Nội dung

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 Lêi nãi ®Çu Víi ph¬ng ch©m g¾n chÆt gi÷a lý luËn vµ thùc tiÔn trong c«ng t¸c ®µo t¹o cña Khoa Lu tr÷ häc vµ Qu¶n trÞ v¨n phßng nãi riªng vµ trêng §¹i häc Khoa häc X· héi vµ Nh©n v¨n nãi chung: lÊy lý luËn lµm ®iÓm tùa lµm c¬ së cho ho¹t ®éng thùc tiÔn vµ ngîc l¹i tõ thùc tiÔn bæ sung nh÷ng kiÕn thøc míi, cËp nhËt vµ lµm phong phó thªm kho tµng lý luËn. Nh»m môc ®Ých ®µo t¹o nh÷ng cö nh©n trong t¬ng lai n¾m v÷ng lý luËn, lµm viÖc cã hiÖu qu¶ trong thùc tiÔn. Do v©y, sau khi ®· trang bÞ cho sinh viªn mét hÖ thèng lý luËn kh¸ ®Çy ®ñ Khoa Lu tr÷ häc vµ Qu¶n trÞ v¨n phßng – Trêng §¹i häc Khoa häc X· héi vµ Nh©n v¨n - §¹i häc Quèc gia Hµ Néi ®· tæ chøc nh÷ng ®ît thùc tËp thùc tÕ cho sinh viªn n¨m thø 3 vµ thø 4 cña khoa. §ît thùc tËp thùc tÕ cña sinh viªn n¨m thø 3 ®îc tæ chøc sau khi sinh viªn ®· häc xong lý thuyÕt c¸c m«n: LuËt hµnh chÝnh, Qu¶n trÞ hµnh chÝnh v¨n phßng, C«ng t¸c v¨n th, Kü thuËt so¹n th¶o v¨n b¶n, NghiÖp vô th ký v¨n phßng... Môc ®Ých cña ®ît thùc tÕ nµy lµ muèn gióp cho sinh viªn t×m hiÓu t×nh h×nh c«ng t¸c v¨n phßng vµ v¨n th t¹i c¸c c¬ quan cô thÓ. Qua ®ã, sinh viªn cã ®iÒu kiÖn liªn hÖ gi÷a kiÕn thøc lý luËn víi t×nh h×nh thùc tiÔn, cñng cè vµ n©ng cao nhËn thøc vÒ nghÒ nghiÖp. Sinh viªn cã ®iÒu kiÖn vËn dông nh÷ng kiÕn thøc ®· häc ®Ó thùc hµnh mét sè kh©u nghiÖp vô vÒ c«ng t¸c v¨n phßng vµ c«ng t¸c v¨n th nh»m bíc ®Çu rÌn luyÖn tay nghÒ, x©y dùng phong c¸ch lµm viÖc cña mét ngêi c¸n bé v¨n phßng. Ngoµi ra, ®ît thùc tËp nµy cßn gióp cho sinh viªn trong viÖc tiÕp thu nh÷ng kiÕn thøc thuéc lÜnh vùc lu tr÷ ë giai ®o¹n sau. Theo kÕ ho¹ch cña Khoa ®ît thùc tËp cña chóng t«i ®îc chia thµnh hai giai ®o¹n sau: NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 1 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 Giai ®o¹n 1: C¶ líp ®îc chia thµnh bèn nhãm ®Ó ®i kiÕn tËp, ®oµn chóng t«i ®ù¬c ®i th¨m quan vµ kiÕn t©p t¹i Thµnh uû Hµi Phßng, Trung t©m lu tr÷ Thµnh phè H¶i Phßng vµ mét sè UBND thuéc thµnh phè H¶i Phßn Giai ®o¹n 2: Sinh viªn tù ®i thùc tËp ë c¸c c¬ quan mµ m×nh ®· tù liªn hÖ tríc. Giai ®o¹n nµy kÐo dµi trong bèn tuÇn (26/04 -> 25/50/2007), chóng t«i ®· ®Õn thùc tËp t¹i Phßng Hµnh chÝnh – V¨n phßng Bé KH&CN. Qua ®ît kiÕn tËp t¹i thµnh phè H¶i Phßng vµ kÕt qu¶ thùc tËp thùc tÕ t×nh h×nh c«ng t¸c v¨n phßng vµ c«ng t¸c v¨n th t¹i Bé KH&CN, chóng t«i ®· cã ®îc nh÷ng bµi häc, nh÷ng hiÓu biÕt míi vÒ c«ng viÖc, ngµnh nghÒ m×nh ®îc ®µo t¹o. KÕt qña cña ®ît kiÕn tËp t¹i bé KH&CN ®ùîc chóng t«i hÖ thèng theo bè côc sau: Ch¬ng I: Chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n, c¬ cÊu tæ chøc cña Bé KH&CN vµ V¨n phßng Bé KH&CN. Ch¬ng II: Thùc tr¹ng c«ng t¸c qu¶n trÞ hµnh ch×nh v¨n phßng vµ c«ng t¸c vµ c«ng t¸c v¨n th t¹i V¨n phßng Bé KH&CN Ch¬ng III: NhËn xÐt vµ kiÕn nghÞ ®èi víi Bé KH&CN Trong ®ît thùc tËp nµy, chóng t«i ®· nhËn ®îc sù ®éng viªn vµ híng dÉn nhiÖt t×nh cña c¸c thÇy c« gi¸o trong Khoa, cïng víi sù gióp ®ì t¹o ®iÒu kiÖn v« cïng quý b¸u cña toµn thÓ c¸n bé Phßng Hµnh chÝnh – V¨n phßng Bé KH&CN. Chóng t«i xin ch©n thµnh c¶m ¬n nh÷ng sù gióp quý b¸u trªn. Nh©n ®©y, chóng t«i còng xin bµy tá lêi c¶m ¬n s©u s¾c nhÊt tíi Trëng phßng Hµnh chÝnh Bé KH&CN vµ Th¸c sü Lª TuÊn Hïng, nh÷ng ngêi ®· trùc tiÕp gióp ®ì t«i hoµn thµnh b¶n b¸o c¸o nµy. Tuy nhiªn, do h¹n chÕ vÒ thêi gian vµ kinh nghiÖm cña b¶n th©n nªn b¸o c¸o sÏ kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt, chóng t«i NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 2 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 rÊt mong ®îc sù gãp ý cña thÊy c« vµ c¸c b¹n ®Ó b¸o c¸o ®¹t kÕt qu¶ tèt h¬n. Hµ Néi, ngµy… th¸ng 6 n¨m 2006 Sinh viªn NguyÔn ThÞ QuÕ PhÇn néi dung Ch¬ng I: Chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n, c¬ cÊu tæ chøc cña Bé KH&CN vµ V¨n phßng Béi KH&CN 1.1Chøc n¨ng, nhiÖm vô, c¬ cÊu tæ chøc cña Bé KH&CN. 1.1.1 Vµi nÐt vÒ sù h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña Bé KH&CN Ngay tõ khi miÒn B¾c bíc vµo thêi kú x©y dùng X· héi chñ nghÜa t¹i Héi nghÞ lÇn thø 14 cña Ban chÊp hµnh Trung ¬ng §¶ng kho¸ II vµ §¹i héi ®¶ng lÇn thø III ®· nhÊn m¹nh vai trß cña khoa häc kü thuËt trong ®êi sèng, s¶n xuÊt vµ an ninh quèc phßng. V× vËy, ngµy 14/03/1959 thõa uû quyÒn cña Chñ tÞch níc, Thñ tíng ChÝnh phñ ®· ký S¾c lÖnh sè 016/SL chÝnh thøc thµnh lËp Uû ban Khoa häc Nhµ níc víi nhiÖm vô chung lµ “gióp ChÝnh phñ x©y dùng vµ l·nh ®¹o c«ng t¸c khoa häc vÒ mäi mÆt nh»m phôc vô sù nghiÖp kiÕn thiÕt X· héi chñ nghÜa ë miÒn B¾c gãp phÇn n©ng cao n¨ng xuÊt lao ®éng, n©ng cao ®êi sèng vËt chÊt vµ v¨n ho¸ cña nh©n d©n, phôc vô sù nghiÖp ®Êu tranh thèng nhÊt Nhµ níc vµ sù nghiÖp hoµ b×nh h÷u nghÞ gi÷a c¸c d©n téc”. Cïng víi sù thay ®æi cña t×nh NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 3 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 h×nh kinh tÕ, v¨n ho¸, chÝnh trÞ cña ®Êt níc Uû ban KH&CN Nhµ níc còng kh«ng ngõng phÊn ®Êu x©y dùng vµ ph¸t triÓn qua nhiÒu giai ®o¹n víi s¸u lÇn thay ®æi tªn gäi. Th¸ng 08/2002, t¹i kú häp thø I, Quèc héi kho¸ XI ®· ra quyÕt ®Þnh thµnh lËp Bé Khoa häc vµ C«ng nghÖ trªn c¬ së tæ chøc l¹i Bé Khoa häc C«ng nghÖ vµ M«i truêng. ViÖc thµnh lËp Bé KH&CN trong giai ®o¹n ®Êt níc ®Èy m¹nh c«ng nghÖp ho¸, hiÖn ®¹i ho¸ vµ héi nhËp kinh tÕ quèc tÕ gióp Bé tËp trung h¬n n÷a cho c¸c nhiÖm vô qu¶n lý Nhµ níc vÒ khoa häc c«ng nghÖ trong ph¹m vi c¶ níc, kh¼ng ®Þnh vÞ thÕ, vai trß cña Bé trong viÖc ®iÒu phèi vµ thóc ®Èy c¸c ho¹t ®éng KH&CN ®ãng gãp tÝch cùc cho sù ph¸t triÓn kinh tÕ ®Êt níc vµ héi nhËp. GÇn n¨m m¬i n¨m h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn díi sù l·nh ®¹o c¶u §¶ng vµ Nhµ níc Bé KH&CN ®· kh«ng ngõng kh¾c phôc khã kh¨n, phÊn ®Êu thùc hiÖn tèt nhÊt träng tr¸ch cña mét c¬ quan tham mu, qu¶n lý thèng nhÊt vÒ khoa häc kü thuËt trong ph¹m vi c¶ níc vµ ®· ®¹t ®îc nh÷ng thµnh tùu ®¸ng tù hµo, phôc vô ®¾c lùc cho sù nghiÖp x©y dùng vµ ph¸t triÓn ®Êt níc. 1.1.2 Chc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n cña Bé KH&CN Tõ khi ra ®êi, Bé KH&CN ®· cã nhiÒu v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt quy ®Þnh chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n cïng víi sù ph¸t triÓn cña ®Êt níc nãi chung vµ khoa häc, c«ng nghÖ nãi riªng lµm cho ho¹t ®éng cña Bé ngµy cµng ®i vµo nÒ nÕp vµ cã hiÖu qu¶. GÇn ®©y nhÊt, chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n cña Bé ®îc quy ®Þnh cô thÒ trong NghÞ ®Þnh sè 54/2003/N§-CP ngµy 19/05/2003 cña ChÝnh phñ. §Õn ngµy 16/01/2004 ChÝnh phñ ®· ban hµnh NghÞ ®Þnh sè 28/2004/N§-CP bæ sung, söa ®æi mét sè ®iÒu cña NghÞ ®Þnh sè 54/2003/N§-CP. §©y lµ nh÷ng v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt quan träng, ®Þnh híng cho NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 4 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 ho¹t ®éng khoa häc vµ céng nghÖ cña níc ta trong nh÷ng n¨m ®Çu thÕ kû 21. 1.1.2.1 VÞ trÝ vµ chøc n¨ng Bé KH&CN lµ c¬ quan cña ChÝnh phñ thùc hiÖn chøc n¨ng qu¶n lý nhµ níc vÒ ho¹t ®éng khoa häc vµ c«ng nghÖ, ph¸t triÓn tiÒm lùc khoa häc vµ c«ng nghÖ; tiªu chuÈn ®o lêng chÊt lîng s¶n phÈm, hµng ho¸; së h÷u chÝ tuÖ; n¨ng lîng nguyªn tö, an toµn bøc x¹ h¹t nh©n; qu¶n lý nhµ níc c¸c dÞch vô c«ng trong lÜnh vùc thuéc Bé qu¶n lý; thùc hiÖn ®¹i diÖn chñ së h÷u phÇn vèn cña Nhµ níc t¹i doanh nghiÖp cã vèn nhµ níc thuéc Bé qu¶n lý theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt. 1.1.2.2 NhiÖm vô vµ quyÒn h¹n Bé KH&CN cã tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn nhiÖm vô, quyÒn h¹n theo quy ®Þnh t¹i NghÞ ®Þnh sè 86/2002/N§-CP ngµy 05/11/2002 cña ChÝnh phñ quy ®Þnh quy ®Þnh chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n, vµ c¬ cÊu tæ chøc cña bé, c¬ quan ngang bé, vµ nh÷ng nhiÖm vô quyÒn h¹n ®îc quy ®Þnh cô thÓ trong hai NghÞ §Þnh sè 54 vµ NghÞ ®Þnh sè 28 nªu trªn. NhiÖm vô quyÒn h¹n cña Bé ®îc quy ®Þnh nh sau:  X©y dùng vµ tr×nh ChÝnh phñ, Thñ tíng ChÝnh phñ c¸c dù ¸n luËt, ph¸p lÖnh vµ c¸c v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt kh¸c, chiÕn lîc, quy ho¹ch ph¸t triÓn, kÕ ho¹ch dµi h¹n, n¨m n¨m vµ hµng n¨m vÒ c¸c lÜnh qu¶n lý nhµ níc cña Bé;  Ban hµnh theo thÈm quyÒn c¸c quyÕt ®Þnh, chØ thÞ, th«ng t, vµ c¸c c¨n b¶n kh¸c thuéc ph¹m vi qu¶n lý nhµ níc cña Bé;  ChØ ®¹o, híng dÉn, kiÓm tra vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tæ chøc thùc hiÖn c¸c v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt, chiÕn lîc, quy ho¹ch, kÕ ho¹ch thuéc lÜnh vùc qu¶n lý cña Bé; tuyªn truyÒn, NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 5 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 gi¸o dôc, phæ biÕn c¸c v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt vÒ c¸c lÜnh vù qu¶n lý nhµ níc cña Bé;  Thùc hiÖn nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n cô thÓ vÒ ho¹t ®éng khoa häc kü thuËt;  Thùc hiÖn nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n cô thÓ vÒ tiªu chuÈn ®o lêng chÊt lîng s¶n phÈm;  Thùc hiÖn nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n cô thÓ vÒ së h÷u trÝ tuÖ (kh«ng bao gåm quyÒn t¸c gi¶ v¨n häc, nghÖ thuËt vµ nh·n hiÖu hµng ho¸);  Thùc hiÖn nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n cô thÓ vÒ n¨ng l- îng nguyªn tö, an toµn bøc x¹ vµ h¹t nh©n;  Qu¶n lý vµ tæ chøc thùc hiÖn c¸c dù ¸n ®Çu t thuéc Bé thuéc Bé theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt ®Çu t vµ x©y dùng;  Híng dÉn, kiÓm tra c¸c bé, c¬ quan thuéc ChÝnh phñ, uû ban nh©n d©n ®Þa ph¬ng vÒ viÖc thùc hiÖn chñ tr¬ng, chÝnh s¸ch, quy ®Þnh cña ph¸p luËt vµ chuyªn m«n, nghiÖp vô trong lÜnh vùc qu¶n lý nhµ níc cña Bé;  Thùc hiÖn hîp t¸c quèc tÕ trong lÜnh vùc qu¶n lý nhµ níc cña Bé theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt;  Tæ chøc vµ chØ ®¹o kÕ ho¹ch nghiªn cøu khoa häc, øng dông tiÕn bé khoa häc vµ c«ng nghÖ t¹i c¸c ®¬n vÞ thuéc Bé qu¶n lý;  X©y dùng vµ tr×nh ChÝnh phñ ban hµnh c¬ chÕ, chÝnh s¸ch khuyÕn khÝch ph¸t triÓn dÞch vô c«ng trong c¸c lÜnh vùc qu¶n lý nhµ níc cña Bé; quyÕt ®Þnh c¸c chñ tr¬ng, biÖn ph¸p cô thÓ vµ chØ ®¹o viÖc thùc hiÖnc¬ chÕ ho¹t ®éng cua c¸c tæ chøc dÞch vô c«ng theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt; qu¶n lý vµ chØ ®¹o ho¹t ®éng ®èi víi c¸c tæ chøc sù nghiÖp, dÞch vô c«ng thuéc Bé; NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 6 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3  Thùc hiÖn nhiÖm vô, quyÒn h¹n cô thÓ vÒ ®¹i diÖn chñ së h÷u phÇn vèn cña nhµ níc t¹i doanh nghiÖp cã vèn cña nhµ níc thuéc Bé qu¶n lý theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt;  Qu¶n lý nhµ níc ®èi víi c¸c ho¹t ®éng cña héi vµ tæ chøc ChÝnh phñ trong lÜnh vùc qu¶n lý nhµ níc cña Bé theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt;  Thanh tra, kiÓm tra, gi¶i quyÕt khiÕu l¹i, tè c¸o, chèng tham nhòng, tiªu cùc vµ xö lý c¸c vi ph¹m ph¸p luËt trong c¸c lÜnh vùc qu¶n lý nhµ níc cña Bé;  QuyÕt ®Þnh vµ chØ ®¹o thùc hiÖn ch¬ng tr×nh c¶I c¸ch hµnh chÝnh cña Bé theo môc tiªu vµ néi dung ch¬ng tr×nh c¶I c¸ch hµnh chÝnh nhµ níc ®· ®îc Thñ tíng ChÝnh phñ phª duyÖt;  Qu¶n lý tæ chøc bé m¸y,biªn chÕ, chØ ®¹o thùc hiÖn chÕ ®é tiÒn l¬ng vµ c¸c chÕ ®é, chÝnh s¸ch ®·I ngé, khen thëng, kû luËt ®èi víi c¸n bé, c«ng chøc, viªn chøc nhµ níc thuéc ph¹m vi qu¶n lý cña Bé; x©y dùng vµ quy ®Þnh tiªu chuÈn nghÖp vô, ®µo t¹o, båi dìng vÒ chuyªn m«n, nghiÖp vô ®èi víi cns bé, c«ng chøc, viªn chøc trong c¸c lÜnh nùc qu¶n lý nhµ níc cña Bé;  Qu¶n lý tµi chÝnh, tµi s¶n ®îc giao vµ tæ chøc thùc hiÖn ng©n s¸ch ®îc ph©n bæ theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt. 1.1.3 C¬ cÊu tæ chøc cña Bé KH&CN Còng c¨n cø theo NghÞ ®Þnh sè 54/2003/N§-CP cña ChÝnh phñ, Bé KH&CN cã c¬ cÊu tæ chøc nh sau: VÒ L·nh ®¹o Bé: Bé KH&CN hiÖn nay cã mét Bé truëng do «ng Hoµng V¨n Phong ®¶m nhiÖm (tõ th¸ng 8 n¨m 2002). ¤ng cã vai trß phô tr¸ch, l·nh ®¹o, qu¶n lý chung mäi mÆt ho¹t ®éng vµ c«ng t¸c cña Bé, cña Thñ trëng c¸c ®¬n vÞ thîc Bé; trùc tiÕp l·nh ®¹o c¸c ®¬n vÞ vµ lÜnh vùc c«ng t¸c: c¸c ®¬n vÞ NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 7 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 qu¶n lý Nhµ níc: Vô Tæ chøc c¸n bé, Vô kÕ ho¹ch – tµi chÝnh, Vô hîp t¸c quèc tÕ; Thanh tra, V¨n phßng; C¸c ®¬n vÞ sù nghiÖp; ViÖn chiÕn lîc vµ chÝnh s¸ch khoa häc vµ c«ng nghÖ. Vµ cã ba Thø trëng lµ TrÇn Qu«c Th¾ng, Lª §×nh TiÕn vµ NguyÔn V¨n L¹ng gióp Bé trëng Phô tr¸ch c¸c ®¬n vÞ vµ qu¶n lý trùc tiÕp mét sè lÜnh vùc c«ng t¸c Bé trëng giao cho. - C¸c tæ chøc gióp Bé truëng thùc hiÖn chøc n¨ng qu¶n lý nhµ níc: 1. Vô Khoa häc x· héi vµ Tù nhiªn 2. Vô Khoa häc vµ C«ng nghÖ c¸c ngµnh kinh tÕ – kü thuËt 3. Vô §¸nh gi¸, ThÈm ®Þnh vµ Gi¸m ®Þnh c«ng nghÖ 4. Vô C«ng nghÖ cao 5. Vô Hîp t¸c Quèc tÕ 6. Vô KÕ ho¹ch – Tµi chÝnh 7. Vô Ph¸p chÕ 8. Vô tæ chøc c¸n bé 9. Vô thanh tra 10. V¨n phßng 11. Tæng côa Tiªu chuÈn §o lêng ChÊt lîng 12. Côc së h÷u trÝ tuÖ 13. Côc KiÓm so¸t vµ An toµn bøc x¹, h¹t nh©n 14. Ban Qu¶n lý Khu c«ng nghÖ cao Hoµ L¹c - C¸c tæ chøc sù nghiÖp thuéc Bé: 1. ViÖn ChiÕn lîc vµ ChÝnh s¸ch KH&CN 2. ViÖn n¨ng lîng vµ nguyªn tö ViÖt Nam 3. ViÖn øng dông c«ng nghÖ 4. Trung t©m th«ng tin KH&CN Quèc gia 5. Trêng NghiÖp vô qu¶n lý KH&CN 6. Trung t©m tin häc NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 8 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 7. B¸o c¸o Khoa häc vµ ph¸t triÓn 8. T¹p chÝ Ho¹t ®éng Khoa häc 9. T¹p chÝ tia s¸ng Ngoµi ra, ®Ó thùc hiªn ®¹i diÖn chñ së h÷u phÇn vèn cña Nhµ níc t¹i doanh nghiÖp cã vèn nhµ n¬c thuéc Bé qu¶n lý, Bé KH&CN cßn cã mèi quan hÖ víi c¸c doanh nghiÖp sau: - Nhµ xuÊt b¶n Khoa häc Kü thuËt - C«ng ty C«ng nghÖ vµ Ph¸t triÓn (ITECH) - C«ng ty Së h÷u C«ng nghiÖp (IVESTIP) - C«ng ty cæ phÇn øng dông tiÕn bé KH&CN (MITEC) - C«ng ty cæ phÇn ph¸t triÓn ®Çu t c«ng nghÖ FPT - C«ng ty c«ng nghÖ, ®iÖn tö, c¬ khÝ vµ m«i trêng (EMECO) - C«ng ty xuÊt nhËp khÈu c«ng nghÖ míi (NACENIMEX) - C«ng ty cæ phÇn xuÊt nhËp khÈu kü thuËt (TECHNIMEX) C¸c tæ chøc, ®¬n vÞ thuéc Bé KH&CN cã tr¸ch nhiÖm tæ chøc, ®iÒu hµnh vµ chØ ®¹o thùc hiÖn c¸c lÜnh vùc thuéc ®¬n vÞ m×nh ®îc giao qu¶n lý. 1.2 Chøc n¨ng, nhiÖm vô, c¬ cÊu tæ chøc cña V¨n phßng Bé KH&CN V¨n phßng lµ bé m¸y gióp viÖc, lµ ®Çu mèi liªn hÖ gi÷a c¸c ®¬n vÞ trong c¬ quan, gióp cho bé m¸y ®îc ho¹t ®éng liªn tôc vµ cã hiÖu qu¶. 1.2.1 Chøc n¨ng cña V¨n phßng Bé KH&CN C¨n cø vµo QuyÕt ®Þnh sè 36/2004/Q§-BKH&CN ngµy 29/10/2004 cña Bé trëng Bé KH&CN vÒ ban hµnh Quy chÕ tæ chøc vµ ho¹t ®éng cña V¨n phßng Bé KH&CN cã chøc n¨ng tham mu cho Bé trëng trong c«ng viÖc chØ ®¹o, ®iÒu hµnh c¸c ho¹t ®éng chung cña Bé; gióp Bé trëng tæ chøc viÖc ®iÒu NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 9 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 hµnh, phèi hîp ho¹t ®éng chung cña c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc Bé; x©y dùng, qu¶n lý vµ thùc hiÖn ®óng Quy chÕ lµm viÖc, ch¬ng tr×nh vµ kÕ ho¹ch c«ng t¸c cña Bé; qu¶n lý tµi chÝnh, tµi s¶n cña ®¬n vÞ tµi chÝnh cÊp v¨n phßng vµ gióp Bé trëng qu¶n lý trùc tiÕp mét sè mÆt c«ng t¸c kh¸c. 1.2.2 NhiÖm vô, quyÒn h¹n cña V¨n phßng Bé KH&CN Còng theo QuyÕt ®Þnh sè 36/2004/QD-BKH&CN nhiÖm vô, quyÒn h¹n chñ yÕu cña V¨n phßng Bé ®îc quy ®Þnh: - X©y dùng c¸c v¨n b¶n chÝnh s¸ch: Chñ tr× hoÆc phèi hîp víi c¸c ®¬n vÞ chøc n¨ng x©y dùng vµ tr×nh Bé trëng ban hµnh Quy chÕ lµm viÖc vµ c¸c quy ®Þnh néi bé kh¸c; theo dâi, ®«n ®èc, kiÓm tra c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc Bé thùc hiÖn Quy chÕ lµm viÖc, c¸c quy ®Þnh néi bé vµ c¸c quyÕt ®Þnh cña Bé trëng Tham mu cho Bé trëng trong viÖc lùa chän nh÷ng vÊn ®Ò vÒ chñ tr¬ng, chÝnh s¸ch, ph¸p luËt vµ c¬ chÕ qu¶n lý quan träng ®Ó giao cho c¸c ®¬n vÞ liªn quan trùc thuéc Bé nghiªn cøu tr×nh Bé trëng. - NhiÖm vô vµ quyÒn h¹n cô thÓ trong viÖc tiÕp nhËn, th©m tra vµ tr×nh Bé trëng c¸c v¨n b¶n, chÝnh s¸ch. - NhiÖm vô vµ quyÒn h¹n cô thÓ trong viÖc x©y dùng vµ thùc hiÖn kÕ ho¹ch c«ng t¸c cña bé - NhiÖm vô vµ quyÒn h¹n cô thÓ trong c«ng t¸c ®¶m b¶o c¸c ho¹t ®éng hµnh chÝnh cña Bé - NhiÖm vô vµ quyÒn h¹n cô thÓ trong c«ng t¸c thi ®ua, khen thëng, th«ng tin, tuyªn truyÒn vµ lª t©n cña Bé Ngoµi ra, cßn mét sè c«ng t¸c kh¸c vÒ phßng dÞch, c«ng t¸c kÕ ho¹ch ho¸ gia ®×nh, c«ng t¸c b¶o vÖ søc khoÎ cho c¸n bé, c«ng chøc vµ viªn chøc trong Bé, thùc hiÖn nhiÖm vô lµm NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 10 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 ®Çu mèi giao dÞch víi cÊp trªn, cÊp díi vµ c¬ quan, tæ chøc bªn ngoµi theo sù ph©n c«ng cña L·nh ®¹o Bé, qu¶n lý tæ chøc c¸n bä cña V¨n phßng theo sù ph©n cÊp qu¶n lý cña Bé trëng, tæ chøc vµ qu¶n lý c¸c ho¹t ®éng cña V¨n phßng thêng trùc phÝa Nam ®Æt t¹i TP. Hå ChÝ Minh. Víi nh÷ng chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n trªn Quy chÕ cßn quy ®Þnh cho V¨n phßng cã con dÊu riªng mang tªn V¨n phßng; ®îc më tµi kho¶n néi tÖ vµ ngo¹i tÖ t¹i Kho b¹c nhµ níc vµ Ng©n hµng nhµ níc. §iÒu nµy cµng cho thÊy vai trß, vÞ trÝ to l¬n cña v¨n phßng trong ho¹t ®éng qu¶n lý cña Bé. 1.2.3 C¬ cÊu tæ chøc cña V¨n phßng Bé KH&CN Quy ®Þnh t¹i ®iÒu 4 cña Quy chÕ tæ chøc vµ ho¹t ®éng cña v¨n phßng Bé KH&CN ban hµnh kÌm theo QuyÕt ®Þnh sè 36/2004/Q§-BKHCN ngµy 29/10/2004 cña Bé KH&CN: V¨n phßng ®îc tæ chøc vµ lµm viÖc theo chÕ ®é thñ trëng kÕt hîp víi bµn b¹c tËp thÓ.  Ch¸nh v¨n phßng chÞu tr¸ch nhiÖm tríc Bé trëng vÒ toµn bé ho¹t ®éng cua V¨n phßng.  C¸c Phã ch¸nh v¨n phßng lµ ngêi gióp Ch¸nh V¨n phßng chØ ®¹o mét sè mÆt c«ng t¸c theo sù ph©n c«ng cña Ch¸nh V¨n phßng vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tríc Ch¸nh V¨n phßng vÒ nhiÖm vô ®îc ph©n c«ng. Khi Ch¸nh V¨n phßng v¾ng mÆt, viÖc ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña v¨n phßng sÏ do mét Phã ch¸nh V¨n phßng ®îc uû quyÒn thùc hiÖn nhng Ch¸nh V¨n phßng vÉn lµ ngêi chÞu chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ c¸c quyÕt ®Þnh cña Phã ch¸nh V¨n phßng  C¸c ®¬n vÞ chuyªn m«n nghiÖp vô: ®îc chia thµnh hai nhãm la: Nhãm 1: Tham mu tæng hîp 1. Phßng tæng hîp NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 11 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 2. Phßng Hµnh chÝnh – Tæ chøc 3. Phßng Lu tr÷ 4. Phßng Tµi vô 5. Phßng Thi ®ua - Khen thëng 6. V¨n phßng Thêng trùc phÝa Nam Nhãm 2: Qu¶n trÞ, ®¶m b¶o c¬ së vËt chÊt 1. Phßng Qu¶n trÞ - Y tÕ 2. Phßng xe 3. Phßng LÔ t©n 4. Phßng Khoa häc vµ C«ng nghÖ néi bé 5. Phßng X©y dùng c¬ b¶n Chøc n¨ng, nhiÖm vô quyÒn h¹n cô thÓ cña c¸c ®¬n vÞ trªn do Ch¸nh V¨n phßng quy ®Þnh. Nh v©y, cho ®Õn thêi ®iÓm nµy Bé KH&CN vÉn cha ban hµnh quy chÕ quy ®Þnh cô thÓ vÒ chøc n¨ng, nhiÖm vô riªng cña tõng ®¬n vÞ chuyªn m«n. §iÒu nµy g©y khã kh¨n trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng nh: Ch¸nh V¨n phßng ph¶i kiªm nhiÖm rÊt nhiÒu viÖc, C¸c ®¬n vÞ chuyªn m«n kh«ng n¾m v÷ng nhiÖm vô cô thÓ cña m×nh cã thÓ chång chÐo c«ng viÖc cña c¸c ®¬n vÞ kh¸c hoÆc kh«ng lµm hÕt c«ng viÖc cña m×nh… §iÒu nµy ®ßi hái V¨n phßng Bé KH&CN cÇn ban hµnh mét quy chÕ cô thÓ t¹o ®iÒu kiÖn ®Ó tõng ®¬n vÞ cã thÓ tiÕn hµnh c¸c ho¹t ®«ng theo ®óng thÈm quyÒn vµ tr¸ch nhiÖm cña m×nh. 1.2.4 Quan hÖ c«ng t¸c g÷a v¨n phßng víi c¬ quan cÊp trªn c¸c phßng, ban liªn quan vµ c¬ së trùc thuéc. Ch¸nh V¨n ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng cña V¨n phßng trªn c¬ së quy chÕ lµm viÖc cña Bé, Quy chÕ tæ chøc vµ ho¹t ®éng cña V¨n phßng, c¸c quy ®Þnh cña ph¸p luËt vÒ c¸n bé, c«ng chøc, viªn chøc. NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 12 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 L·nh ®¹o v¨n phßng thùc hiÖn chÕ ®é lµm viÖc, quan hÖ c«ng t¸c víi thñ trëng c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc Bé theo quy chÕ lµm viÖc cña Bé vµ theo c¸c quy ®Þnh kh¸c do Bé trëng ban hµnh. V¨n phßng lµ bé phËn gióp viÖc lµ ®Çu mèi liªn l¹c gi÷a néi bé trong c¬ quan vµ c¸c bé phËn cã liªn quan. V¨n phßng Bé KH&CN nãi chung vµ c¸n bé trong V¨n phßng nãi riªng lu«n ý thøc ®îc ®iÒu ®ã vµ lu«n thùc hiÖn tèt nhiÖm vô cña m×nh Cã thÓ thÊy r»ng, mÆc dï lµ bé phËn riªng nhng vÉn lµ mét hÖ thèng thèng nhÊt cã quan hÖ hç trî bæ sung lÉn nhau trong c«ng t¸c qu¶n lý Nhµ níc vª lÜnh vùc khoa häc vµ c«ng nghÖ. NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 13 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 Ch¬ng II: Thùc tr¹ng c«ng t¸c v¨n phßng vµ c«ng t¸c v¨n th t¹i v¨n phßng bé kh&cn 2.1 C«ng t¸c qu¶n trÞ hµnh chÝnh v¨n phßng 2.1.1 M« h×nh tæ chøc n¬i lµm viÖc cña V¨n phßng Bé KH&CN V¨n phßng Bé KH&CN ®îc ®Æt cïng trô së cña Bé t¹i sè 39 - TrÇn Hng §¹o - QuËn Hoµn KiÕm - Hµ Néi. V¨n phßng ®îc bè trÝ theo kiÓu truyÒn thèng víi nhiÒu lo¹i h×nh c¬ quan hµnh chÝnh cña níc ta hiÖn nay. Lý do cña viÖc bè trÝ nh v©y lµ do tËn dông tèi ®a diÖn mÆt b»ng kh«ng réng l¾m (2,5 mÐt vu«ng trªn 1 ngêi) h¬n n÷a ®©y l¹i lµ trô së mµ Uû Ban Khoa häc Nhµ níc (nay thuéc Bé KH&CN) tiÕp qu¶n cña h·ng dÇu Shell do Ph¸p x©y dùng. Mét c¬ quan hµnh chÝnh cña nhµ níc ®îc bè trÝ trªn kÕt cÊu cña mét doanh nghiÖp ®îc x©y dùng tõ nh÷ng n¨m 40, ®iÒu nµy kh«ng tr¸nh khái nh÷ng khã kh¨n vÒ ®iÒu kiÖn lµm viÖc. HiÖn nay, V¨n phßng cña Bé vÉn bè trÝ c¸c phßng t¸ch riªng ph©n bè ®Òu trªn kh¾p toµ nhµ. C¸ch bè trÝ nh vËy còng ®em l¹i nh÷ng u ®iÓm c¬ b¶n nh: t¹o ®îc m«i trêng lµm viÖc yªn tÜnh cho c¸n bé ®Æc biÖt lµ L·nh ®¹o c¬ quan; c¸c v¨n b¶n, giÊy tê ®îc h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña mçi ®¬n vÞ ®îc qu¶n lý kh¸ chÆt chÏ NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 14 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 vµ cã tÝnh b¶o mËt cao; H¬n na, viÖc ph©n c«ng thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc cña phßng ®îc râ rµng, kh«ng chång chÐo, nhÇm lÉn khi gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò thuéc chuyªn m«n riªng cña c¸c phßng; §Æc biÖt, viÖc bè trÝ phßng Hµnh chÝnh ë t©ng mét c¹nh cæng ra vµo cña c¬ quan t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸c c¬ quan, ®¬n vÞ hoÆc kh¸ch ®Õn liªn hÖ, xin dÊu, chuyÓn giao c«ng v¨n ®i - ®Õn ®îc thuËn tiÖn, dÔ dµng. Bªn canh nh÷ng u ®iÓm th× vÉn tån t¹i nh÷ng h¹n chÕ: C¸c bé phËn cña V¨n phßng thêng xuyªn ph¶i trao ®æi, liªn hÖ víi trong trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn c«ng viÖc cña m×nh nhng c¸ch bè trÝ nh v©y sÏ lµm c¸n bé ph¶i mÊt nhiÒu thêi gian ®i l¹i hoÆc rÊt mÊt thêi gian khi tim kiÕm tµi liÖu liªn quan phôc vô cho gi¶i quyÕt c«ng viÖc chuyªn m«n; Bªn c¹nh ®ã, lµm khã kh¨n trong c«ng t¸c viÖc lËp hå s¬ hiÖn hµnh cña V¨n phßng; yªu cÇu c¸n bé, chuyªn viªn ph¶i cã tinh thÇn tù gi¸c cao, ý thøc tËp thÓ v× l·nh ®¹o kh«ng thÓ thêng xuyªn kiÓm tra, gi¸m s¸t c«ng viÖc ®· ph©n bæ cho tõng ®¬n vÞ hoÆc chuyªn viªn, nÕu nh c¸c c¸n bé, chuyªn viªn kh«ng cã tinh thÇn tù gi¸c, û l¹i, thiÕu tr¸ch nhiÖm trong c«ng viÖc sÏ dÉn ®Õn hiÖn tîng tr× trÖ, tån ®äng c«ng viÖc hÕt ngµy nµy qua ngµy kh¸c, gi¶m hiÖu suÊt c«ng viÖc dÉn ®Õn ¶nh hëng ®Õn kÕt qña c«ng viÖc cña tõng bé phËn. Tuy vÉn cã nh÷ng h¹n chÕ nhng c¸ch bè trÝ V¨n phßng nh vËy còng ®· kh¸ hîp lý víi c¬ së h¹ tÇng, ®¸p øng yªu cÇu thùc tÕ ®Æt ra. §Ó kh¾c phôc khã kh¨n, hiÖn nay, nhµ níc ®ang triÓn khai x©y dùng trô së míi cña Bé t¹i ®êng L¸ng Hoµ l¹c. Hy väng trô së míi nµy sÏ gi¶i quyÕt ®îc nh÷ng h¹n chÕ nªu trªn ®Ó c«ng t¸c qu¶n lý cña Bé ngµy cµng tèt h¬n. 2.1.2 T×nh h×nh ®éi ngò c¸n bé V¨n phßng NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 15 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 §Ó n¾m râ ®éi ngò c¸n bé hiÖn nay cña Bé, ®ît thùc tËp nµy chóng t«i ®· kh¶o s¸t, t×nh h×nh ®éi ngò c¸n bé trªn ba ph¬ng diÖn chÝnh lµ: ®é tuæi cña c¸n bé, tr×nh ®é chuyªn m«n vµ c¸ch thøc tæ chøc biªn chÕ. Thø nhÊt, ®é tuæi cña c¸n bé: Cã 103 c¸n bé trong ®ã ®a sè lµ trªn 30 tuæi, ®éi ngò c¸n bé trÎ chiÕm sè lîng Ýt. §©y cung lµ mét lîi thÕ lín cña bé v× c¸n bé lín tuæi ®· nhiÒu n¨m c«ng t¸c nªn cã kinh nghiÖm qu¶n lý tèt. Bªn c¹nh ®ã nã còng cã h¹n chÕ lµ c¸n bé lín tuæi sÏ h¹n chÕ vÒ søc khoÎ, cËp nhËt th«ng tin míi chËm, khã thay ®æi c¸ch t duy qu¶n lý... Víi sè lîng c¸n bé trÎ Ýt nhng lµ nh÷ng ngêi cã n¨ng lùc, yªu nghÒ vµ rÊt t©m huyÕt phôc vô ®¾c lùc cho c«ng t¸c qu¶n lý. MÆc dï vËy nhng Bé còng cÇn quan t©m chó ý cho c«ng t¸c ®µo t¹o, tuyÓn dông c¸n bé trÎ. Díi ®©y lµ b¶ng tæng hîp sè liÖu mµ chóng t«i ®· thu thËp ®îc: Sè lîng C¸n bé v¨n phßng L·nh ®¹o VP Chuyªn viªn V¨n th – lu tr÷ Tµi Vô LÔ t©n L¸i xe B¶o vÖ Tæng(103 ngêi) Tû lÖ(%) Biªn chÕ Hîp ®å Trª ng n lao ®¹i ®é häc ng 0 3 2 10 Na m N÷ 4 33 0 25 4 56 2 1 0 10 15 4 4 5 0 0 4 4 4 2 12 2 1 1 8 3 65 63. 1 38 36. 9 86 17 16. 5 83.5 Tr×nh ®é D¬Ý Trun g trun cÊp g cÊp 0 0 0 0 §¹i häc Cao ®¼n g 1 48 0 0 0 2 1 0 0 4 3 4 3 1 1 0 0 2 0 1 0 0 5 1 0 0 0 0 13 16 15. 5 64 3 7 13 62.1 2.9 6.8 12.6 Thø hai, Tr×nh ®é chuyªn m«n: b¶ng tæng hîp cho thÊy tr×nh ®é chuyªn m«n cña c¸n bé kh¸ ®ång ®Òu ®a sè ®· tèt nghiÖp ®¹i häc (chiÕm 62,1%). §Æc biÖt ®éi ngò l·nh ®¹o cã NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 16 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 bèn ngêi th× ba ngêi trªn ®¹i häc, ®· nhiÒu n¨m c«ng t¸c nªn cã rÊt nhiÒu kinh nghiÖm trong c«ng t¸c qu¶n lý vµ c«ng t¸c v¨n phßng. C¸c chuyªn viªn ®Òu lµ nh÷ng ngêi ®· tèt nghiÖp ®¹i häc ®îc s¾p xÕp phï hîp víi chuyªn m«n ®îc ®µo t¹o vµ còng cã nhiÒu n¨m kinh nghiÖm trong c«ng viÖc cña m×nh. GÇn ®©y ®a sè c¸n bé ®Òu cã ý thøc ®i häc lªn tiÕp ë trong vµ ngoµi níc ®Ó n©ng cao tr×nh ®é cña m×nh. HÇu hÕt nh÷ng c¸n bé trung cÊp díi trung chñ yÕu lµ lµm c«ng t¸c b¶o vÖ, t¹p vô hoÆc nh÷ng c«ng viÖc kh«ng ®åi hái chuyªn m«n cao. NhËn thøc ®îc tÇm quan träng cña c«ng t¸c tuyÓn dông vµ ®µo t¹o c¸n bé, l·nh ®¹o Bé vµ l·nh ®¹o V¨n phßng ®· hÕt søc quan t©m, chó ý vµ t¹o ®iÒu kiÖn n©ng cao chÊt lîng ®é ngò c¸n bé. Hµng n¨m, mét lîng kinh phÝ kh¸ lín ®îc dµnh vµo c«ng t¸c nµy. V¨n phßng Bé thêng xuyªn tæ chøc c¸c líp båi dìng n©ng cao nghiÖp vô cho c¸c chuyªn viªn, cö c¸n ®i häc c¸c líp tËp huÊn vÒ qu¶n lý, c«ng t¸c v¨n th vµ ®Æc biÖt cßn cho phÐp mét sè c¸n tham dù c¸c kho¸ häc ë níc ngoµi. Ngoµi ra, c¸n bé, nh©n viªn V¨n phßng ®îc tuyÓn tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau nh thuyªn chuyÓn c¸n bé, giíi thiÖu cña nh÷ng c¸n bé trong c¬ quan vµ ®Æc biÖt lµ trong c«ng t¸c tuyÓn dông. B»ng c¸ch kÕt hîp nhiÒu h×nh thøc kh¸c nhau, V¨n phßng Bé nãi riªng vµ Bé KH&CN nãi chung lu«n ®¶m b¶o ®îc mét ®éi ngò c¸n bé cã kh¶ n¨ng ®¸p øng ®îc c¸c yªu cÇu ®Æt ra trong c«ng viÖc c¶ vÒ sè lîng vµ chÊt lîng. Thø ba, c¸ch thøc tæ chøc biªn chÕ: c¸n bé thuéc biªn chÕ vµ c¸n bé hîp ®ång hiÖn nay cña Bé cã sù chªnh lÖch nhau râ rÖt. C¸n bé biªn chÕ chiÕm 83,5%. ¦u ®iÓm cña viÖc biªn chÕ c¸n bé lµ t¹o ch« c¸n bé cã c¶m gi¸c æn ®Þnh, tËp trung chuyªn t©m trong c«ng viÖc. Tuy nhiªn, sÏ kh«ng tr¸nh khái th¸i ®é û l¹i, kÐm s¸ng t¹o vµ chñ ®éng cña nh÷ng c¸n bé, nh©n NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 17 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 viªn ®· thuéc biªn chÕ. VÊn ®Ò nµy dang ®Æt ra mét c©u hái, vËy lµm thÕ nµo ®Ó kh¾c phôc ®îc nh÷ng h¹n chÕ trªn? §a sè trªn thÕ giíi hiÖn nay ¸p dông h×nh thøc hîp ®ång vµ hîp ®ång dµi h¹n cho c¸n bé. C¸ch nµy cã rÊt nhiÒu u ®iÓm, lµm t¨ng ý thøc lµm viÖc, ph¸t huy tÝnh chñ ®éng, s¸ng t¹o cho c¸n bé. Víi ®Æc thï lµ mét c¬ quan cÊp Bé, Bé KH&CN còng nh V¨n phßng Bé nªn xem xÐt ¸p dông h×nh thøc hîp ®ång vµ hîp ®ång dµi h¹n ®èi víi c¸n bé v¨n phßng. Tuy nhiªn, c¸ch nµy kh«ng nªn ¸p dông cho l·nh ®¹o v× ®©y lµ chøc vô quan träng, cã x¸c ®Þnh tr¸ch nhiÖm cô thÓ. Nh×n chung, ®éi ngò c¸n bé V¨n phßng t¬ng ®èi tèt vÒ n¨ng lùc còng nh lßng nhiÖt t×nh vµ ý thøc trong c«ng t¸c cña m×mh. 2.1.3 Tæ chøc lao ®éng khoa häc trong V¨n phßng + Ph©n c«ng lao ®éng trong v¨n phßng Nh phÇn trªn ®· nãi, tr×nh ®é c¸n bé V¨n phßng Bé KH&CN ®Òu cè tr×nh ®é cao vµ c¨n b¶n ®îc bè trÝ, s¾p xÕp theo ®óng chuyªn m«n ®îc ®µo t¹o. L·nh ®¹o V¨n phßng ®Òu lµ nh÷ng ngêi ®· tèt nghiÖp ®¹i häc, trªn ®¹i häc vµ cã kinh nghiÖm nhiÒu n¨m trong c«ng t¸c qu¶n lý. §ång chÝ Ch¸nh v¨n phßng cña Bé ®· tèt nghiÖp ®¹i häc Kinh tÕ quèc d©n vµ ®· ®i häc th¹c sü t¹i Nga víi gÇn 20 n¨m c«ng t¸c nªn ®· tÝch luü nhiÒu kinh nghiÖm vÒ c«ng t¸c qu¶n lý. §¶n b¶o cã ®ñ tr×nh ®é vµ kinh nghiÖm ®Ó ®¶m nhiÖm tr¸ch nhiÖm ®¶m b¶o mäi mÆt ho¹t ®éng cña V¨n phßng. Gióp viÖc cho Ch¸nh v¨n phßng lµ 3 Phã ch¸nh v¨n phßng còng lµ nh÷ng ngêi cã tr×nh ®é cao vµ nhiÒu n¨m kinh nghiÖn trong c«ng t¸c qu¶n lý, n¨ng næ, ho¹t b¸t cã kh¶ n¨ng tæ chøc vµ diÒu hµnh c«ng viÖc rÊt hiÖu qu¶. C¸c ®ång chÝ trëng phßng ®Òu ®· tèt nghiÖp ®¹i häc theo ®óng chuyªn m«n NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 18 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 vµ ®îc båi dìng vÒ nghiÖp vô qu¶n lý. Trong ®ît thùc tËp nµy chóng t«i ®· ®îc tiÕp xóc vµ lµm viÖc víi ®ång chÝ trëng phßng Hµnh chÝnh - ngêi ®· tèt nghiÖp ®¹i häc chuyªn ngµnh Lu tr÷ häc vµ Qu¶n trÞ v¨n phßng, cã tr×nh ®é chuyªn m«n rÊt v÷ng vµng. HiÖn chó ®ang theo häc kho¸ ®µo t¹o th¹c sü t¹i trêng §¹i häc Khoa häc X· héi vµ Nh©n V¨n, víi kinh nghiÖm nhiÒu n¨m gi÷ c¬ng vÞ qu¶n lý nªn cã kh¶ n¨ng n¾m b¾t vµ ®iÒu hµnh c«ng viÖc rÊt hiÖu qu¶. Chuyªn viªn tæng hîp lµ cö nh©n cña nh÷ng ngµnh qu¶n lý, qu¶n trÞ v¨n phßng,… §©y lµ nh÷ng c¸nh tay ®¾c lùc cho l·nh ®¹o chuyªn phô tr¸ch nghiªn cøu c¸c v¨n b¶n chØ ®¹o cña cÊp trªn, theo dâi n¾m b¾t t×nh h×nh ho¹t ®éng cña c¸c cÊp c¬ së, ®i vÒ c¬ së ®Ó viÕt ph¶n ¸nh tõ ®ã tham mu, ®Ò xuÊt, so¹n th¶o c¸c v¨n b¶n, b¸o c¸o ®Ò xuÊt theo lÞch tuÇn. Tæng hîp t liÖu, sè liÖu gióp Ch¸nh, Phã V¨n phßng trong qu¸ tr×nh chuÈn bÞ so¹n th¶o c¸c v¨n b¶n. C¸n bé V¨n th chuyªn tr¸ch lµ cö nh©n cña ngµnh Lu tr÷ häc vµ Qu¶n trÞ v¨n phßng ®¶m nhiÖm viÖc so¹n th¶o v¨n b¶n, ban hµnh v¨n b¶n, sö dông vµ qu¶n lý con dÊu, lËp hå s¬ hiÖn hµnh… Nh©n viªn c«ng nghÖ th«ng tin, in Ên, ®¸nh m¸y lµ cö nh©n cña ngµnh C«ng nghÖ th«ng tin qu¶n lý viÖc in Ên, sao chôp, vËn hµnh hÖ thèng m¹ng vi tÝnh néi bé,… C¸c nh©n viªn l¸i xe, t¹p vô, b¶o vÖ, tuy tr×nh ®é chuyªn m«n kh«ng cao nhng l¹i lµ nh÷ng ngêi cã tr¸ch nhiÖm, kinh nghiÖm lu«n hoµn thµnh nhiÖm vô ®îc giao. Ph©n c«ng lao ®éng ë V¨n phßng Bé nh vËy lµ t¬ng ®èi khoa häc vµ hîp lý. Tuy nhiªn, hiÖn nay ë bé vÉn còng cã nh÷ng trêng hîp c¸n bé lµm tr¸i ngµnh, tr¸i nghÒ, ®iÒu nµy lµ do thiÕu c¸n bé cha kÞp bæ sung. §ßi hái V¨n phßng Bé ph¶i cã gi¶i ph¸p ®Ó nh÷ng c¸n bé nµy lµm ®óng ngµnh nghÒ nh: Cö cho ®i NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 19 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 häc, bè trÝ c«ng viÖc phï hîp, tuyÓn dông c¸n bé míi ®Ó lµm cho c«ng t¸c v¨n phßng hiÖu qu¶ h¬n n÷a. + C¸ch bè trÝ, s¾p xÕp chç ngåi C¸ch bè trÝ, s¾p xÕp chç ngåi còng ¶nh hëng lín ®Õn chÊt lîng c«ng viÖc. §Ó ®¶m b¶o thùc hiÖn ®îc chøc n¨ng, nhiÖm vô cña m×nh mét c¸ch ®ång bé, thèng nhÊt vµ cã hiÖu qu¶. Do diÖn tÝch mÆt b»ng cña Bé kh«ng ®îc réng cho nªn mçi c¸n bé chØ ®îc kho¶ng 2,5 mÐt vu«ng. Phßng thêng trùc ®îc bè trÝ ngay c¹nh cæng ra vµo c¬ quan, ®¶m b¶o thùc hiÖn cho viÖc qu¶n lý, theo dâi viÖc ra vµo cña c¸n bé c¬ quan vµ nh÷ng ngêi ®Õn lµm viÖc. Còng lµ ®Ó ®¶m b¶o an ninh, trËt tù cho toµn bé c¬ quan. Phßng V¨n th ®îc bè trÝ ë tÇng mét c¹nh cæng ra vµo. C¸ch bè trÝ nh vËy còng rÊt phï hîp v× tÝnh chÊt cña V¨n th lµ n¬i tiÕp xóc víi nhiÒu ngêi trong c¬ quan vµ kh¸ch ®Õn liªn hÖ ®Òu ph¶i qua bé phËn nµy, thuËn tiÖn cho viÖc chuyÓn giao c«ng v¨n giÊy tê. Phßng nµy ®îc chia ra lµm ba phßng nhá: mét phßng dµnh riªng cho Trëng phßng Hµnh chÝnh, mét phßng dµnh cho c¸n bé v¨n th, mét phßng dµnh qu¶n trÞ m¹ng vµ bªn ngoµi hµnh lang ®Ó m¸y ph«t«. Phßng cña Phã Ch¸nh v¨n phßng ®îc ®Æt c¹nh Phßng V¨n th, ThuËn tiÖn cho viÖc ®«n ®èc, chØ ®¹o, kiÓm tra cña l·nh ®¹o ®èi víi v¨n phßng vµ ngîc l¹i v¨n th sÏ nhanh chãng xin ®îc ý kiÕn chØ ®¹o hay b¸o c¸o c«ng viÖc cho l·nh ®¹o v¨n phßng. Phßng Ch¸nh V¨n phãng ®îc ®Æt t¹i tÇng ba c¹nh c¸c phßng cña ban l·nh ®¹o Bé. ThuËn lîi lµ Ch¸nh v¨n phßng ph¶i gi¶i quyÕt rÊt nhiÒu c«ng viÖc nªn bè trÝ trªn tÇng ba lµ yªn tÜnh ®ång thêi gÇn phßng cña L·nh ®¹o nªn dÔ dµng xin ý kiÕn chØ ®¹o… Tuy nhiªn, Ch¸nh v¨n phßng t¸ch riªng ra mét n¬i NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 20 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 riªng cña v¨n phßng th× rÊt khã kh¨n cho viÖc kiÓm tra, gi¸m s¸t hay viÖc trao ®æi, ®i l¹i gi÷a nh©n viªn v¨n phßng víi c¸n bé gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n. Phßng Lu tr÷ trªn tÇng bèn. Phßng nµy rÊt kh« r¸o vµ yªn tÜnh, Ýt ngêi qua lai nªn thuËn tiÖn cho viÖc b¶o qu¶n tµi liÖu lu tr÷. Tuy nhiªn, l¹i khã kh¨n cho viÖc giao nép tµi liÖu cña c¸c phßng ban, lËp hå s¬… Phßng LÔ t©n ë tÇng hai. Phßng nµy rÊt réng, phï hîp cho viÖc tiÕp kh¸ch vµ phôc vô c¸c héi nghÞ. §éi xe vµ t¹p vô ®îc bè trÝ ë tÇng mét thuËn tiÖn cho viÖc ®i l¹i. Nh×n chung, c¸ch bè trÝ cña cña V¨n phßng nh vËy lµ phï hîp víi c¬ së vËt chÊt cña c¬ quan tuy vÉn cßn mét sè bÊt cËp nhng víi lßng nhiÖt huyÕt vµ yªu nghÒ c¸n bé V¨n phßng vÉn lu«n hoµn thµnh tèt nhiÖm vô ®îc giao. 2.1.4 Trang thiÕt bÞ phôc vô cho c«ng t¸c V¨n phßng Trang thiÕt bÞ cã vai trß rÊt quan träng gióp cho c¸n bé tiÕt kiÖm ®îc thêi gian vµ c«ng søc khi tiÕn hµnh c«ng viÖc, ®¶m b¶o cung cÊp th«ng tin kÞp thêi vµ chÝnh x¸c khi tiÕn hµnh c«ng viÖc, còng nh cho L·nh ®¹o xö lý c«ng viÖc. NhËn thøc ®îc ®iÒu nµy, Bé KH&CN ®· trang bÞ cho c¸c phßng, ban cña Bé nãi chung vµ V¨n phßng Bé nãi riªng thiÕt bÞ kh¸ ®Çy ®ñ vµ hiÖn ®¹i nh: ®iÒu hoµ, qu¹t th«ng giã, bµn ghÕ, m¸y tÝnh, m¸y in,… Díi ®©y chóng t«i ®a ra mét vÝ dô cô thÓ trang thiÕt bÞ ®îc t¹i phßng Hµnh chÝnh: Trang thiÕt Sè lîng bÞ §iÖn tho¹i M¸y Vi tÝnh 3 5 §¬n vÞ C«ng dông tÝnh chiÕc chiÕc NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP Liªn l¹c, trao ®æi th«ng tin So¹n th¶o, tra t×m v¨n 21 b¶n B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 ®i/®Õn, tra t×m th«ng tin, liªn chiÕc chiÕc chiÕc chiÕc l¹c In v¨n b¶n NhËn, göi fax Sao, chôp v¨n b¶n T¹o nhiÖt ®é thÝch hîp cho ngêi Gi¸, tñ ®ùng 4 chiÕc lµm viÖc B¶o qu¶n, lu gi÷ tµi liÖu tµi liÖu Bµn ghÕ M¸y Scan 8 1 bé chiÕc th«ng 3 chiÕc M¸y in M¸y Fax M¸y Photo §iÒu hoµ Qu¹t 2 1 2 3 Scan Ngåi lµm viÖc, tiÕp kh¸ch Scan v¨n b¶n ®Ó lu gi÷ trªn m¸y, hoÆc t¹i liÖu ®· qu¸ cò n¸t Lu th«ng kh«ng khÝ t¹o m¸t mÎ giã M¸y ®iÖn tho¹i ®îc ®Æt ë phßng v¨n th vµ phßng cña trëng phßng, nh»m ®¶m b¶o nh»m ®¶m b¶o th«ng tin liªn l¹c ®îc th«ng suèt ®¶m b¶o cho ho¹t ®éng qu¶n lý. M¸y tÝnh ®· ®îc kÕt lèi m¹ng 100%. §îc cµi mét sè phÇn mÒm nh»m phôc vô cho c«ng t¸c v¨n th nh: WindowXP, Word, Net, Office… M¸y vi tÝnh ®îc ®Æt ë phßng v¨n th 02 chiÕc ®Ó so¹n th¶o v¨n b¶n, liªn l¹c víi toµn c¬ quan vµ phôc vô môc ®Ých tra t×m th«ng tin cÇn thiÕt vµ mét chiÕc ®îc ®Æt t¹i phßng cña trëng phßng hµnh chÝnh nh»m so¹n th¶o v¨n b¶n, lu gi÷ th«ng tin cÇn thiÕt, liªn l¹c, khai th¸c th«ng tin. Hai chiÕc ®Ó ë phßng m¸y cã cµi phÇn mÒm ®Æc biÖt VP.Net ®îc sö dông ®Ó qu¶n lý v¨n b¶n ®i - ®Õn. Nhê vËy, mµ Phßng Hµnh chÝnh lu«c lu«n ®¶m b¶o ®îc c¬ së d÷ liÖu cña toµn c¬ quan. M¸y in 01 chiÕc ®îc ®Æt ë phßng m¸y dïng ®Ó in v¨n b¶n, lµ lo¹i hiÖn ®¹i nhÊt hiÖn nay cã thÓ in hai mÆt, râ, nÐt… cßn mét m¸y ®îc ®Æt ë phßng Hµnh chÝnh. M¸y Fax 01 chiÕc ®îc ®Æt ë phßng V¨n th dïng ®Ó trao ®æi th«ng tin liªn l¹c víi c¸c c¬ quan trong vµ ngoµi níc. NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 22 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 M¸y Photo ®Òu lµ lo¹i m¸y hiÖn ®¹i cã nhiÒu tÝnh n¨ng, m¸y cã nhiÒu ng¨n, nhiÒu khay giÊy vµ cã thÓ tù ®éng chia t¸ch tµi liÖu, photo hai mÆt, ®îc dïng ®Ó sao, chôp v¨n b¶n. M¸y ®iÒu hoµ vµ qu¹t th«ng giã lµ nh÷ng trang thiÕt bÞ rÊt cÇn thiÕt t¹o cho m«i trêng lµm viÖc tho¸ng m¸t, ®¶m b¶o cho c¸n bé lµm viÖc hiÖu qu¶ còng nh søc khoÎ cña hä. M¸y Scan ®îc ®Æt ë phßng m¸y còng ®ãng vai trß rÊt lín trong c«ng t¸c cña V¨n phßng. VÒ gi¸, tñ ®ùng tµi liÖu, vµ b¶n ghÕ trong phßng ®Òu ®îc trang bÞ ®Çy ®ñ vµ ®¹t chÊt lîng. §îc xÕp ng¨n n¾p gän gµng t¹o c¶m gi¸c tho¶i m¸i cho c¸n bé lµm viÖc.  øng dông c«ng nghÖ th«ng tin trong c«ng t¸c V¨n phßng. Ngµy nay, c«ng nghÖ th«ng tin ®ang chiÕm mét vÞ trÝ quan träng trong qu¸ tr×nh ph¸t triÓn cña x· héi. §¶ng vµ Nhµ níc ta ®ang thùc hiÖn qu¸ tr×nh tin häc ho¸ trong c«ng t¸c qu¶n lý hµnh chÝnh Nhµ níc trªn lé tr×nh x©y dùng ChÝnh phñ ®iÖn tö. NhËn thÊy tÇm quan träng cña c«ng nghÖ th«ng tin, Thñ tíng ChÝnh phñ ®· phª duyÖt ChØ thÞ sè 58-CT/TW cña Bé ChÝnh trÞ vÒ ®Çy m¹nh øng dông vµ ph¸t triÓn c«ng nghÖ th«ng tin trong sù nghiÖp c«ng nghiÖp ho¸ - hiÖn ®¹i ho¸ giai ®o¹n 2001 – 2005, vµ ®îc cô thÓ ho¸ trong QuyÕt ®Þnh sè 81/2001.Q§-TTg vÒ viÖc phª duyÖt Ch¬ng tr×nh hµnh ®éng triÓn khai ChØ thÞ sè 58-CT/TW do Thñ tíng ChÝnh phñ phª duyÖt. Tõ sù qu¸n triÖt s©u s¾c cña ChÝnh phñ, Bé KH&CN ®· ý thøc ®îc tÇm quan träng cña c«ng nghÖ th«ng tin vµ ®· dµnh nhiÒu sù quan t©m cho viÖc øng dông c«ng nghÖ th«ng tin nh»m n©ng cao hiÖu suÊt c«ng viÖc cña c¬ quan. Bªn c¹nh viÖc trang bÞ nh÷ng m¸y tÝnh hiÖn ®¹i cho tÊt c¶ c¸c phßng, ban Bé KH&CN cßn tiÕn hµnh nèi m¹ng m¸y tÝnh néi bé (m¹ng NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 23 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 LAN). TiÕn tíi Bé dù ¸n sÏ nèi m¹ng lu th«ng víi tÊt c¶ c¸c c¬ quan cÊp trªn vµ c¸c c¬ së cÊp díi do Bé qu¶n lý. T¹o thuËn lîi cho qu¸ tr×nh th«ng tin liªn l¹c; nhanh chãng cã ®îc nh÷ng th«ng tin chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ, kÞp thêi, phôc vô cho kh©u ®iÒu hµnh vµ ra quyÕt ®Þnh; T¨ng tèc ®é xö lý th«ng tin; …. §Æc biÖt, trong c«ng t¸c v¨n phßng th× m¸y tÝnh l¹i cµng ®îc u tiªn h¬n. Trong mçi mét phßng ®Òu cã Ýt nhÊt lµ 02 chiÕc m¸y vi tÝnh gióp c¸n bé V¨n phßng dÔ dµng thu ®îc nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt phôc vô cho ho¹t ®éng qu¶n lý. §Ó ®¶m b¶o cho c«ng t¸c v¨n th tiÕn hµnh nhanh, chÝnh x¸c vµ hiÖu qu¶ h¬n Bé ®· cµi ®Æt mét phÇn mÒm trªn m¹ng (VP. Net) chuyªn ®Ó vµo sæ c«ng v¨n ®i - ®Õn, lu gi÷ c«ng v¨n vµ tra t×m khi cÇn thiÕt. Víi sù trî gióp cña trang thiÕt bÞ ®Çy ®ñ vµ hiÖn ®¹i V¨n phßng Bé nãi chung vµ phßng Hµnh chÝnh nãi riªng lu«n hoµn thµnh mäi c«ng viÖc ®îc giao. 2.1.5 Ph¬ng ph¸p vµ kinh nghiÖm tæ chøc, ®iÒu hµnh ho¹t ®éng V¨n phßng. Qua viÖc kh¶o s¸t t×m hiÓu thùc tÕ lµm viÖc cña V¨n phßng ®ång thêi qua t×m hiÓu quy chÕ lµm viÖc cña V¨n phßng Bé vµ pháng vÊn mét sè L·nh ®¹o, c¸n bé V¨n phßng, chóng t«i ®· rót ra nh÷ng ph¬ng ph¸p vµ kinh nghiÖm hÕt søc quý b¸u vÒ tæ chøc vµ ®iÒu hµnh ho¹t ®éng V¨n phßng.  §Ó lµm tèt c«ng t¸c v¨n phßng tríc hÕt ®ßi hái ®éi ngò c¸n bé cã tr×nh ®é chuyªn m«n v÷ng vµng, b¶n th©n mçi c¸n bé ph¶i kh«ng ngõng häc hái; ®Æc biÖt, lßng yªu nghÒ, nhiÖt t×nh, h¨ng say trong c«ng viÖc.  Ph¶i x©y dùng ®îc mét quy chÕ lµm viÖc mét c¸ch khoa häc cho V¨n phßng nãi riªng vµ tõng phßng, ban cña Bé nãi chung. Ph¶i cã sù ph©n c«ng, ph©n nhiÖm c«ng viÖc, tr¸ch NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 24 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 nhiÖm râ rµng ®èi víi tõng phßng, tõng c¸ nh©n ®Ó c¸c c¸n bé cã thÓ ph¸t huy hÕt vai trß, tr¸ch nhiÖm cña b¶n th©n trong c«ng viÖc. MÆt kh¸c, ®©y còng lµ thíc ®o ®Ó l·nh ®¹o c¬ quan, l·nh ®¹o V¨n phßng kiÓm tra hiÖu qu¶ c«ng viÖc ®îc giao. VÝ dô: t¹i phßng V¨n th cã hai v¨n th chuyªn tr¸ch mét ngêi chuyªn phô tr¸ch c«ng v¨n ®i, mét ngêi chuyªn phô tr¸ch c«ng v¨n ®Õn. Tæ chøc tèt c«ng t¸c qu¶n trÞ hµnh chÝnh v¨n  phßng. V× víi khèi lîng c«ng viÖc ngµy cµng nhiÒu do ®ã nÕu kh«ng cã mét tæ chøc v¨n phßng tèt th× c«ng viÖc sÏ bÞ ïn t¾c, kh«ng ®¸p øng ®îc nh÷ng yªu cÇu cña c«ng t¸c l·nh ®¹o vµ qu¶n lý.  Trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng, nhiÖm vô cña m×nh, V¨n phßng cÇn t¹o mèi quan hÖ víi c¸c phßng, ban trong c¬ quan ®Ó c¸c bé phËn cã sù phèi hîp nhÞp nhµng trong c«ng viÖc.  Ph¶i tæ chøc c¸c buæi häp giao ban ®Ó tæ chøc, ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ trong thêi gian qua, nh÷ng u ®iÓm h¹n chÕ cßn tån t¹i vÒ qu¶n lý, chuyªn m«n nghiÖp vô. Ph¸t huy nh÷ng mÆt ®· ®¹t ®îc vµ cã biÖm ph¸p kh¾c phôc nh÷ng tån t¹i. §Æc biÖt nªn ®a ra h×nh thøc thëng ph¹t râ rµng ®èi víi tøng phßng ban ®Ó khÝch lÖ tinh thÇn lµm viÖc còng nh n©ng cao tinh thÇn tù gi¸c trong c«ng viÖc cho c¸n bé, nh©n viªn V¨n phßng.  Mét kinh nghiÖm ®iÒu hµnh c«ng viÖc cña V¨n phßng cÇn ®îc chó ý n÷a lµ V¨n phßng khi x©y dùng kÕ ho¹ch lµm viÖc tham mu cho l·nh ®¹o Bé cÇn chñ ®éng vµ tÝch cùc h¬n n÷a. 2.2 C«ng t¸c V¨n th. "C«ng t¸c v¨n th lµ chØ toµn bé c¸c c«ng viÖc liªn quan ®Õn so¹n th¶o, ban hµnh v¨n b¶n, tæ chøc vµ qu¶n lý con dÊu, NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 25 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 gi¶i quyÕt v¨n b¶n, lËp hå s¬ hiÖn hµnh nh»m ®¶m b¶o th«ng tin v¨n b¶n cho ho¹t ®éng qu¶n lý cña c¸c c¬ quan, tæ chøc". ë bÊt kú mét c¬ quan nµo còng cÇn thiÕt ph¶i tæ chøc vµ tiÕn hµnh c«ng t¸c v¨n th. T¹i Bé KH&CN c«ng t¸c nµy còng ®îc tæ chøc kh¸ tèt, ho¹t ®éng mét c¸ch cã nÒ nÕp vµ chÝnh quy. 2.2.1 Sù chØ ®¹o cña c¬ quan ®èi víi c«ng t¸c v¨n th Nh×n chung hiÖn nay, c«ng t¸c v¨n th t¹i Bé KH&CN thùc hiÖn dùa trªn nh÷ng quy ®Þnh hiÖn hµnh chung cña nhµ níc. §ång thêi ®Ó c«ng t¸c v¨n th ®i vµo ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ Bé KH&CN ®· ban hµnh c¸c V¨n b¶n QPPL quy ®Þnh vÒ c«ng t¸c nµy. Trong ®ã cã ba v¨n b¶n míi nhÊt hiÖn nay vÉn cßn gi¸ trÞ ®ã lµ: QuyÕt §Þnh sè 215/1999/Q§-BKHCNMT ngµy 22 th¸ng 02 n¨m 1999 Ban hµnh Quy chÕ lµm viÖc cña Bé Khoa häc C«ng nghÖ vµ M«i trêng; QuyÕt ®Þnh sè 2140/1999/Q§-BKHCNMT ngµy 10 th¸ng 12 n¨m 1999 ban hµnh Quy chÕ c«ng t¸c v¨n th, lu tr÷ cña Bé Khoa häc C«ng nghÖ vµ M«i trêng; QuyÕt ®Þnh sè 812/1999/Q§-BKHCNMT ngµy 6 th¸ng 5 n¨m 1999 ban hµnh Quy chÕ so¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n QPPL cña Bé Khoa häc C«ng nghÖ vµ M«i trêng. Ba QuyÕt ®Þnh trªn ®· t¹o thµnh mét hÖ thèng v¨n b¶n ph¸p lý phôc vô cho c«ng t¸c v¨n th – lu tr÷ cña Bé KH&CN Trong ®ã cã quy ®Þnh rÊt râ rµng vÒ c«ng t¸c V¨n th: C«ng t¸c v¨n th kh«ng chØ do phßng Hµnh chÝnh phô tr¸ch mµ bÊt kú mét phßng, ban nµo còng ph¶i lµm vµ lµm tèt c«ng t¸c nµy. Trong ®ã, V¨n phßng Bé thùc hiÖn nhiÖm vô thèng nhÊt qu¶n lý c«ng t¸c ®ã, híng dÉn c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc Bé NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 26 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 nghiÖp vô c«ng t¸c v¨n th – lu tr÷ theo ®óng quy ®Þnh cña ph¸p luËt, c¸c quy ®Þnh cña Bé hoÆc cña c¬ quan nhµ níc cã thÈm quyÒn. Quy ®Þnh cô thÓ tr×nh tù so¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n. Quy ®Þnh cô thÓ vÒ thÈm quyÒn ban hµnh v¨n b¶n, thÈm quyÒn ký v¨n b¶n, thÓ thøc v¨n b¶n, x©y dùng vµ ban hµnh v¨n b¶n, xö lý c«ng v¨n ®i - ®Õn, tæ chøc qu¶n lý vµ sö dông con dÊu, lËp hå s¬ hiÖn hµnh… C¸n bé lµm c«ng t¸c v¨n th ph¶i ®¶m b¶o tÝnh chÆt chÏ, nguyªn t¾c trong viÖc tiÕp nhËn vµ xö lý v¨n b¶n ®i, v¨n b¶n ®Õn, lËp hå s¬ hiÖn hµnh, qu¶n lý con dÊu ph¶i chÆt chÏ, híng c¸c ®¬n vÞ so¹n th¶o v¨n b¶n ph¶i ®óng thÓ thøc, thÈm quyÒn… cã quyÒn tõ chèi kh«ng ®ãng dÊu nh÷ng v¨n b¶n sai thÓ thøc hoÆc kh«ng ®óng thÈm quyÒn. TÊt c¶ c¸c ®¬n vÞ, c¸ nh©n cã liªn quan ®Õn viÖc xö lý, qu¶n lý c¸c v¨n b¶n, giÊy tê ph¶i thùc hiÖn nghiªm tóc theo quy chÕ cña Bé vµ cña Nhµ níc ban hµnh. Ngoµi ra, cßn mét sè v¨n b¶n nh: QuyÕt ®Þnh sè 1095/Q§BKHCN ngµy26/6/2003 vÒ viÖc quyÕt ®Þnh ký hiÖu tªn viÕt t¾t cña c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc Bé; C«ng v¨n sè 1572/BKHCN-VP ngµy 25/6/2005 vÒ viÖc thèng nhÊt c¸c c¨n cø ph¸p lý cña c¸c QuyÕ ®Þnh c¸ biÖt. T¹o thuËn lîi cho c«ng t¸c v¨n th. Bªn c¹nh ®ã, nhËn thøc ®îc tÇm quan träng cña c«ng t¸c v¨n th, Bé ®· hÕt søc quan t©m ®Õn tr×nh ®é chuyªn m«n cña c¸n bé: b¾t ®Çu tõ kh©u tuyÓn ®Çu vµo, sau ®ã thêng xuyªn t¹o ®iÒu kiÖn vµ cö c¸n bé tham gia c¸c líp tËp huÊn ng¾n vµ dµi h¹n ®Ó båi dìng nghiÖp vô. Ngay sau khi Th«ng t liªn tÞch sè 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hµnh ngµy 06/05/2005 vÒ viÖc híng ®Én vÒ thÓ thøc vµ kü thuËt tr×nh bµy c¸c v¨n b¶n. Bé ®· tæ chøc hai ®ît tËp huÊn ng¾n h¹n cho c¸n bé lµm NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 27 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 c«ng t¸c v¨n th ®ång thêi cô thÓ ho¸ c¸c v¨n b¶n mÉu cho phï hîp víi quy ®Þnh. Bªn c¹nh ®ã, ®Ó ®¶m b¶o thèng nhÊt gi÷a c¸c ®¬n vÞ thuéc Bé theo ®óng quy ®Þnh, c«ng t¸c nµy cßn ®îc ®a gia c¸c buæi héi th¶o chuyªn ®Ò, c¸c buæi häp tæng kÕt, ®¸nh gi¸ th¸ng, quý, n¨m. Trang thiÕt bÞ phôc vô cho c«ng t¸c v¨n th còng ®îc Bé quan t©m, cung cÊp ®Çy ®ñ nh÷ng m¸y mãc hiÖn ®¹i, v¨n phßng phÈm…§Æc biÖt, viÖc øng dông c«ng nghÖ th«ng tin trong ®ã cã cµi ®Æt phÇn mÒm qu¶n lý v¨n b¶n trªn m¸y gióp cho viÖc tra cøu th«ng tin ®îc dÔ dµng. Nhê cã sù quan t©m, chØ ®¹o mµ c«ng t¸c v¨n th cña Bé ngµy cµng ®i vµo nÒ nÕp vµ ho¹t ®éng cã hiÖu qña. 2.2.2 Tæ chøc biªn chÕ v¨n th chuyªn tr¸ch Bé phËn v¨n th chuyªn tr¸ch cña Bé ®îc tËp trung t¹i phßng hµnh chÝnh. §©y lµ n¬i trùc tiÕp qu¶n lý c¸c v¨n b¶n ®i - ®Õn cña Bé, ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c vµ hîp lÖ cña c¸c th«ng tin l·nh ®¹o vµ qu¶n lý thuéc thÈm quyÒn cña Bé th«ng qua viÖc kiÓm tra thÓ thøc vµ ®ãng dÊu v¨n b¶n khi ban hµnh. C¸n bé v¨n th chuyªn tr¸ch cã 02 ngêi, ®· tèt nghiÖp §¹i häc KHXH&NV chuyªn ngµnh Lu tr÷ häc & Qu¶n trÞ v¨n phßng cã kinh nghiÖm trong c«ng t¸c, lßng yªu nghÒ, tËn t©m víi nghÒ. Mét ngêi chuyªn phô tr¸ch c«ng v¨n ®i, mét ngêi chuyªn phô tr¸ch c«ng v¨n ®Õn. Bªn c¹nh ®ã cã hai c¸n bé trÎ gióp ®ì hai v¨n th trong viÖc vµo sæ, theo dâi c«ng v¨n ®i - ®Õn, qu¶n lý v¨n b¶n trªn m¸y. Mét c¸n bé qu¶n trÞ m¹ng còng hç trî rÊt nhiÒu trong c«ng t¸c V¨n th nh: in Ên, sao chôp tµi liÖu… Trëng phßng Hµnh chÝnh còng là Cö nh©n cña Khoa LTH&QTVP – Trêng §HKHXH&NVKD cã ®ñ kh¶ n¨ng vµ kinh nghiÖm ®Ó gi¸m s¸t vµ chØ ®¹o c«ng t¸c nµy. Ngoµi ra, c«ng t¸c v¨n th cßn ®îc ®Æt díi sù chØ ®¹o cña Ch¸nh v¨n phßng. NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 28 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 Ngoµi ra, c¸c phßng, ban cña Bé còng cã v¨n th riªng. Nh÷ng c¸n bé nµy ngoµi c«ng t¸c chuyªn m«n cña m×nh, hä ®ång thêi ®¶m nhiÖm vai trß lµ ngêi ®¸nh m¸y, xin sè, lÊy dÊu, chuyÓn giao vµ nhËn v¨n b¶n. B»ng viÖc chØ ®¹o còng nh tè chøc tèt c«ng t¸c V¨n th V¨n phßng Bé ®· ®¹t ®îc nh÷ng kÕt qu¶ rÊt tèt. T¹i Héi nghÞ Tæng kÕt n¨m n¨m thùc hiÖn Ph¸p lÖnh Lu tr÷ ®îc tæ chøc t¹i Tam §¶o – VÜnh Phóc, V¨n phßng Bé KH&CN ®· ®îc nhËn cê khen htëng ®¬n vÞ hoµn thµnh xuÊt s¾c c«ng t¸c v¨n th – lu tr÷ n¨m 2003 – 2005 do Bé Néi vô trao tÆng. 2.2.3 T×nh h×nh so¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n Bé KH&CN lµ c¬ quan cÊp Bé qu¶n lý vÒ Khoa häc vµ C«ng nghÖ trong ph¹m vi toµn quèc. V× vËy viÖc so¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n ®èi víi c¬ quan Bé lµ mét trong nh÷ng c«ng viÖc quan träng. HÖ thèng v¨n b¶n do Bé ban hµnh hiÖn nay gåm cã ba nhãm: - V¨n b¶n QPPL do Bé KH&CN so¹n th¶o: V¨n b¶n QPPL do Bé KH&CN so¹n th¶o tr×nh ChÝnh phñ, Thñ tíng ChÝnh phñ: LÖnh, QuyÕt ®Þnh cña Chñ tÝch níc; LuËt, NghÞ quyÕt cña Quèc héi; Ph¸p lÖnh, NghÞ quyÕt cña Uû ban Thêng vô Quèc héi; NghÞ quyÕt, NghÞ ®Þnh, NghÞ quyÕt liªn tÞch cña ChÝnh phñ; QuyÕt ®Þnh, ChØ thÞ cña Thñ tíng ChÝnh phñ. V¨n b¶n QPPL do Bé KH&CN ban hµnh: QuyÕt ®Þnh, ChØ thÞ, Th«ng t. NghÞ quyÕt liªn tÞch, th«ng t liªn tÞch gi÷a Bé KH&CN víi c¸c Bé, c¬ quan ngang Bé, c¬ quan ChÝnh phñ, Toµ ¸n nh©n d©n tèi cao, ViÖn kiÓm so¸t nh©n d©n tèi cao, c¬ quan trung ¬ng cña tæ chøc chÝnh trÞ – x· héi. NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 29 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 - V¨n b¶n c¸ biÖt (v¨n b¶n ¸p dông quy ph¹m ph¸p luËt): Tªn gäi cña c¸c v¨n b¶n nµy lµ QuyÕt ®Þnh nhng khån cã ®Çy ®ñ c¾c yÕu tè cña mét v¨n b¶n QPPL. VÝ dô: QuyÕt ®Þnh thµnh lËp Khoa häc cÊp Nhµ níc, QuyÕt ®Þnh cö c¸n bé ®i níc ngoµi, QuyÕt ®Þnh n©ng l¬ng c¸n bé,… - V¨n b¶n thêng: Gåm th«ng b¸o, C«ng v¨n hµnh chÝnh, B¸o c¸o, Tê tr×nh, §Ò ¸n, KÕ Ho¹ch, ph¬ng ¸n, Ch¬ng tr×nh, Biªn b¶n,… Quy tr×nh so¹n th¶o vµ ban hµnh c¸c v¨n b¶n QPPL, v¨n b¶n hµnh chÝnh th«ng thêng cña Bé KH&CN: C¨n cø theo QuyÕt ®Þnh sè 812/1999/ Q§-BKHCNMT ngµy 6/5/1999 cña Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i trêng quy ®Þnh tr×nh tù so¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n QPPL nh sau: Bíc 1: Giao nhiÖm vô so¹n th¶o v¨n b¶n cho c¸c ®¬n vÞ: Bé trëng lµ ngêi chÞu tr¸ch nhiÖm giao nhiÖm vô chñ tr× soan th¶o v¨n b¶n QPPL cho c¸c ®¬n vÞ trùc tiÕp theo dâi, qu¶n lý lÜnh vùc ho¹t ®éng liªn quan nhiÒu ®Õn lÜnh vùc mµ v¨n b¶n QPPL sÏ ®iÒu chØnh. Bíc 2: Thµnh lËp ban so¹n th¶o: Tuú thuéc vµo môc ®Ých, tÝnh chÊt, ph¹m vi ®iÒu chØnh cña v¨n b¶n, chØ thÞ cña Thñ tíng ChÝnh phñ vµ v¨n b¶n QPPL thuéc thÈm quyÒn cña Bé trëng, Thñ trëng ®¬n vÞ… ®îc giao chñ tr× so¹n th¶o quyÕt ®Þnh thµnh lËp tiÒu ban, tæ hoÆc giao cho mét chuyªn viªn so¹n th¶o. Bíc 3: Thµnh PhÇn ban so¹n th¶o V¨n b¶n QPPL: còng tuú thuéc vµo dù ¸n, dù th¶o mµ quy ®Þnh ban so¹n th¶o cô thÓ. Bíc 4: So¹n th¶o v¨n b¶n QPPL: Tríc khi so¹n th¶o v¨n b¶n c¸n bé so¹n ph¶i thu thËp th«ng tin: Tæng kÕt t×nh h×nh thi hµnh ph¸p luËt, ®¸nh gi¸ c¸c v¨n NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 30 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 b¶n QPPL hiÖn hµnh, kh¶o s¸t, ®¸nh gi¸ thùc tr¹ng quan hÖ x· héi cã liªn quan ®Õn néi dung cña dù th¶o, chuÈn bÞ mäi th«ng tin, t liÖu kÓ c¶ t liÖu níc ngoµi nÕu cã; ChuÈn bÞ ®Ò c¬ng, biªn so¹n dù th¶o; NÕu nh÷ng v¨n b¶n phøc t¹p, ph¹m vi ®iÒu chØnh r«ng th× khi dù th¶o v¨n b¶n ph¶i tæ chøc héi th¶o, héi nghÞ lÊy ý kiÕn gãp ý; Göi dù th¶o v¨n b¶n QPPL ®Ó lÊy ý kiÕn chÝnh thøc cña ®¬n vÞ cã liªn quan trong Bé, cña Bé vµ c¸c ngµnh h÷u quan cã liªn quan theo quy ®Þnh cña Ph¸p luËt; Nghiªn cøu ý kiÕn ®ãng gãp vµ chØnh lý dù th¶o v¨n b¶n QPPL; ChuÈn bÞ tµi liÖu cã liªn quan theo Quy chÕ quy ®Þnh; ChuÈn bÞ dù th¶o c¸c v¨n b¶n quy ®Þnh chi tiÕt, híng dÉn thi hµnh theo sù ph©n c«ng cña l·nh ®¹o Bé. Bíc 5: Göi dù th¶o v¨n b¶n QPPL ®Ó thÈm ®Þnh vÒ mÆt ph¸p lý. Bíc 6: ThÈm ®Þnh v¨n b¶n QPPL Bíc 7: Ph¹m vi, néi dung thÈm ®Þnh bao gåm: sù phï hîp cña h×nh thøc v¨n b¶n víi néi dung v¨n b¶n; ®èi tîng ®iÒu chØnh cña v¨n b¶n; bè côc cña v¨n b¶n; tÝnh hîp hiÕn, hîp ph¸p, thèng nhÊt cña v¨n b¶n trong hÖ thèng ph¸p luËt; tÝnh kh¶ thi cña v¨n b¶n; kü thô©t so¹n th¶o v¨ b¶n. Bíc 8: Tr×nh duyÖt v¨n b¶n QPPL Bíc 9: Tr¸ch nhiÖm rµ so¸t cña V¨n phßng Bé ®èi víi dù th¶o v¨n b¶n QPPL. Bíc 10: Tr×nh tù xem xÐt th«ng qua. Bíc 11: Tr×nh chÝnh phñ, Thñ tíng ChÝnh phñ dù th¶o v¨n b¶n QPPL. Bíc 12: §¨ng c«ng b¸o, göi vµ lu tr÷ v¨n b¶n QPPL. NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 31 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 Cã thÓ nãi r»ng, quy tr×nh so¹n th¶o ban hµnh v¨n b¶n QPPL ®îc quy ®inh kh¸ râ rµng, chÆt chÏ vµ hîp lý. Quy tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n hµnh chÝnh th«ng thêng cña Bé ®îc thùc hiÖn theo ®óng quy ®Þnh cña nhµ níc theo c¸c bíc sau: + X¸c ®Þnh môc ®Ých giíi h¹n cña v¨n b¶n, ®èi tîng gi¶i quyÕt vµ thùc hiÖn v¨n b¶n; + X¸c ®Þnh tªn lo¹i cña v¨n b¶n: §©y lµ bíc quan träng ®Ó t¹o ®îc hiÖu lùc cña thi hµnh cña v¨n b¶n. §Ó lµm ®îc ®iÒu nµy c¸n bé so¹n th¶o ph¶i c¨n cø vµo néi dung, tÝnh chÊt, môc ®Ých cña v¨n b¶n. + Thu thËp vµ Xö lý th«ng tin: Trong qu¸ tr×nh so¹n th¶o, thu thËp vµ xö lý c¸c nguån th«ng tin cã liªn quan lµ mét kh©u quan träng lµm c¬ së ®Ó ban hµnh v¨n b¶n. ChÝnh v× v©y, c¸n bé so¹n th¶o cÇn lµm tèt c«ng t¸c nµy ®Ó ®¹t ®îc môc ®Ých vµ tÝnh ch¸t cña v¨n b¶n ban hµnh. C¸c nguån th«ng tin nµy bao gåm th«ng tin ph¸p lý vµ th«ng tin thùc tiÔn. Dùa trªn nh÷ng th«ng tin ®· thu thËp ®îc c¸n bé so¹n th¶o tiÕn hµnh xö lý, lùa chon nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt vµ chÝnh x¸c, lo¹i bá nh÷ng th«ng tin kh«ng cÇn thiÕt hoÆc trïng lÆp. + X©y dùng ®Ò c¬ng v¨n b¶n vµ viÕt b¶n th¶o: §Ò c¬ng cña v¨n b¶n thÓ hiÖn bè côc cña v¨n b¶n ®ång thêi kh¸i qu¸t ®îc nh÷ng ý tëng hoÆc quy ph¹m dù ®Þnh ®a vµo c¸c phÇm cña v¨n b¶n. §Ò c¬ng ®îc x©y dùng chi tiÕt, cô thÓ vµ hîp lý, sÏ t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi ®Ó viÕt b¶n th¶o ®îc nhanh chãng vµ cã chÊt lîng, tr¸nh cho v¨n b¶n ph¶i söa ®i söa l¹i nhiÒu lÇn. ViÕt b¶n th¶o cña v¨n b¶n chÝnh lµ lµm cho ch÷ng ý chÝnh trong ®Ò c¬ng lÇn lît hiÖn lªn trong c¸c c©u v¨n, ®o¹n v¨n. NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 32 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 Sau khi so¹n th¶o xong sÏ tr×nh l·nh ®¹o xem xÐt vµ bæ sung nh÷ng ý cßn thiÕu. C«ng viÖc so¹n th¶o cña c¸n bé chñ yÐu ®îc thùc hiÖn trªn m¸y tÝnh, t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc chØnh sö ®îc tiÖn lîi. + DuyÖt b¶n th¶o vµ tr×nh ký: Hå s¬ tr×nh L·nh ®¹o Bé ký hoÆc xin ý kiÕn chØ ®¹o ®îc ®¨ng ký thèng nhÊt t¹i V¨n phßng Bé. V¨n phßng cã tr¸ch nhiÖn kiÓm tra hå s¬ tr×nh L·nh ®¹o Bé ký. V¨n b¶n tr×nh ký ph¶i cã ch÷ ký t¾t cña Thñ trëng ®¬n vÞ tr×nh. Trêng hîp Thñ trëng ®¬n vÞ ký thõa lÖnh Bé trëng th× chuyªn viªn so¹n th¶o v¨n b¶n ph¶i ký t¾t. §èi víi nh÷ng ®¬n vÞ cã con dÊu riªng th× chuyªn viªn so¹n th¶o v¨n b¶n ph¶i ký t¾t tríc khi tr×nh l·nh ®¹o ®¬n vÞ duyÖt ký ban hµnh. C¸ch thøc ký vµ ®ãng dÊu Bé thùc hiÖn nghiªm tuc theo ®óng quy ®Þnh cña th«ng t liªn tÝch sè 55. Nhng ®èi víi viÖc ghi häc hµm, häc vÞ cã tríc hä vµ tªn ngêi ký chØ sö dông ®èi víi c¸c v¨n b¶n th«ng thêng mang tÝnh chÊt giao dÞch ®èi ngo¹i, kh«ng dïng ®èi víi v¨n b¶n qu¶n lý hµnh chÝnh nhµ níc. ThÈm quyÒn ký ban hµnh v¨n b¶n thùc hiÖn theo Quy chÕ lµm viÖc cña Bé KH&CN. + Nh©n b¶n v¨n b¶n V¨n b¶n dù th¶o sau khi ®· ®îc l·nh ®¹o c¬ quan duyÖt th× ®em nh©n b¶n ®Ó chuÈn bÞ ban hµnh, Tríc khi nh©n b¶n c¸n bé so¹n th¶o ph¶i tr×nh ký, ®¨ng ký sè vµ ngµy th¸ng ban hµnh. H×nh thøc nh©n b¶n mµ bé sö dông chñ yÕu lµ photocopy. + Hoµn thiÖn v¨n b¶n ®Ó ban hµnh Sau khi ®îc nh©n b¶n, ngêi so¹n cã tr¸ch nhiÖm ®äc l¹i v¨n b¶n. NÕu ph¸t hiÖn nh÷ng sai sãt cÇn kÞp thêi söa ch÷a. Sau ®ã ®ãng dÊu ®Ó ban hµnh. NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 33 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 Qua viÖc t×m hiÓu, kh¶o s¸t thùc tÕ t¹i Bé KH&CN, chóng t«i ®· thu thËp ®îc sè liÖu vª sè lîng cña mét sè lo¹i v¨n b¶n do Bé ban hµnh N¨m 2005 2006 25/5/2007 Tªn lo¹i V¨n b¶n QPPL C«ng v¨n B¸o c¸o QuyÕt ®Þnh c¸ 45 2897 356 2866 32 3015 515 2947 14 1248 236 921 biÖt Tæng sè 5808 5994 1183 Qua b¶ng sè liÖu trªn cã thÓ thÊy r»ng sè lîng v¨n b¶n mµ Bé KH&CN ban hµnh t¨ng dÇn theo tõng n¨m. §iÒu nµy cã thÓ thÊy sè lîng c«ng viÖc mµ Bé ph¶i gi¶i quyÕt ngµy cµng nhiÒu. ¦u ®iÓm lín cña c¸c v¨n b¶n ban hµnh hµng n¨m ®Òu rÊt tèt vÒ mÆt néi dung còng nh thÓ thøc hÇu c¸c v¨n b¶n ®Òu tu©n theo ®óng quy ®Þnh cña c¬ quan nhµ níc cÊp trªn ®Æc biÖt lµ th«ng t liªn tÞch sè 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngµy 6/5/2005 cña Bé Néi vô vµ V¨n phßng ChÝnh phñ vÒ thÓ thøc vµ kü thuËt tr×nh bµy v¨n b¶n. §iÒu nµy ®· gãp phÇn quan träng lµm cho c«ng t¸c qu¶ lµm cho c«ng t¸c qu¶n lý cña Bé cã hiÖu qu¶ cao. Tuy nhiªn, ViÖc ban hµnh v¨n b¶n cña Bé cßn mét sè h¹n chÕ nh: Ch¬ng tr×nh x©y dùng v¨n b¶n QPPL hiÖn nay míi chØ ®îc lËp cho tõng n¨m cha cã ch¬ng tr×nh x©y dùng dµi h¹n cho c¶ giai ®o¹n hoÆc x©y dùng hÖ thãng v¨n b¶n díi luËt ®Ó híng dÉn, quy ®Þnh chi tiÕt c¸c v¨n b¶n ph¸p luËt cÊp trªn nh: LuËt, Ph¸p lÖnh, NghÞ ®Þnh… NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 34 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 Cha cã quy ®Þnh râ rµng vÒ quy chÕ tæ chøc ho¹t ®éng cña ban so¹n th¶o còng nh tr¸ch nhiÖm cña chuyªn viªn so¹n th¶o. VÒ mÆt thÓ thøc vÉn cßn mét sè v¨n b¶n sai sãt nh: VÝ dô: C¸ch g¹ch ch©n phÇn tªn lo¹i v¨n b¶n: Bé khoa häc vµ c«ng nghÖ Theo quy ®Þnh cña th«ng t 55 th× tªn c¬ quan ban hµnh chØ ®ùoc g¹ch ch©n 1/2 dã ®ã ph¶i lµ: Bé khoa häc vµ c«ng nghÖ VÝ dô: Trong phÇn n¬i nhËn gi÷a c¸c phßng ban cha thèng nhÊt trong c¸ch ghi nh mét QuyÕt ®Þnh vµ mét Th«ng b¸o cña Bé díi ®©y: N¬i nhËn: N¬i nhËn: - Nh ®iÒu 4; - V¨n phßng Quèc héi, - Bé ngo¹i giao; - V¨n phßng Chñ tÞch níc, - Bé c«ng an; - V¨n phßng TW §¶ng - Bé tµi chÝnh; - Lu VT, VP - Lu: VT, HS, Vô TCCB Theo Th«ng t liªn tÞch sè 55 th× sau tªn mçi c¬ quan, tæ chøc, c¸ nh©n ph¶i ®¸nh b»ng dÊu (;); cßn sau tõ lu kh«ng cã dÊu (:). §iÒu nµy yªu cÇu Bé ph¶i cã biÖn ph¸p ®Ó thèng nhÊt c¸ch tr×nh bµy theo ®óng quy ®Þnh hiÖn hµnh. Bªn c¹nh ®ã, mét sè ®¬n vÞ so¹n v¨n b¶n vÉn cßn m¾c ph¶i mét sè lçi sai nh ghi sai sè vµ ký hiÖu nªn khi xuèng v¨n th lµm thñ tôc ban hµnh ®·n bÞ tõ chèi yªu cÇu söa l¹i. VÝ dô: 151/BC-HTQT §óng ra ph¶i lµ: 151/BKHCN-HTQT (hoÆc 79/BC-BKHCN) Tãm l¹i, vÒ c¬ b¶n Bé KH&CN ®· lµm tèt c«ng t¸c so¹n th¶o v¨n b¶n nh: ®¶m b¶o vÒ mÆt thÓ thøc, néi dung, ®óng NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 35 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 thÈm quyÒn ban hµnh… MÆc dï vÉn cßn nh÷ng lçi sai nhá nhng do ®éi ngò c¸n bé v¨n th cã tr×nh ®é, nhiÖt t×nh vµ cã tr¸ch nhiÖm nªn khi v¨n b¶n ban hµnh xÉn ®¶m b¶o ®óng yªu cÇu. 2.2.4 Qu¶n lý v¨n b¶n Bé KH&CN lµ mét c¬ quan c¬ quan hµnh chÝnh ®¶m nhiÖn träng tr¸ch ChÝnh phñ giao cho lµ qu¶n lý Nhµ níc trong lÜnh vùc khoa häc vµ c«ng nghÖ. Do vËy, hÖ thèng v¨n b¶n h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña Bé rÊt lín vµ ®a d¹ng. Bªn c¹ch khèi lîng lín v¨n b¶n do Bé ban hµnh th× Bé còng ph¶i tiÕp nhËn vµ gi¶i quyÕt rÊt nhiÒu v¨n b¶n tõ n¬i kh¸c chuyÓn ®Õn. Lý do nµy ®åi hái viÖc qu¶n lý v¨n b¶n cña Bé lµ rÊt quan träng ®ßi hái ph¶i t¬ng ®èi chÆt chÏ vµ quy cñ. Cã nh v©y th× L·nh ®¹o Bé míi cã thÓ n¾m ®îc t×nh h×nh ban hµnh, chuyÓn giao, tiÕp nhËn vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n. C«ng t¸c qu¶n lý v¨n b¶n ®îc c¸n bé v¨n th thùc hiÖn nghiªm tóc theo Quy chÕ c«ng t¸c v¨n th do Bé ban hµnh. Bé phËn v¨n th thuéc phßng Hµnh chÝnh qu¶n lý v¨n b¶n theo sæ ®¨ng ký vµ trªn m¸y th«ng qua phÇn mÒm qu¶n lý v¨n b¶n. *Qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn V¨n b¶n do ®în vÞ Bé (hoÆc c¸c ®¬n vÞ Bé) nhËn ®îc cña c¸c n¬i kh¸c göi ®Õn gäi t¾t lµ c«ng v¨n “§Õn”. ViiÖc qu¶n lý c«ng v¨n ®Õn cña Bé lu«n lu«n ®¶m b¶o nhanh chãng, chÝnh x¸c, kÞp thêi, thèng nhÊt vµ hiÖu qu¶. Hµng n¨m, Bé KH&CN nhËn ®îc mét khèi l¬ng lín v¨n b¶n tõ c¸c do c¸c c¬ quan, c¸ nh©n göi ®Õn nh: - V¨n b¶n cña c¸c c¬ quan cÊp trªn: ChÝnh phñ, Thñ tíng ChÝnh phñ, Chñ tÞch níc, Uû ban thêng vô Quèc héi. - V¨n b¶n cña c¸c c¬ quan ngang cÊp: C¸c Bé, c¬ quan ngang Bé, C¬ quan thuéc ChÝnh phñ. NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 36 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 - V¨n b¶n cña c¸c c¬ quan cÊp d¬id: C¸c së, c¸c ®¬n vÞ , c¸c c¬ quan thuéc chÝnh phñ. - V¨n b¶n cña c¸c c¸ nh©n, c¬ quan cã liªn quan.  VÞªc qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn cña Bé ®îc gi¶i theo quy tr×nh sau: 1. TiÕp nhËn c«ng v¨n ®Õn C¸n bé v¨n th tríc khi nhËn c«ng v¨n ®Òu kiÓm tra xem c«ng v¨n ®Õn cã ®óng ®Þa chØ kh«ng, cã ®¶m b¶o vÒ h×nh thøc kh«ng, sau ®ã míi ký nhËn vµo sæ tiÕp nhËn tµi liÖu 2. Ph©n lo¹i vµ bãc b× c«ng v¨n Sau khi nhËn v¨n b¶n, v¨n th sÏ lµm thñ tôc ph©n lo¹i v¨n b¶n: V¨n b¶n göi cho c¸c phßng, ban, c¸c Vô vµ göi chung cho Bé ®îc ph©n lo¹i riªng, c¸c v¨n b¶n göi trùc tiÕp ®Õn l·nh ®¹o Bé, th göi cho c¸ nhan, ®¬n th khiÕu n¹i ®îc ph©n lo¹i riªng. C¸n bé v¨n th chñ yÕu dïng kÐo ®Ó c¾t b×a, lÊy c«ng v¨n nªn kh«ng bao giê lµm r¸ch hoÆc ®Ó sãt c«ng v¨n. §èi víi nh÷ng v¨n b¶n cã tªn ®Ých danh, v¨n b¶n chØ møc dé mËt, khÈn (A,B,C) th× kh«ng ®îc bãc b× th mµ chuyÓn trùc tiÕp ®Õn ®Þa chØ ghi trªn b× th. 3. §ãng dÊu ®Õn DÊu ®Õn ®îc ®ãng vµ gãc tr¸i, phÝa trªn vµ tê ®Çu cña v¨n b¶n. MÉu dÊu ®Õn cña Bé KH&CN nh sau: BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Số ĐẾN đến.............................. Ngày đến......................... Chuyển........................ .... NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 37 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 Sè ®Õn cña v¨n b¶n ®îc ss¸nh liªn tôc theo thø tù tõ sè 01 cho c«ng v¨n ®Çu tiªn cña ngµy lµm viÖc ®Çu n¨m vµ kÕt thóc b»ng sè cña c«ng v¨n cuèi cïng cña ngµy lµm viÖc cuèi n¨m. Víi nh÷ng v¨n b¶n cã néi dung chØ lµ Th«ng b¸o ch÷ ký, con dÊu cña c¬ quan th× V¨n th chØ ghi ngµy trong v¨n b¶n mµ kh«ng cÇn ghi sè ®Õn v¨n b¶n. 4. Vµo sæ c«ng v¨n ®Õn §îc thùc hiÖn mét c¸ch thèng nhÊt vµ chÆt chÏ khoa häc theo ®óng quy ®inh. Nh÷ng v¨n b¶n ®îc b¸c b× ®îc ®¨ng ký vµo mét sæ, v¨n b¶n mËt ®îc ®¨ng ký vµo mét sæ. MÉu sæ ®¨ng ký c«ng v¨n ®Õn: PhÇn b×a: Bé khoa häc vµ c«ng nghÖ Sæ ®¨ng ký c«ng v¨n dÕn N¨m Tõ ngµy……… ®Õn ngµy…….. Tõ sè………®Õn sè…….. QuyÓn sè PhÇn néi dung: Ngµy T¸c Sè vµ Ngµy, Tªn §¬n Ký Ghi ®Õn gi¶ ký th¸ng, lo¹i vµ vÞ nhËn chó hiÖu n¨m trÝch hoÆc v¨n yÕu ngêi b¶n néi nhËn 1 20/8 2 V¨n 3 325/ phßng PCP- ChÝn KG 4 2.5.07 dung 5 6 7 Cö c¸n bé ®i c«ng t¸c t¹i Th¸i Lan h phñ NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 38 8 HTQT B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 Ghi chó:: Cét 6, cét 7 ë Bé KH&CN V¨n th kh«ng ®¨ng ký v× ®· cã sæ riªng nªn trÝch yÕu néi dung nÕu dµi th× viÕt chÌn nªn 2 cét nµy. Cét 8 ghi ®¬n vÞ xö lý sau khi ®· tr×nh v¨n b¶n cho Ch¸nh v¨n phßng. MÉu nhËp d÷ liÖu c«ng v¨n ®Õn trªn m¹ng VP.Net cña Bé: MÉu tra t×m c«ng v¨n ®Õn trªn m¹ng VP.Net cña Bé: NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 39 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 TiÖn Ých cña viÖc ®¨ng ký v¨n b¶n trªn m¸y lµ gióp cho viÖc tra t×m th«ng tin vÒ v¨n b¶n ®îc dÔ dµng, chÝnh x¸c, t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc xö lý c«ng viÖc cña L·nh ®¹o còng nh c¸n bé, chuyªn viªn cña Bé ®¹t hiÖu qu¶.. 5. ChuyÓn c«ng v¨n xin ý kiÕn cña L·nh ®¹o v¨n phßng Sau khi ®· hoµn t¸t thñ tôc ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn, c¸n bé v¨n th sÏ chuyÓn v¨n b¶n taíi ®ßng chÝ Ch¸nh (Phã) v¨n phßng ®Ó xin ý kiÕn chuyÓn cho ai gi¶i quyÕt v¨n b¶n. 6. Ph©n phèi c«ng v¨n Khi ®· cã ý kiÕn cña l·nh ®¹o v¨n phßng, v¨n b¶n sÏ ®îc ®a l¹i bé phËn v¨n th ®Ó chuyÓn v¨n b¶n ®Õn ngêi cã tr¸ch nhiÖm gi¶i quyÕt c«ng viÖc. Khi v¨n b¶n ®îc chuyÓn còng ph¶i ®îc ghi vµo sæ chuyÓn giao. NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 40 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 MÉu sæ chuyÓn giao v¨n b¶n: Ngµy, th¸ng Sè c«ng v¨n Ngêi nhËn (ghi râ tªn) 1 07/9 2 125(6060)+127(6061) 3 Hµ 7. Theo dâi, ®«n ®èc viÖc gi¶i quyÕt v¨n b¶n v¨n b¶n V¨n th cã tr¸ch nhiÖm theo dâi t×nh h×nh gi¶i quyÕt v¨n b¶n, ph¶i n¾m râ tõng lo¹i v¨n b¶n do ai gi¶i quyÕt. Díi ®©y chóng t«i ®· tæng hîp khèi lîng v¨n b¶n göi ®Õn Bé tõ n¨m 2005 ®Õn nay: Tªn lo¹i §¬n th C«ng v¨n ®Õn C«ng v¨n 2005 9487 95 2825 2006 7642 186 3921 25/5/2006 3892 52 937 chuyÓn b× Tæng 12407 11749 4881 Cã thÓ thÊy hµng n¨m sè l¬ng v¨n b¶n ®Õn cña bé rÊt lín, tuy nhiªn díi sù chØ ®¹o cña l·nh ®¹o bé cïng víi nh÷ng c¸n bé cã n¨ng lù vµ lµng nhiÖt huyÕt nªn ®¶m b¶o v¨n b¶n ®îc gi¶i quyÕt hiÖu qña. *Qu¶n lý c«ng v¨n ®i V¨n b¶n do Bé (hoÆc c¸c ®¬n vÞ thuéc Bé) göi cho n¬i kh¸c, ®îc ®¨ng ký t¹i bé phËn V¨n th cña Bé (hoÆc c¸c ®¬n vÞ thuéc Bé) gäi t¾t lµ c«ng v¨n “§i”. C«ng viÖc qu¶n lý c«ng v¨n ®i còng ®îc thùc hiÖn rÊt hiÖu qu¶.  Quy tr×nh qu¶n lý v¨n b¶n ®i ®îc tiÕn hµnh nh sau: 1. KiÓm tra v¨n b¶n ®i vÒ néi dung vµ thÓ thøc V¨n b¶n ®i khi ®a xuèng v¨n th lµm thñ tôc ban hµnh, c¸n bé v¨n th cã tr¸ch nhiÖm kiÓm tra thÓ thøc vµ néi dung v¨n NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 41 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 b¶n. NÕu V¨n th ph¸t hiÖn cã ®iÓm sai sãt th× trao ®æi víi ngêi th¶o v¨n b¶n ®Ó hoµn chØnh v¨n b¶n, trêng hùop ngêi so¹n th¶o v¨n b¶n kh«ng nhÊt trÝ mµ v¨n th vÉn cho lµ sai sãt th× b¸o c¸o cho Trëng phßng Hµnh chÝnh vµ ngêi ký v¨n b¶n QuyÕt ®Þnh. 2. §¨ng ký, vµo sæ v¨n b¶n ViÖc ®¨ng ký v¨n b¶n vµo sæ gióp cho v¨n th cã thÓ n¾m ®îc sè l¬ng v¨n b¶n ®· ph¸t hµnh, tiÖn cho viÖc theo dâi vµ ®¸nh sè v¨n b¶n. Sè ®i cña v¨n b¶n ®îc ®¸nh liªn tôc theo thø tù tõ sè 01 cho c«ng v¨n ®Çu tiªn cña ngµy lµm viÖc ®Çu n¨m vµ kÕt thóc b»ng sè cña c«ng v¨n cuèi cïng cña ngµy lµm viÖc cuèi n¨m. C¸c lo¹i sæ mµ c¸n bé V¨n th sö dông ®Ó ®¨ng ký c«ng v¨n ®i gåm: - Sæ ®¨ng ký v¨n b¶n QPPL - Sæ QuyÕt ®Þnh - Sæ C«ng v¨n ®i - Sæ QuyÕt ®Þnh cña V¨n phßng - Sæ c«ng v¨n ®i cña V¨n phßng - Sæ theo dâi c¸c v¨n b¶n kh«ng lu t¹i v¨n th. - Sæ theo dâi c«ng v¨n kh«ng ®îc lu t¹i v¨n th MÉu sæ ®¨ng ký c«ng v¨n ®i: Sè Ngµy vµ th¸ng ký Tªn lo¹i vµ trÝch Ngêi N¬i §¬n vÞ, nhËn ngêi v¨n b¶n v¨n nhËn b¶n hiÖu 132 11/5/20 N©ng bËc l¬ng b¶n Tæng lu Vô TCCB 7 07 tríc thêi h¹n cho côc CB, CC, VC§ ®Ó T§C yÕu néi dung ký Hµ nghØ hu NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 42 Sè Ghi b¶n chó 06 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 MÉu sæ ®¨ng ký cña QuyÕt ®Þnh: Ngµy Sè th¸ng Quy TrÝch yÕu Lu N¬i göi Sè Sè Ngêi tê b¶ ký Õt n ®Þn 11/5/20 07 h 744 Thµnh lËp Héi Vô Thµnh ®ång khoa häc KHCCN viªn c«ng nghÖ t vÊn , Héi x¸c ®Þnh nhiÖm ®ång, vô KH&CN ®éc Vô lËp cÊp Nhµ níc KHTC 1 10 Phon g thuéc lÜnh vùc : Y Dîc Díi ®©y lµ mÉu nhËp d÷ liÖu, tra t×m d÷ liÖu cña c«ng v¨n vµ QuyÕt ®inh qua m¹ng VP.Net cña Bé: NhËp d÷ liÖu c«ng v¨n ®i: NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 43 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 Tra cøu c«ng v¨n ®i trªn m¸y: NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 44 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 NhËp d÷ liÖu QuyÕt ®Þnh vµo m¸y(M¹ng VP.Net) Tra cøu QuyÕt ®Þnh trªn m¸y (m¹ng VP.Net) Hoµn thiÖn v¨n b¶n NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 45 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 Bíc nµy lµ Th tiÕn hµnh ghi sè vµ ®ãng vµo v¨n b¶n. V× sè lîng v¨n b¶n cña Bé nhiÒu nªn tuú tõng lo¹i v¨n b¶n mµ v¨n th ghi sè vµ ®ãng dÊu riªng ®Ó dÔ cho viÖc tra t×m khi cÇn thiÕt, ®ång thêi gióp cho viÖc tæng kÕt sè lîng v¨n b¶n mµ Bé ban hµnh. C¸c lo¹i dÊu thêng ®îc sö dông lµ dÊu cã h×nh quèc huy, dÊu cña v¨n phßng. 3. Göi v¨n b¶n ®i Sau khi hoµn thiÖn c¸c thñ tôc V¨n th vµo b× v¨n b¶n cña Bé, ghi sè ký hiÖu vµ ®Þa chØ cÇn göi ®Õn víi nh÷ng v¨n b¶n chØ møc ®é “MËt” th× cÇn ®ãng dÊu chØ møc ®é mËt lªn b× th. V¨n b¶n ph¶I ®îc göi ngay trong ngµy v¨n b¶n ®ã ®îc ®¨ng ký, vµo sæ vµ ®ãng d¸u hoÆc chËm nhÊt lµ nöa ngµy lµm viÖc tiÕp theo víi nh÷ng v¨n b¶n “MËt” th× ph¶i göi ngay sau khi v¨n b¶n dîc ký vµ ®ãng dÊu. NÕu n¬i nhËn lµ c¸c phßng ban thuéc Bé th× chØ cÇn ®Ó v¨n b¶n vµo cèp ®ùng c«ng v¨n ®Ên cña phßng , ban ®ã. NÕu n¬i nhËn lµ c¸c c¬ quan bªn ngoµi, v¨n b¶n sÏ ®îc göi qua ®êng bu ®iÖn (cã thÓ göi thêng hoÆc chuyÓn ph¸t nhanh). 4. Lu v¨n b¶n Mçi c«ng v¨n ®i ®Òu ®îc lu l¹i Ýt nhÊt lµ hai b¶n: mét b¶n ®Ó lËp hå s¬ vµ theo dâi c«ng v¨n ë c¸ nh©n hoÆc ®¬n vÞ th¶o c«ng v¨n, b¶n gèc ®îc lu t¹i V¨n th ®Ó lµm b»ng chøng tra cøu khi cÇn thiÕt. * Qu¶n lý c«ng v¨n mËt Qu¶n lý c«ng v¨n mËt thùc chÊt còng n»m trong qu¶n lý v¨n b¶n ®i - ®Õn nhng chóng t«i t¸ch ra thµnh mét phÇn riªng. V× v¨n b¶n mËt chøa ®ùng nh÷ng bÝ mËt cña Quèc gia nãi chung còng nh cña Bé KH&CN nãi riªng. ë Bé KH&CN tuy hiÖn nay cha cã quy ®Þnh nµo quy ®Þnh cô thÓ vµ chi tiÕt vÒ c«ng NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 46 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 t¸c nµy nhng c¸n bé V¨n th vµ L·nh ®¹o Bé ®½ rÊt quan t©m vµ thùc hiÖn kh¸ tèt. NhËn tµi liÖu mËt: khi nhËn v¨n b¶n cã dÊu chØ møc ®é mËt, khÈn (A,B,C) th× c¸n bé V¨n th kh«ng ®îc bãc b× th mµ chuyÓn trùc tiÕp ®Õn ®Þa chØ ghi trªn b× th kh«ng chuyÓn qua ngêi trung gian cÇn ®¶m b¶o an toµn tuyÖt ®èi. Trø¬c khi chuyÓn c¸n bé cÇn vµo quyÓn sæ riªng ghi: ngµy th¸ng v¨n b¶n ®Õn, sè ®Õn, sè, ký hiÖu cña v¨n b¶n. Göi tµi liÖu mËt: tµi liÖu mËt ®îc ®¨ng ký vµo quyÓn sæ riªng theo Côc V¨n th - Lu tr÷ quy ®Þnh. V× tµi liÖu mËt ban hµnh hµng n¨m kh«ng nhiÒu nªn kh«ng lu trªn m¹ng VP.Net cña Bé. B× tµi liÖu mËt bªn c¹nh cã sè, ký hiÖu v¨n b¶n th× ph¶i cã dÊu chØ møc ®é mËt, ph¶i ghi râ tªn, ®Þa chØ n¬i nhËn, ngêi nhËn. Khi chuyÓn giao yªu cÇu n¬i nhËn tr¶ l¹i phiÕu nhËn cho n¬i göi. Tãm l¹i, tuy vÉn cßn mét sè h¹n chÕ song vÒ c¬ b¶n V¨n th Bé KH&CN ®· thùc hiÖn kh¸ tèt viÖc qu¶n lý v¨n b¶n ®i ®Õn theo quy ®Þnh Nhµ níc. Nhê vËy, mµ viÖc qu¶n lý v¨n b¶n cña Bé kh¸ quy cñ, chÆt chÏ, chÝch x¸c, kÞp thêi vµ gi÷ ®îc bÝ mËt tuyÖt ®èi. 2.2.5 Qu¶n lý con dÊu Con dÊu cã vai trß vµ ý nghÜa quan träng ®èi víi mçi c¬ quan. Nã ®¶m b¶o cho c¬ quan ®ã cã ®ñ t c¸ch ph¸p nh©n, v¨n b¶n cña c¬ quan cã t×nh ch©n thùc vµ hiÖu lùc ph¸p lý. NhËn thøc ®îc tÇm quan träng nµy trong Quy chÕ cña Bé ®· quy ®Þnh kh¸ chÆt chÏ vÊn ®Ò nµy. Nh×n chung, viÖc qu¶n lý con dÊu cña Bé KH&CN thùc hiÖn theo ®óng quy ®Þnh cua Nhµ níc (cô thÓ trong NghÞ ®Þnh 110 cña ChÝnh phñ vÒ cong t¸c V¨n th lu tr÷). NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 47 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 C¸c lo¹i con dÊu mµ hiÖn nay v¨n phßng Bé ®ang qu¶n lý lµ: DÊu cã h×nh Quèc huy cña Bé; dÊu cña V¨n phßng Bé; c¸c con dÊu thêng kh¸c nh: dÊu chøc vô, hä tªn cac ®ång chÝ l·nh ®¹o Bé, dÊu c«ng v¨n ®Õn, dÊu khÈn, mËt. §iÒu 7 ch¬ng II Quy chÕ cña Bé KH&CN quy ®Þnh: V¨n phßng cña Bé cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lý con dÊu cña Bé vµ dÊu cña V¨n phßng Bé. Con d¸u cña c¸c ®¬n vi thuéc Bé th× ®¬n vi trùc tiÕp qu¶n lý. Thñ trëng c¸c ®¬n vÞ vµ c¸n bé v¨n th ®îc giao qu¶n lý con dÊu chÞu tr¸ch nhiÖm tríc ph¸p luËt vÒ viÖc qu¶n lý vµ sö dông con dÊu. C¸n bé ®îc giao nhiÖm vô ®ãng dÊu chØ ®îc gi÷ con dÊu chØ ®îc ®ãng dÊu lªn v¨n b¶n ®· ®óng thÓ thøc vµ cã ch ký cña ngêi cã thÈm quyÒn. Chó ý lµ ë Bé KH&CN tríc khi ®ãng dÊu th× bªn c¹nh nh÷ng thñ tôc cÇn thiÕt th× v¨ b¶n cÇn cã ch÷ ký nh¸y cña c¸n bé trùc tiÕp so¹n th¶o v¨n b¶n. NÕu thÊy v¨n b¶n cha ®óng quy ®Þnh th× c¸n bé V¨n th cÇn nh¾c nhë ®Ó chØnh söa l¹i. Cßn nÕu c¸n bé xin dÊu vÉn cho lµ ®óng mµ V¨n th cho ®ã lµ sai th× ph¶i b¸o c¸o víi l·nh ®¹o gi¶i quyÕt. DÊu ph¶i ®øng ngay ng¾n, râ rµng, trïm lªn 1/3 hoÆc 1/4 ch÷ ký vÒ phÝa bªn tr¸i; khi ®ãng dÊu vµo c¸c bnr phô lôc kÌm theo c¸n bé V¨n th ®ãng dÊu vµo gãc bªn tr¸i cña phu lôc vµ ®Ò lªn hµng ch÷ ®Çu trang 1/3 - 1/4 ®êng kÝnh con dÊu (gäi lµ dÊu treo). NÕu phô lôc gåm nhiÒu ch¬ng th× ngoµi viÖc ®ãng dÊu treo phµi ®ãng dÊu gi¸p lai cho phÇn phô lôc cña v¨n b¶n. Kh«ng ®îc ®ãng dÊu khèng chØ Con dÊu ph¶i ®îc b¶o qu¶n an toµn, c¶ trong vµ ngoµi giê lµm viÖc. DÊu cã h×nh Quèc huy vµ dÊu cña V¨n phßng ph¶i ®îc c¸t ë trong tñ cã kho¸ sau khi ®ãng dÊu ph¶i cÊt ngay. C¸n bé V¨n t phô tr¸ch con dÊu ph¶i trùc tiÕp ®ãng dÊu, kh«ng ®îc NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 48 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 phÐp nhê ngêi kh¸c. Trêng hîp c¸n bé V¨n th bËn hoÆc ®i c«ng t¸c th× ph¶i tiÕn hµnh lËp biªn b¶n bµn giao con dÊu. ViÖc qu¶n lý vµ sö dông con dÊu mét c¸ch chÆt chÏ, hîp lý còng ®îc xem lµ mét trong nh÷ng h×nh thøc b¶o vÖ bÝ mËt cña c¬ quan cã hiÖu qu¶ tr¸nh trêng hîp c¸n bé lîi dông con dÊu cña c¬ quan ®Ó sö dông bÊt hîp ph¸p. Nhê cã nh÷ng quy ®Þnh chÆt chÏ, cïng víi tinh thÇn tr¸ch nhiÖm cña c¸n bé V¨n th Bé KH&CN ®· thùc hiÖn tèt c«ng t¸c nµy lµm cho c«ng t¸c qu¶n lý cña Bé cµng ®¹t hiÖu qu¶ cao. 2.2.6 C«ng t¸c lËp hå s¬ vµ nép lu hå s¬ LËp hå s¬ lµ nhiÖm vô cuèi cïng cña c«ng t¸c v¨n th, hå s¬ ®îc lËp trong qu¶ tr×nh gi¶i quyÕt c«ng viÖc vµ hoµn thµnh sau khi c«ng viÖc kÕt thóc. ViÖc lËp hå s¬ tríc hÕt gióp cho mçi c¸n bé s¾p xÕp c«ng v¨n, giÊy tê mét c¸ch khoa häc, thuËn tiÖn cho viÖc nghiªn cøu, ®Ò xuÊt ý kiÕn gi¶i quyÕt c«ng viÖc. §èi víi c¬ quan, viÖc lËm hå s¬ hiÖn hµnh vµ nép lu hå s¬ gióp cho c«ng viÖc qu¶n lý c«ng v¨n cã kÕ ho¹ch và gi÷ c¸c hå s¬ cÇn thiÕt tr¸nh trêng hîp lÆp hoÆc thiÕu hå s¬. T¹i QuyÕt ®Þnh sè 2140/1999/Q§-BKHCNMT cña Bé trëng Bé Khoa häc, c«ng nghÖ vµ M«i trêng quy ®Þnh vÒ c«ng t¸c lËp hå s¬: TÊt c¶ c¸n bé, c«ng chøc trong c¬ quan khi ®îc giao gi¶i quyÕt c«ng viÖc cã tr¸ch nhiÖm lËp hå s¬ c«ng viÖc m×nh ®É lµm. Hå s¬ ph¶i ph¶n ¸nh ®óng qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt c«ng viÖc. C¸c v¨n b¶n trong hå s¬ ph¶i ®îc s¾p xÕp khoa häc vµ thÓ hiÖn ®îc mèi quan hÖ gi÷a c¸c v¨n b¶n. nh÷ng c«ng v¨n, tµi liÖu ph¶n ¸nh ho¹t ®éng cña c¬ quan vµ cã gi¸ trÞ tra cøu, tham kh¶o ®Òu ®îc lËp hå s¬. Nh÷ng b¶n sao c«ng v¨n do nh÷ng c¬ quan kh¸c göi ®Õn ®Ó cho biÕt viÖc, nh÷ng c«ng v¨n giao dÞch kh«ng liªn quan ®Õn c«ng viÖc chÝnh cña c¬ quan NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 49 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 hoÆc kh«ng cã gi¸ trÞ ®Ó tham kh¶o vÒ sau th× kh«ng ®Ó vµo hå s¬. Thñ trëng c¸c ®¬n vÞ cã tr¸ch nhiÖm tæ chøc thùc hiÖn viÖc lËp Danh môc hå s¬ cña ®¬n vÞ m×nh vµ chØ ®¹o cho c¸n bé trong ®¬n vÞ lËp hå s¬ cÇn thiÕt. Khi cã cã nh÷ng c«ng viÖc ngoµi dù kiÕn, c¸n bé, c«ng chøc vµ nh©n viªn v¨n th ®¬n vÞ cÇn bæ sung kÞp thêi vµo b¶n danh môc hå s¬ cña ®¬n vÞ. Cuèi n¨m c¸c ®¬n vÞ ®¸nh gi¸ x¸c ®Þnh sè hå s¬ nép lu tr÷ hµng n¨m vµ hå s¬ xin gia h¹n ®Ó l¹i ®¬n vÞ. Qua mét thêi gian t×m hiÓu vµ thùc hµnh chóng t«i nhËn thÊy viÖc lËp hå s¬ ë Bé KH&CN còng ®îc c¸n bé, viªn chøc quan t©m chó ý. ë mçi phßng, ban c¸n bé thêng c¨n cø vµo chøc n¨ng, nhiÖm vô, cô thÓ ®îc giao vµ dùa vµo mét sè ®Æc trng phæ biÕn nh: vÊn ®Ò, tªn gäi v¨n b¶n, t¸c gi¶, thêi gian… hoÆc dùa vµo danh môc hå s¬ c¬ quan lËp ra ®Ó tËp hîp c«ng v¨n giÊy tê. Nhng h×nh thøc mµ c¸n bé ¸p dông ®Ó lËp hå s¬ ë Bé lµ dùa vµo ®Æc trng vÊn ®Ò. Hå s¬ lËp ra lu«n ®¶m b¶o: + ThÓ hiÖn ®óng chøc n¨ng, nhiÖm vô nhiÖm vô cña c¬ quan, ®¬n vÞ, c¸ nh©n. + C¸c v¨n b¶n, giÊy tê trong hå s¬ cã gi¸ trÞ b»ng chøng x¸c thùc vµ cã mèi liªn quan víi nhau + Hå s¬ ®¶m b¶o tr×nh tù thêi gian gi¶i quyÕt c«ng viÖc vµ tªn lo¹i v¨n b¶n. VÝ dô: Bé hå s¬ c«ng viÖc ë phßng M¸y ë phßng Hµnh chÝnh Bé KH&CN t¸ng 4 n¨m 2007: Tªn Hå s¬ lµ GiÊy tê copy phô lu gåm c¸c lo¹i tµi liÖu: MÆt b»ng c¶i t¹o, C«ng v¨n ®Ò nghÞ thay m¸y ®iÖn tho¹i, C«ng v¨n xin b¶o dìng m¸y photo, C«ng v¨n göi Bu diÖn thµnh phè Hµ Néi V/v chuyÓn hîp ®ång sö NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 50 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 dông ®iÖn tho¹i, Sæ x¸c nhËn thay thÕ phô tïng m¸y photo, c¸c ho¸ ®¬ dÞch vô ViÔn th«ng, Sæ theo dâi nh÷ng tµi liÖu sao chôp nhiÒu. ý thøc cña c¸n bé vÒ viÖc lËp hå s¬ kh¸ t«t. Sau mçi th¸ng hå s¬ ®îc mang giao nép vµo lu tr÷. Khi giao nép cã v¨n b¶n x¸c nhËn, cã ®Çy ®ñ ch÷ ký cña bªn giao bªn nh©n. Tuy nhiªn, trªn thùc tÕ viÖc lËp hå s¬ ë mét sè phßng, ban cña Bé KH&CN lµ cha tèt. ChÊt lîng hå s¬ cha cao bëi lÏ bé phËn văn th ë phßng, ban ®ã muèn lËp hå s¬ cã chÊt lîng lµ rÊt khã v× c¸c tµi liÖu trong cã t¹i nh÷ng bé phËn nµy kh«ng cho phÐp lËp ®îc mét hå s¬ hoµn chØnh. Nªn khi giao nép vµo lu tr÷ c¸n bé lu tr÷ l¹i ph¶I chê tµi liÖu sau ®ã bæ sung vµo hå s¬. Bªn c¹nh ®ã nhiÒu phßng, ban vÉn cßn nép tµi liÖu vµo lu tr÷ trong t×nh tr¹ng bã gãi d·n ®Õn mét sè tµi liÖu bi mÊt m¸t, c¸n bé lu tr÷ mÊt rÊt nhiÒu thêi gian ®Ó chØnh lý tµi liÖu. 2.3C«ng t¸c Lu tr÷ C«ng t¸c lu tr÷ lµ mét lÜnh vùc ho¹t ®éng qu¶n lý Nhµ níc bao gåm tÊt c¶ c¸c c«ng viÖc liªn quan tíi viÖc tæ chøc khoa häc tµi liªu. b¶o qu¶n vµ tæ chøc khai th¸c, sö dông tµi liªu phôc vu cho c«ng t¸c, qu¶n lý, nghiªn cøu khoa häc vµ nhu cÇu chÝnh ®¸ng cña c«ng d©n. Trong qu¸ tr×nh kho¶ s¸t, thùc hµnh vÒ c«ng t¸c v¨n phßng vµ c«ng t¸c v¨n th t¹i V¨n phßng Bé KH&CN chóng t«i ®· cã ®iÒu kiÖn th¨m quan t×m hiÓu vÒ c«ng t¸c Lu tr÷ t¹i Bé KH&CN. Víi nh÷ng g× quan s¸t thÊy chóng t«i còng xin tr×nh bµy mét c¸ch kh¸i qu¸t nhÊt vÒ c«ng t¸c nµy: - Sù chØ ®¹o vÒ c«ng t¸c lu tr÷: Lãnh đạo văn phòng Bộ và Phòng Lưu trữ đã xây dựng nhiều văn bản nhằm chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ Lưu trữ: NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 51 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3  QuyÕt ®ịnh sè 2140/1999/QSS-BKHCNMT ngµy 10/12/1999 cña Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i trêng. Tõ quyÕt ®Þnh nµy c«ng t¸c Lu tr÷ cña Bé chÝnh thc ®îc ph¸p quy ho¸, m¹ng líi lu tr÷ Bé ®îc thiÕt lËp ®· gãp phÇn ®a c«ng t¸c V¨n th – lu tr÷ vµo nÒ nÕp.  QuyÕt ®Þnh sè 40/Q§-BKHCN cña Bé trëng Bé KH&CN ngµy 29/12/2004 vÒ Ban hµnh danh môc hå s¬, tµI liÖu mËt cña Bé KH&CN.  C«ng t¸c Lu tr÷ cña Bé KH&CN thch hiÖn theo NghÞ ®Þnh sè 111/2004/N§-CP ngµy 08 th¸ng 4 n¨m 2004 cña ChÝnh phñ quy ®Þnh chi tiÕt vÒ viÖc thi hµnh mét sè ®iÒu cña Ph¸p lÖnh Lu tr÷ Quèc gia. - C«ng t¸c thu thËp tµi liÖu vµo lu t÷ c¬ quan: Thu thËp tµi liªu lµ mét c«ng viÖc quan träng. C«ng t¸c nµy cã lµm tèt th× míi sÏ phôc vô cho viÖc tra t×m, khai th¸c… H»ng n¨m Phßng Lu tr÷ Bé KH&CN ®· lËp kÕ ho¹ch thu thËp tµI liÖu. Cã kho¶ng 9000 hå s¬ t¬ng øng víi 100 mÐt tµi liÖu thu dîc tõ c¸c nguån kh¸c nhau. Tuy nhiªn, ®a sè tµi liÖu thu vÒ cßn trong t×nh tr¹ng bã gãi, rêi lÎ nªn chÊt lîng tµi liÖu thu thËp ®îc lµ kh«ng cao. - C«ng t¸c x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu: Gi¸ trÞ cña tµi liÖu ®îc x¸c ®Þnh b»ng c¸ch ph©n lo¹i tµi liÖu ra lµm nhiÒu thêi h¹n b¶o qu¶n kh¸c nhau: vÜnh viÔn, l©u dµi vµ t¹m thêi. Víi nh÷ng tµI liÖu hÕt gi¸ trÞ th× thµnh lËp Héi ®ång tiªu huû tµi liÖu. - C«ng t¸c chØnh lý tµi liÖu: ChØnh lý tµi liÖu ®¶m b¶o ®îc chÊt lù¬ng tµi liÖu, x¸c ®Þnh ®îc hå s¬ trong kho. Tõ n¨m 1994 cho ®Õn nay Bé KH&CN ®· tiÕn hµnh chØnh lý tµI liÖu ®îc 10 lÇn víi 20.845 hå NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 52 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 s¬, cã 20 quyÓn môc lôc, 800 cÆp tµI liÖu, gÇn 600 mÐt thuéc c¸c ®¬n vÞ. - Thèng kª c¸c c«ng cô tra cøu: Hµng n¨m, Phßng Lu tr÷ Bé KH&CN tiÕn hµnh thèng kª tµI liÖu trong kho nh»m qu¶n lý ®îc sè mÐt gi¸ hiÖn cã. C«ng cô tra cøu chñ yÕu ®îc sö dông lµ Môc lôc hå s¬ vµ trªn m¹ng (VP.Net vµ internet). Trong ®ã sö dông tra cøu trªn m¸y tÝnh lµ chñ yÕu, ngoµi ra, qua m¹ng chÝnh phñ, m¹ng liªn kÕt Bé, ngµnh…gióp tra t×m mét c¸ch nhanh chãng thuËn tiÖn, hiÖu qu¶. - B¶o qu¶n tµi liÖu: Thùc hiÖn theo ®iÒu 14 quy chÕ c«ng t¸c V¨n th Lu tr÷. Phßng Lu tr÷ b¶o qu¶n tµi liÖu b»ng c«ng cô nh: gi¸, tñ, cÆp, hép…mét sè trang thiÕt bÞ m¸y mãc phôc vô cho c«ng t¸c b¶o qu¶n: m¸y ®iÒu hoµ, m¸y hót bôi, hót Èm, qu¹t th«ng giã. Hµng th¸ng c¸n bé v¨n th thùc hiÖn nghiªm tóc c¸c chÕ ®é: kiÓm kª, thèng kª tµi liÖu, vÖ sÞnh ®Þnh kú kho tµi liÖu còng nh mét sè biÖn ph¸p b¶o qu¶n kh¸c theo híng dÉn cña côc V¨n th – Lu tr÷ Nhµ níc. - Tæ chøc khai th¸c sö dông tµi liÖu: Tæ chøc khai th¸c vµ sö dông tµi liÖu lµ qu¸ tr×nh tæ chøc khai th¸c th«ng tin tµi liÖu lu tr÷ phôc vô yªu cÇu nghiªn cøu vµ yªu cÇu gi¶i quyÕt nh÷ng c«ng viÖc cña c¬ quan vµ c¸ nh©n. Trong §iÒu 15 Quy chÕ c«ng t¸c V¨n th Lu tr÷ quy ®Þnh rÊt râ ®iÒu nµy. Mçi c¸ nh©n tæ chøc ®Ðn khai th¸c sö dông tµi liÖu ®Òu ký tªn vµo mét quyÓn sæ riªng do c¸n bé lu tr÷ gi÷ Tãm l¹i, mÆc dï kh«ng cã thêi gian ®i s©u t×m hiÓu vÒ c«ng t¸c nµy nhng chóng t«i còng thÊy ®îc phÇn nµo sù quan NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 53 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 t©m cña ban l·nh ®¹o bé còng nh ý thøc cña c¸n bé c«ng t¸c trong lÜnh vùc nµy. Lµm cho c«ng t¸c cµng ®ui vµo nÒ nÕp vµ quy cñ, phôc vô tèt cho nhu cÇu t×m kiÕm th«ng tin, b¶o vÖ ®îc bÝ mËt cho c¬ quan. Ch¬ng III: NhËn xÐt vµ kiÕn nghÞ 3.1 NhËn xÐt Sau mét thêi gian kh¶o s¸t, chóng t«i ®· t×m hiÓu vÒ c«ng t¸c qu¶n trÞ v¨n phßng, c«ng t¸c v¨n th t¹i V¨n phßng Bé KH&CN. Còng trong th¬i gian nµy chóng t«i ®· cñng cè thªm nhËn thøc vÒ mèi liªn hÖ gi÷a lý luËn vµ thùc tiÔn cïng víi ®ã lµ t chÊt cña mét ngêi lµm c«ng t¸c v¨n phßng. Víi nh÷ng kÕt qu¶ ®· ®¹t ®îc, chóng t«i xin ®a ra nh÷ng nhËn xÐt chung vÒ c«ng t¸c v¨n phßng vµ c«ng t¸c v¨n th t¹i V¨n phßng Bé KH&CN. NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 54 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 3.1.1 ¦u ®iÓm:  VÒ c«ng t¸c Qu¶n trÞ v¨n phßng  M« h×nh tæ chøc V¨n phßng Bé KH&CN ViÖc bè trÝ V¨n phßng theo kiÓu phæ biÕn (hay truyÒn thèng) nh hÇu hÕt c¸c c¬ quan hµnh chÝnh hiÖn nay ë níc ta ®· t¹o ra ®îc mét kh«ng gian lµm viÖc ®éc lËp, m«i trêng lµm viÖc yªn tÜnh cho ®éi ngò c¸n bé. C¸ch bè trÝ nµy cßn rÊt phï hîp víi mÆt b»ng vµ kiÕn tróc h¹ tÇng cña Bé KH&CN. Mét sè phßng nh: phßng V¨n th ®îc bè trÝ ë tÇng mét rÊt thuËn tiÖn v× phßng nµy ph¶i tiÕp xóc víi nhiÒu ngêi trong c¬ quan vµ kh¸ch ®Õn liªn hÖ; hay phßng Thêng trùc còng ë tÇng mét c¹nh cæng ra v¶o ®Ó tiÖn theo dâi vµ ®¶m b¶o an toµn cho c¬ quan…  T×nh h×nh ®éi ngò c¸n bé V¨n phßng Nh×n chung, c¸n bé c«ng chc ë Bé KH&CN ®Òu lµ nh÷ng ngêi cã tr×nh ®é chuyªn m«n cao, ®¸p øng ®îc c¸c nhu cÊu chuyªn m«n hµng ngµy mµ hä ®¶m nhËn. Hä cãn lµ nh÷ng c¸n bé nhiÖt t×nh, cã tr¸ch nhiÖm víi c«ng viÖc ®îc giao, cã nhiÒu n¨m kinh nghiÖn c«ng t¸c trong lÜnh vùc m×nh phô tr¸ch. Ban l·nh ®¹o V¨n phßng ®Òu lµ nh÷ng ngêi cã tr×nh ®é chuyªn m«n cao, cã kinh nghiÖm nhiÒu n¨m trong c«ng t¸c qu¶n lý. Bªn c¹nh ®ã, ®îc sù quan t©m vµ ®Çu t cña ban l·nh ®¹o. Hµng n¨m, c¸n bé, chuyªn viªn Bé KH&CN thêng xuyªn ®îc tËp huÊn, tham gia c¸c líp båi dìng nghiÖp vô chuyªn m«n, n©ng cao tr×nh ®é tiÕng anh, tin häc…Cïng víi ý thøc, tr¸ch nhiÖm nghÒ nghiÖp, tinh thÇn ham häc hái cña c¸n bé trong V¨n phßng cßn t m×nh tham gia c¸c kho¸ häc ng¾n, dµi h¹n ®Ó n©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n. Nhê ®ã, chÊt lîng c¸n bé ngµy cµng ®îc c¶i thiÖn vµ gãp phÇn trùc tiÕp t¹o nªn nh÷ng thµnh qu¶ trong ho¹t ®éng qu¶n lý, ho¹t ®éng chuyªn m«n Bé.  Tæ chøc lao ®«ng khoa häc trong V¨n phßng NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 55 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 Trong V¨n phßng Bé KH&CN, sù ph©n c«ng lao ®éng ®èi víi c¸n bé t¬ng ®èi phï hîp. HÇu hÕt c¸n bé ®Òu ®îc ph©n c«ng c«ng viÖc ®óng víi chuyªn m«n ®îc ®µo t¹o. Ngoµi ra, mét sè c¸n bé cßn ®îc ph©n c«ng kiªm nhiÖn thªm mét sè c«ng t¸c kh¸c, ®©y lµ c¬ héi cho ®Ó c¸c c¸n bé cã ®iÒu kiÖn ph¸t huy cao nhÊt n¨ng lùc vµ tr×nh ®é cña b¶n th©n. ViÖc tæ chøc biªn chÕ cho c¸n bé, hiÖn nay, ®a sè c¸n bé trong V¨n phßng Bé KH&CN ®Òu ®îc biªn chÕ nhµ níc. §©y còng lµ mét u ®iÓm gióp cho c¸n bé cã tinh thÇn yªn t©m, æn ®Þnh khi lµm viÖc. C¸ch bè trÝ s¾p xÕp chç ngåi n¬i lµm viÖc còng rÊt hîp lý, mang tÝnh liªn hoµn nh÷ng vÉn tËn dông tèi ®a mÆt b»ng. Mçi mét c¸n bé l¹i cã bµn lµm viÖc riªng, t¹o sù yªn tÜnh tho¶i m¸i khi lµm viÖc. Tõ nh÷ng thuËn lîi ®ã gãp phÇn lµm t¨ng hiÖu qu¶ c«ng t¸c, t¹o ra niÒm say mª lµm viÖc cho c¸n bé, chuyªn viªn V¨n phßng.  Trang thiÕt bÞ phôc vô cho c«ng t¸c V¨n phßng HÖ thèng trang thiÕt bÞ ®èng vai trß rÊt quan träng trong viÖc n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng vµ hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng cña c¬ quan. Qua t×m hiÓu, chóng t«i ®· nhËn thÊy L·nh ®¹o Bé KH&CN ®· rÊt quan t©m ®Çu t trang thiÕt bÞ cho c«ng t¸c V¨n phßng. V¨n phßng ®· ®îc ®Çu t nh÷ng trang thiÕt bÞ cÇn thiÕt nhÊt vµ trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i ®Ó phôc vô cho c«ng t¸c chuyªn m«n. §Æc biÖt, Bé KH&CN ®· ¸p dông c«ng nghÖ th«ng tin kÕt lèi m¹ng néi bé (100%), mét trang web riªng cña Bé còng ®· gãp phÇn kh«ng nhá gióp l·nh ®¹o, c¸n bé, chuyªn viªn theo dâi t×nh h×nh triÓn khai, gi¶i quyÕt c«ng viÖc mét c¸ch thuËn tiÖn. Nhê vËy, mµ c¸n bé v¨n phßng kh«ng nh÷ng tiÐt kiÖm ®îc thêi gian vµ c«ng søc trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn c«ng viÖc, mµ nã cãn gióp cho viÖc qu¶n lý, tra t×m th«ng tin NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 56 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 mét c¸ch nhanh chãng, cung cÊp th«ng tin kÞp thêi vµ chÝnh x¸c cho l·nh ®¹o c¬ quan.  VÒ c«ng t¸c V¨n th  Sù chØ ®¹o cña c¬ quan ®èi víi c«ng t¸c V¨n th Bé KH&CN ®· thùc hiÖn nghiªm tóc NghÞ ®Þnh sè 110/2004/ N§-CP ngµy 28/4/2004 cña ChÝnh phñ vÒ c«ng t¸c v¨n th. Cïng víi ®ã, sau khi Th«ng t liªn tÞch sè 55/2005/TTLTVPCP cña Bé Néi vô vµ V¨n phßng chÝnh phñ vÒ thÓ thøc vµ kü thuËt tr×nh bµy vn b¶n ®îc ban hµnh, V¨n phßng Bé KH&CN ®É sím cã C«ng v¨n sè 1642/BKHCN-VP vÒ viÖc triÓn khai thùc hiÖn th«ng t 55. Thªm vµo ®ã, Bé ®· ban hµnh rÊt nhiÒu c¸c v¨n b¶n quy ®Þnh cô thÓ vÒ c«ng t¸c nµy. Trong ®ã, cã ba v¨n b¶n quan träng mang tÝnh ph¸p lý lµ Quy chÕ lµm viÖc cña Bé, Quy chÕ c«ng t¸c v¨n th – lu tr÷, Quy chÕ so¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n QPPL ®· ®a ho¹t ®éng v¨n th - lu tr÷ cña Bé KH&CN ®i vµo quy cñ vµ nÒ nÕp.  Tæ chøc vµ biªn chÕ V¨n th chuyªn tr¸ch C¸n bé v¨n th cña Bé KH&CN ®Òu lµ nh÷ng ngêi cã tr×nh ®é chuyªn m«n cao, cã nhiÒu n¨m kinh nghiÖm, ®¸p øng kh¸ tèt yªu cÇu cña c¬ quan. Cïng víi ý thøc tinh thÇn tr¸ch nhiÖm cao, c¸n bé v¨n th ®ang lµm rÊt tèt vai trß cña m×nh.  T×nh h×nh so¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n C«ng t¸c so¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n cña Bé KH&CN ®· ®¹t ®îc nh÷ng kÕt qu¶ nhÊt ®Þnh. Hµng n¨m, lîng v¨n b¶n mµ Bé KH&CN ban hµnh lµ rÊt lín. §Ó c«ng t¸c nµy ®i vµo quy cñ vµ cã hiÖu qu¶ Bé ®· ban hµnh mét sè v¨n b¶n quy ®Þnh vÒ vÊn ®Ò nµy nh: quy ®Þnh thÈm quyÒn ban hµnh ®èi víi tõng lo¹i v¨n b¶n; quy ®Þnh c¸ch tr×nh bµy thÓ thøc v¨n b¶n... Nh÷ng v¨n b¶n Bé ban hµnh ®Òu ®¶m b¶o ®óng vÒ mÆt h×nh thøc, chÝnh x¸c vÒ mÆt néi dung. NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 57 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 NÕu chuyªn viªn c¸c phßng, ban sau khi so¹n th¶o cã sai sãt th× khi mang xuèng V¨n th c¸n bé v¨n th söa ch÷a kÞp thêi. Bëi vËy, cha cã mét sai sãt nµo ®¸ng kÓ x¶y ra.  ViÖc qu¶n lý v¨n b¶n ®i - ®Õn Hµng n¨m, lîng v¨n b¶n ®i - ®Õn cña Bé KH&CN lµ rÊt lín. Sè lîng v¨n b¶n ®i vµ ®Õn cña n¨m sau bao giê còng nhiÒu h¬n n¨m tríc. Yªu cÊu ®Æt ra cho bé phËn v¨n th lµ ph¶i qu¶n lý v¨n b¶n chÆt chÏ quy cñ h¬n. HiÖn nay, bé phËn v¨n th Bé KH&CN ®ang tiÕn hµnh qu¶n lý v¨n b¶n ®ång thêi trªn hai trªn c¶ sæ c«ng v¨n vµ m¸y vi tÝnh (PhÇn mÒm qu¶n lý v¨n b¶n trªn m¹ng). C¸c lo¹i sæ dïng ®Ó qu¶n lý c«ng v¨n ®Òu ®óng theo mÉu do Côc V¨n th – Lu tr÷ Nhµ níc quy ®Þnh. Víi tõng lo¹i v¨n b¶n, c¸n bé v¨n th l¹i qu¶n lý theo sæ riªng. ViÖc nhËp d÷ liÖu ®Ó qu¶n lý v¨n b¶n trªn m¸y ®îc thùc hiÖn chÝnh x¸c, thèng nhÊt vµ do nh÷ng c¸n bé cã tr×nh ®é tin häc ®¶m nhËn. ChÝnh nhê vµo viÖc song song qu¶n lý v¨n b¶n b»ng ph¬ng ph¸p truyÒn thèng vµ hiÖn ®¹i ®· gióp cho viÖc tra t×m tµi liÖu rÊt thuËn lîi vµ nhanh chãng. H¬n n÷a, cßn tr¸nh ®îc hiÖn tîng, thÊt l¹c, mÊt m¸t tµi liÖu. Hµng n¨m, v¨n th thùc thèng kª, tæng hîp nh÷ng v¨n b¶n ®i vµ ®Õn cña Bé, chuyÓn giao nh÷ng tËp lu c«ng v¨n ®i ®Õn lu ë v¨n th c¬ quan.  Qu¶n lý con dÊu Bé phËn v¨n th qu¶n lý vµ sö dông con dÊu hÕt søc chÆt chÏ, theo ®óng c¸c quy ®Þnh cña nhµ níc vµ cña c¬ quan. DÊu cña bé vµ dÊu cña v¨n phßng ®îc cÊt cÈn then trong tñ cã kho¸ chØ cã V¨n th phô tr¸ch míi ®îc gi÷ vµ ®ãng dÊu. Cßn c¸c lo¹i dÊu kh¸c nh: d¸u c«ng v¨n dÕn, dÊu kh¶n, mËt ®îc xÕp gän NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 58 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 gµng ng¨n l¾p trªn bµn cña v¨n th. Nhê vËy, Bé KH&CN cha hÒ x¶y ra t×nh tr¹ng thÊt l¹c, nhÇm lÉn con dÊu.  LËp hå s¬ vµ nép lu hå s¬ C«ng t¸c nµy còng ®îc c¸n bé v¨n phßng quan t©m chó ý. Hå s¬ ®îc lËp theo tr×nh tù thêi gian vµ tr×nh tù gi¶i quyÕt c«ng viÖc. Sau mçi th¸ng hå s¬ l¹i ®îc ®em nép lªn phßng lu tr÷.  VÒ c«ng t¸c Lu tr÷ Còng ®· thùc hiÖn kh¸ tèt, c¸n bé lµm c«ng t¸c nµy lµ nh÷ng ngêi cã tr×nh ®é chuyªn m«n, cã ý thc vµ tinh thÇn tr¸ch nhiÖm. Do vËy mµ hå s¬ nép lu t¹i Bé KH&CN lu«n ®îc chØnh lý nhanh chãng ®a vµo lu tr÷. Tµi liÖu ®îc b¶o qu¶n rÊt cÈn thËn vµ chÆt chÏ kh«ng cã hiÖn tîng tµi liÖu bi h háng, lu«n lu«n ®¶m b¶o th«ng tin bÝ mËt phôc vô kÞp thêi cho ho¹t ®éng qu¶n lý cña bé KH&CN 3.1.2 H¹n chÕ:  VÒ c«ng t¸c Qu¶n trÞ v¨n phßng Bªn c¹nh nh÷ng u ®iÓm ®· nªu trªn, Bé KH&CN còng nh V¨n phßng Bé KH&CN còng vÉn cßn tån t¹i nh÷ng h¹n chÕ.  Sù chØ ®¹o cña l·nh ®¹o Bé ®èi víi c«ng t¸c V¨n phßng Cho ®Õn nay, Bé KH&CN míi chØ ban hµnh Quy chÕ quy ®Þnh chøc n¨ng, nhiÖm vô cña toµn bé v¨n phßng nhng cha cã quy ®Þnh cô thÓ vÒ chøc n¨ng nhiÖm vô cña tõng phßng, ban. §iÒu nµy dÔ dÉn ®Õn t×nh tr¹ng c«ng viÖc gi¶i quyÕt chång chÐo, bá sãt c«ng viÖc…  M« h×nh tæ chøc V¨n phßng Bé KH&CN ViÖc s¾p xÕp v¨n phßng theo kiÓu truyÒn thèng bªn c¹nh nh÷ng u ®iÓm th× vÉn cßn rÊt nhiÒu mÆt h¹n chÕ. Ch¼ng h¹n nh nh÷ng phßng, ban cã mèi liªn hÖ qua l¹i víi hau l¹i bÞ bè trÝ NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 59 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 r¶i r¸c tõ tÇng mét ®Õn tÇng bèn, kh«ng t¹o nªn sù liªn hoµn, g©y ¶nh hëng kh«ng nhá ®Õn viÖc gi¶I quyÕt c«ng viÖc hay phßng Ch¸nh V¨n phßng cña Bé kh«ng ®îc bè trÝ c¹nh c¸c phßng, ban m×nh phô tr¸ch khã kh¨n cho viÖc gi¸m s¸t chØ ®¹o…  T×nh h×nh ®éi ngò c¸n bé V¨n phßng Qua kh¶o s¸t chóng t«i thÊy r»ng, tû lÖ c¸n bé lín tuæi víi c¸n bé trÎ ë bé KH&CN chªnh lÖch nhau kh¸ râ. C¸n bé trÎ chiÕm sè lîng Ýt, h¬n n÷a viÖc trÎ ho¸ ®éi ngò c¸n bé cha ®îc l·nh ®¹o quan t©m s¸t sao. Bªn c¹nh ®ã, viÖc biªn chÕ hÇu hÕt c¸n bé trong V¨n phßng sÏ g©y tÝnh û l¹i, kh«ng n¨ng ®éng trong c«ng t¸c cña m×nh.  Tæ chøc lao ®«ng khoa häc trong V¨n phßng MÆc dï hÇu hÕt c¸n bé, chuyªn viªn trong v¨n phßng ®îc bè trÝ ®óng theo chuyªn m«n, ngµnh nghÒ ®îc ®µo t¹o, th× vÉn cßn mét sè vÞ tr× kiªm nhiÖm, mét sè vÞ trÝ hiÖn nay kh«ng cã c¸n bé. VÝ dô: Phßng V¨n th chØ cã hai c¸n bé chuyªn m«n trong khi ®è khèi lîng c«ng viÖc ngµy cµng nhiÒu cha kÞp bæ sung c¸n bé, do vËy nh÷ng c¸n bé ë Phßng m¸y c¹nh phßng Hµnh chÝnh bªn c¹nh c«ng viÖc cña m×nh cßn gióp c¸n bé phßng v¨n th mét sè c«ng viÖc. ChÝnh v× vËy c¸n bé cña hai phßng nµy lu«n bËn r«n, lµm viÖc víi cêng ®é rÊt cao. §iÒu ®ã cã thÓ dÉn ®Õn sù c¨ng th¼ng, mÖt mái qu¸ søc cho c¸n bé, ¶nh hëng kh«ng tèt ®Õn kÕt qu¶ c«ng viÖc. ë nh÷ng phßng, ban kh¸c mét sè c¸n bé ngoµi c«ng viÖc chuyªn m«n cña m×nh th× cßn ph¶i kiªm thªm mét sè c«ng viÖc kh¸c, tÊt yÕu sÏ ¶nh hëng kh«ng nhá ®Õn chÊt lîng vµ hiÖu qu¶ c«ng viÖc. NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 60 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 VÝ dô: trong mçi phßng, ban cña bé l¹i cã c¸n bé v¨n th kiªm nhiªm nh: ngoµi c«ng viÖc chÝnh cña hä th× hä cßn ph¶i phô tr¸ch viÖc so¹n th¶o v¨n b¶n, xin dÊu…®iÒu nµy g©y ¶nh hëng ®Õn nhiÖm vô chÝnh cña hä. H¬n n÷a, v× lµ kiªm nhiÖm nªn ®éi ngò c¸n bé nµy kh«ng cã tr×nh ®é chuyªn m«n vÒ c«ng t¸c v¨n th do vËy kh«ng tr¸nh khái nh÷ng sai sãt x¶y ra. Bªn c¹nh ®ã, mét sè c¸n bé V¨n phßng vÊn cßn ph¶i s¾p xÕp nh÷ng c«ng viÖc kh«ng phï hîp víi chuyªn m«n ®µo t¹o. §iÒu nµy g©y ¶nh hëng ®Õn chÊt lîng c«ng viÖc hay Bé l¹i ph¶I bá ra mét sè kinh phÝ ®Ó ®µo t¹o chuyªn m«n cho ®éi ngò nµy.  Trang thiÕt bÞ phôc vô cho c«ng t¸c V¨n phßng Nh×n chung, trang thiÕt bÞ phôc vô cho c«ng t¸c V¨nphßng cña Bé KH&CN lµ ®Çy ®ñ vµ hiÖn ®¹i. Tuy nhiªn, hiÖn nay mét sè m¸y photo, m¸y in, m¸y vi tÝnh… kh«ng ®îc b¶o dìng nªn thêng xuyªn x¶y ra hiÖn tîng trôc trÆc. M¸y photo thêng bÞ kÑt giÊy, mê mùc, ®en ®Çu v¨n b¶n… m¸y vi tÝnh th× kh«ng nªn mµn h×nh lµm cho hiÖu qu¶ c«ng viÖc bÞ gi¶m sót. Mét sè trang thiÕt bÞ kh«ng ®îc thêng xuyªn sö dông g©y l·ng ph×: VÝ du: ë phßng Hµnh chÝnh cã mét m¸u vi tÝnh thõa hÇu nh kh«ng sö dông ®Õn võa g©y l·ng phÝ võa g©y chÆt chéi phßng lµm viÖc.   VÒ c«ng t¸c V¨n thù T×nh h×nh so¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n MÆc dï ®· cã quy ®Þnh hÕt søc râ rµng, nhng trong qu¸ tr×nh so¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n vÉn cßn m¾c mét sè lçi nhá nh vÒ mÆt thÓ thøc sai cì ch÷, c¨n lÒ cha chuÈn, tiªu ®Ò v¨n b¶n cha ®óng quy ®Þnh, viÕt t¾t sai tªn c¬ quan chñ NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 61 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 qu¶n… mét sè v¨n b¶n do ®¬n vÞ tham mu so¹n vÉn cãn cha s©u s¾c, m¹ch l¹c, ng«n tõ cha xóc tÝch, cha thùc sù khoa häc…Tuy nhiªn, vÒ c¬ b¶n th× nh÷ng lçi sai lµ kh«ng ®¸ng kÓ.  ViÖc qu¶n lý v¨n b¶n ®i - ®Õn C«ng t¸c nµy còng ®îc thùc hiÖn tèt theo ®óng quy ®Þnh cïa Nhµ níc. Song viÖc qu¶n lý víi v¨n b¶n mËt th× Bé vÉn cha ban hµnh ®îc ®îc quy ®Þnh nµo ®Ó qu¶n lý riªng. C¸n bé V¨n th chØ dùa vµo kinh nghiÖm ®Ó tæ chøc vµ gi¶i quyÕt c«ng viÖc. Nh vËy, rÊt dÔ ®Õn t×nh tr¹ng qu¶n lý v¨n b¶n kh«ng thèng nhÊt  LËp hå s¬ vµ nép lu hå s¬ §©y lµ ®iÓm tån t¹i lín nhÊt cña Bé KH&CN. MÆc dï trong Quy chÕ c«ng t¸c v¨n th – lu tr÷ cña Bé ®· cã mét môc riªng, quy ®Þnh hÕt søc cô thÓ vÒ nh÷ng ý nghÜa vµ yªu cÇu ®èi víi c«ng t¸c lËp vµ nép lu hå s¬, nhng trªn thùc tÕ c«ng t¸c nµy cña Bé KH&CN vÉn cßn nhiÒu bÊt cËp. C¸c phßng, ban cha lËp cho m×nh ®îc b¶n danh môc hå s¬ tµi liÖu liªn quan ®Õn c«ng viÖc m×nh gi¶i quyÕt cÇn ph¶i giao nép vµ lu tr÷ c¬ quan. §iÒu nµy dÉn ®Õn, ®a sè c¸n bé lµm viÖc liªn quan ®Õn c«ng t¸c c«ng v¨n giÊy tê ®Òu kh«ng lËp hå s¬ c«ng viÖc hoÆc nÕu lËp th× chÊt lîng hå s¬ cha cao. ChÝnh v× ®iÒu nµy ®· lµm cho c¸n bé lu tr÷ rÊt vÊt v¶ khi ph¶i tiÕn hµnh lËp hå s¬ ë kh©u lu tr÷, cha kÓ ®Õn viÖc nh÷ng tµi liªu cã t×nh chÊt chuyªn m«n nÕu ®Ó c¸n bé lu tr÷ lËp cã thÓ cßn kh«ng ph¶n ¸nh ®îc hÕt néi dung hå s¬. H¬n n÷a, do kh«ng lËp hå s¬ c«ng viÖc nªn t×nh tr¹ng mÊt m¸t, thÊt l¹c tµi liÖu vÉn x¶y ra ë mét sè c¸ nh©n, ®¬n vÞ. NhiÒu c¸n bé, chuyªn viªn khi giao nép tµi liÖu vÉn ®Ó tµi liÖu trong t×nh tr¹ng bã gãi. Hµng n¨m. phßng lu tr÷ ph¶i chØnh h¬n 100m tµi liÖu. Nh÷ng h¹n chÕ ®ã kh«ng nh÷ng lµm t¨ng thªm khã kh¨n cho c¸n bé lu tr÷, g©y mÊt thêi NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 62 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 gian, ®ång thêi còng g©y tån kÐm vÒ mÆt kinh tÕ cho V¨n phßng khi ph¶i trÝch ng©n s¸ch lµm c«ng t¸c kh«i phôc hå s¬.  VÒ c«ng t¸c Lu tr÷ MÆc dï c«ng t¸c nµy thùc hiÖn kh¸ tèt song vÉn cßn mét sè ®iÓm cÇn ph¶i kh¾c phôc ®ã lµ: HiÖn nay, Bé KH&CN vÉn cßn rÊt thiÕu c¸n bé lµm c«ng t¸c nµy. Tµi liÖu hµng n¨m ®a vµo lu tr÷ th× rÊt lín do vËy hiÖn tîng tån ®äng tµi liÖu cha chØnh lý hÕt x¶y ra thêng xuyªn. §Ó gi¶i quyÕt khã kh¨n ban l·nh ®¹o cßn cho cßn thuª thªm c¶ chuyªn viªn lu tr÷ bªn ngoµi vµo ®Ó chØnh lý tµi liÖu theo hîp ®ång dÉn ®Õn chÊt lîng hå s¬ kh«ng tèt v× hÇu hÕt c¸c c¸n bé nµy kh«ng hiÓu râ ho¹t ®éng cña c¬ quan còng nh nh÷ng c«ng viÖc gi¶i quyÕt cô thÓ. 3.2 : KiÕn nghÞ §Ó kh¾c phôc nh÷ng h¹n chÕ nªu trªn chóng t«i xin ®a ra mét vµi kiÕn nghÞ ®Ó gióp cho V¨n phßng Bé KH&CN cã thÓ thùc hiÖn ®óng chøc n¨ng nhiÖm vô cña m×nh.  VÒ c«ng t¸c Qu¶n trÞ v¨n phßng: Bé KH&CN nªn xen xÐt, söa ch÷a mét sè phßng, ban nh»m më më réng diÖn tÝch lµm viÖc, t¹o kh«ng gian tho¶i m¸i gióp c¸n bé, chuyªn viªn cña Bé cã ®iÒu kiÖn lµm viÖc tèt h¬n. V¨n phßng Bé nªn kÞp thêi tuyÓn dông vµ bè trÝ thªm c¸n bé vµo nh÷ng vÞ trÝ cßn thiÕu c¸n bé nh»m sím kh¾c phôc t×nh tr¹ng lµm viÖc qu¶ t¶i ®èi víi mét sè c¸n bé v¨n phßng vµ ®Ó mét sè c¸n bé v¨n phßng kh«ng ph¶i kiªm nhiÖn qu¸ nhiÒu c«ng viÖc. Nªn bè trÝ nh÷ng c¸n bé ®ang lµm tr¸i nghÒ vµo ®óng vÞ trÝ mµ hä ®îc ®µo t¹o. Nªn t¨ng cêng thi tuyÓn c«ng chøc mét c¸ch c«ng khai vµ b×nh ®¼ng, thùc hiÖn chÕ ®é hîp ®ång cã thêi h¹n thay v× chÕ ®é biªn chÕ ®Ó thu hót ngêi cã n¨ng lùc, ®ång thêi n©ng cao chÊt lîng c«ng t¸c cña ®éi ngò c¸n bé. CÇn chó ý h¬n n÷a ®Õn c«ng t¸c trÎ ho¸ c¸n bé b»ng NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 63 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 c¸ch tuyÓn dông, ®µo t¹o, ph¸t triÓn líp c¸n bé kÕ cËn thay thÕ líp c¸n bé s¾p vÒ hu, tr¸nh t×nh tr¹ng bá trèng vÞ trÝ c«ng viÖc trong mét thêi gian dµi mµ kh«ng cã ngêi ®¶m nhËn. L·nh ®¹o V¨n phßng cÇn nhanh chãng cho ban hµnh nh÷ng quy ®Þnh cô thÓ vÒ chøc n¨ng, nhiÖm vô cña tõng phßng trùc thuéc v¨n phßng nh»m t¹o ra sù ph©n c«ng, ph©n nhiÖm râ rµng gi÷a c¸c phßng, ban, h¹n chÕ t×nh tr¹ng chång chÐo trong gi¶i quyÕt c«ng viÖc, CÇn hoµn chØnh hÖ thèng trang thiÕt bÞ phôc vô cho c«ng t¸ v¨n phßng, ®èi víi nh÷ng thiÕt bÞ v¨n phßng ®· cò hoÆc thêng xuyªn cã trôc tr¨c, V¨n phßng Bé nªn tiÕn hµnh b¶o dìng, söa ch÷a hoÆc thay míi. §ång thêi, t¨ng cêng híng dÉn c¸c c¸n bé c¸ch sö dông c¸c trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i.  VÒ c«ng t¸c V¨n th V¨n phßng Bé cÇn t¨ng cêng h¬n n÷a viÖc ®µo t¹o chuyªn m«n nghiÖp vô vÒ nh÷ng quy ®Þnh cña nhµ n¬c vÒ thÓ thøc v¨n b¶n, kü thuËt so¹n th¶o vµ tr×nh bµy v¨n b¶n ®Ó gi¶m tèi ®a nhÊt hiÖn tîng sai sot x¶y ra. CÇn ®a ra biÖn ph¸p xö ph¹t, quy tr¸ch nhiÖm ®èi víi nh÷ng c¸ nh©n, bé phËm nhÇm lÉn, vi ph¹m ¶nh híng ®Õn c«ng t¸c V¨n phßng nãi riªng vµ c«ng t¸c qu¶n lý cña Bé KH&CN nãi chung. Bé KH&CN nªn cã mét v¨n b¶n cô thÓ quy ®Þnh vÒ viÖc qu¶n lý v¨n b¶n mËt, nh»m qu¶n lý thèng nhÊt tµi liÖu mËt c¨n cø vµo t×nh h×nh thùc tÕ cña lo¹i v¨n b¶n nµy ë c¬ quan. §èi víi c«ng t¸c lËp hå s¬ vµ nép lu hå s¬: Bªn c¹nh viÖc ®µo t¹o, n©ng cao nhËn thc cho ®éi ngò c¸n bé, chuyªn viªn vÒ tÇm quan träng vµ ý nghÜa cña lËp hå s¬ c«ng viÖc, L·nh ®¹o v¨n phßng nªn hêng dÉn hoÆc ®a ra b¶n NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 64 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 danh môc hå s¬ cho tõng n¨m cña mçi phßng, ban ®Ó hä cã mét mÉu s½n lËp hå s¬.  VÒ c«ng t¸c Lu tr÷ L·nh ®¹o V¨n phßng còng cÇn chó ý ®µo t¹o, tuyÓn dông thªm mét sè c¸n bé vÒ................ c«ng t¸c nµy. §Çu t thªm mét sè trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i ®Ó phôc vô c«ng t¸c nµy ®îc tèt h¬n. KÕt luËn Sau mét th¸ng tiÕn hµnh kh¶o s¸t, thùc tËp vÒ c«ng t¸c V¨n phßng vµ c«ng t¸c V¨n th t¹i V¨n phßng Bé KH&CN. §· gióp t«i cã c¸i nh×n kh¸i qu¸t h¬n vÒ chøc n¨ng, nhiÖm vô, c¬ cÊu tæ chc cña mét c¬ quan qu¶n lý Nhµ níc cÊp Bé – Bé KH&CN. Th«ng qua ®ã chóng t«i ®· nhËn thøc râ vÒ néi dung vµ tr¸ch nhiÖm qu¶n lý thèng nhÊt vÒ khoa häc vµ c«ng nghÖ. Vµ cang thÊy râ h¬n vai trß quan träng cña c«ng t¸c V¨n phßng vµ c«ng NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 65 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 t¸c V¨n th ë mçi c¬ quan, tæ chc. §èi víi Bé KH&CN c«ng t¸c nµy ®åi hái ngµy cµng ph¶i chuÈn ho¸ vµ hoµn thiÖn h¬n ®Ó t¬ng søng víi tÇm vãc vµ quy m« ho¹t ®éng cña Bé. Do h¹n chÕ vÒ mÆt thêi gian còng nh nh÷ng hiÓu biÕt cña b¶n th©n, chóng t«i cha cã ®iÒu kiÖn ®Ó t×m hiÓu s©u vÒ tõng m¶ng vÊn ®Ò cô thÓ. Song qua ®©y, chóng t«i ®· bíc ®Çu hiÓu ®îc c¸c néi dung c¬ b¶n cña c«ng t¸c V¨n phßng vµ c«ng t¸c V¨n th. Trong kho¶ng thêi gian nµy ®· gióp cho chóng t«i cã ®îc nh÷ng c¸i nh×n kh¸ch quan h¬n vÒ nghÒ nghiÖp cã sù vËn dông gi÷a lý thuyÕt víi c«ng viÖc thùc tÕ. Tõ ®ã, chóng t«i cã sù so s¸nh, ®èi chiÕu vÒ nh÷ng ®iÓm kh¸c biÖt gi÷a lý thuyÕt vµ thùc hµnh, cã thÓ lý gi¶i ®îc sù kh¸c biÖt ®ã vµ quan träng h¬n lµ bæ sung, lµm phong phó thªm kiÕn thøc lý luËn. Qua ®ît thùc tËp nµy kh«ng nh÷n chØ gióp chóng t«i cã c¸i nh×n ®Çy ®ñ h¬n vÒ nghÒ nghiÖp mµ cßn gióp cho chóng t«i cã thªm lßng tin vµo nghÒ nghiÖp mµ m×nh ®É lùa chon. Cuèi cïng, Chóng t«i xin göi lêi c¶m ¬n tíi ban L·nh ®¹o Bé KH&CN, ®Æc biÖt lµ c¸n bé, chuyªn viªn phßng Hµnh chÝnh V¨n phßng Bé KH&CN. Cïng víi Ban Gi¸m hiÖu Trêng §¹i häc Khoa häc X· héi vµ Nh©n v¨n cïng víi c¸c thÇy c« gi¸o cña Khoa Lu tr÷ häc vµ Qu¶n trÞ v¨n phong trêng §¹i häc Khoa häc X· héi vµ Nh©n v¨n ®· t¹o ®iÒu kiÖn vµ tËn t×nh gióp ®ì chóng t«i hoµn thµnh tèt ®ît thùc tËp nµy. Xin tr©n träng c¶m ¬n! Danh môc tµI liÖu tham kh¶o NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 66 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 1. V¬ng §×nh QuyÒn: Lý luËn vµ Thùc tiÔn c«ng t¸c V¨n th - Trêng §¹i häc Khoa häc X· héi vµ Nh©n v¨n - §ai häc Quèc gia Hµ Néi. 2. Hoµng H¶i HËu: B¸o c¸o thùc tËp n¨m th÷ ba t¹i Liªn ®oµn lao ®éng thµnh phè Hµ Néi, niªn kho¸ 2003 -2007, Ngµnh Lu Tr÷ häc vµ Qu¶n trÞ V¨n phßng. T liÖu Khoa Lu tr÷ häc vµ Qu¶n trÞ V¨n phßng. 3. §µo Xu©n Chóc: TËp bµi gi¶ng m«n Qu¶n trÞ hµnh chÝnh v¨n phßng. Trêng §¹i häc Khoa häc X· héi vµ Nh©n v¨n §ai häc Quèc gia Hµ Néi. 4. Bé Khoa häc vµ C«ng nghÖ: 45 n¨m x©y dùng vµ ph¸t triÓn Bé Khoa häc vµ c«ng nghÖ. V¨n phßng Bé KHoa häc vµ C«ng nghÖ 5. Nh÷ng V¨n b¶n quy ®Þnh chøc n¨ng, nghiÖm vô, c¬ cÊu tæ chøc cña Bé Khoa häc vµ C«ng nghÖ, V¨n phßng Bé Khoa häc vµ C«ng nghÖ. NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 67 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 phÇn phô lôc 1. Phô lôc 1: B¶n tù nhËn xÐt qu¸ tr×nh thùc tËp 2. Phô lôc 2: B¶ng chÊm c«ng hµng ngµy 3. Phô lôc 3: S¬ ®å tæ chøc cña Bé KH&CN 4. Phô lôc 4: S¬ ®å tæ chøc cña V¨n phßng Bé KH&CN 5. Phô Lôc 5: S¬ ®å vÞ trÝ lµm viÖc t¹i phßng Hµnh chÝnh 6. Phô lôc 6: Danh môc mêi hå s¬ tiªu biÓu 7. Phô lôc 7: Môc Lôc Hå s¬ 8. Phô lôc 8: Chøc n¨ng nhiÖm vô, c¬ cÊu tæ chøc cña Bé KH&CN 9. Phô lôc 9: Quy chÕ quy ®Þnh chøc n¨ng, nhiÖm vô, c¬ cÊu tæ chøc cña V¨n phßng Bé KH&CN NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 68 B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 Bé Khoa häc vµ C«ng nghÖ Céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc Danh môc hå s¬ N¨m 1998 vÒ vÊn ®Ò Hîp t¸c quèc tÕ t¹i Bé KH&CN CÆ p sè Sè hå s¬ 217 1789 8 0 1789 1 1789 2 Tiªu ®Ò hå s¬ B¸o c¸o kÕt qu¶ Héi nghÞ, héi th¶o víi Ph¸p vµ Hµ Lan TËp tµi liÖu vÒ hîp t¸c khoa häc kü thuËt, v¨n ho¸ ViÖt – Ph¸p giai ®o¹n 1994-1997 Dù ¸n hîp t¸c ®iÒu tra nghiªn cøu biÓn ®éng ViÖt Nam – Philippines giai ®o¹n II cña Bé KHCN&MT-1997 NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 69 TGTL Sè tê T.h.b.q u¶n 1998 Cã thêi h¹n 1998 nt 1998 nt Ghi chó B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 TËp tµi liÖu vÒ tæ 1789 chøc tuÇn lÔ KHCN c¸c 1998 níc trong khu vùc 3 ASEAN (ASEAN 5) QuyÕt ®Þnh cña Bé KHCN&MT V/v Cö «ng 1789 Ph¹m KH«i Nguyªn, thø 1998 4 trëng, lµm chñ tÞch ban ®iÒu hµnh Quèc gia vÒ Quü m«i trêng ViÖt Nam n¨m 1998. Tµi liÖu tiÕng Ph¸p 1789 1998 n¨m 1998 5 C«ng hµm sè 316/99 1789 Cña §SQ Céng hßc liªn 1998 bang §øc V/v hîp t¸c víi 6 §øc n¨m 1998 B¸o c¸o V/v hîp t¸c khoa häc c«ng nghÖ 1789 víi Ph¸p v¶ Thuþ §iÓn 1998 7 cña Tæng c«ng ty giÊy ViÖt Nam (ViÖn C«ng nghiÖp GiÊy) Dù ¸n VIE/98/001 gi÷a 1789 ChÝnh phñ ViÖt Nam 1998 vµ UNDP (vÒ T¨ng c8 êng n¨ng lùc ph¸p LuËt t¹i ViÖt Nam Dù ¸n vÒ “ Ch¬ng 1789 tr×nh hîp t¸c gi¸o dôc 1998 gi÷a §H CÇn Th¬ vµ 9 §H Flemish (BØ)” do trêng §H CÇn Th¬ chñ tr× n¨m 1998 B¸o c¸o kÕt qu¶ cña 1790 ®oµn kh¶o s¸t vÒ viÔn 1998 th¸m t¹i Ph¸p, 1998 0 cña Bé KHCN&MT NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 70 L©u dµi nt nt nt nt nt nt nt B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 Môc lôc hå s¬ Sè hå s¬: 27925 Tiªu ®Ò: B¸o c¸o kÕt qu¶ thùc hiÖn nhiÖm vô MS: 4.1.1 “VËt lý c¸c hÖ Ýt chiÒu vµ c¸c hÖ cã cÊu tróc Nano” cña Viªn VËt Lý – Trung t©m Khoa häc tù nhiªn vµ C«ng nghÖ Quèc gia do GS.TS NguyÔn ¸I ViÖt lµm chñ nhiÖm m¨n 1998-2001 STT Sè thÎ Tiªu ®Ò 1004 B¸o c¸o kÕt qu¶ thùc hiÖn nhiÖm vô NCCB 1996-2000 “VËt lý c¸c hÖ Ýt chiÒu vµ hÖ cã cÊu tróc NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 71 Ghi chó TrÇn Tho¹i Duy B¶o vµ Cao Huy B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 1024 1238 2620 nono” cña trêng ®¹i häc §µ L¹t do TrÇn Tho¹i Duy B¶o vµ Cao Huy ThiÖn lµm chñ nhiÖm. ThiÖn B¸o c¸o kÕt qu¶ thùc hiÖn §Ò tµi MS 4.1.1 “VËt lý c¸c hÖ Ýt chiÒu vµ c¸c hÖ cã cÊu tróc nano” cña ViÖn VËt lý do NguyÔn ¸i ViÖt lµm chñ nhiÖm.n¨m 2001 B¸o c¸o kÕt qu¶ thùc hiÖn §Ò tµi MS 4.1.1 “ Exciton trong c¸c hÖ cã cÊu tróc nano” thuéc nhiÖm vô “VËt lý c¸c hÖ Ýt chiÒu vµ c¸c hÖ cã cÊu tróc nano” cña ViÖn VËt lý do GS.TS NguyÔn ¸i ViÖt lµm chñ nhiÖm.n¨m 1999 B¸o c¸o kÕt qu¶ thùc hiÖn §Ò tµi MS 4.1.1 “VËt lý c¸c hÖ Ýt chiÒu vµ c¸c hÖ cã cÊu tróc nano” cña ViÖn VËt lý – Trung t©m Khoa häc tù nhiªn vµ C«ng nghÖ Quèc gia do NguyÔn ¸i ViÖt lµm chñ nhiÖm. N¨m 1998 NguyÔn ¸i ViÖt NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 72 GS.TS NguyÔn ¸i ViÖt NguyÔn ¸i ViÖt