Nội dung

SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD Bài giảng Microsoft Word 1. Giới thiệu: Microsoft word là phần mềm nằm trong bộ office của hãng Microsoft. Ms Word nhằm soạn thảo các định dạng văn bản phục vụ cho công việc văn phòng Khởi động Word  C1: Kích đúp chuột vào biểu tượng màn hình nền (Desktop).  C2: Menu Start / Programs / Microsoft Office / Microsoft Office Word 2003 Bài giảng MS Word trên 3 Thanh tiªu ®Ò Màn hình làm việc của Word Thanh c«ng cô chuÈn (Standard) Th­íc däc (Ruler) Thanh c«ng cô vÏ (Drawing) Thanh c«ng cô t¹o b¶ng (Table and Borders) Thanh thùc ®¬n (Menu) Thanh ®Þnh d¹ng (Formating) Vïng so¹n th¶o * Thanh Tr­ît däc (Scroll) Bµi 1 Mở một tệp (File) trắng mới (New)  C1: Kích chuột vào biểu tượng New thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar).  C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+N  C3: Vào menu File / New… Bài giảng MS Word trên 5 Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open)    C1: Kích chuột vào biểu tượng Open Standard Toolbar. C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O C3: Vào menu File / Open…  trên 1. Chọn nơi chứa tệp 2. Chọn tệp cần mở 3. Bấm nút Open để mở tệp Bài giảng MS Word Bấm nút Cancel để hủy lệnh mở tệp 6 Ghi tệp vào ổ đĩa (Save)  C1: Kích chuột vào biểu tượng Save  C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S  C3: Vào menu File / Save  Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As... (các bước tiếp theo xem slide sau).  Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm giác là Word không thực hiện việc gì). Bài giảng MS Word trên Toolbar. 7 Ghi tệp vào ổ đĩa với tên khác (Save As) Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới được tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ.  Vào menu File / Save As...   1. Chọn nơi ghi tệp 2. Gõ tên mới cho tệp 3. Bấm nút Save để ghi tệp Bài giảng MS Word Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp 8 Thoát khỏi Word (Exit)  C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4  C2: Kích chuột vào nút Close phải cửa sổ làm việc của Word.  C3: Vào menu File / Exit  Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1 Message Box, chọn:  Yes: ghi tệp trước khi thoát,  No: thoát không ghi tệp,  Cancel: huỷ lệnh thoát. ở góc trên cùng bên Bài giảng MS Word 9 Phương pháp gõ tiếng Việt  Để gõ được tiếng Việt cần có font chữ tiếng Việt và chương trình gõ tiếng Việt.  Các bộ font tiếng Việt: ABC, VNI, Unicode…  Bộ font ABC gồm các font chữ bắt đầu bởi .Vn    VD: .VnTime, .VNTIMEH. .VN3DH, .VnArial… Các font Unicode: Arial, Times New Roman, … Các chương trình gõ tiếng Việt: ABC, Vietkey, Unikey… Hiện nay bộ gõ Vietkey và Unikey đang được sử dụng rộng rãi vì có nhiều ưu điểm: dung lượng nhỏ, hỗ trợ phương pháp gõ cho nhiều bộ font,… Bài giảng MS Word 10 Cách gõ tiếng Việt kiểu TELEX  Cách gõ các ký tự đặc biệt:      aw w ee dd     ă, ư, ê, đ ow aa oo    ơ â ô Cách gõ các dấu:   s: sắc, f: huyền, r: hỏi, x: ngã, j: nặng, z: thôi bỏ dấu` Bài giảng MS Word 11 Cách gõ tiếng Việt kiểu TELEX (tiếp)  Có thể bỏ dấu ngay sau khi gõ nguyên âm hoặc sau khi đã gõ xong từ.  Ví dụ, để gõ dòng chữ “Trường trung cấp Đại Việt”: Truowngf trung caaps DDaij Vieetj  Muốn gõ tiếng Anh mà không muốn chuyển chế độ gõ, có thể gõ thêm ký tự đặc biệt 1 lần nữa, ví dụ: gõ từ “New York” như sau: Neww Yorrk Bài giảng MS Word 12 Một số phím hỗ trợ soạn thảo    Tab: tạo 1 khoảng trống (ngầm định 0.5 inch), thường dùng để thụt đầu dòng đoạn văn bản. Caps Lock: bật/tắt chế độ gõ chữ hoa. Shift: - giữ Shift và gõ ký tự chữ sẽ cho chữ in hoa - giữ Shift và gõ các phím có 2 ký tự sẽ cho ký tự ở trên. - giữ Shift và ấn các phím di chuyển sẽ bôi đen (chọn) đoạn văn bản.   Delete: xoá 1 ký tự đứng sau con trỏ Back Space: xoá 1 ký tự đứng trước con trỏ Bài giảng MS Word 13 Một số phím hỗ trợ soạn thảo (tiếp)  Enter: xuống dòng để gõ đoạn văn bản mới.  Home: đưa con trỏ về đầu dòng.  End: đưa con trỏ về cuối dòng.  