Nội dung

ĐỒ ÁN: Viết chương trình Quản Lý Kế Toán Doanh Nghiệp ÑEÀ TAØI TOÁT NGHIEÄP LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay các doanh nghiệp tại Việt Nam, nhất là các doanh nghiệp có quy mô trung bình và lớn hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, thương mại, sản xuất thì vai trò của thông tin và quản lý thông tin bằng tin học lại càng có ý nghĩa đặc biệt, nó giúp các đơn vị đột biến về chất lượng quản lý điều hành và qua đó góp phần quan trọng trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu cạnh tranh và phát triển làm cho thị trường phần mềm quản trị dữ liệu đã chuyển mình và sẽ trở thành thị trường quan trọng do hai điều kiện : Một : Số lượng máy tính trang bị trong các công ty đã nhiều và bắt đầu tiến trình nối mạng. Hai : Môi trường kinh doanh ngày càng mang tính thị trường rõ rệt với sự cạnh tranh mạnh mẽ giữa các doanh nghiệp trong nước cũng như với các doanh nghiệp nước ngoài. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải trang bị hệ thống quản lý thông tin tiên tiến để phân tích tình hình kinh doanh và ra quyết định một cách nhanh nhất. Do đó, các phần mềm ứng dụng trong quản lý đã đóng vai trò quan trọng, đặc biệt là phần mềm quản trị dữ liệu về nghiệp vụ kế toán cho các doanh nghiệp. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu để thực hiện cho việc quản lý kế toán trong các doanh nghiệp nhưng để xác định hệ quản trị nào là tối ưu, gần gũi với người sử dụng. Đặc biệt, đối với nước ta hiện nay thì việc nắm vững, thao tác và sử dụng vẫn còn nhiều khó khăng nên việc tạo ra một phần mềm như trên là rất quan trọng và cần thiết. Bởi vì, giao diện của chương trình đều sử dụng Font chữ tiếng việt nên người sử dụng có thể thao tác, sử dụng dễ dàng khi người sử dụng không thành thạo về tiếng anh… 2 ÑEÀ TAØI TOÁT NGHIEÄP Từ nhận định đó, tôi đã chọn đề tài : “Viết chương trình Quản Lý Kế Toán Doanh Nghiệp” trên cơ sở nghiên cứu và phát triển, tôi cố gắng hoàn thành đề tài với sự giúp đỡ tận tình của Thầy Đỗ Văn Uy đã đóng góp những ý kiến vô cùng quan trọng cho việc nghiên cứu cũng như trong cách thức lập trình. Tôi xin chân thành cảm ơn !  Quý thầy cô trường Đại Học Thủy Sản và trường Bách Khoa Hà Nội đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ.  Bạn Trần Thị Thanh Trâm lớp 41DN-2 đã tận tình góp ý về nghiệp vụ và cung cấp tài liệu về kế toán.  Cùng toàn thể lớp TIN HỌC 40 đã đóng góp những ý kiến quan trọng trong thao tác lập trình. Tôi mong đề tài sẽ được đón nhận và đóng góp để đề tài có thể phát triển hoàn thiện hơn. 3 ÑEÀ TAØI TOÁT NGHIEÄP PHẦN I TIN HỌC HÓA QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1. Kế toán Kế toán là công việc ghi chép, tính toán bằng con số dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Chủ yếu là dưới hình thức giá trị để phản ánh, kiểm tra tình hình vận động của các loại tài sản, quá trình và kết quả sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn và kinh phí nhà nước, cũng như từng tổ chức, xí nghiệp. 2. Vai trò của kế toán Đối với doanh nghiệp : Kế toán giúp theo dõi thường xuyên tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như sản xuất sản phẩm, tiêu thụ sản phẩm, tình hình cung ứng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, giúp cho việc theo dõi thị trường để sản xuất, tích trữ hàng hóa nhằm cung cấp kịp thời cho thị trường những sản phẩm đáp ứng nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng. Ngoài ra, kế toán còn cung cấp tài liệu cho doanh nghiệp để làm cơ sở hoạch định chương trình hành động cho từng giai đoạn, thời kỳ. Nhờ kế toán mà người quản lý điều hành trôi chảy các hoạt động của đơn vị, giúp cho việc quản lý lành mạnh, tránh hiện tượng tham ô, lãng phí tài sản, thực hiện việc kiểm soát nội bộ có hiệu quả. 4 ÑEÀ TAØI TOÁT NGHIEÄP Nhờ kế toán mà người quản lý tính được công việc mình đã điều hành trong từng giai đoạn và qua đó vạch ra phương hướng hoạt động cho tương lai. Điều hoà được tình hình tài chính của doanh nghiệp. Kế toán là cơ sở để giải quyết mọi tranh chấp, khiếu tố, là cơ sở pháp lý chứng minh về hành vi thương mại. 3. Vai trò của tin học trong quản lý Thông tin từ lâu đã được đánh giá có vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế, ngày nay việc nhận định “ Ai nắm được thông tin, người đó sẽ chiến thắng ” lại càng trở nên đúng đắn. Chính từ việc tin học hóa thông tin với sự trợ giúp của Computer và Phần mềm đã đưa đến những khái niệm mới như Kỹ nguyên của kỹ thuật số, Nền kinh tế trí thức… Việc tin học hóa vào quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ giúp cho các doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh trong một nền kinh tế thị trường, đồng thời cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài được đánh giá qua các đặc điểm sau: a. Tính nhanh chóng Bất kỳ lúc nào cũng có thể trả lời các thông tin một cách nhanh chóng, chính xác. b. Tính thích ứng Giúp người quản lý điều hành trôi chảy các hoạt động của đơn vị và có thể tính được công việc của mình đã điều hành trong từng giai đoạn và qua đó vạch 5 ÑEÀ TAØI TOÁT NGHIEÄP ra phương hướng hoạt động cho tương lai. Điều hành được tình hình tài chính của doanh nghiệp. c. Tính an toàn Bảo đảm sự an toàn dữ liệu của doanh nghiệp. 4. Nhiệm vụ của đề tài Thay thế việc ghi chép vào sổ sách bằng cách nhập, xuất và lưu trữ lượng thông tin khổng lồ một cách nhanh chóng, chính xác và an toàn về dữ liệu. Đáp ứng kịp thời thông tin khi người kế toán cần đến. Tránh sai sót và giảm thiểu về thời gian công việc nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh trong từng giai đoạn, chu kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Cung cấp giao diện gần gũi với người sử dụng, người sử dụng có thể tham khảo danh mục tài khoản doanh nghiệp bất kỳ lúc nào cần đến, cho biết các mặt hàng nào được nhập – xuất trong một khoảng thời gian nhất định…. Tuy nhiên, chương trình chỉ đáp ứng một phần nào công việc. Còn đi chuyên sâu về một phần mềm mang tính kế toán thực thụ thì đòi hỏi chương trình phải được cải tiến, bổ sung để chương trình có thể sử dụng và doanh nghiệp có thể chấp nhận như một phần mềm chính thức cho hầu hết công việc kế toán. Ở đây đề tài chỉ mang tính tham khảo và phát tiển. 6 ÑEÀ TAØI TOÁT NGHIEÄP PHẦN II PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG CHO CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP 1. Các bước thực hiện cơ bản của kế toán doanh nghiệp 7 ÑEÀ TAØI TOÁT NGHIEÄP Lập chứng từ gốc để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành Phân tích nghiệp vụ kế toán trên cơ sở chứng từ gốc để : - Định khoản cho các nghiệp vụ kế toán - Cập nhật chứng từ vào máy tính như : chứng từ nhập xuất hàng hóa, chứng từ thu chi, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu… - In ra các báo cáo : báo cáo nhập xuất trong kỳ, tổng hợp thu chi trong kỳ, báo cáo hàng tồn kho, thẻ kho… Ghi chép những nghiệp vụ đã được phân tích vào nhật ký chung theo một trình tự thời gian : Lập chứng từ ghi sổ hay sổ nhật ký chung. Chuyển số liệu từ nhật ký vào sổ cái các tài khoản liên quan để in ra bất kỳ lúc nào khi cần đến Điều chỉnh số liệu để phản ánh đúng chi phí cũng như doanh thu đạt được trong kỳ : Lập bảng cân đối số phát sinh Kết chuyển số liệu trên các tài khoản tạm thời để : - Tính giá thành sản phẩm - Tính kết quả hoạt động kinh doanh… Kiểm tra đối chiếu số liệu trên sổ sách kế toán đã lập, trên những tài khoản tổng hợp Tổng hợp số liệu từ tài khoản và từ các tài liệu có liên quan để lập báo cáo tài chính như : - Lập bảng cân đối kế toán. - Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. - Bảng lưu chuyển tiền tệ. - Thuyết minh báo cáo tài chính. - Tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với nhà nước 8 ÑEÀ TAØI TOÁT NGHIEÄP 2. Mô tả yêu cầu quản lý của chương trình a. Quản lý tiền mặt Chương trình có thể :  Quản lý các khoản thu – chi của doanh nghiệp.  Xác định được tồn quỹ tiền mặt của doanh nghiệp.  In ra các phiếu thu – chi để xác định giao cho khách hàng hay để lưu trữ.  Lập báo cáo thu – chi chi tiết và tổng hợp trong tháng.  Cung cấp dữ liệu cho các phân hệ kế toán khác như : Phân hệ kế toán tổng hợp. Phân hệ kế toán chi phí… b. Quản lý hàng hóa Chương trình có thể :  Quản lý các phiếu nhập xuất kho của doanh nghiệp, biết được mua hàng từ các nhà cung cấp nào và xuất bán cho khách hàng nào.  Lập báo cáo chi tiết nhập xuất hàng hóa. 9 ÑEÀ TAØI TOÁT NGHIEÄP  Lập báo cáo tổng hợp nhập xuất hàng hóa theo từng ngày, từng tháng, từng kho, từng mặt hàng, từng khách hàng và từng nhà cung cấp.  In ra thẻ kho cho biết việc nhập xuất và tồn của một mặt hàng ứng với một kho trong khoảng thời gian xác định trong tháng.  In báo cáo tồn kho : Tồn kho tổng hợp : cho biết việc nhập xuất và tồn của tất cả hàng hóa trong tất cả các kho hiện có đến ngày cần biết. Tồn theo kho : cho biết việc nhập xuất và tồn của tất cả hàng hóa trong một kho cho đến ngày cần biết.  Lập báo cáo giá vốn của các mặt hàng xuất bán trong tháng  Báo cáo giá hàng nhập : cho biết đơn giá cụ thể của từng mặt hàng. Nếu một mặt hàng có nhiều đơn giá nhập khác nhau thì phải liệt kê tất cả đơn giá nhập đó và số lượng nhập tương ứng.  In ra báo cáo thống kê : Theo từng mặt hàng. Theo từng nhóm hàng. Theo từng kho hàng. 10