Nội dung

DANH SÁCH CÁC HOẠT ĐỘNG TỐI ƯU: Các hoạt động ít nhất mà doanh nghiệp thấy rằng có hiệu quả đặc biệt cao: Hoạt động tối ưu hóa trong quản lý là nguyên tắc quản lý hết sức quan trọng, bao gồm việc tìm ra những quyết định đầu tư, kế hoạch phát triển tốt nhất trong hoạt động kinh doanh. Nguyên tắc này là một bộ phận hữu cơ, không thể tách rời của việc thực hiện hoạt động quản lý, xuyên suốt tất cả các quá trình của hoạt động đó, từ việc xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh hay kế hoạch ngắn hạn về sự phát triển của công ty đến việc tổ chức thực hiện các kế hoạch đó, nghĩa là phải giải quyết những nhiệm vụ điều chỉnh kịp thời các quá trình hoạt động của công ty trong nền kinh tế. Việc xác định phương án, kế hoạch kinh doanh tối ưu và các biện pháp giải quyết những vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch đòi hỏi phải thể hiện một cách chặt chẽ về số lượng các mục tiêu phát triển và hoạt động của toàn bộ công ty, các tiêu chuẩn quy định hiệu quả để đạt mục tiêu, cũng như những điều kiện và giới hạn thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh. Đồng thời, việc tối ưu hoá kế hoạch phát triển quy định trước những thông số về các chỉ tiêu tài chính thích hợp của công ty trong lĩnh vực mình đang phát triển cũng như trong toàn bộ nền kinh tế nói chung. Trong các khâu cụ thể của hoạt động kinh doanh, việc tối ưu hoá nhằm bảo đảm sự lựa chọn những biện pháp tốt nhất để thực hiện nhiệm vụ. kế hoạch của cả năm tài chính, huy động nguồn vốn dự trữ nội bộ của các chi nhánh công ty, phát huy sáng kiến của từng phòng ban cũng như của từng nhân viên trong công ty. Đồng thời, tối ưu hoá được thực hiện trong phạm vi giới hạn đã được quy định để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh và các hạn mức những nguồn lực sản xuất đã được quy định. Nguyên tắc tối ưu hoá các hoạt động quản lý là thuộc tính vốn có của bất kỳ hoạt động quản trị kinh doanh nào, được thực hiện một cách tích cực trong tất cả các giai đoạn sản xuất – kinh doanh của công ty. Đây có thể coi là một phương pháp toán học để giải quyết các nhiệm vụ quản lý. Phương pháp này tạo điều kiện nâng cao chất lượng và căn cứ khoa học của các kế hoạch phát triển kinh doanh của công ty. Trong điều kiện kinh tế thế giới hiện nay, tối ưu hoá là nguyên tắc quan trọng nhất để xây dựng và phá triển hệ thống quản lý tự động hoá. Các phương pháp toán kinh tế và công nghệ thông tin mở ra khả năng rộng lớn để chứng minh cho các phương án giải quyết tốt nhất các nhiệm vụ phát triển kinh doanh hàng năm của các công ty, cũng như lựa chọn các biện pháp thúc đẩy hoạt động cạnh tranh. Một số lượng lớn những biện pháp chương trình làm đơn giản hoá và giảm nhẹ một cách đáng kể quá trình giải quyết những nhiệm vụ tối ưu hoá, còn hệ thống phân tích để xử lý số liệu và các hộp số liệu tự động hoá thì làm giảm nhẹ việc chuẩn bị những tài liệu kinh tế - kỹ thuật và những tài liệu cần thiết khác để thực hiên các mục tiêu đặt ra của công ty. Trong thực tiễn, những yêu cầu tối ưu hoá có liên quan chặt chẽ với việc chuẩn bị cho đội ngũ các nhà quản lý làm việc với sự hỗ trợ của các phương páhp cần thiết và của các thành tựu công nghệ thông tin hiện đại. Phương hướng tiến tới sự hoan hảo trong hoạt động Đảm bảo chiến lược kinh doanh đơn giản và cụ thể, sớm đưa ra các quyết định về việc phân bổ nguồn lực khi hoạch định chiến lược, và liên tục theo dõi, giám sát khi triển khai chiến lược kinh doanh trong thực tiễn. Tuân thủ những quy tắc trên, các nhà lãnh đạo sẽ giảm thiểu được sai sót trong hoạt động kinh doanh của mình. Thậm chí