiÕm tû träng lín trong gi¸ thµnh s¶n xuÊt cho nªn kÕ to¸n ph¶i x¸c ®Þnh chÝnh x¸c gi¸ trÞ tõng lo¹i vËt t sö dông lµ bao nhiªu vµ theo dâi ®îc vËt liÖu xuÊt dïng cho tõng ®èi tîng. Bëi vËy h¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu ph¶i ph¶n ¸nh kÞp thêi tÝnh to¸n vµ ph©n bæ chÝnh x¸c ®óng ®èi tîng. Bëi vËy h¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu ph¶i ph¶n ¸nh kÞp thêi cho tõng bé phËn sö dông còng nh xuÊt dïng cho c¸c ®èi tîng kh¸c. Tæ chøc tèt kh©u h¹ch to¸n xuÊt dïng vËt liÖu lµ tiÒn ®Ò c¬ b¶n ®Ó h¹ch to¸n chÝnh x¸c ®Çy ®ñ gi¸ thµnh s¶n phÈm ®Æc biÖt lµ kh©u tÝnh gi¸ Tr×nh tù ghi sæ h¹ch to¸n tæng hîp xuÊt vËt liÖu: Hµng ngµy, tõ chøng tõ xuÊt kho, kÕ to¸n ® a d÷ liÖu vµo m¸y.Gi¸ vËt liÖu ghi trªn phiÕu nµy lµ gi¸ h¹ch to¸n . Cuèi th¸ng, m¸y tù tæng hîp sè liÖu, cho biÕt sè vËt t xuÊt dïng cña tõng kho , tõng tµi kho¶n c¶ vÒ sè l îng vµ gi¸ trÞ theo gi¸ h¹ch to¸n. Sau ®ã,trªn c¬ së b¶ng kª sè 3 sÏ x¸c ®Þnh ®îc gi¸ trÞ thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt kho nh sau: Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt kho = Gi¸ h¹ch to¸n vËt liÖu xuÊt kho x HÖ sè chªnh lÖch KÕ to¸n lËp b¶ng kª sè 3 c¨n cø vµo c¸c b¶ng tæng hîp nhËp vËt liÖu ®Ó vµo cét h¹ch to¸n, vµ c¨n cø vµo gi¸ ghi trªn ho¸ ®¬n céng víi c¸c chi phÝ kh¸c thùc tÕ ph¸t sinh nh chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì ....®Ó vµo cét thùc tÕ . -66- Lª Thu H¬ng BiÓu sè 3.4 TK B¶ng kª tÝnh gi¸ thµnh thùc tÕ vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô th¸ng 9/2002 TK1521 TK1522 TT HT TT HT 1.Sè ®Çu kú 1.548.941.4 55 1.385.368.0 12 2.472.801. 998 2.424.987. 936 2.Sè ph¸t sinh nî 19.563.286. 107 19.147.493. 513 971.804.69 7 964991771 1111H 1.617.050 109.273.61 3 1121H1 51.350.635 11.394.460 1121H5 2.182.942 1521V 3.767.837.3 61 3.767.837.3 61 331H 165.322.763 165.322.763 33.064.553 33.064.553 3.D ®Çu + PSnî 21.112.227. 562 3.444.606. 695 3.389.979. 707 4.HÖ sè chªnh lÖch 1.028.217 ……….. 5.XuÊt dïng trong th¸ng 20.532.861. 526 11.061.143 2029668140 1973578353 6 317567312 8 312531093 0 6. Tån kho cuèi kú Trªn c¬ së " B¶ng tæng hîp xuÊt vËt liÖu" cña tõng kho vµ " B¶ng tÝnh gi¸ thùc tÕ vËt liÖu", cuèi th¸ng kÕ to¸n tæng hîp vµ ®a ra " B¶ng ph©n bæ vËt liÖu" B¶ng nµy cã t¸c dông cung cÊp th«ng tin trong c«ng t¸c tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm. -67- Lª Thu H¬ng C¸c bé phËn lÜnh dïng vËt liÖu ë c«ng ty: VËt liÖu xuÊt cho s¶n xuÊt ë c¸c nhµ m¸y: Chi phÝ vËt liÖu trùc tiÕp Hµ §«ng: 621D Chi phÝ vËt liÖu trùc tiÕp Hµ Néi: 621H Chi phÝ vËt liÖu trùc tiÕp Vinh: 621V VËt liÖu xuÊt cho qu¶n lý nhµ m¸y: Chi phÝ vËt liÖu Vinh: 627 V2 BiÓu sè 3.5 B¶ng ph©n bè vËt liÖu c«ng cu dông cô Th¸ng 8/2002 TK cã TK1521 TK Nî TK 1388 H TT TK 1521 V 367558592 5 TK1522 HT 106195440 98 TT 20168946 18738946 318029804 30517630 1 203363957 19086325 6 15986513 15057600 318921738 31445645 6 16322294 16093763 239780610 2 23165738 21 317567312 8 31253109 30 367558592 5 TK 621 TK 621 H1 HT 980299931 3 TK 627 D2 TK 627 H12 TK 627 H321 TK 627 H33 ………… Céng 202926681 197357835 40 36 BiÓu sè 3.6 Sæ c¸I TK 1521 Sè d ®Çu n¨m: 15864325632 Ghi nî TK Th¸ng Th¸ng ….. -68- Th¸ng 11 Th¸ng 12 Céng Lª Thu H¬ng 152/Cã c¸c TK 1 2 . TK 111 1617050 TK 152 376783736 1 TK 331 165322763 ……. ………. PS Nî 195632861 07 PS Cã 202926681 40 D Nî cuèi th¸ng 15489414 819559422 55 4. H¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu. ViÖc h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu ®îc tiÕn hµnh nh sau: - T¹i kho: Thñ kho tiÕn hµnh më c¸c thÎ kho. Thñ kho sö dông thÎ kho theo dâi t×nh h×nh nhËp – xuÊt – tån kho cña tõng vËt liÖu theo chØ tiªu sè lîng. Hµng ngµy khi nhËn ®îc c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt kho, thñ kho tiÕn hµnh kiÓm tra tÝnh hîp ph¸p hîp lý cña c¸c chøng tõ, s¾p xÕp ph©n lo¹i cho tõng thø vËt liÖu theo tõng kho vµ ghi sè lîng thùc nhËp, thùc xuÊt vµo thÎ kho. Mçi chøng tõ ®îc ghi vµo mét dßng trªn thÎ kho. Cuèi ngµy, thñ kho ph¶i tÝnh ra sè lîng tån kho cña tõng thø vËt liÖu trªn thÎ kho §Þnh kú sau 15 ngµy thñ kho cã nhiÖm vô chuyÓn toµn bé chøng tõ lªn phßng kÕ to¸n ®Ó lµm c¨n cø ghi sæ. Gi÷a thñ kho vµ kÕ to¸n t¹i phßng kÕ to¸n lËp phiÕu giao nhËn chøng tõ cã ch÷ ký x¸c nhËn cña c¶ hai bªn khi kÕ to¸n nhËn ®îc chøng tõ nµy BiÓu 4.1 ThÎ kho Kho: B«ng x¬ VËt t: B«ng Nga cÊp 1 - §¬n vÞ tÝnh: kg Tõ ngµy 1/8/2002 ®Õn 31/8/2002 -69- Lª Thu H¬ng Chøng tõ DiÔn gi¶i Ngµ y Sè lîng Sè lîng nhËp xuÊt Tån Sè th¸n hiÖu g Tån ®Çu th¸ng 379474,6 8/2002 20/ 109 8 C«ng ty TM DÖt 190000 569474,6 4171 573645,6 may VN Tp. Hå ChÝ Minh 27/ 121 8 C«ng ty TM DÖt may VN Tp. Hå ChÝ Minh 28/ 2873 8 5 2873 Nhµ m¸y sîi Vinh 5036,2 568609,4 Nhµ m¸y sîi Vinh 4215 564394,4 5 ...... Céng ph¸t sinh 194171 129913,2 8/2002 Tån cuèi th¸ng 443732,4 KÕ to¸n trëng Ngµy….th¸ng….n¨m… Ngêi lËp biÓu (ký, hä tªn) - T¹i phßng kÕ to¸n: KÕ to¸n vËt liÖu c«ng ty sö dông sæ chi tiÕt vËt t ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp - xuÊt - tån nguyªn vËt liÖu. Sæ chi tiÕt vËt liÖu më cho tõng thø, lo¹i vËt liÖu t¬ng øng víi thÎ kho cña thñ kho. Sæ chi tiÕt cã kÕt cÊu gièng thÎ kho nhng cã thªm c¸c cét ®Ó ghi chÐp theo chØ tiªu gi¸ trÞ. Trªn sæ chi tiÕt, kÕ to¸n vËt liÖu tÝnh ra sè tiÒn cña mçi lÇn xuÊt nhËp. Sè tiÒn cña mçi lÇn nhËp ®îc tÝnh c¨n cø vµ ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp kho. Sè tiÒn cña mçi lÇn xuÊt c¨n cø theo ph¬ng ph¸p b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷. Cuèi th¸ng kÕ to¸n céng sæ chi tiÕt -70- Lª Thu H¬ng vËt liÖu, kiÓm tra ®èi chiÕu víi thÎ kho xem sè lîng nhËp, xuÊt, tån cã khíp kh«ng, nÕu kh«ng khíp th× ph¶i kiÓm tra l¹i. Sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu chÝnh ®îc ®ãng thµnh quyÓn cßn vËt liÖu phô ë d¹ng tê r¬i. §Þnh kú, khi nhËn ®îc c¸c chøng tõ nhËp kho do thñ kho chuyÓn lªn, kÕ to¸n vËt liÖu ph©n lo¹i s¾p xÕp theo sè thø tù cña phiÕu nhËp theo tõng kho, c¨n cø vµo ®ã ®Ó kÕ to¸n lËp c¸c b¶ng kª nhËp kho vËt liÖu vµ b¶ng tæng hîp nhËp vËt liÖu. BiÓu sè 4.3 B¶ng kª nhËp kho b«ng x¬ Th¸ng 8/2002 Chøng tõ SH NT 87 1/8 88 8/8 DiÔn gi¶i TK Sè lîng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Nî Cã B«ng Trung Quèc cÊp 1 1521 1521V 5864,4 19482, 3 11425200 0 B«ng Trung Quèc cÊp 1 1521 1521V 4033,7 19482, 3 78585754 94 11/8 B«ng Mü 1521 1521V 6008 18830 11313064 0 98 12/8 B«ng ViÖt Nam cÊp 1 1521 331H 201580 20000 40316000 00 99 13/8 B«ng Trung Quèc cÊp 1 1521 1521V 5857,5 19482, 3 11411757 2 ..... Céng 105328 8,2 -71- 19147493 513 Lª Thu H¬ng BiÓu sè 4.4 Tæng hîp nhËp b«ng x¬ th¸ng 8/2002 VËt t §VT Céng ph¸t 1521V 154 331H sinh B«ng F1 kg 17694937 6 1769493 76 B«ng r¬i ch¶i kü kg 33139800 0 3313980 00 B«ng TQ kg cÊp 1 29093210 29093210 83 83 B«ng VN kg cÊp1 62272340 00 622723400 0 ..... Céng 19147493 35630459 513 59 5194273 150650201 76 78 Cßn ®èi víi c¸c chøng tõ xuÊt kho, sau khi nhËn ®îc kÕ to¸n tiÕn hµnh ®èi chiÕu kiÓm tra vµ ®Þnh kho¶n. Sau khi thu thËp c¸c chøng tõ xuÊt kho, kÕ to¸n nhËp d÷ liÖu vµo m¸y tÝnh vµ cuèi kú m¸y sÏ tù tÝnh gi¸ vËt liÖu xuÊt kho theo gi¸ h¹ch to¸n. Vµo cuèi th¸ng, m¸y sÏ in ra" B¶ng chi tiÕt xuÊt vËt t" cho tõng tµi kho¶n vµ "B¶ng tæng hîp xuÊt vËt liÖu" cho tõng kho. BiÓu sè 4.5 B¶ng kª xuÊt kho b«ng x¬ Th¸ng 8/2002 Chøng tõ SH 287 32 184 38 287 34 NT DiÔn gi¶i TK Nî 12/8 B«ng 1521V ViÖt Nam cÊp 1 19/8 B«ng r¬i 1312H ch¶i kü 27/8 B«ng 1521V ViÖt Nam cÊp 1 Sè lîng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn 1521 201580 20341, 53 41004456 17 1521 4028 9000 1521 104554 20341, 53 Cã -72- 3625000 21267883 28 Lª Thu H¬ng 98 99 30/8 X¬ Sunkyon 13/8 B«ng T©y Phi cÊp 1 ..... Céng 621H1 1521 310800 621H 1521 45979 15571, 66 19883, 72 39072719 28 91423356 2 121028 0,4 BiÓu sè 4.6 19735783 536 tæng hîp xuÊt vËt t th¸ng 8/2002 VËt t §VT Céng ph¸t 1312H 1521V 621H1 sinh B«ng F1 kg 14828073 77465472 6 70815264 B«ng r¬i ch¶i kü kg 31767300 18398700 0 0 133686000 B«ng T©y Phi cÊp 1 kg 16585905 62 165859056 2 B«ng TQ cÊp1 kg 19546175 60 195461756 0 B«ng VN kg c©p 1 62272339 45 62272339 45 ..... Céng 19735783 26145247 66087928 128655381 536 2 88 76 §èi víi vËt liÖu nhËn gia c«ng xuÊt khÈu, ë c«ng ty kh«ng thùc hiÖn kÕ to¸n gi¸ trÞ cña vËt liÖu do kh¸ch hµng göi ®Õn mµ chØ h¹ch to¸n ®ªns phÇn chi phÝ thùc tÕ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Do ®ã, trªn sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu vµ phiÕu vËt t, kÕ to¸n chØ theo dâi chØ tiªu sè lîng cña vËt liÖu. ViÖc c«ng ty lËp ra b¶ng kª chi tiÕt c¸c chøng tõ nhËp xuÊt vËt liÖu cã t¸c dông n©ng cao kh¶ n¨ng n¾m b¾t vµ -73- Lª Thu H¬ng ®èi chiÕu t×nh h×nh biÕn ®éng vËt liÖu víi c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt trong th¸ng, thÓ hiÖn tÝnh s¸ng t¹o cña kÕ to¸n trong viÖc h¹ch to¸n vËt liÖu. B¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån kho vËt liÖu ®îc më cho tõng kho, chi tiÕt cho tõng lo¹i vËt liÖu. Trªn b¶ng nµy theo dâi c¶ vÒ mÆt sè lîng vµ gi¸ trÞ cña tõng lo¹i vËt liÖu nhËp, xuÊt, tån kho trong th¸ng Sè liÖu trªn "B¶ng tæng hîp nhËp, xuÊt, tån kho vËt liÖu" víi sè liÖu trªn "B¶ng kª chi tiÕt c¸c chøng tõ xuÊt vËt liÖu" vµ "B¶ng kª chi tiÕt c¸c chøng tõ nhËp vËt liÖu" ®îc kÕ to¸n ®èi chiÕu víi sè liÖu trªn thÎ kho cña thñ kho -74- Lª Thu H¬ng 5. Tæ chøc kiÓm kª kho vËt t. C«ng ty DÖt may Hµ Néi tiÕn hµnh kiÓm kª kho vËt liÖu nhµ m¸y x¸c ®Þnh chÝnh x¸c sè liÖu, chÊt liÖu, gi¸ trÞ cña tõng thø nguyªn vËt liÖu hiÖn cã t¹i thêi ®iÓm kiÓm kª. Bªn c¹nh ®ã viÖc kiÓm kª gióp cho C«ng ty kiÓm tra t×nh h×nh b¶o qu¶n ph¸t hiÖn vµ xö lý c¸c tr êng hîp hao hôt, h háng mÊt m¸t ®Ó cã biÖn ph¸p xö lý kÞp thêi. VÝ dô: §èi víi nguyªn vËt liÖu qua kiÓm kª ®¸nh gi¸ ph¸t hiÖn kÐm phÈm chÊt gi¸ trÞ th× xin thanh lý theo quyÕt ®Þnh cña C«ng ty. NÕu vËt liÖu vÉn cßn tèt th× xin ®¸nh gi¸ theo gi¸ trÞ ban ®Çu. Nguyªn vËt liÖu cña C«ng ty cã sè lîng lín, nhiÒu chñng lo¹i phøc t¹p nªn qu¸ tr×nh kiÓm tra th êng kÐo dµi. V× vËy C«ng ty tiÕn hµnh kiÓm kª ®Þnh kú 6 th¸ng mét lÇn (6 th¸ng ®Çu n¨m, 6 th¸ng cuèi n¨m). C«ng ty tæ chøc kiÓm kª ë tÊt c¶ c¸c kho, mçi kho ® îc lËp mét b¶ng kiÓm kª bao gåm 3 ngêi. 1 thñ kho. 1 thèng kª. 1 kÕ to¸n vËt liÖu. KÕ to¸n thùc hiÖn so s¸nh ®èi chiÕu gi÷a sæ chi tiÕt vËt t víi sè lîng thùc tÕ trong kho t×m ra nguyªn nh©n vËt t bÞ d thõa hay thiÕu hôt lµ do c¸c nguyªn nh©n, thêi tiÕt, khÝ hËu hay do hao hôt khi cÇn ®o ®ong ®Õm. KÕt qu¶ kiÓm kª ®îc ghi vµo “ biªn b¶n kiÓm kª” do phßng kÕ ho¹ch thÞ trêng lËp. Cuèi kú kiÓm kª, biªn b¶n ®îc göi lªn phßng kÕ to¸n, kÕ to¸n tËp hîp sè liÖu tÝnh gi¸ trÞ vµ x¸c ®Þnh chªnh lÖch thõa thiÕu cho tõng lo¹i. Chªnh lÖch thõa thiÕu = Sè liÖu tån kho kiÓm kª -75- - Sè liÖu tån kho sæ s¸ch Lª Thu H¬ng Sau ®ã kÕ to¸n tÝnh gi¸ trÞ chªnh lÖch cho tõng lo¹i tríc khi lËp b¸o c¸o c¨n cø kÕt qu¶ kiÓm kª kÕ to¸n h¹ch to¸n nh sau. Thõa ph¸t hiÖn qua kiÓm kª Nî TK 152, 153. Cã TK 3381. ThiÕu ph¸t hiÖn qua kiÓm kª Nî TK 138 (1) Cã TK 152, 153 -76- Lª Thu H¬ng PhÇn III Ph¬ng híng hoµn thiÖn tæ chøc h¹ch to¸n vËt liÖu vµ n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông nguyªn vËt liÖu T¹i C«ng ty dÖt may Hµ Néi I. NhËn xÐt chung vÒ tæ chøc h¹ch to¸n vËt liÖu ë C«ng ty DÖt may Hµ Néi. Sau h¬n 20 n¨m x©y dùng vµ trëng thµnh, c«ng ty DÖt may Hµ Néi ®· kh«ng ngõng lín m¹nh vÒ mäi mÆt. C«ng ty ®· vµ ®ang gÆt h¸i ®îc nh÷ng thµnh tùu to lín, trë thµnh mét trong nh÷ng doanh nghiÖp thµnh c«ng nhÊt cña ngµnh DÖt may ViÖt Nam. Nh×n chung, c«ng ty DÖt may Hµ Néi cã bé m¸y qu¶n lý chÆt chÏ, c¸c phßng ban ® îc ph©n c«ng nhiÖm vô mét c¸ch râ rµng, khoa häc vµ phèi hîp nhÞp nhµng. Cïng víi sù ph¸t triÓn cña c«ng ty, c«ng t¸c tæ chøc qu¶n lý vµ h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu nãi riªng vµ h¹ch to¸n nãi chung còng kh«ng ngõng ®îc hoµn thiÖn ®Ó phï hîp víi quy m« s¶n xuÊt kinh doanh. Thùc hiÖn ® îc ®iÒu ®ã sÏ gãp phÇn vµo viÖc sö dông nguyªn vËt liÖu hiÖu qu¶ h¬n n÷a vµ gãp phÇn tÝch cùc h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm, tõ ®ã t¹o ra søc c¹nh tranh cho s¶n phÈm trªn thÞ trêng. Sau mét thêi gian ®îc thùc tËp t¹i phßng kÕ to¸n - tµi chÝnh cña c«ng ty DÖt may Hµ Néi, ®îc tiÕp xóc víi c¸n bé, nh©n viªn kÕ to¸n còng nh c¸c phÇn mµ hä phô tr¸ch, em thÊy viÖc h¹ch to¸n t¹i c«ng ty cã nh÷ng ®iÓm næi bËt sau ®©y: - C«ng ty tæ chøc hÖ thèng chøng tõ ®· vËn dông hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n ®óng víi chÕ ®é vµ biÓu mÉu do Bé Tµi chÝnh ban hµnh. HÖ thèng tµi kho¶n cña c«ng ty ®· ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ mäi ho¹t ®éng kinh tÕ ph¸t sinh. -77- Lª Thu H¬ng ViÖc s¾p xÕp, ph©n c«ng c¸c tµi kho¶n trong hÖ thèng tµi kho¶n cña c«ng ty lµ phï hîp víi t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh. - VÒ viÖc vËn dông h×nh thøc sæ kÕ to¸n: §Ó qu¶n lý vµ h¹ch to¸n c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n, phßng kÕ to¸n ®· ¸p dông h×nh thøc sæ nhËt ký chøng tõ. §©y lµ h×nh thøc sæ cã nhiÒu u ®iÓm trong qu¸ tr×nh qu¶n lý vµ h¹ch to¸n ë c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt hiÖn nay còng nh ë c«ng ty DÖt may Hµ Néi. - VÒ c«ng t¸c qu¶n lý: Lµ mét ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh ngµnh c«ng nghiÖp nhÑ, s¶n phÈm cña c«ng ty DÖt may Hµ Néi ®· ®øng v÷ng ®îc trªn thÞ trêng trªn chôc n¨m nay. MÆc dï gÆp nhiÒu khã kh¨n trong nÒn kinh tÕ thÞ trêng nhng c«ng ty rÊt nh¹y bÐn trong c«ng t¸c qu¶n lý vµ ®ang t×m nh÷ng bíc ®i míi cho m×nh. HiÖn nay c«ng ty ®· ¸p dông nhiÒu chÝnh s¸ch ®Î n©ng cao uy tÝn víi kh¸ch hµng vÒ chÊt lîng s¶n phÈm trong ®ã cã viÖc thùc hiÖn tèt c«ng t¸c qu¶n lý nãi chung vµ c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu nãi riªng. Cô thÓ c«ng ty ®· cã nhiÒu chó träng trong c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu tõ kh©u thu mua, dù tr÷, b¶o qu¶n vµ sö dông. + §èi víi c«ng t¸c thu mua vËt liÖu: C«ng ty cã mét ®éi ngò c¸n bé thu mua ho¹t b¸t, nhanh nhÑn, n¾m v÷ng ®îc gi¸ c¶ trªn thÞ trêng, t×m ®îc nguån mua nguyªn vËt liÖu vµ thu mua víi gi¸ c¶ phï hîp, ®¸p øng kÞp thêi nhu cÇu s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. C«ng ty ®· lËp ®îc ®Þnh møc sö dông vµ dù tr÷ vËt liÖu cÇn thiÕt, hîp lý, ®¶m b¶o qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty kh«ng bÞ ngõng trÑ, kh«ng l·ng phÝ vèn vo dù tr÷ vËt liÖu tån kho kh«ng cÇn thiÕt. + §èi víi c«ng t¸c tæ chøc kho vËt t: C¸c kho ®îc tæ chøc khoa häc, b¶o qu¶n hîp lý theo tÝnh n¨ng, c«ng dông -78- Lª Thu H¬ng cña tõng lo¹i vËt t. HÖ thèng kho réng r·i, tho¸ng, ®ñ ¸nh s¸ng, thuËn tiÖn cho viÖc nhËp, xuÊt vµ kiÓm kª vËt liÖu. + §èi víi kh©u sö dông vËt liÖu: C«ng ty ®· x©y dùng ®îc hÖ thèng ®Þnh møc sö dông tiÕt kiÖm vËt liÖu. Nhê ®ã, vËt liÖu xuÊt dïng ®óng môc ®Ých s¶n xuÊt vµ qu¶n lý s¶n xuÊt dùa trªn ®Þnh møc vËt liÖu tr íc. khi cã nhu cÇu vÒ vËt liÖu th× c¸c bé phËn sö dông lµm phiÕu xin lÜnh vËt t göi lªn phßng s¶n xuÊt kinh doanh, sau khi xem xÐt tÝnh hîp lý, hîp lÖ cña nhu cÇu sö dông vËt liÖu, phßng s¶n xuÊt kinh doanh xÐt duuyÖt. B»ng c¸ch ®ã vÉn cã thÓ cung cÊp vËt liÖu ®Çy ®ñ, kÞp thêi mµ tr¸nh ® îc t×nh tr¹ng hao hôt, l·ng phÝ vËt liÖu. - C«ng ty ¸p dông ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn ®Ó thùc hiÖn kÕ to¸n hµng tån kho vµ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu sö dông ph¬ng ph¸p thÎ song s«ng ®îc sö dông nhÊt qu¸n trong niªn ®é kÕ to¸n, ®¸p øng yªu cÇu theo râi th êng xuyªn liªn tôc mét c¸ch tæng hîp t×nh h×nh biÕn ®éng vËt t ë c¸c kho. §iÒu nµy cã t¸c dông rÊt lín v× c«ng ty lu«n chó träng viÖc b¶o toµn gi¸ trÞ hµng tån kho còng nh viÖc tiÕt kiÖm chi phÝ vËt liÖu, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm gãp phÇn ngµy mét hoµn thiÖn c«ng t¸c qu¶n lý vµ h¹ch to¸n vËt liÖu. Bªn c¹nh ®ã sè liÖu kÕ to¸n ®îc ghi chÐp râ rµng, ph¶n ¸nh trung thùc chÝnh x¸c t×nh h×nh hiÖn cã, t¨ng, gi¶m nguyªn vËt liÖu trong kú. KÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ®· thùc hiÖn viÖc ®èi chiÕu chÆt chÏ gi÷a sæ kÕ to¸n víi kho nguyªn vËt liÖu, ®¶m b¶o tÝnh c©n ®èigi÷a chØ tiªu sè lîng vµ gi¸ trÞ. Gi÷a kÕ to¸n tæng hîp vµ kÕ to¸n chi tiÕt còng thêng xuyªn ®èi chiÕu ®¶m b¶o c¸c th«ng tin vÒ t×nh h×nh biÕn ®éng nguyªn vËt lÖu ® îc chÝnh x¸c t×nh h×nh hiÖn cã, t¨ng gi¶m nguyªn vËt liÖu trong kú. KÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ®· thùc hiÖn viÖc ®èi chiÕu chÆt chÏ gi÷a sæ kÕ to¸n víi kho nguyªn vËt liÖu, ®¶m b¶o tÝnh c©n ®èi gi÷a chØ tiªu sè lîng vµ gi¸ trÞ. -79- Lª Thu H¬ng Gi÷a kÕ to¸n tæng hîp vµ kÕ to¸n chi tiÕt còng thêng xuyªn ®èi chiÕu ®¶m b¶o c¸c th«ng tin vÒ t×nh h×nh biÕn ®éng nguyªn vËt liÖu ®îc chÝnh x¸c - Bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty ®îc tæ chøc theo h×nh thøc tËp trung. Toµn bé c«ng viÖc kÕ to¸n ®îc tËp trung t¹i phßng kÕ to¸n ,víi mét ®éi ngò nh©n viªn cã tr×nh ®é ®¹i häc, cã kinh nghiÖm nghÒ nghiÖp , nh¹y bÐn víi nh÷ng ®ßi hái míi cña thÞ trêng, hä ®îc giao nhiÖm vô cô thÓ, phï hîp víi n¨ng lùc cña m×nh. C¸c nh©n viªn phßng kÕ to¸n tµi chÝnh lu«n hoµn thµnh nhiÖm vô, cung cÊp th«ng tin kÕ to¸n mét c¸ch thêng xuyªn ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c, gióp ban l·nh ®¹o c«ng ty ®¸nh gi¸ ®îc kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty m×nh. - C«ng ty ®¸nh gi¸ vËt liÖu theo gi¸ thùc tÕ. Gi¸ xuÊt lµ gi¸ b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷, ph¬ng ph¸p nµy ph¶n ¸nh chÝnh x¸c sè vËt liÖu xuÊt dïng trong th¸ng. Tuy nhiªn ®Ó t¹o ®iÒu kiÖn thuËn tiÖn cho viÖc tÝnh to¸n, c«ng ty ®ang tiÕp tôc nghiªn cøu nh»m vi tÝnh ho¸ toµn phÇn c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i c«ng ty. - Qua ph©n tÝch t×nh h×nh chung cña c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liªu t¹i c«ng ty, cã thÓ thÊy r»ng c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu ®îc tiÕn hµnh kh¸ nÒn nÕp, ®¶m b¶o tu©n thñ theo chÕ ®é kÕ to¸n, phï hîp víi yªu cÇu cña c«ng ty, ®¸p øng ®îc yªu cÇu qu¶n lý, t¹o ®iÒu kiÖn ®Ó qu¶n lý chÆt chÏ t×nh h×nh nhËp-xuÊt tån kho, tÝnh to¸n ph©n bæ chÝnh x¸c gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu cho tõng ®èi t îng sö dông. II. Mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn h¹ch to¸n vËt liÖu t¹i c«ng ty DÖt - May Hµ Néi Víi t c¸ch lµ mét sinh viªn thùc tËp , dï thêi gian tiÕp xóc thùc tÕ vµ tr×nh ®é cã h¹n, em còng xin m¹nh d¹n ® a ra mét sè gi¶i ph¸p nh»m gãp phÇn hoµn thiÖn thªm mét -80- Lª Thu H¬ng bíc c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu t¹i c«ng ty nãi riªng vµ c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung 1. X©y dùng sæ danh ®iÓm vËt t thèng nhÊt cho toµn c«ng ty §Ó thuËn tiÖn cho c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu ®îc chÆt chÏ thèng nhÊt, ®èi chiÕu kiÓm tra ®îc dÔ dµng vµ dÔ ph¸t hiÖn khi sai sãt vµ thuËn tiÖn cho viÖc muèn t×m kiÕm th«ng tin vÒ mét lo¹i vËt liÖu nµo ®ã, tr íc hÕt c«ng ty nªn më "Sæ danh ®iÓm vËt liÖu". Sæ danh ®iÓm vËt liÖu ®îc më theo tªn gäi, quy c¸ch nguyªn vËt liÖu b»ng hÖ thèng ch÷ sè, ®¬n vÞ tÝnh vµ gÝa h¹ch to¸n muèn më ®îc sæ nµy tríc hÕt c«ng ty ph¶i x¸c ®Þnh sè danh ®iÓm vËt liÖu thèng nhÊt trong toµn c«ng ty chø kh«ng ph¶i x¸c ®Þnh tuú ý chØ gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n. Sæ danh ®iÓm vËt t cßn cung cÊp th«ng tin vÒ gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt, tån kho bÊt cø khi nµo theo gi¸ h¹ch to¸n. Bëi v× nh ®· nãi ë trªn, h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu ë c«ng ty ¸p dông ph¬ng ph¸p thÎ song song vµ viÖc tÝnh gi¸ xuÊt vËt liÖu theo ph¬ng ph¸p b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷ th× kÕ to¸n kh«ng theo dâi ®îc gÝa trÞ vËt liÖu xuÊt kho vµ tån kho trong th¸ng, chØ ®Õn cuèi th¸ng míi biÕt ®îc. Nh vËy, viÖc më sæ danh ®iÓm vËt t sÏ gãp phÇn gi¶m bít khèi lîng c«ng viÖc h¹ch to¸n, sö lý nhanh chãng, cung cÊp th«ng tin kÞp thêi phôc vô qu¶n lý, ®iÒu chØnh s¶n xuÊt kinh doanh vµ rÊt thuËn tiÖn cho viÖc sö dông phÇn mÒm kÕ to¸n cho phÇn vËn hµnh h¹ch to¸n vËt liÖu trªn m¸y vi tÝnh Sæ danh ®iÓm vËt liÖu cã thÓ ®îc x©y dùng theo mÉu sau: -81- Lª Thu H¬ng BiÓu sè 1.1 Kho Sæ danh ®iÓm vËt liÖu Danh Tªn vËt §¬n vÞ Gi¸ h¹ch Ghi ®iÓm liÖu tÝnh to¸n chó vËt liÖu B«ng 1521 VËt chÝnh liÖu kg 1521 A Nhãm b«ng kg 1521 A01 B«ng Nam kg 1521 A02 B«ng Nga kg 1521 B Nhãm x¬ kg 1521 B01 X¬ Nanlon kg 1521 B02 X¬ Sunkyong kg ViÖt .... ...... 1522 VËt phô 1522 A01 NaOH 1522 A02 H 2SO4 liÖu ..... Më sæ danh ®iÓm vËt liÖu ph¶i cã sù kÕt hîp nghiªn cøu cña phßng kÕ to¸n, phßng kÕ to¸n cung øng sau ®ã -82- Lª Thu H¬ng tr×nh lªn c¬ quan chñ qu¶n cña c«ng ty ®Ó thèng nhÊt qu¶n lý vµ sö dông trong toµn c«ng ty 2. Hoµn thiÖn h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu HiÖn nay, c«ng ty ®ang sö dông ph¬ng ph¸p thÎ song song ®Ó h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu. Ph¬ng ph¸p nµy tuy ®¬n gi¶n, dÔ lµm song c«ng viÖc ghi chÐp nhiÒu vµ trïng lÆp, tèn nhiÒu c«ng søc. MÆt kh¸c, do ®Æc ®iÓm vËt liÖu ë c«ng ty cã nhiÒu chñng lo¹i, víi tÊn xuÊt nhËp xuÊt nhiÒu, nªn c«ng viÖc theo dâi t×nh h×nh nhËp - xuÊt -tån nguyªn vËt liÖu cña kÕ to¸n viªn kh«ng ®¶m b¶o ®îc c«ng viÖc ghi chÐp, h¹ch to¸n hµng ngµy. Do ®ã, kÕ to¸n thanh to¸n vÉn ph¶i trî gióp mét phÇn c«ng viÖc nµy. Do ®ã ®Æc ®iÓm vËt liÖu cña ty lµ ®a d¹ng vÒ chñng lo¹i, h¬n n÷a h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu theo ph¬ng ph¸p thÎ song song chØ phï hîp víi c¸c doanh nghiÖp cã Ýt chñng lo¹i vËt liÖu, biÕn ®éng Ýt... cho nªn theo em c«ng ty ¸p dông ph¬ng ph¸p thÎ song song lµ cha phï hîp. Trong ®iÒu kiÖn hiÖn nay, c«ng ty nªn ¸p ph¬ng ph¸p sæ sè d trong viÖc h¹ch to¸n chi tiÕt vÒ nguyªn vËt liÖu. ¦u ®iÓm cña ph¬ng ph¸p nµy lµ sù kÕt hîp chÆt chÏ gi÷a viÖc h¹ch to¸n nghiÖp vô cña thñ kho cíi viÖc ghi chÐp cña kÕ to¸n vËt liÖu. Trªn c¬ së ®ã, ë kho chØ h¹ch to¸n vÒ sè lîng vµ ë phßng kÕ to¸n chØ h¹ch to¸n vÒ gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu. Víi ph¬ng ph¸p nµy cã thÓ kh¾c phôc ®îc h¹n chÕ cña ph¬ng ph¸p sæ chi tiÕt vµ sÏ t¹o ®iÒu kiªnj thùc hiÖn kiÓm tra thêng xuyªn cã hÖ thèng gi÷a kÕ to¸n vµ thñ kho, ®¶m b¶o sè liÖu kÕ to¸n chÝnh x¸c , kÞp thêi. Theo ph¬ng ph¸p sæ sè d, tr×nh tù h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu ®îc thùc hiÖn theo c¸c bíc sau: -83- Lª Thu H¬ng Bíc 1: Gièng nh ph¬ng ph¸p thÎ song song, t¹i kho vÉn dïng thÎ kho ®Î ghi chÐp t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån kho vËt liÖu vÒ mÆt sè lîng. Ngoµi ra , cuèi th¸ng thñ kho cßn ph¶i ghi sè lîng tån kho vµo sæ d. Bíc 2: C¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt vËt liÖu , kÕ to¸n lËp b¶ng kª nhËp, b¶ng kª xuÊt vËt liÖu ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp, xuÊt vËt liÖu hµng ngµy hoÆc ®Þnh kú. Tõ c¸c b¶ng kª nhËp, b¶ng kª xuÊt vËt liÖu, kÕ to¸n lËp c¸c b¶ng luü kª nhËp, xuÊt, tån lµm c¨n cø lËp b¶ng tæng hîp nhËp, xuÊt, tån kho vËt liÖu theo chØ tiªu gi¸ trÞ cña tõng nhãm, tõng lo¹i vËt liÖu. Bíc 3: KÕ to¸n më sæ d sö dông cho c¶ n¨m theo tõng kho, tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu, ®îc ghi mét dßng sæ tæng h¬p d vÒ sè lîng vµ gi¸ trÞ sau ®ã giao cho thñ kho ghi cét sè lîng d vµo cuèi th¸ng vµ ®a lªn phßng kÕ to¸n ghi cét sè tiÒn d b»ng c¸ch lÊy sè lîng ë c¸c sæ d nh©n víi gi¸ trÞ h¹ch to¸n. 3. Hoµn thiÖn c«ng t¸c tÝnh gi¸ vËt liÖu HiÖn nay, c«ng ty ®ang ¸p dông ph¬ng ph¸p b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷ ®Ó tÝnh gi¸ xuÊt kho nguyªn vËt liÖu. Theo ph¬ng ph¸p nµy, cuèi th¸ng kÕ to¸n c¨n cø vµo sè lîng, gi¸ trÞ vËt liÖu tån ®Çu th¸ng vµ nh÷ng lÇn nhËp trong th¸ng ®Ó tÝnh ra ®¬n gi¸ b×nh qu©n thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt kho. C«ng ty ¸p dông ph¬ng ph¸p nay, mÆc dï ®¬n gi¶n, dÔ lµm nhng ®ä chÝnh x¸c kh«ng cao. H¬n n÷a, c«ng viÖc tÝnh to¸n dån vµo cuèi th¸ng g©y ¶nh h ëng tíi c«ng t¸c quyÕt to¸n nãi chung vµ tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt nãi riªng. Do ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt cña c«ng ty lµ trong th¸ng sè lÇn nhËp, xuÊt nguyªn vËt liÖu diÔn ra th¬ng xuyªn. h¬n n÷a, gi¸ trÞ thùc tÕ cña vËt liÖu mua vµo lu«n biÕn ®éng. Nh ®· nãi ë phÇn thùc tÕ, lîng vËt liÖu phôc vô cho s¶n -84- Lª Thu H¬ng xuÊt cña c«ng ty chñ yÕu lµ mua tõ bªn ngoµi vµ tõ nhiÒu nguång kh¸c nhau, do ®ã gi¸ c¶ ë mçi nguån mua còng sÏ kh¸c nhau, vµ mçi lÇn mua gi¸ c¶ cña tõng lo¹i vËt liÖu ë cïng mét n¬i còng cã sù kh¸c biÖt bëi nÒn kinh tÕ thi tr êng hµng ho¸ rÊt phong phó vµ ®a d¹ng. Theo em, víi chñng lo¹i vµ sè lînh vËt liÖu sö dông cho s¶n xuÊt cña c«ng ty lµ rÊt nhiÒu, ®Ó cho viÖc ghi sæ vµ cung cÊp th«ng tin kÕ to¸n qu¶n trÞ vÒ chi phÝ gi¸ thµnh ®îc kÞp thêi, gi¶m bít khèi lîng c«ng viÖc ghi chÐp vµo cuèi th¸ng, th× c«ng ty nªn sö dông ph¬ng ph¸p gi¸ h¹ch to¸n ®Ó tÝnh gi¸ xuÊt kho vËt liÖu. Theo ph¬ng ph¸p nµy, gi¸ h¹ch to¸n cã thÓ lµ gi¸ do c«ng ty ®Æt ra hoÆc lÊy gi¸ b×nh qu©n ®¬n vÞ tõ kú tríc. Dïng gi¸ h¹ch to¸n, kÕ to¸n sÏ thêng xuyªn theo râi ®îc gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt dïng trong th¸ng. Gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt kho = Lîng vËt liÖu xuÊt kho x Gi¸ h¹ch to¸n Cuèi th¸ng, trªn c¬ së sè liÖu or c¸c sæ s¸ch nh : Sæ chi tiÕt, b¶ng tæng hîp nhËp vËt liÖu, kÕ to¸n x¸c ®Þnh hÖ sè gi¸ cña vËt liÖu vµ tÝnh sè chªnh lÖch gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt kho gi÷a gÝa thùc tÕ vµ gi¸ h¹ch to¸n.HÖ sè gi¸ cã thÓ ®îc tÝnh cho tõng lo¹i, tõng nhãm hoÆc tõng thø vËt liÖu chñ yÕu tuú thuéc vµo yªu cÇu vµ tr×nh ®é qu¶n lý cña c«ng ty Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu ...