Nội dung

CHƯƠNG 8 CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU I. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  1. Sự cần thiết của công tác lưu trữ  Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ thể hiện những sự kiện, những hoạt động của tổ chức, cá nhân.  Tài liệu lưu trữ là những bản chính, bản gốc thể hiện tính chính xác và tin cậy của những thông tin chứa đựng trong nó.  Tài liệu lưu trữ gắn liền với những đối tượng nhất định và là tài sản được bảo vệ. I. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  2. Nội dung của công tác lưu trữ  Phân loại các tài liệu một cách khoa học.  Đánh giá và xác định giá trị tài liệu.  Bổ sung tài liệu lưu trữ  Thống kê và kiểm tra các tài liệu.  Tổ chức và triển khai các kỹ thuật bảo quản.  Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  3- Các phương án phân loại tài liệu  Đặc trưng cơ cấu tổ chức  Đặc trưng mặt hoạt động  Đặc trưng thời gian  Đặc trưng vấn đề  Đặc trưng địa dư LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  4. Thu thập, bổ sung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ  4.1 Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ  Xác định những nguồn cung cấp tài liệu lưu trữ.  Xác định những tài liệu có giá trị và quan trọng cần bổ sung vào lưu trữ.  Thực hiện các thủ tục giao nộp tài liệu. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  4.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ  Quá trình chỉnh lý tài liệu phải tuân thủ nguyên tắc không phân tán tài liệu trong lưu trữ LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  5 – Sắp xếp và bảo quản tài liệu lưu trữ  5.1 Sắp xếp hồ sơ lưu trữ  Sắp xếp trực tiếp  Phương pháp gián tiếp  Phương pháp kết hợp LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  5.2 Bảo quản hồ sơ lưu trữ  Nội dung cơ bản của bảo quản tài liệu là phòng chống các yếu tố phá hoại tài liệu, giảm tối đa những thiệt hại và phục chế sửa chữa những tài liệu đã hư hỏng LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  6. Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ  6.1 Thống kê tài liệu lưu trữ  Giúp cơ quan nắm chắc được số tài liệu đang lưu trữ nhằm có kế hoạch bảo quản và sử dụng hiệu quả các tài liệu này.  Lên kế hoạch kịp thời nhằm bổ sung, điều chỉnh và nâng cao giá trị của tài liệu lưu trữ, chủ động trong việc tổ chức lưu trữ tại cơ quan. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  6.2 Kiểm tra tài liệu lưu trữ  Kiểm tra tài liệu lưu trữ là việc tiến hành kiểm tra thực tế các tài liệu có trong kho lưu trữ. Kiểm tra định kỳ (5 năm) hay kiểm tra đột xuất (do thiên tai, cháy nổ…).  Việc kiểm tra hồ sơ tài liệu cho phép bộ phận lưu trữ xác định được những mất mát hay hư hỏng tài liệu để có phương án khắc phục