Nội dung

lý không chặt chẽ, giấy tờ tài liệu trình bày kém, sự ùn tắc quá tải,..)  Sự thiếu vắng : Chức năng xử lý, cơ cấu tổ chức hợp lý, phương pháp làm việc hiệu quả...  Tổn phí cao : Do hiệu quả làm việc thấp, do cơ cấu tổ chức bất hợp lý, do tốc độ cạnh tranh cao dẫn đến các chi phí cao không thể bù đắp được. - Phương hướng phát triển hệ thống cho tương lai:  Trên cơ sở xác định rõ các nguyên nhân yếu kém, đề ra các biện pháp để khắc phục các yếu kém đó. Cụ thể những nhu cầu về thông tin chưa được đáp ứng, các nguyện vọng của nhân viên, dự kiến kế hoạch của lao động...  Nói chung không thể khắc phục ngay mọi yếu kém của hệ thống trong một lần. Cần xác định một chiến lược phát triển lâu dài gồm nhiều bước dựa trên hai nguyên tắc: Thay đổi hệ thống một cách dần dần : Vừa thay đổi được hệ thống cũ nhưng cũng không gây ra những thay đổi đột ngột trong hoạt động của doanh nghiệp. Các bước đi đầu phải là nền tảng vững chắc cho các bước đi sau. Các bước đi sau phải thể hiện được sự cải tiến, nâng cao so với bước đi trước, đồng thời kế thừa các thành quả của các bước đi trước đó. 3. XÁC ĐỊNH PHẠM VI KHẢ NĂNG MỤC TIÊU DỰ ÁN - Thống nhất các mục tiêu trước mắt và lâu dài trong việc phát triển hệ thống. Căn cứ vào kết quả khảo sát, đánh giá hệ thống cũ và các phương hướng phát triển đã đề ra nhà phân tích và nhà quản lý cần xác định rõ mục tiêu chung cần đạt được, từ đó đi đến thống nhất phạm vi của hệ thống tương lai. - Phạm vi : Khoanh vùng dự án cụ thể thực hiện theo các phương pháp: + Khoanh vùng hẹp đi sâu giải quyết vấn đề theo chiều sâu + Giải quyết tổng thể toàn bộ vấn đề theo chiều rộng - Phạm vi của dự án liên quan đến các mặt sau + Xác định các lĩnh vực của dự án : Mỗi lĩnh vực là một bộ phận tương đối độc lập của hệ thống. Ví dụ :Bán hàng, mua hàng + Xác định các chức năng: Xác định rõ các nhiệm vụ cho trên từng lĩnh vực của dự án. Ví dụ : Trong bán hàng : tăng cường tiếp thị, cải tiến cơ cấu bán hàng. 18 Mục tiêu : Khắc phục các yếu kém hiện tại đáp ứng yêu cầu trong tương lai Hạn chế :Về tài chính, con người, thiết bị, môi trường, thời gian 4. PHÁC HOẠ CÁC GIẢI PHÁP CÂN NHẮC TÍNH KHẢ THI Để đạt được mục tiêu đề ra, thường có nhiều giải pháp. Cố gắng tìm ra lượng tối đa các giải pháp. Sau đó sẽ đem ra so sánh, kiểm tra tính khả thi để chọn ra giải pháp tối ưu. Một số tiêu chuẩn so sánh đánh giá + Mức tự động hoá : có nhiều mức khác nhau  Mức thấp (tổ chức lại các hoạt động thủ công): Không tự động hoá và chỉ cần tổ chức lại hệ thống  Mức trung bình (tự động hoá một phần) có máy tính trợ giúp nhưng không đảo lộn cơ cấu tổ chức: Tự động hoá từng bộ phận, chức năng hay một số lĩnh vực của hệ thống.  Mức cao: Tự động hoá toàn bộ hệ thống, thay đổi toàn diện cơ cấu tổ chức và phương thức làm việc - Hình thức xử lý : + Xử lý theo mẻ (theo lô) : Thông tin được tích luỹ lại và xử lý một cách định kỳ. Mỗi lần xử lý toàn bộ hay một phần dữ liệu đã tích luỹ được. + Xử lý trực tuyến (on line) : Dữ liệu được xử lý liên tục, ngay lập tức. Khối lượng dữ liệu để xử lý không lớn lắm và yêu cầu có sự xử lý liên tục. - Phân tích tính hiệu quả và đánh giá tính khả thi: + Chi phí bỏ ra và lợi ích thu về + Khả thi về kỹ thuật + Khả thi về kinh tế + Khả thi về nghiệp vụ - Lựa chọn cân nhắc tính khả thi. Ví dụ: Hệ cung ứng vật tư - Yếu kém + Thiếu vắng: Không có sẵn kho hàng chứa các hàng thường sử dụng trong nhà máy => Khi phân xưởng yêu cầu không thể có hàng ngay. Bộ phận nhận phát hàng còn thiếu việc quản lý kho=>Gây khó khăn cho việc nhận phát hàng + Sự kém hiệu quả : 19  Cách viết đơn hàng do phải tập hợp phân loại nhiều vật tư đã làm chậm quy trình xử lý.  