Nội dung

18-Feb-13 Chương 4 : Thông tin trong quản trị Thầy giáo : Bùi hoàng Ngọc Email : bui.ngoc@dntu.edu.vn Nội dung chính của chương 31 Khái niệm về thông tin 2 Hệ thống thông tin trong quản trị 33 Văn hóa của tổ chức 4 Văn hóa và hoạt động quản trị Phần 1 : Thông tin là gì ? 1 18-Feb-13 1. Khái niệm về thông tin  Thông tin là những dữ liệu dưới các hình thức khác nhau như số liệu, hình ảnh, âm thanh, sự kiện … đã được xử lý thành một dạng dữ liệu thích hợp, có một ý nghĩa nhất định nào đó nhằm phục vụ cho nhu cầu của người sử dụng nó. 2. Vai trò của thông tin  ..... 3. Đặc điểm của thông tin 2 18-Feb-13 Nguồn dữ liệu thô ban đầu 4. Sử dụng thông tin trong tổ chức Dữ liệu sơ cấp Quá trình xử lý Thông tin Dữ liệu thứ cấp Ra quyết định Hành động 5. Yêu cầu của thông tin Yêu cầu 5 Bảo mật Yêu cầu 4 Kịp thời Yêu cầu 3 Thích hợp Yêu cầu 2 Đầy đủ Yêu cầu 1 Tin cậy 6. Quá trình truyền đạt thông tin Phaûn hoài YÙ töôûng Maõ hoùa Chuyeån thoâng tin Tieáp nhaän Giaûi maõ Nhaän thöùc Nhieãu 3 18-Feb-13 Phần 2 : Thông tin trong quản trị 1. Hệ thống thông tin quản trị  Hệ thống thông tin trong quản trị là toàn bộ quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt đến các bộ phận có liên quan theo yêu cầu của các hoạt động quản trị, nhằm mục tiêu giúp các nhà quản trị phân tích và đưa ra các quyết định trong quá trình hoạch định và kiểm soát việc thực hiện các quyết định đó. 2. Các yếu tố ảnh hưởng Hệ thống thông tin trong tổ chức Ảnh hưởng đến Số lượng các bộ phận Yêu cầu quản lý Cơ sở hạ tầng kỹ thuật PP. Thu thập 4 18-Feb-13 3. Đặc điểm của HTTT quản trị Thứ 3 Thứ 2 Thứ 1 Phải được thiết kế và tổ chức phù hợp với cơ cấu của tổ chức Phải được thiết kế phù hợp với yêu cầu quản trị Phải khai thác và tận dụng được tiến bộ mới của công nghệ 4. Thách thức với HTTT quản trị 1 2 3 5. Phân loại thông tin quản trị 1. Hệ thống thông tin phục vụ cấp quản trị : - Hệ thống thông tin cấp chiến lược. - Hệ thống thông tin cấp chiến thuật. - Hệ thống thông tin cấp tác nghiệp. 5 18-Feb-13 Chiều thông tin trong tổ chức a) Chiều thông tin từ trên xuống : - Chủ yếu chứa các mệnh lệnh và chỉ thị được thể hiện dưới dạng văn bản. b) Chiều thông tin từ trên xuống : - Chủ yếu chứa các báo cáo thực hiện của cấp dưới được thể hiện dưới dạng văn bản, lời nói. c) Chiều thông tin đan chéo : - Là thông tin trao đổi, phối hợp giữa các bộ phận trong tổ chức. 5. Phân loại thông tin quản trị 2. Hệ thống thông tin hỗ trợ việc thực thi các chức năng quản trị : - Hệ thống thông tin hoạch định. - Hệ thống thông tin tổ chức. - Hệ thống thông tin chỉ huy. - Hệ thống thông tin kiểm soát. 5. Phân loại thông tin quản trị 3. Hệ thống thông tin hỗ trợ cho việc quản trị theo chức năng : - Hệ thống thông tin quản trị tài chính - kế toán. - Hệ thống thông tin quản trị Marketing. - Hệ thống thông tin quản trị sản xuất - kd. - Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực. - Hệ thống thông tin quản trị văn phòng. 6 18-Feb-13 6. Lưu ý khi quản lý HTTT  Phải tạo được sự tham gia tích cực của người sử dụng trong toàn bộ quá trình thiết kế, xây dựng, vận hành và khai thác của hệ thống thông tin.   Phải có sự ủng hộ của cấp quản trị cao nhất. Phải đánh giá đúng mức độ phức tạp và rủi ro khi xây dựng và khai thác HTTT.  Phải ngăn chặn được hệ thống nhiễu và phá hoại đến hệ thống thông tin. 7. Phương pháp thu thập thông tin 8. Phương pháp xử lý thông tin 31 Phương pháp thủ công 2 Phương pháp thống kê 33 Phương pháp so sánh 4 Phương pháp tổng hợp 35 Phương pháp chuyên gia 7 18-Feb-13 9. Quản lý hệ thống thông tin 1 Là quản trị các vấn đề sau : 2 3 4 10. Các hình thức quản lý thông tin Hệ thống thông tin trong tổ chức Các hình thức quản lý Theo chức năng Theo đối tượng Theo công việc Theo thời gian 11. Hiệu quả thông tin Một số nguyên nhân làm giảm hiệu quả thông tin Bạn hãy cho biết 8 18-Feb-13 a. Nguyên nhân làm giảm  ……. b. Nguyên nhân làm tăng  ……. Phần 3 : Văn hóa của tổ chức Điều khó thay đổi nhất đối với cá nhân hay tổ chức, chính là thay đổi thói quen 9 18-Feb-13 1. Khái niệm văn hóa của tổ chức  Deal & Kennedy : Văn hóa của tổ chức là cách mà những công việc được thực hiện trong tổ chức.  Hellriegel & Slogum : Văn hóa của tổ chức là tính cách, cách thức suy nghĩ và hành động trong tổ chức đó, được chia sẻ bởi hầu hết các thành viên, giúp người ta phân biệt được tổ chức này với tổ chức khác. Văn hóa của tổ chức bao gồm ? Hãy suy nghĩ Làm thế nào để nhận diện được văn hóa của tổ chức Bạn hãy cho biết 10