Page Up: đưa con trỏ lên 1 trang màn hình  Page Down: đưa con trỏ xuống 1 trang màn hình  Ctrl+Home: đưa con trỏ về đầu văn bản  Ctrl+End: đưa con trỏ về cuối văn bản  Ctrl+Enter: ngắt trang bắt buộc (sang trang mới) Bài giảng MS Word 14 Một số quy tắc chuẩn    Không có khoảng trắng trước dấu phẩy (,), dấu chấm (.), dấu hai chấm (:), dấu chấm phẩy (;)… Có 1 khoảng trắng sau các dấu trên. Các dấu nháy đơn, nháy kép, mở ngoặc, đóng ngoặc phải ôm sát văn bản.  VD gõ sai: Các ký tự in thường : a , b , … , z( 26 ký tự ) .  VD gõ đúng: Các ký tự in hoa: A, B, …, Z (26 ký tự). Bài giảng MS Word 15 Gõ chỉ số và số mũ  Để gõ chỉ số, sử dụng tổ hợp phím Ctrl+= để chuyển đổi giữa chế độ gõ bình thường và chế độ gõ chỉ số. Ví dụ để gõ x1 thứ tự gõ phím như sau:   x, Ctrl+=, 1, Ctrl+=, … Để gõ số mũ, sử dụng tổ hợp phím Ctrl+Shift+= để chuyển đổi giữa chế độ gõ bình thường và chế độ gõ số mũ. Ví dụ gõ x2 như sau:  x, Ctrl+Shift+=, 2, Ctrl+Shift+=, … Bài giảng MS Word 16 Định dạng văn bản 1) Định dạng ký tự a) Sử dụng thanh công cụ Formatting: - Bôi đen đoạn văn bản (dùng chuột hoặc dùng phím Shift kết hợp với các phím dịch chuyển) Chọn font chữ Chọn kích thước chữ Chữ in đậm (Ctrl+B) Chữ in nghiêng (Ctrl+I) Chữ gạch chân (Ctrl+U) Bài giảng MS Word 17 Định dạng ký tự (tiếp) b) Sử dụng menu Format / Font…: - Bôi đen đoạn văn bản. Vào menu Format / Font…  Chọn kích thước chữ Chọn font chữ Chọn dáng chữ (bình thường, đậm, nghiêng, Chọn màu chữ Chọn kiểu gạch chân Khung xem trước định dạng Bài giảng MS Word 18 Định dạng văn bản 2) Định dạng đoạn văn bản a) Sử dụng thanh công cụ Formatting - Bôi đen đoạn văn bản Khoảng cách giữa các dòng Căn lề trái (Ctrl+L) Căn giữa (Ctrl+E) Căn lề phải Căn cả 2 lề (Ctrl+R) (Ctrl+J) Bài giảng MS Word 19 Định dạng đoạn văn bản (tiếp) b) Sử dụng menu Format/Paragraph… - Chọn đoạn văn bản, chọn Format \ Paragraph…  Chọn cách căn lề Khoảng cách tính từ lề trái và phải Khoảng cách với đoạn trước và sau Khoảng cách giữa các dòng Khung xem trước định dạng Bài giảng MS Word 20 Tạo số, ký hiệu đầu dòng    Chọn đoạn văn bản cần chèn. Chọn Format \ Bullets and Numbering… Tạo số đầu dòng:    Tạo ký hiệu đầu dòng:    Chọn thẻ Numbered Chọn kiểu số cần chèn → OK Chọn thẻ Bulleted Chọn kiểu ký hiệu cần chèn → OK Chọn Customize để chỉnh sửa ký hiệu Tạo đường viền, màu nền    Chọn đoạn văn bản cần chèn tạo Chọn Format \ Borders and Shading… Các thẻ quan trọng:    Borders: tạo đường viền cho đoạn văn bản Page Border: tạo đường viền cho trang văn bản Shading: màu nền cho đoạn văn bản Tạo đường viền, màu nền  Đường viền: Loại đường viền Loại đường kẻ Màu đường kẻ Độ rộng của đường kẻ Áp dụng cho chữ, đoạn văn Tạo đường viền, màu nền  Màu nền Không đổ màu Chọn màu sắc Thêm các màu khác Chọn mẫu Áp dụng cho chữ, đoạn văn Chia cột văn bản   Chọn đoạn văn bản cần chia cột Chọn Format \ Collumns Số cột cần chia Dòng kẻ ở giữa Chọn nếu độ rộng các cột bằng nhau Áp dụng cho đoạn văn đã chọn hay cả trang Dùng tab tự động để định dạng  Dùng chuột kích vào thước ngang để đặt tab.  Kích đúp chuột vào tab vừa đặt  1. Chọn tab nào để thiết lập 2. Chọn tab trái (left), phải (right) hoặc giữa (center) 3. Chọn kiểu dẫn cho tab 4. Bấm nút Set để thiết lập tab Bài giảng MS Word 26 Chữ hoa lớn đầu đoạn văn   Đặt con trỏ sau chữ cần in hoa lớn. Chọn Format \ Drop Cap… Vị trí chữ in hoa lớn Font chữ Số dòng chữ sẽ nằm Khoảng cách đến các chữ khác Sao chép/chuyển văn bản (Copy/Move) 1. Chọn đoạn văn bản cần sao chép/chuyển 2. - Nếu sao chép: Ấn Ctrl+C (bấm nút Copy, menu Edit/Copy) - Nếu chuyển: Ấn Ctrl+X (bấm nút Cut, menu Edit/Cut) 3. Đặt con trỏ tại nơi muốn dán văn bản 4. Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste) Bài giảng MS Word 28 Chèn ký tự đặc biệt    Nhiều ký tự muốn đưa vào văn bản nhưng không có trên bàn phím?  