khi chiến lược kinh doanh có đôi chút sai lầm, bạn cũng có thể nhanh chóng quyết định liệu sai lầm đó có phải do chiến lược kinh doanh, do kế hoạch thực hiện chiến lược kinh doanh đó hay do chính quá trình thực hiện gây nên. Bảy quy tắc để thực hiện chiến lược kinh doanh thành công: 1. Đảm bảo kế hoạch kinh doanh đơn giản và cụ thể: Tránh mô tả dài dòng về những mục tiêu kinh doanh quá xa vời. Thay vào đó, hãy xác định rõ ràng những hoạt động mà doanh nghiệp của bạn sẽ thực hiện và không thực hiện. 2. Giả định về những thách thức: Bảo đảm rằng các giả định trong chiến lược kinh doanh dài hạn phải phản ánh tình hình kinh tế thị trường và hoạt động kinh doanh thực tế của doanh nghiệp so với đối thủ cạnh tranh. 3. Nhất quán trong hoạt động: Lãnh đạo của các bộ phận cũng như các nhóm hoạch định chiến lược kinh doanh, hoạt động marketing và hoạt động tài chính của doanh nghiệp phải nhất trí với nhau về khung đánh giá hoạt động chung 4. Sớm đưa ra thảo luận về việc phân bổ nguồn lực: Thách thức đối với các doanh nghiệp nằm ở thời điểm họ cần tới những nguồn lực mới để thực hiện chiến lược kinh doanh của mình. Thông qua việc đặt ra những câu hỏi như “Doanh nghiệp của bạn có thể triển khai lực lượng bán hàng nhanh tới mức nào?” và “Các đối thủ cạnh tranh sẽ phản ứng nhanh đến đâu?”, bạn có thể đưa ra các dự báo và kế hoạch kinh doanh khả thi và phù hợp với thị trường hơn. 5. Xác định những lĩnh vực ưu tiên: Tiến hành hoạt động kinh doanh theo kế hoạch đòi hỏi một vài hoạt động chủ chốt phải được tiến hành đúng thời điểm và bằng những cách thức phù hợp. Công khai các ưu tiên chiến lược để mọi nhân viên đều biết về hoạt động mà doanh nghiệp đang chú trọng.Luôn giám sát từng bước thực hiện chiến lược là chìa khóa của thành công 6.Liên theo dõi giám sát hoạt động kinh doanh: Theo dõi các kết quả kinh doanh tục thực tế và so sánh với kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó, xây dựng lại các giả định cho kế hoạch kinh doanh và phân bổ lại nguồn lực nếu cần. Bạn sẽ có thể chỉnh sửa những sai sót trong kế hoạch kinh doanh của mình và trong việc thực hiện kế hoạch đó. Tránh tình trạng nhầm lẫn hai hoạt động trên. 7. Phát triển khả năng thực hiện kế hoạch kinh doanh: Những người thực hiện chiến lược kinh doanh là yếu tố quan trọng hơn bất kỳ chiến lược kinh doanh nào. Hãy coi việc lựa chọn và phát triển năng lực của những người quản lý trong công ty là một ưu tiên trong hoạt động kinh doanh.  SO SÁNH CHUẨN So sánh chuẩn được sử dụng như là một công cụ cải thiện quy trình kinh doanh, cung cấp cho tổ chức những bằng chứng tin cậy về tình hình hoạt động hiệu quả nhất, hỗ trợ thiết lập mục tiêu và các phương pháp được sử dụng để nâng cao hiệu quả hoạt động. Quá trình này kết thúc khi những nghiên cứu thu được từ so sánh chuẩn được phát triển thành kế hoạch hành động để thực hiện những thay đổi cần thiết. Cần lưu ý rằng so sánh chuẩn là một quá trình tương hỗ và cần phải được tiến hành thường xuyên nhằm đạt được hiệu quả thực sự. Ai thực hiện so sánh chuẩn? Nỗ lực thực hiện so sánh chuẩn có thể được khởi xướng từ bất cứ người nào trong tổ chức. Khi thực hiện so sánh chuẩn cần lưu ý 3 điểm sau: -Đầu tiên cần tập trung vào những hoạt động kinh doanh chính có đóng góp vào sự hài lòng của khách hàng và năng suất lao động, sau đó thực hiện những nỗ lực này tốt nhất đảm bảo thu được những kết quả tương xứng với các nguồn lực đã bỏ ra. -Lập kế hoạch nghiên cứu hệ thống nội bộ trong tổ chức trước khi tìm kiếm những đối tác bên ngoài. -Chuẩn bị sẵn sàng và thật chuyên nghiệp để tổ chức có thể được dùng để so sánh chuẩn với các tổ chức khác, đảm bảo duy trì hình ảnh tốt của tổ chức. -So sánh chuẩn có hiệu quả nhất khi được thực hiện bởi một nhóm người được trao thực quyền. Sự hỗ trợ từ phía chủ tổ chức cũng rất quan trọng trong sự thành công và phối hợp trong nghiên cứu so sánh chuẩn. Có rất nhiều nguồn lực và con người sẵn sàng giúp tổ chức thực hiện so sánh chuẩn. Tuy nhiên, tổ chức phải tham gia tích cực chủ động và toàn tâm toàn ý cho hoạt động này để thu được lợi ích tối đa. Các phương pháp thực hiện so sánh chuẩn -Nghiên cứu trong tổ chức: Xem xét các tài liệu và thông tin đã được công bố sẵn có trong tổ chức. Cách thức này có thể thu thập được các thông tin cần thiết cho so sánh chuẩn khi tổ chức chỉ cần tìm kiếm các kết quả hoạt động. -Nghiên cứu thông qua bên thứ ba: Có nhiều công ty cung cấp dịch vụ nghiên cứu và tư vấn có khả năng thực hiện các dự án so sánh chuẩn. Phương pháp này sử dụng khi tổ chức cần các thông tin khó kiếm như các thông tin về đối thủ cạnh tranh trực tiếp hay tiến hành các diễn đàn dành cho nhiều tổ chức để thu thập các luồng thông tin khác nhau. -Trao đổi trực tiếp: Đôi khi có thể trao đổi các thông tin cần thiết về nghiên cứu so sánh chuẩn thông qua các dạng như bảng câu hỏi, thăm dò ý kiến qua điện thoại, hội thảo trực tuyến. Trao đổi thông tin trực tiếp như bảng câu hỏi hay tổ chức hội thảo qua điện thoại là một bước quan trọng trước khi trực tiếp thảo luận giữa các nhóm. -Gặp gỡ và thảo luận trực tiếp: Những buổi gặp mặt trực tiếp giữa các nhóm thực hiện so sánh chuẩn cho phép các nhóm thảo luận, trao đổi thông tin trực tiếp và vạch kế hoạch cụ thể. Phương pháp này là cách thú vị và hiệu quả nhất để thực hiện so sánh chuẩn. Hai nhóm đối tác trong so sánh chuẩn -Nội bộ: So sánh chuẩn giữa các bộ phận trong tổ chức, khu vực và các bộ phận chức năng khác được gọi là so sánh chuẩn nội bộ. Tất các các biện pháp cần tập trung trước hết vào so sánh nội bộ. Khi một hoặc một số bộ phận có hoạt động tương tự nhau, tổ chức nên tiến hành so sánh chuẩn nội bộ và áp dụng vào hoạt động nội bộ. Sau đó, tổ chức nên cùng thảo luận về vấn đề so sánh chuẩn ngoài tổ chức. -Mở rộng: So sánh chuẩn mở rộng liên quan đến việc so sánh các tổ chức hoạt động chức năng giống nhau. Loại hình này là cách tiếp cận tốt nhất để thu thập các thông tin từ bên ngoài và thường tìm ra những hoạt động thực tiễn có tính đổi mới từ các tổ chức khác. Các đối tác trong phương pháp này thường là những tổ chức công ty đang dẫn đầu trong ngành hay các công ty hoạt động trong các lĩnh vực bao trùm nhiều ngành. Đặc điểm so sánh chuẩn Bao gồm việc xác định công ty thực hiện tốt ra sao các hoạt động và quy trình cụ thể khi đem so sánh với Những công ty” tốt nhất trong ngành” hay “ tốt nhất trên thế giới”. Mục tiêu - Thúc đẩy sự hoàn hảo trong vận hành khi thực hiện các hoạt động quan trọng về mặt chiến lược Lưu ý – sự bắt chước chính xác y nguyên các hoạt động tối ưu cưa cá công ty khác là không thực tế do sự khác nhau về hoàn cảnh Hướng tiếp cận tốt nhất - các hoatjm động tối ưu của cá công ty khác cần được chỉnh sữa hay thích ứng với hoàn cảnh cụ thể của bản thân công ty TỪ VIỆC SO SÁNH VÀ THỰC HIỆN CÁC HOẠT DDOOJNGJ TỐI UU TIẾN TỚI SUIQJ HOÀN HẢO TRONG VẬN HÀNH THAM GIA VÀO SO SÁNH CHUẨN ĐỂ XÁC ĐỊNH CÁCH THỨC HoẠT ĐỘNGTỐI ÝU CỦA MỘT CÔNG ViỆC CHỈNH SÝA DANH SÁCH HAOTJ ĐỘNG TỐI ÝU THÍCH HỢP VỚI TÌNH HÌNH CÔNG TY, SAU ĐÓ THỰC HiỆN NÓ TiẾP TỤC SO SÁNH THỰC HiỆN HoẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY VỚI CÁ C CÔNG TY TỐT NHẤT TRONG NGÀNH TRÊN THẾ GiỚI TiẾN GẦN ĐẾN SỰ HOÀN HẢO TRONG VẬN HÀNH KHI THỰC HiỆN CÔNG ViỆC