Cất giữ thông tin về phân xưởng cần mặt hàng nào ở tệp đơn hàng và việc chuyển giao thông tin ở trên giấy tờ.  Tệp đơn hàng không chuyển giao được cho hệ thống phát hàng phải đưa ra giấy tờ để đối chiếu giữa hoá đơn và hàng nhận về.  Quản lý của nhà máy khá phân tán gây nhiều sai sót, phí tổn cao: khâu đối chiếu thủ công - Mục tiêu của hệ thống mới: + Thêm cho nhà máy một kho hàng thông dụng. Thêm chức năng quản lý kho hàng nâng cao việc quản lý hàng hoá, tăng tốc độ giao hàng và nhận hàng. + Khắc phục hai điều kém hiệu quả bằng cách tổ chức lại để rút ngắn quy trình giải quyết một dự trù hàng hoá. Tự động hoá khâu đối chiếu thủ công tăng tốc độ, giảm sai sót. + Nhằm tổ chức lại để theo dõi thực hiện đơn hàng chặt chẽ - Phác hoạ giải quyết + Giải pháp 1: Bỏ hai hệ thống trên máy tính đưa nhiệm vụ về trung tâm máy tính giải quyết toàn bộ + Giải pháp 2: Tạo mới các kênh liên lạc giữa 2 máy tính (Không khả thi về kỹ thuật vì 2 máy tính có thể không tương thích) + Giải pháp 3: Viết thêm một hệ thống đối chiếu hệ thống này nhận thông tin từ hệ đặt hàng và phát hàng đưa ra bán. Danh sách phát hàng cùng những thông tin không trùng khớp giữa hoá đơn và hàng về. + Giải pháp 4: Gộp hệ đặt hàng vào phát hàng hoặc ngược lại (Không khả thi về kỹ thuật và nghiệp vụ) + Giải pháp 5: Bổ xung việc quản lý kho vào hệ nhận phát hàng và thay thế đối chiếu thủ công bằng hệ thống tự động 20 Ho¸ ®¬n HÖ ®Æt hµng chØ lµm nhiÖm vô mua hµng Yªu cÇu mua hµng Dù trï tõ ph©n x­ëng §¬n hµng Ghi nhËn hµng vÒ Tån kho HÖ ph¸t hµng: - Qu¶n lý dù trï - Qu¶n lý kho Giao hµng cho ph©n x­ëng - NhËn hµng vµ ph¸t Hình 2.2.Sơ đồ hoạt động của hệ thống cung ứng vật tư - Lựa chọn giải pháp Giải pháp1: + Mức độ tự động hoá cao hệ thống cho phép cải thiện rõ rệt hiệu quả cung cấp hàng cho các phân xưởng. + Độ rủi ro cao vì phải bỏ toàn bộ hệ thống cũ thay bằng hệ thống mới. + Không tận dụng được kết quả của hệ thống cũ đã có hai bộ phận được tự động hoá mặc dù chưa hoàn chỉnh. + Chi phí quá lớn => Không có tính khả thi về mặt nghiệp vụ và kinh tế Giải pháp 5 : + Mức độ tự động hoá vừa phải có tác dụng nêu cao đáng kể hiệu quả cung cấp hàng. + Tận dụng được kết quả của hệ thống cũ. + Độ rủi ro không lớn lắm có thể chấp nhận được. + Chi phí ở mức cho phép. + Tuy nhiên vệc xây dựng hệ thống mới dựa trên hệ thống cũ cũng đặt ra nhiều khó khăn 21 5. LẬP DỰ TRÙ VÀ KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI DỰ ÁN 5. 1. Hồ sơ về điều tra và xác lập giải pháp - Tập hợp các kết quả điều tra + Hồ sơ đầu ra: Mô tả chức năng trả lời cho câu hỏi hệ thống làm gì, mục đích dùng cho việc gì, thông tin được biểu diễn/đưa ra như thế nào, người sử dụng, tần suất, quản lý khi nào và ra sao + Hồ sơ đầu vào: Mô tả chức năng, mô tả các trường dữ liệu, quan hệ của nó với đầu ra. + Tài nguyên: Phần cứng, chuyên viên kỹ thuật, đội ngũ cán bộ sử dụng, nhu cầu huấn luyện. - Các ý kiến phê phán đánh giá về + Thời gian xử lý, thời gian cho phép, trả lời , bảo trì. + Chi phí thu nhập + Chất lượng công việc + Độ tin cậy, tính mềm dẻo + Khả năng bình quân tối đa của hệ thống. - Các giải pháp đề xuất và các quyết định lựa chọn 5. 2. Dự trù về thiết bị - Sơ bộ dự kiến : + Số lượng dữ liệu cần lưu trữ lâu dài + Các dạng làm việc + Số lượng người dùng + Khối lượng thông tin cần thu thập + Khối lượng thông tin cần kiết xuất - Thiết bị cần có : + Cấu hình của thiết bị: tổ chức, hoạt động đơn lẻ trên mạng,.. + Thiêt bị ngoại vi + Phần mềm - Điều kiện mua và lắp đặt: + Tài chính + Giao hàng và lắp đặt 22 + Huấn luyện người dùng + Bảo trì hệ thống 5. 3. Kế hoạch triển khai dự án - Lập lịch : Vì các dự án đều bị giới hạn bởi yếu tố thời gian (một trong số các nhân tố quyết định thành công của dự án) nên phải có kế hoạch phân bổ công việc (thời gian chi tiết và hợp lý) xác định các mốc thờì gian của dự án giúp cho công tác kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện - Tiến độ triển khai dự án + Các giai đoạn triển khai dự án + Các kế hoạch lắp đặt + Các kế hoạch huấn luyện người dùng + Các mối liên quan đến dự án khác trong tương lai hoặc sự hỗ trợ của các cơ quan ngoài. - Người phụ trách: chuyên gia về tin học, về quản lý - Các nhân viên làm việc: các phân tích viên, lập trình viên, những người khai thác. 23 CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG 1. MÔ HÌNH PHÂN Rà CHỨC NĂNG Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phân hệ thống. Để phân tích yêu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức thực hiện những nhiệm vụ, chức năng gì. Từ đó tìm ra các dữ liệu, các thông tin được sử dụng và tạo ra trong các chức năng cũng như những hạn chế, các ràng buộc đặt lên các chức năng đó. 1.1. Định nghĩa Mô hình phân rã chức năng (BFD) là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện. Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụ thuộc kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống. Ví dụ: QL doanh nghiÖp QL nh©n sù QL tµi chÝnh QL vËt t­ QL b¸n hµng QL ng­êi L§ QL thu chi QL thiÕt bÞ QL ®¬n hµng Tr¶ c«ng L§ H¹ch to¸n QL nguyªn liÖu TiÕp thÞ Hình 3.1. Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý doanh nghiệp 1.2.Các thành phần a. Chức năng - Chức năng: là công việc mà tổ chức cần làm và được phân theo nhiều mức từ tổng hợp đến chi tiết. - Cách đặt tên : Tên chức năng phải là một mệnh đề động từ, gồm động từ và bổ ngữ. Động từ thể hiện hoạt động, bổ ngữ thường liên quan đến các thực thể dữ liệu trong miền nghiên cứu. Chú ý: Tên các chức năng phải phản ánh được các chức năng của thế giới thực chứ không chỉ dùng cho hệ thông tin. Tên của chức năng là một câu ngắn giải thích đủ nghĩa của chức năng, sử dụng thuật ngữ nghiệp vụ Ví dụ: Lấy đơn hàng, Mua hàng, Bảo trì kho... - Biểu diễn: Hình chữ nhật Tên chức năng Mua hàng Bài tập : Xác định các chức năng trong hệ thống sau Việc quản lý một bến xe khách bao gồm nhiều công việc: Quản lý khách hàng, quản lý trật tự bến bãi, quản lý phương tiện xe máy, quản lý nhân sự của bến xe. Trước mắt hệ thống tập trung quản lý khách hàng và phương tiện xe máy. Khách hàng có thể gửi yêu cầu xem thông tin hoặc đặt mua vé trực tiếp hay gián tiếp qua điện thoại. Khi nhận được yêu cầu, bến xe phải có thông tin trả lời khách hàng. Nếu khách hàng muốn đặt mua vé, hệ thống phải có khả năng tìm kiếm những điều kiện thuận lợi nhất cho khách hàng (loại xe, chỗ ngồi...) và thực hiện việc bán vé. Các phương tiện chuyên chở phải được quản lý chặt chẽ từ khi mới nhập về đến khi được thanh lý. Cụ thể khi kiểm tra thấy số lượng phương tiện không đủ đáp ứng yêu cầu của khách hàng, bến xe sẽ liên hệ với nhà cung cấp đặt mua xe mới. Nhà quản lý căn cứ vào các báo cáo về phương tiện để xem xét. Khi tình trạng một xe không đảm bảo chất lượng nhà quản lý yêu cầu bộ phận quản lý xe tiến hành thanh lý. Công việc điều động xe được thực hiện khi có yêu cầu điều động xe từ nhà quản lý căn cứ vào báo cáo về vé đã bán. Hàng ngày các bộ phận phải có báo cáo cho người quản lý bến về tình trạng của xe, vé đã bán đồng thời nhận các chỉ thị về điều động xe, thanh lý và nhập mới xe. b. Quan hệ phân cấp - Mỗi chức năng được phân rã thành các chức năng con. Các chức năng con có quan hệ phân cấp với chức năng cha. − Biểu diễn Mô hình phân rã chức năng biểu diễn thành hình cây phân cấp. Ví dụ: TuyÓn nh©n viªn N hË n ng­êi vµ o lµm viÖ c § ¨ ng th«ng b¸o tuyÓn ng­êi N hË n vµ xe m xÐ t hå s¬ T iÕ n hµ nh p háng vÊ n ho Æ c thi B á c ¸c tr­êng hîp kh«ng tho ¶ m · n G iao viÖ c c ho ng­êi lµm m íi Hình 3.2. Sơ đồ phân cấp chức năng của công việc tuyển nhân viên Bài tập : Phân rã các chức năng trong hệ thống quản lý bến xe 1.3. Đặc điểm và mục đích của mô hình Đặc điểm  Cung cấp cách nhìn khái quát chức năng  Dễ thành lập  Gần gũi với sơ đồ tổ chức.  Không đưa ra được mối liên quan về thông tin giữa các chức năng. Mục đích  Xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích  Cho phép mô tả khái quát dần các chức năng của một tổ chức một cách trực tiếp khách quan. Cho phép phát hiện chức năng thiếu, trùng lặp  Giúp làm việc giữa nhà thiết kế và người sử dụng trong khi phát triển hệ thống. 1.4. Xây dựng mô hình a. Nguyên tắc phân rã các chức năng Trong quá trình tiếp cận một tổ chức theo phương pháp từ trên xuống, ta nhận được thông tin về các chức năng từ mức gộp (do lãnh đạo cung cấp) đến mức chi tiết (do các bộ phận chức năng cung cấp). Cách phân cho này phù hợp với sự phân công các chức năng công việc cho các bộ phận chức năng cũng như cho các nhân viên của một tổ chức. Cách phân chia này thường theo nguyên tắc sau:  Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiện chức năng đã phân rã ra nó.  Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảo thực hiện được các chức năng ở mức trên đã phân rã ra chũng Quy tắc này được sử dụng để phân rã một sơ đồ chức năng nhận được còn đang ở mức gộp. Quá trình phân rã dần thường được tiếp tục cho đến khi ta nhận được một mô hìnhvới các chức năng ở mức cuối mà ta hoàn toàn nằm được nội dung thực hiện nó. b. Tiến hành B1: Xác định chức năng   Trong hầu hết các hoàn cảnh, các chức năng cha và chức năng con trong hệ thống có thể được xác định một cách trực giác trên cơ sở thông tin nhận được trong khảo sát. Ở mức cao nhất, một chức năng chính sẽ làm một trong ba điều sau: + Cung cấp sản phẩm (VD:Phát hàng) + Cung cấp dịch vụ (VD: Đặt hàng) + Quản lý tài nguyên (VD: Quản lý nhân sự, bảo trì kho..)  Mỗi chức năng có một tên duy nhất, các chức năng khác nhau phải có tên khác nhau. Để xác định tên cho chức năng có thể bàn luận và nhất trí với người sử dụng. B2: Phân rã các chức năng  Phân rã có thứ bậc  Thực hiện việc phân rã chức năng theo các nguyên tắc phân rã  Khi phân rã một chức năng thành các chức năng con có thể căn cứ vào một số gợi ý:  Xác định nhu cầu hoặc kế hoạch mua sắm.  Mua sắm và/hoặc cài đặt.  Bảo trì và hỗ trợ.  Thanh lý hoặc chuyển nhượng VD: Chức năng "Đặt hàng" :Kế hoạch mua sắm gợi ý:"Chọn nhà cung cấp".