Nội dung

CHƯƠNG 4 NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I.CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP II.ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP III. ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP I. CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP • I.1 Khái niệm • Thủ tục hành chính là những tiến trình hợp lý và phù hợp để giải quyết các công việc liên quan mà doanh nghiệp xây dựng và thực hiện tùy theo đặc thù hoạt động của mình. • VẤN ĐỀ : Sự khác biệt của thủ tục giữa hành chính doanh nghiệp và hành chính công. • Các cơ sở hình thành và cải tiến thủ tục hành chính trong doanh nghiệp • Các luật lệ qui định của nhà nước, của các cơ quan cấp trên • Đặc thù hoạt động, tính chất và qui mô hoạt động của doanh nghiệp • Đơn giản, dễ hiểu và dễ thực hiện • • • • • Sự hình thành hệ thống các thủ tục là cần thiết, nhưng Tại sao phải cải tiến thủ tục hành chính? Lạc hậu của qui trình thủ tục Sự biến đổi nhanh chóng của môi trường cạnh tranh Xuất hiện những nhu cầu mới Tự hoàn thiện hệ thống 1.2 Cải tiến thủ tục trong doanh nghiệp Đánh Đánh giá giá hiệu hiệu quả quả giải giải quyết quyết công công việc việc Phân tích hiện trạng các thủ tục tương ứng Đưa Đưa ra ra những những phương phương án án cải cải tiến tiến thủ thủ tục tục Công bố áp dụng những thủ tục mới Vaän Vaän haønh haønh thöû thöû vaø vaø ñieàu ñieàu chænh chænh caùc caùc thuû thuû tuïc tuïc • Các yêu cầu cơ bản khi cải tiến thủ tục hành chính : • Bảo đảm tính hệ thống cho các thủ tục • Bảo đảm tính hợp lý và phù hợp • Bảo đảm tính khoa học • Bảo đảm tính đơn giản, dễ hiểu • Bảo đảm tính ổn định và bền vững • Bảo đảm tính chính thức, thẩm quyền II. ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HÀNH CHÍNH DN • II. 1 Hệ thống thông tin doanh nghiệp • Hệ thống thông tin quản lý là tập hợp các thành phần liên hệ với nhau có chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin cho việc làm quyết định và điều hành hoạt động của một tổ chức. • Ngày nay hệ thống thông tin quản lý là một điều kiện cơ bản cho hoạt động của một doanh nghiệp • Quá trình hình thành thương mại điện tử đòi hỏi hành chính văn phòng phải có những thay đổi tương ứng • • • • • • • • • • • Các hệ thông tin trong doanh nghiệp Hệ hỗ trợ điều hành (ESS : Executive Support System) Hệ thông tin quản lý (MIS : Management Information System) Hệ trợ giúp quyết định (DSS : Decision Support System ) Hệ tự động hoá văn phòng (OAS : Office Automation System) Hệ xử lý tác nghiệp (TPS :Transactions Processing System) • II.2 Ưng dụng của công nghệ thông tin trong hành chánh văn phòng • Sự xuất hiện của mạng Internet và các mạng máy tính đã tạo ra một cuộc cách mạng trong hoạt động văn phòng • Biên tập và soạn thảo văn bản hành chánh là một việc thường xuyên và đòi hỏi công sức của nhân viên thư ký, sử dụng những phần mềm soạn thảo văn bản sẽ tăng hiệu năng soạn thảo và giảm tối đa thời gian sửa chữa, biên tập văn bản • Hệ quản trị cơ sở dữ liệu cho phép lưu trữ và sử dụng những dữ liệu và thông tin cho các hoạt động nghiệp vụ văn phòng, tin học hoá và tự động hoá các công việc lưu trữ hồ sơ tài liệu • Thư tín điện tử là một phương tiện liên lạc nhanh chóng và rẻ tiền có thể liên lạc nhanh chóng với thế giới bên ngoài, tăng khả năng tiếp cận và giải quyết công việc văn phòng hàng ngày