Cách lập hóa đơn.docx (chế độ kế toán)

CÁCH LẬP HÓA ĐƠN Hiện nay đã có nhiều thay đổi về Cách lập hóa đơn, lập hóa đơn như thế nào cho đúng với quy định? Dưới đây xin chia sẻ với các bạn về cách lập hóa đơn theo quy định mới nhất theo Thông tư 39/2014/TT-BTC và sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 26/2015/TT-BTC. 1. Nguyên tắc lập hóa đơn Theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC thì khi lập hóa đơn doanh nghiệp phải tuân thủ một số nguyên tắc sau:  Phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, (bao gồm khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương và tiêu dùng nội bộ)  Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh  Không được tẩy xóa, sửa chữa;  Phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ;  Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có).Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.  Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất, trên các liên hóa đơn có cùng một số.  Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn. 2. Cách lập hóa đơn Căn cứ Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC có hướng dẫn ghi một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn được lập như sau: 2.1. Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn  Trường hợp hóa đơn lần đầu “Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền. … Ngày lập hóa đơn đối với việc bán dầu thô, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến và một số trường hợp đặc thù thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.”  Trường hợp hóa đơn điều chỉnh hàng bán bị trả lại: Đối với trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn hàng bán bị trả lại thì ngày lập hóa đơn là ngày trả lại, là ngày ghi trên biên bản hoặc là ngày trả hàng. 2.2. Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua” Ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt theo Giấy chứng nhận ĐKKD. Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp. Chú ý một số trường hợp đặc biệt: – Tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc. Đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính. – Khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế, thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”. – Riêng đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hóa đơn, cuối ngày đơn vị phải lập chung một hóa đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hóa đơn phát sinh trong ngày. 2.3. Tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”  Ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra;  Gạch chéo phần bỏ trống (nếu có), trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo 2.4. Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)” Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn (gọi là dấu treo). 2.5. Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)” Ai mua hàng thì người ấy ký và ghi rõ họ tên. Chú ý: Riêng đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX. Khi lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài. 2.6. Đồng tiền ghi trên hóa đơn Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam. Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt. Ví dụ: 10.000 USD – Mười nghìn đô la Mỹ. Đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn. Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.