Nội dung

ĐỀ TÀI: Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN Muïc luïc I.Khaûo saùt vaø phaân tích hieän traïng heä thoáng……………………………………………………………………………………2 1.Khaûo saùt heä thoáng………………………………………………………………………………………………………………………. 2 2.Phaân tích hieän traïng heä thoáng………………………………………………………………………………………………….4 II.Caùc giaûi phaùp ñöôïc ñeà xuaát………………………………………………………………………………………………………………..12 1.Caùc giaûi phaùp veà CSDL………………………………………………………………………………………………………………..12 2.Muïc tieâu heä thoáng…………………………………………………………………………………………………………………………….14 3.Caùc chöùc naêng heä thoáng………………………………………………………………………………………………………………….14 III.Phaân tích thieát keá………………………………………………………………………………………………………………………………….16 A.Xaùc ñònh caùc taùc nhaân,caùc ca söû duïng vaø moâ taû…………………………………………………………………16 B.Mô hình thực thể ERD………………………………………………………………...27 C.Chuyển mô hình ERD thành mô hình quan hệ………………………………………33 D.Mô tả chi tiết cho các thực thể………………………………………………………..33 E.Moâ taû caùc moái keát hôïp………………………………………………………………………………………………………………….46 IV_Thieát keá giao dieän 1.Caùc menu chính cuûa giao dieän……………………………………………………………………………………………………50 2.Moâ taû Form……………………………………………………………………………………………………………………………………….54 V_Thieát keá oâ xöû lyù……………………………………………………………………………………………………………………………………. .67 VI_Ñaùnh gía öu khuyeát…………………………………………………………………………………………………………………………….72 VII_Phaân coâng coâng vieäc…………………………………………………………………………………………………………………………72 Page |2 N guyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN I/Khảo sát hệ thống và phân tích hiện trạng hệ thống 1/Khảo sát hệ thống: a/Tổng quan Trường Đại học Khoa Học Tự Nhiên được thành lập ngày 30/3/1996 trên cơ sở tách ra từ trường Đại học Tổng Hợp TPHCM để tham gia vào Đại học Quốc Gia Thành phố Hồ Chí Minh.Trường hiện có các khoa: Toán-Tin học, Công nghệ thông tin, Vật Lý, Hóa học, Sinh học,ngành Công nghệ sinh học,Địa chất,Môi trường,Điện tử viễn thông,Khoa học vật liệu,Hải dương học. Hiện trường đào tạo các văn bằng:Cử nhân hệ Cao đẳng CNTT,Cử nhân hệ chính quy,Hệ hoàn chỉnh Đại học,Hệ tại chức,Hệ đào tạo từ xa,Thạc sỹ và Tiến sỹ Khoa học. Hàng năm trường có 2000 cử nhân và gần 80 Thạc sỹ,Tiến sỹ ra trường,cung cấp đội ngũ các cán bộ khoa học tự nhiên. Sơ đồ tổ chức của trường Đại học Khoa học Tự nhiên b/Mục tiêu đào tạo: -Đào tạo đại học với việc áp dụng học chế tín chỉ,trở nên linh hoạt & đáp ứng tốt hơn các nhu cầu của thị trường lao động. Page |3 N guyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN -Đồng thời phương hướng đào tạo thường xuyên được điều chỉnh cho phù hợp với tiến trình phát triển khoa học kỹ thuật và yêu cầu của xã hội. -Đào tạo sau Đại học với 2 cấp Thạc sỹ và Tiến sỹ -Đào tạo hệ cao đẳng công nghệ thông tin để đáp ứng nhu cẩu lao động trong lĩnh vưc tin học -Ngoài ra trường còn tham gia bồi dưỡng học sinh Phổ thông năng khiếu Đại học Quốc gia c/Chương trình đào tạo: Bao gồm 2 khối kiến thức: *Khối kiến thức giáo dục đại cương bao gồm các học phần thuộc các lĩnh vực :khoa học xã hội và nhân văn,khoa học tự nhiên và toán,ngoại ngữ,giáo dục quốc phòng và giáo dục thể chất. *Khối kiến thức giáo dục chuyên nghiệp gồm các học phần cơ sở phục vụ chuyên ngành,ngoại ngử và các học phần chuyên môn nhằm cung cấp cho người học những kiến thức và