Đặt con trỏ chuột tại nơi muốn chèn. Vào menu Insert / Symbol…  2. Chọn ký tự đặc biệt 1. Chọn font 3. Ấn nút Insert để chèn Bài giảng MS Word 29 Chèn hình ảnh, chữ nghệ thuật   Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn Chèn hình ảnh:  Chọn Insert \ Picture:   Clip Art: Chèn từ thư viện của chương trình Office: Sau khi chọn Clip Art khung làm việc sẽ xuất hiện cửa sổ Clip Art, chọn Go để tìm kiếm hình ảnh. Click vào hình ảnh cần chèn để chèn vào văn bản. From File: Chèn từ một file hình ảnh bên ngoài thư viện của chương trình Office. Sau khi chọn From File sẽ xuất hiện cửa sổ để chọn đến hình ảnh cần chèn. Chèn hình ảnh, chữ nghệ thuật (tiếp)  Chèn chữ nghệ thuật:  Chọn Insert \ Pictures \ WordArt: xuất hiện khung chọn mẫu: Chèn hình ảnh, chữ nghệ thuật (tiếp)  Chèn chữ nghệ thuật:   Chọn mẫu rồi click OK → xuất hiện hộp thoại gõ nội dung, chú ý tương thích giữa Font chữ và bảng mã. Gõ xong click OK Sau khi chèn xong, khi click vào chữ WordArt sẽ xuất hiện thanh công cụ WordArt Thêm chữ WordArt mới Sửa nội dung WordArt Chọn mẫu WordArt khác Chọn hình dạng WordArt Vị trí của đối tượng so với văn bản Làm việc với thanh công cụ Drawing Làm việc với thanh công cụ Drawing Công dụng : Dùng để vẽ các dạng hình cơ bản trong word : Vẽ theo mẫu cho trước : Vẽ đường thẳng : Vẽ đường thẳng có mũi tên : Vẽ hình chữ nhật, muốn vẽ hình vuông ta ấn thêm phím Shift : Vẽ hình Elip, muốn vẽ hình tròn ta ấn thêm phím Shift. : Tạo hộp văn bản : Chèn WordArt mới : chèn các dạng biểu đồ : Chèn hình ảnh từ Clip Art : chèn thêm hình ảnh : Tô màu cho đối tượng : Chọn màu cho nét vẽ của đối tượng (hình ảnh) : Chọn màu cho văn bản : Chọn kiểu đường viền ngoài. : Chọn kiểu đường : Chọn kiểu mũi tên : Chọn kiểu bóng đổ 2 chiều : Chọn kiểu không gian 3 chiều * Bật/ tắt thanh Drawing: Vào View  Toolbars  Drawing Bài giảng MS Word 34 Làm việc với thanh công cụ Drawing Định dạng hình vẽ: Chọn hình vẽ kích chuột phải Format Autoshapes + Layout: chọn các vị trí cho hình vẽ : + Inline With text : Đẩy văn bản ra 2 biên + Square: hình vẽ nằm giữa VB + Tight: hình vẽ nằm chung với văn bản + Behide text : hình vẽ nằm sau văn bản + In front of text: hình vẽ nằm trước văn bản Lật quay hình vẽ: Chọn hình vẽ Vào Draw  Rotate or flip + Free rotate : Xoay tự do + Rotate left : Xoay bên trái một góc 900 + Rotate Right: Xoay bên phải một góc 900 + Elip horizotal: Lật theo biên ngang + Elip vertical: Lật theo biên dọc Bài giảng MS Word 35 Làm việc với thanh công cụ Drawing Sử dụng các hình khối AutoShape Với công cụ AutoShapes còn cung cấp nhiều mẫu hình dạng khác nhau. Đưa văn bản vào trong hình vẽ: Chọn hình vẽ kích chuột phải Add text Chuùc caùc anh chò thaønh coâng Bài giảng MS Word 36 Bảng biểu Ô Hàng Cột Bài giảng MS Word 37 Bảng biểu a) Tạo bảng   Đặt con trỏ tại nơi muốn chèn bảng C1: Vào menu Table / Insert / Table…  Nhập số cột Nhập số hàng Chọn độ rộng các cột Độ rộng cột tự động vừa khít nội dung Chọn các bảng biểu đã thiết kế sẵn Độ rộng cột vừa với trang giấy cũng như vừa với nội dung Lấy các thông số trên thiết lập cho bảng biểu mới Bài giảng MS Word 38 Bảng biểu a) Tạo bảng   C2: Click vào nút Insert Table trên thanh công cụ Standard Toolbar. - Drag chọn số hàng và cột cho Table.  b) Dịch chuyển và chọn miền  Dịch   Dùng chuột Dùng phím Tab hoặc các phím mũi tên  Chọn    chuyển: miền: Chọn cả bảng: đặt trỏ văn bản trong bảng, vào menu Table / Select / Table Chọn các hàng kề nhau: kích chuột ngoài lề trái của bảng, ngang vị trí hàng đầu tiên, giữ chuột di qua các hàng còn lại. Chọn các cột kề nhau: di chuột đến sát lề trên cột đầu tiên, con trỏ chuột chuyển từ hình chữ I thành mũi tên đen thì kích trái chuột, giữ và di qua các cột còn lại. Bài giảng MS Word 40 c) Thay đổi kích thước hàng/cột   Thay đổi độ rộng cột:  Di chuột vào đường khung phải của cột để xuất hiện mũi tên 2 chiều  Giữ trái chuột và kéo đến độ rộng mong muốn Thay đổi chiều cao hàng:  Tương tự như trên với đường khung dưới của hàng. Bài giảng MS Word 41 d) Nhập ô, chia ô   Nhập các ô thành 1 (Merge cells)  Chọn các ô cần nhập  Nháy chuột phải vào vùng vừa chọn, menu xuất hiện, chọn Merge Cells (hoặc menu Table / Merge Cells) Chia các ô thành nhiều hơn (Split cells)  Chọn (các) ô cần chia  Nháy chuột phải vào ô vừa chọn, menu xuất hiện, chọn Split Cells… (hoặc menu Table / Split Cells…)  Hộp thoại Split Cells xuất hiện: Nhập số cột và số hàng cần chia vào khung tương ứng Number of columns và Number of rows. Bài giảng MS Word 42 e) Thêm cột, hàng, ô vào bảng  - C1: Sử dụng Menu ngữ cảnh Chọn các cột (các hàng). Nhấp chuột phải vào các cột (các hàng) đã chọn. Chọn Insert Rows hoặc Insert Columns tương ứng. (Số cột/hàng thêm vào sẽ bằng số cột/hàng đã chọn) - Chú ý: Nếu chèn thêm cột hoặc hàng theo cách này thì mặc định các cột mới thêm vào sẽ nằm bên trái các cột được chọn và các hàng mới thêm vào sẽ nằm trên các hàng được chọn Bài giảng MS Word 43 e) Thêm cột/hàng vào bảng C2: Sử dụng lệnh: Chọn các cột hoặc hàng, không cần chọn tất cả các ô (số cột / hàng thêm vào sẽ bằng số cột/hàng đã chọn) - Vào menu Table / Insert /  Thêm cột vào bên trái cột hiện tại Thêm cột vào bên phải cột hiện tại Thêm hàng vào bên trên hàng hiện tại Thêm hàng vào bên dưới hàng hiện tại Thêm ô Bài giảng MS Word 44 f) Xoá bảng, xoá hàng, xoá cột, xóa ô  - C1: Sử dụng Menu ngữ cảnh Chọn các cột (các hàng) cần xóa. Nhấp chuột phải vào các cột (các hàng) đã chọn. Chọn Delete Rows hoặc Delete Columns tương ứng. (Số cột/hàng được xóa sẽ bằng số cột / hàng được chọn) Bài giảng MS Word 45 f) Xoá bảng, xoá hàng, xoá cột, xóa ô - Nếu muốn xóa các ô thì chọn các ô cần xóa (các ô phải liền kề nhau). Nhấp chuột phải vào các ô đã chọn. Chọn Delete Cells. Đẩy các ô bên phải ô bị xóa sang bên trái Đẩy các ô bên dưới ô bị xóa lên trên Xóa toàn bộ các dòng chứa các ô được chọn Xóa toàn bộ các cột chứa các ô được chọn Bài giảng MS Word 46 f) Xoá bảng, xoá hàng, xoá cột C2: Sử dụng lệnh - Chọn các cột hoặc hàng. Chọn menu Table / Delete  Xoá cả bảng Xoá các cột đã chọn Xoá các hàng đã chọn Xoá các ô đã chọn Bài giảng MS Word 47 g) Các thao tác định dạng đường kẻ  Sử dụng menu Format / Border and Shading…   Chọn các ô trong bảng Vào menu Format / Border and Shading… Không kẻ khung Kiểu đường kẻ Chỉ kẻ khung biên ngoài Kẻ khung bao quanh tất cả ô Tự kẻ khung theo ý muốn Khung xem trước Màu đường kẻ Độ dày đường kẻ Bài giảng MS Word Các nút kẻ từng đường khung 48 Các thao tác định dạng đường kẻ (tiếp)  Sử dụng thanh công cụ Tables and Borders  Vào menu Table/Draw Table…  Merge Bút Tẩy để xoá Độ dầy Cells kẻ đường kẻ đường kẻ khung Kiểu đường kẻ Màu đường kẻ Split Chiều cao Chiều rộng Cells các hàng các cột bằng nhau bằng nhau Chọn kiểu đường kẻ, độ dày đường kẻ…, chọn bút kẻ khung để con trỏ chuột thành hình cái bút. 2. Di chuột qua các đường kẻ muốn định dạng.  Thường dùng pp này để xoá hoặc làm đậm đường kẻ. 1. Bài giảng MS Word 49 h) Tính toán trong bảng biểu   Đặt con trỏ tại ô cần tính theo công thức Chọn Table \ Formula… Công thức Định dạng kết quả Chọn nhanh công thức Bài giảng MS Word 50 h) Tính toán trong bảng biểu (tiếp)  Một số công thức hay sử dụng    SUM: Tính tổng. VD: SUM(LEFT): tính tổng các phần tử bên trái cho đến khi gặp dữ liệu khác kiểu số. AVERAGE: Tính trung bình cộng. VD: AVERAGE(LEFT): tính trung bình cộng của các phần tử bên trái cho đến khi gặp dữ liệu khác kiểu số. Một số từ khóa: LEFT: các phần tử bên trái  RIGHT: các phần tử bên phải  ABOVE: các phần tử bên trên  BELOW: các phần tử bên dưới  Bài giảng MS Word 51 i) Sắp xếp bảng biểu   Chọn cả bảng Chọn Table \ Sort Loại dữ liệu Cột sắp xếp Sắp xếp tăng hoặc giảm Cột sắp xếp nếu tiêu chí 1 bằng nhau Bảng lựa chọn có dòng tiêu đề không Bài giảng MS Word 52 Chèn chú thích Đôi khi trong những tài liệu của bạn cần bổ sung nội dung giải thích thêm về từ ngữ cho người đọc khác hoặc sau này bạn sẽ đọc lại có thể dễ dàng hiểu được những từ ngữ viết tắt, hay khó hiểu nào đó, bài này sẽ hướng dẫn bạn cách chèn chú thích cho từ ngữ. Chèn chú thích 1. Lựa chọn (bôi đen) từ ngữ muốn chèn chú thích 2. Vào Insert / Comment 3. Bạn sẽ thấy ô Comment có màu sắc xuất hiện ở bên phải màn hình văn bản: - Hãy nhập nội dung vào ô Comment Chèn chú thích 4. Sau khi nhập xong nội dung chú thích, thì từ ngữ được chèn sẽ có màu nền và khi di chuyển chuột đến (Ví dụ: “Chèn chú thích”) sẽ xuất hiện nội dung chú thích đó. Với phần màu nền và ô Comment bên phải khi in ra giấy vẫn sẽ xuất hiện. AUTOTEXT – AUTOCORRECT AUTOCORRECT 1) Công dụng: Dùng để thay thế nội dung bằng một tên viết tắt 2)Thực hiện: Đánh dấu nội dung Vào Tools Autocorrect xuất hiện hộp thoại: + Tại Replace: Nhập tên đề mục (viết tắt) cần tạo chọn Add OK 3) Cách chèn Autocorrect: Đặt con trỏ ở vị trí cần chèn Nhập tên đề mục lúc trước ta đặt  ấn Enter hoặc ấn phím Space 4/ Xóa Autocorrect: Cụm từ viết Cụm từ sẽ thay tắt thế Vào Tools  Autocorrect  xuất hiện hộp thoại: + Tại Replace: Nhập tên đề mục cần xóa  Delete OK Bài giảng MS Word 56 Các tuỳ chọn và sửa lỗi chính tả AutoCorrect cho phép thiết lập một số tính chất tự động sửa các lỗi chính tả trong quá trình soạn thảo. Để thiết lập các tính chất tự động sửa lỗi chính tả, hãy làm như sau: Bước 1: Khởi động tính năng AutoCorrect; Bước 2: Thiết lập các thông số về tự động sửa lỗi chính tả bằng cách chọn (checked) các mục sau: Tự động sửa những từ nêu có 2 ký tự hoa đầu dòng sẽ chỉ để lại kí tự hoa đầu tiên. Ví dụ : TWo sẽ tự động sửa thành Two. Tự động sửa kí tự đầu tiên của một câu thành kí tự in hoa. Viết in hoa cho kí tự đầu tiên của ngày. Ví dụ: sẽ luôn sửa là Monday. Tự động sửa lỗi kiểu như cAPS LOCK khi bật nhầm phím Caps lock. Khi đó máy sẽ sửa thành Caps lock. Bài giảng MS Word 57 AUTOTEXT – AUTOCORRECT AUTOTEXT 1) Công dụng: Dùng để lưu trữ tự động một đoạn văn bản bằng một tên viết tắt 2) Thực hiện: Đánh dấu nội dung Vào Insert  Autotext  New xuất hiện hộp thoại: + Tại Please name your Autotext Entry: gõ tên đề mục(viết tắt)  OK 3) Chèn nội dung Autotext: Đặt con trỏ ở vị trí cần chèn nhập tên đề mục lúc trước ta đặt  Ấn Phím F3 4/ Xóa Autotext: Vào Insert  Autotext  Autotext  máy liệt kê tên các đề mục đã cài đặt chọn tên đề mục cần xóa kích chuột vào Delete OK Bài giảng MS Word 58 Tìm kiếm và thay thế  Tìm kiếm một từ, một cụm từ trong tài liệu Bước 1: Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm. Bước 2: Khởi động tính năng tìm kiếm văn bản bằng cách kích hoạt mục chọn Edit  Find… hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + F , hộp thoại Find and Replace xuất hiện. Bước 3: Thiết lập các thông tin về tìm kiếm trên thẻ Find. Bài giảng MS Word 59 Tìm kiếm một từ, một cụm từ trong tài liệu Gõ từ cần tìm kiếm vào mục Find What. Thiết lập các tuỳ chọn tìm kiếm ở mục Search Options như sau : Match case: tìm kiếm mà không phân biệt chữ hoa, chữ thường. Find whole words only: chỉ tìm trên những từ độc lập. Bước 4:Nhấn nút Find next, máy sẽ chỉ đến vị trí văn bản chứa cụm từ cần tìm. Bài giảng MS Word 60 Thay thế một từ, một cụm từ trong văn bản Bước 1: Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm, khởi động tính năng tìm kiếm văn bản. Bước 2: Thiết lập thông tin về cụm từ cần tìm và cụm từ sẽ thay thế ở thẻ Repalce của hộp thoại.   Gõ cụm từ cần tìm kiếm vào mục Find what. Gõ cụm từ sẽ thay thế ở mục Replace with. Bài giảng MS Word 61 Thay thế một từ, một cụm từ trong văn bản Bước 3: Nhấn nút Find next để tìm đến vị trí văn bản cụm từ cần tìm. Khi tìm thấy có thể bấm nút Replace để thay thế cụm từ cần tìm được bởi cụm từ đã chỉ định ở mục Replace with. Để ngừng tìm kiếm, nhất nút Cancel. Bài giảng MS Word 62 Trộn tài liệu (Mail Merge) 1. Khái niệm về trộn tài liệu: Mail Merge là một công cụ dùng để tạo thư tín có các thông tin địa chỉ, bì thư theo một mẫu đã có sẵn với mục đích tạo nhiều thư cùng một nội dung để gửi cho nhiều người khác nhau. Để thực hiện kỹ thuật Mail Merge cần phải có 2 văn bản khác nhau. Trong đó : Văn bản dùng làm mẫu thư tín Văn bản chứa dữ liệu (có thể là một danh sách bao gồm họ tên, địa chỉ,…) để gắn vào mẫu thư tín. Hai văn bản này được tạo trước và sử dụng kỹ thuật Mail Merge để đưa dữ liệu vào thư tín mẫu. Bài giảng MS Word 63 Trộn tài liệu (Mail Merge) 2. Cấu trúc cơ bản: Hai thành phần chính khi sử dụng chức năng Mail Merge là : Văn bản mẫu thư tín : là văn bản chứa nội dung chính của thư tín, có thể là giấy mời họp, giấy báo nhận hàng, giấy yêu cầu,… Văn bản chứa dữ liệu : là tập tin chứa danh sách những người sẽ được ghi trong thư tín hoặc danh sách các mặt hàng sẽ gửi cho người nhận thư tín. Văn bản chứa dữ liệu có thể được xem là một tập tin chứa một bảng (Table) danh sách. Trong bảng danh sách đó có nhiều cột, mỗi cột chứa một thông tin cụ thể. Dòng đầu tiên trong bảng được xem như là dòng tiêu đề và mỗi dòng kế tiếp sẽ chứa một nhóm các thông tin liên quan với nhau. Bài giảng MS Word 64 Trộn tài liệu (Mail Merge) Họ và tên Chức vụ Cơ quan Đỗ Mạnh GĐ Cty ABC Lê Tùng P.GĐ Cty XYZ Trần Cương TP Cty XQ (DSKH.doc) THƯ MỜI Kính mời: Chức vụ: Cơ quan: Đến dự họp lúc 7giờ 30 ngày 31/12/2003 tại địa chỉ XYZ. (Giay moi.doc) Bài giảng MS Word 65 Trộn tài liệu (Mail Merge)  Văn bản thư tín sau khi được sử dụng Mail Merge THƯ MỜI Kính mời: Đỗ Mạnh Chức vụ: GĐ Cơ quan: Cty ABC Đến dự họp lúc 7giờ 30 ngày 31/12/2003 tại địa chỉ XYZ. THƯ MỜI Kính mời: Lê Tùng Chức vụ: P.GĐ Cơ quan: Cty XYZ Đến dự họp lúc 7giờ 30 ngày 31/12/2003 tại địa chỉ XYZ. THƯ MỜI Kính mời: Trần Cương Chức vụ: TP Cơ quan: Cty XQ Đến dự họp lúc 7giờ 30 ngày 31/12/2003 tại địa chỉ XYZ. Bài giảng MS Word 66 Trộn tài liệu (Mail Merge) 3. Thao tác sử dụng Mail Merge Để kích hoạt tính năng này, ta thực hiện theo từng bước như sau : Bước 1. Mở tài liệu chính (tài liệu chứa mẫu thư). Để mẫu thư là văn bản hiện hành. Bước 2. Vào menu Tools => Letters and Mailings => Mail Merge. Bên phải màn hình xuất hiện khung tác vụ Mail Merge. => Chọn loại tài liệu muốn tạo với ý nghĩa sau : Letters : tạo thư tín E-mail message : Tạo thư điện tử Envelopes : Tạo phong bì Labels : Tạo nhãn địa chỉ Directory : Tạo văn bản chứa danh sách Ở ví dụ này ta chọn Letters trong mục Select document type => Nhấn Next: Starting document để qua bước ba Bài giảng MS Word 67 Trộn tài liệu (Mail Merge)  Bước 3. Chọn tài liệu làm nội dung chính với các lựa chọn :    Use the current document : Sử dụng tài liệu hiện hành (với tình huống đưa ra ta lựa chọn cái này) Start from template : Tạo từ một mẫu có sẵn Start from existing document : Tạo từ một tài liệu có sẵn. => Nhấn Next: Select recipients. để qua bước 4 Bài giảng MS Word 68 Trộn tài liệu (Mail Merge)  Bước 4. Trên cửa sổ bước ba chọn mục Use an existing list, sau đó nhấn vào nút Browse, hộp thoại Select Data Source xuất hiện. Chọn file chứa bảng thông tin đã tạo (Ví dụ DSKH.doc).    Use a existing list : sử dụng một danh sách đã có sẵn Select from Outlook contacts : Chọn từ danh sách của Outlook contacts. Type a new list : Nhập mới một danh sách (khi không có sẵn) Bài giảng MS Word 69 Trộn tài liệu (Mail Merge) Bảng thông tin sau hiện ra: => Chọn hoặc bỏ chọn những khách hàng cần tạo thư mời -> Nhấn OK => Sau đó nhấn Next: Write your letter. để qua bước năm Bài giảng MS Word 70 Trộn tài liệu (Mail Merge)    Bước 5: Đặt con trỏ đến vị trí cần chèn Chọn More Items Bài giảng MS Word 71 Trộn tài liệu (Mail Merge) Xuất hiện hộp thoại: Chọn trường muốn chèn và ấn Insert => nhấn Close  Lặp lại bước trên cho các vị trí khác => Nhấn Next:Preview your letters để qua bước 6  Bài giảng MS Word 72 Trộn tài liệu (Mail Merge) Bước 6: Sử dụng các nút <<, >> để duyệt qua các thư gửi cho từng người => Nhấn Next: Complete the merge để qua bước cuối cùng. Bài giảng MS Word 73 Trộn tài liệu (Mail Merge)    Bước 7: Nhấn vào Print để in ra các thư Nhấn Edit individual letters để chỉnh sửa cho từng thư Bài giảng MS Word 74 Trộn tài liệu (Mail Merge)  Với trường hợp nhấn Edit individual letters, sau khi nhấn trên màn hình sẽ hiện 1 hộp thoại : => Nhấn OK Tiếp theo chương trình sẽ tạo ra cửa sổ hoàn toàn mới với cái tên mặc định là Letters 1. Bạn thử kiểm tra xem có phải trong file mới này đã có những cái thư mời theo một mẫu đồng nhất không, công việc còn lại chỉ là kiểm tra sơ lại và in ra thôi Bài giảng MS Word 75 Tiêu đề đầu trang (Header), chân trang (Footer) Chọn View  Header and Footer , con trỏ lập tức chuyển ngay vào phần tiêu đề đầu (Header). Đang ở phần tiêu đề, chúng ta nhấn nút để di chuyển phần tiêu đề cuối trang. Kết thúc soạn thảo tiêu đề bằng cách nhấn nút Close. Bài giảng MS Word 76 Tạo mục lục tự động Sau khi đã tạo xong nội dung báo cáo bạn cần tạo mục lục cho nó Bước 1: Tại trang muốn đặt mục lục bạn ghi chữ MỤC LỤC rồi căn giữa sau đó xuống dòng, chọn căn trái cho con trỏ chuột. tiếp theo chọn View rồi tìm đến mục Outline như hình dưới. Bài giảng MS Word 77 Tạo mục lục tự động Bước 2: Sau khi click chọn Outline các bạn tích chọn đầu dòng muốn hiển thị Tại mục 2 tích chọn (Level_1) cho mục hiển thị ngoài cùng VD như Chương I hoặc Chương II trong báo cáo. Các mục nhỏ hơn như 1.1 hay 1.2 các bạn để Level 2. Còn 1.1.1 hay 1.2.1 các bạn chọn Level 3 Bài giảng MS Word 78 Tạo mục lục tự động Bước 3: như đã nói ở bước 2 các bạn tích đầu dòng cho phần con và chọn Level 2. Bài giảng MS Word 79 Tạo mục lục tự động Bước 4: Sau đó các bạn lưu thiết lập lại Bài giảng MS Word 80 Tạo mục lục tự động Bước 5: Sau khi lưu xong. Các bạn nhấn vào thẻ View rồi chọn hiển thị là Print Layout để quay về định dạng trình soạn thảo bình thường Bài giảng MS Word 81 Tạo mục lục tự động Bước 6. Sau khi trở về trình soạn thảo quen thuộc, các bạn đưa chuột về phần mục lục mà các bạn đã tạo trước Vào Insert \ Reference \ Index and Tables… Bài giảng MS Word 82 Tạo mục lục tự động Bước 7. Tại thẻ Index các bạn tích chọn mục 2 để hiển thị số trang, mục 3 là chọn dòng cách ngang hiển thị Bài giảng MS Word 83 Tạo mục lục tự động Bước 8. Tiếp theo các bạn chọn thẻ Table of Contents tích chọn như hình dưới Sau đó nhấn Ok để hoàn tất Bài giảng MS Word 84 Tạo mục lục tự động Kết quả hiển thị sau khi tạo mục lục tự động Bài giảng MS Word 85 Tạo mục lục tự động Ở tại phần mục lục này, tự động có liên kết cho phép bạn click chuột (hoặc dùng kết hợp phím Ctrl + click chuột) để nhảy đến đúng mục và số trang cần đến. Bài giảng MS Word 86 Tạo và quản lý các Style 1. Khái niệm cơ bản về style Style là một tập hợp nhiều định dạng trên chuỗi văn bản hay trên Table dùng để định dạng nhanh văn bản trong một thao tác. Ví dụ: Thay vì phải mất 3 thao tác để chọn font .VnTime, cỡ chữ 14, căn giữa văn bản, ta chỉ cần tạo ra 1 style chứa 3 định dạng trên và chọn Style mới đó. Bài giảng MS Word 87 Tạo và quản lý các Style 2. Phân loại style : Có 2 loại style có thể tạo và áp dụng như sau : Định dạng trên đoạn văn bản như căn lề văn bản (text alignment), đặt mốc dừng (tab stops), khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn bản (line spacing), đường viền (border) và ký tự định dạng. Định dạng trên chuỗi ký tự đang chọn trong đoạn văn bản như font, cỡ chữ, in đậm, in nghiêng. Bài giảng MS Word 88 Tạo và quản lý các Style 3. Thao tác sử dụng Style 3.1. Tạo Style mới : Để tạo ta làm theo các bước sau : Bước 1 – Vào menu Format | Style and Formatting… Bên phải màn hình xuất hiện khung tác vụ Style. Bước 2. Nhấn nút New Style Hộp thoại New Style xuất hiện Bài giảng MS Word 89 Tạo và quản lý các Style     Trên ô Name : gõ vào tên kiểu. Ví dụ : vidu1 Trên Style Type : Chọn đối tượng muốn tạo Style : Đoạn văn bản, ký tự, bảng, danh sách. Trên Style based on : xác định Style sắp tạo dựa trên Style đã có Chọn các định dạng muốn quy định như font, cỡ chữ, in đậm, in nghiêng, gạch chân, màu chữ, … Bài giảng MS Word 90 Tạo và quản lý các Style Nhấn nút Format để lựa chọn các chức năng định dạng khác cho Style này.        Font … định dạng phông chữ cho style Paragraph… định dạng đoạn Tabs… để đặt điểm Tab cho Style (nếu cần) Border…chọn kiểu đường viền cho Style (nếu cần) Frame… để chọn kiểu khung cho Style (nếu cần) Numbering… chọn kiểu ký tự gạch đầu dòng Shortcut key.. để gán phím nóng cho Style này, hộp thoại Customize Keyboard xuất hiện cho phép thiết lập phím nóng: Bài giảng MS Word 91 Tạo và quản lý các Style     Trên ô Press new shortcut key : Bấm tổ hợp phím nóng cần gán trên bàn phím. Ví dụ: Ctrl + 1; Tiếp theo nhấn nút Assign để đồng ý phím nóng này Có thể gán nhiều tổ hợp phím nóng cho một Style, chúng được chứa ở danh sách Current keys: Nút Remove, nút Reset All.. giúp quản lí các phím nóng vừa tạo Bài giảng MS Word 92 Tạo và quản lý các Style Sau khi gán xong tổ hợp phím nóng, hộp thoại Customize keyboard sẽ có dạng: Để xoá tổ hợp phím nóng đã tạo : -> Nhấn vào tổ hợp phím muốn xóa trong mục Current keys -> Nhấn nút Remove Đánh dấu chọn Add to Template nếu muốn đưa Style vừa tạo vào hệ thống mẫu của Word. Nhấn OK để hoàn tất Bài giảng MS Word 93 Tạo và quản lý các Style Bước 3: Sử dụng Style vừa tạo được: Đặt điểm trỏ lên đoạn văn bản cần định dạng Nhấn tổ hợp phím nóng để gọi Style Bài giảng MS Word 94 Tạo và quản lý các Style 3.2. Sửa đổi Style : Bước 1 – Vào menu Format | Style and Formatting… Bên phải màn hình xuất hiện khung tác vụ Style. Bước 2 - Nhấn chuột phải vào Style cần sửa đổi và chọn Modify Style trên thực đơn sổ xuống và lần lượt hiệu chỉnh các định dạng. Bài giảng MS Word 95 Tạo và quản lý các Style Hộp thoại Modify Style xuất hiện : Bước 3 : Thực hiện các hiệu chỉnh định dạng giống như ở phần tạo style. Bước 4 : Nhấn OK để đồng ý thay đổi Bài giảng MS Word 96 Tạo và quản lý các Style 3.3. Xoá Style : Bước 1 – Vào menu Format | Style and Formatting… Bên phải màn hình xuất hiện khung tác vụ Style. Bước 2 - Nhấn chuột phải vào Style cần xoá và chọn Delete… trên thực đơn sổ xuống. Bài giảng MS Word 97 Chèn số trang  Vào menu Insert / Page Number…  Chọn vị trí hiển thị: trên (Top) hoặc dưới (Bottom) Chọn căn chỉnh: Center (giữa), Right (phải)... Chọn định dạng Hiện/ẩn số trang ở trang đầu tiên Số trang khởi đầu là… Bài giảng MS Word 98 ĐẶT MẬT KHẨU BẢO VỆ TẬP TIN VĂN BẢN Bước 1: Nhấn Menu File chọn Save As (hoặc nhấn F12) Bài giảng MS Word 99 ĐẶT MẬT KHẨU BẢO VỆ TẬP TIN VĂN BẢN Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Save As: Nhấn Tools chọn Security Options Bài giảng MS Word 100 ĐẶT MẬT KHẨU BẢO VỆ TẬP TIN VĂN BẢN Bước 3: Xuất hiện hộp thoại Security:   Password to open: mở được tập tin phải nhập mật khẩu Password to modify: xem được nội dung tập tin của nhưng không chỉnh sửa, lưu giữ được Mật khẩu để mở Mật khẩu để thay đổi => Đặt mật khẩu để bảo vệ tập tinChọn nút OK Bài giảng MS Word 101 ĐẶT MẬT KHẨU BẢO VỆ TẬP TIN VĂN BẢN Bước 4: Màn hình xuất hiện hộp thoại Confirm Password: Nhập lại mật khẩu vào ô Reenter password to open (hoặc Modify) Bài giảng MS Word 102 ĐẶT MẬT KHẨU BẢO VỆ TẬP TIN VĂN BẢN   Bước 5: Nhấn nút OK. Lúc này màn hình sẽ trở lại hộp thoại Save As Bước 6: Nhấn Save để ghi tập tin vào đĩa. Tập tin đã được đặt mật khẩu. Bài giảng MS Word 103 THAY ĐỔI MỘT SỐ TUỲ CHỌN TRONG WORD 1. Thay đổi đơn vị đo chiều dài trong Office Vào Tools / Options… Bài giảng MS Word 104 THAY ĐỔI MỘT SỐ TUỲ CHỌN TRONG WORD  Xuất hiện hộp thoại Option, chọn thẻ General: Tại vùng Measurement units, chọn loại đơn vị: - Inches: Đơn vị đo chiều dài của Anh (1inch = 2.54cm) - Centimeters: cm - Millimeters: mm - Points: Thường được viết tắt là pt, 72 pt xấp xỉ bằng 1 inch. Cỡ chữ thường được biểu diễn bằng đơn vị pt. - Picas: Là đơn vị đo lường xấp xỉ bằng 1/6 inch, hoặc 12 point. Pica được dùng để mô tả các kích thước theo chiều dọc và chiều ngang trên trang.  Bài giảng MS Word 105 THAY ĐỔI MỘT SỐ TUỲ CHỌN TRONG WORD 2. Đặt chế độ tự động sao lưu dữ liệu. Vào Tools / Options… Xuất hiện hộp thoại Options, chọn thẻ Save:  Bạn đánh dấu lựa chọn  Save AutoRecover info every: Đặt thời gian tự động lưu dữ liệu (Trên ảnh đặt: cứ 10 phút MS Word sẽ tự động lưu dữ liệu lại).  Chọn nút OK Bài giảng MS Word 106 THAY ĐỔI MỘT SỐ TUỲ CHỌN TRONG WORD 3. Bỏ chế độ kiểm tra chính tả, từ ngữ tiếng Anh Vào Tools / Options… Xuất hiện hộp thoại Option, chọn thẻ Spelling & Grammar  Bạn bỏ dấu lựa chọn ở 3 dòng như sau:  Check spelling as you type  Check grammar as you type  Check grammar with spelling.  Chọn nút OK Bài giảng MS Word 107 THAY ĐỔI MỘT SỐ TUỲ CHỌN TRONG WORD 4. Xử lý lỗi khi chữ trong Microsoft Word bị nhảy cách Khi sử dụng Microsoft Word với bộ mã Unicode, đôi khi các chữ có dấu bị nhảy cách làm bạn rất khó chịu. Để khắc phục tình trạng này bạn thực hiện như sau:   Bước 1 : Vào Tools => Options =>Edit Bước 2 : Tại thẻ Edit, bạn bỏ dấu tích ở bảng Use smart cut and paste, sau đó nhấn OK. Bài giảng MS Word 108 Định dạng trang giấy  Vào menu File / Page Setup… Tab Margins (lề)  Khoảng cách các lề: trên (top), dưới (bottom), trái (left), phải (right) Khoảng cách đầu trang (header) và chân trang (footer) Thiết lập làm kích thước ngầm định cho mọi văn bản Bài giảng MS Word 109 Định dạng trang giấy (tiếp)  Tab Paper Size (kích thước trang giấy) Kích thước trang giấy (bình thường chọn A4) Chọn hướng trang giấy: Portrait (thẳng đứng) hoặc Landscape (nằm ngang) Bài giảng MS Word 110 In văn bản   Vào menu File / Print Preview để xem văn bản trước khi in để tránh văn bản in ra chưa vừa ý Vào menu File / Print… (Ctrl+P) Nút này để chọn các thông  số máy in: khổ giấy in (chọn A4), độ phân giải,… Chọn máy in In tất cả In trang hiện tại đặt con trỏ In các trang được nhập vào Số bản in Bài giảng MS Word 111