kỷ năng nghề nghie65pban đầu cần thiết *Mỗi khối kiến thức có 2 nhóm học phần như sau: -Nhóm học phần bắt buộc gồm những học phần chứa đựng những nội dung kiến thức chính yếu của ngành đào tạo,bắt buộc sinh viên phải học và chiếm khoảng 7080% khối lượng kiến thức toàn khóa -Nhoùm học phần tự chọn gồm những học phần chứa đựng những nội dung cần thiết nhưng sinh viên tự chọn để tích lũy đủ số tín chỉ và chiếm khoảng 20-30% khối lượng kiến thức toàn khóa.Sinh viên được tự chọn những học phần này theo định hướng của cố vấn học tập hay giáo viên hướng dẫn. Page |4 N guyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN d/Khóa học *Khóa học là thời gian để sinh viên hoàn thành chương trình đào tạo của một ngành chuyên môn ở trình độ đại học hoặ c cao đẳng. Một khóa học của trường ĐH Khoa học Tự nhiên được thực hiện như sau: Bậc học Thời gian đào tạo Số tín chỉ tích lũy Đại học 4 năm 210 Cao đẳng 3 năm 150 *Tùy theo khả năng học tập, sinh viên được rút ngắn hoặc kéo dài thời gian học tối đa như sau: Bậc học Rút ngắn tối đa Kéo dài tối đa Đại học 2 học kỳ 4 học kỳ Cao đẳng 2 học kỳ 4 học kỳ 2.Phân tích hiện trạng hệ thống *Hoạt động nghiệp vụ quản lý sinh viên của nhà trường Tên công việc 1 Quản lý hồ sơ nhập học Mô tả Quản lý các thông tin: Lý lịch Chính sách xã hội (đối tượng) Địa chỉ tạm trú Địa chỉ liên lạc với phụ huynh Page |5 N guyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN 2 Phân lớp Phân sinh viên vào các lớp thích hợp Được thực hiện ngay sau khi sinh viên làm thủ tục nhập học 3 Xét học tiếp, ngừng học, thôi Dựa vào kết quả học tập của các học, chuyển lớp, chuyển sinh viên trong những năm trước và ngành, chuyển trường. quy chế của bộ giáo dục để xét học tiếp, ngừng học, thôi học.Cập nhật thông tin sinh viên chuyển lớp, chuyển ngành, chuyển trường. 4 Quản lý học phí, học bổng, Lên danh sách thu học phí ưu tiên, khen thưởng, kỷ luật. Cập nhật tình hình thu học phí Lên danh sách phát học bổng Cập nhật tình hình phát học bổng Cập nhật sinh viên được khen thưởng. Cập nhật các thành tích khen thưởng Cập nhật các sinh viên bị kỷ luật, cập nhật các hình thức kỷ luật. 5 Page |6 Xét tốt nghiệp Hoàn chỉnh hồ sơ sinh viên, thanh toán học phí, thanh toán thư viện, thanh toán ký túc xá. Được thực hiện vào các đợt theo quy định trong năm để phục vụ cho xét tốt nghiệp cho sinh viên năm cuối khoá và xét tốt nghiệp bổ sung cho các sinh viên các khoá trước đó. N guyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN 6 Thực hiện công tác tốt nghiệp Ghi nhận các sinh viên được công nhận tốt nghiệp In bằng, in hồ sơ tốt nghiệp, in bảng điểm Theo dõi phát bằng, phát hồ sơ tốt nghiệp Lưu trữ vĩnh viễn hồ sơ tốt nghiệp. 7 Tổ chức xét tốt nghiệp bổ Một năm học có một đợt xét tốt sung nghiệp chính vào cuối năm học và các đợt xét tốt nghiệp bổ sung. Xét tốt nghiệp bổ sung được thực hiện đầy đủ các thủ tục giống như xét tốt nghiệp chính. Ngoài các công việc nêu trên, quản lý sinh viên có thể bao gồm các hoạt động khác như quản lý sinh viên thực tập, quản lý cựu sinh viên, tư vấn cho sinh viên, cung cấp các dịch vụ Internet, tổ chức các câu lạc bộ, tổ chức các hoạt động ngoại khóa… Số lượng cán bộ trực tiếp tham gia công tác quản lý sinh viên ở mỗi đơn vị đào tạo thường là hai đến ba cán bộ trong khi phải giải quyết một khối lượng lớn công việc. Do vậy quản lý sinh viên là rất vất vả, đòi hỏi có hệ thống tin học hỗ trợ quản lý sinh viên mà đảm bảo tính chính xác, kịp thời, giảm tải, hỗ trợ ra quyết định, báo cáo định kỳ tới các cấp chỉ đạo. * Hệ thống đã tin học hóa ĐH KHTN đã và đang tiến hành đẩy mạnh việc nâng cấp và phát triển toàn diện mọi hoạt động quản lý của mình dựa trên nền tảng là các hệ thống thông tin Page |7 N guyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN trong tất cả các đơn vị trực thuộc. ĐH KHTN đã phát triển và sử dụng các chương trình quản lý, trong đó có chương trình quản lý đào tạo . o Những chức năng đã có Chức năng Mô tả Đánh giá Nhập trường Nhập trường bổ sung Phân lớp Chuyển lớp Không lần vết được các lần chuyển lớp. Đăng ký ngành học mới, chuyển ngành Danh sách học viên Cập nhật địa chỉ tạm trú Quản lý diện chính sách Cập nhật lý lịch học viên Quản lý hồ sơ học viên Xác nhận hồ sơ học viên Quản lý học viên thôi học, ngừng học Hoïc boång hoïc taäp Miễn giảm học phí Page |8 N guyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN Lập cán bộ lớp, cán bộ đoàn Học bổng đặc biệt Chuyển hệ Mức xét tốt nghiệp Thống kê tốt nghiệp Thống kê xếp loại Thống kê số lượng sinh viên Thống kê theo điểm o Những chức năng chưa có Chức năng Mô tả Theo dõi tình hình nộp học phí Theo dõi phát học bổng Cập nhật thông tin xét tốt nghiệp Cập nhật tiêu chuẩn xét tốt nghiệp Cập nhật tiêu chuẩn xếp loại tốt nghiệp Lưu hồ sơ tốt nghiệp vĩnh viễn Thống kê Theo dõi tình hình thực tập của sinh viên Theo dõi thông tin liên lạc với phụ huynh sinh viên Cập nhật khen thưởng kỷ luật Page |9 N guyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN Đánh giá chung: Ưu điểm: - Tốc độ truy xuất nhanh. - Đã hỗ trợ nhiều chức năng quản lý sinh viên - Giao diện dễ dùng, đáp ứng nghiệp vụ quản lý đào tạo Hạn chế: - Bảo mật kém - Còn một số chức năng quản lý sinh viên chưa được hỗ trợ - Giao diện của một số chức năng không thuận tiện: Kết thúc một lần thực hiện thì không hỏi mà tự thoát, người dùng phải thao tác lại từ đầu. - Cổng giao tiếp với sinh viên, phụ huynh, giáo viên, các cán bộ trong đơn vị, và các cấp lãnh đạo còn hạn chế. Hiện tại, tất cả các thông tin liên quan đến sinh viên như quy chế, cơ cấu tổ chức, chương trình đào tạo, chế độ chính sách đều đưa trên website của ĐHKHTN, người dùng có thể dễ dàng tra cứu ở trên đó. Tuy nhiên, chưa có sự liên tác giữa hệ thống quản lý sinh viên và các hệ thống này nên việc đưa tin chưa được tự động hóa để, do đó không đảm bảo tính kịp thời và thuận tiện. -Chưa hỗ trợ giao tiếp trên cơ sở những công nghệ mới ví dụ qua các thẻ kỹ thuật số, qua các thiết bị di động để việc xử lý đặc biệt là xử lý các thủ tục hành chính được dễ dàng và tiết kiệm thời gian. - Không hỗ trợ việc quản lý các cựu sinh viên Vai trò của các cựu sinh viên là rất quan trọng. Họ có thể hỗ trợ không chỉ về tài chính mà còn cung cấp các thông tin về thực tập, về việc làm về nhu cầu nhân lực ở cơ quan họ hay ở các cơ quan khác. Nếu theo dõi về chuyên môn và cơ quan công tác của các cựu sinh viên thì có thể có định hướng phù hợp về chương trình đào tạo cũng như quy mô đào tạo của đơn vị. P a g e | 10 Nguyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi