Nội dung

PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ Phần 2 • Phân tích hệ thống Chương 3: Xác định yêu cầu hệ thống Chương 4: Mô hình nghiệp vụ Chương 5: Mô hình dữ liệu quan niệm Chương 3: Xác định yêu cầu hệ thống 1. Tổng quan về xác định yêu cầu hệ thống 2. Các phương pháp xác định yêu cầu truyền thống 3. Các phương pháp xác định yêu cầu hiện đại 4. Phân tích kết quả khảo sát 2 1. Tổng quan về xác định yêu cầu hệ thống 2. Các phương pháp xác định yêu cầu truyền thống 3. Các phương pháp xác định yêu cầu hiện đại 4. Phân tích kết quả khảo sát 1. Mục đích 2. Hướng tiếp cận 3. Các yếu tố quan trọng 4. Các thông tin cần xác định  Xác định yêu cầu hệ thống là hoạt động đầu tiên trong giai đoạn phân tích hệ thống, mục đích là tìm hiểu hệ thống hiện tại và xây dựng các nhu cầu cho hệ thống trong tương lai.  Khi xác định yêu cầu hệ thống chúng ta xem xét các khía cạnh sau của tổ chức: - Cơ cấu tổ chức - Mô hình quản l{ - Nghiệp vụ hoạt động 3 1. Tổng quan về xác định yêu cầu hệ thống 2. Các phương pháp xác định yêu cầu truyền thống 3. Các phương pháp xác định yêu cầu hiện đại 4. Phân tích kết quả khảo sát 1. Mục đích 2. Hướng tiếp cận 3. Các yếu tố quan trọng 4. Các thông tin cần xác định  Mỗi tổ chức đều có những đặc trưng và sự phức tạp riêng trong các mối quan hệ giữa các bộ phận bên trong cũng như những mối quan hệ với môi trường bên ngoài.  Việc tiếp cận tổ chức cần tiến hành một cách khoa học. Có hai cách tiếp cận thường được sử dụng: Tiếp cận từ trên xuống (top down) và tiếp cận từ dưới lên (bottom up).  Cách tiếp cận từ trên xuống phù hợp với quá trình nhận thức, khả năng tiếp nhận của con người và phù hợp với quá trình khảo sát, nội dung như sau : – Về tổ chức: bắt đầu từ bộ phận cao nhất (ban giám đốc) đến các bộ phận thấp nhất (các tổ công tác, tổ sản xuất). – Về quản l{: bắt đầu từ nhà quản l{ cao nhất (giám đốc) đến người thực hiện cụ thể (nhân viên). – Về nghiệp vụ: bắt đầu từ nhiệm vụ chung nhất (nhiệm vụ chiến lược) đến công việc cụ thể tại mỗi bộ phận làm việc. 4 1. Tổng quan về xác định yêu cầu hệ thống 2. Các phương pháp xác định yêu cầu truyền thống 3. Các phương pháp xác định yêu cầu hiện đại 4. Phân tích kết quả khảo sát 1. Mục đích 2. Hướng tiếp cận 3. Các yếu tố quan trọng 4. Các thông tin cần xác định  Việc xác định yêu cầu hệ thống có tính chất quan trọng, ảnh hưởng rất nhiều tới sự thành công của dự án, do đó công việc này đòi hỏi người phân tích phải có các yếu tố sau: – Xông xáo (cần hỏi mọi điều) – Chủ động (cần tìm giải pháp cho mọi vấn đề hay cơ hội kinh doanh) – Sự nghi ngờ (xem mọi hoạt động đều có những hạn chế, giải pháp có thể là không khả thi..) – Chú { đến mọi chi tiết (mọi sự kiện, sự vật liên quan cần được ghi nhận) – Khả năng đặt ngược vấn đề...  Các kết quả thu thu thập cần được trình bày theo các mẫu và chuẩn mực nhất định. Các đơn vị phát triển phần mềm thường có các mẫu và các chuẩn riêng cho mình để thu thập và biểu diễn thông tin. 5 1. Tổng quan về xác định yêu cầu hệ thống 2. Các phương pháp xác định yêu cầu truyền thống 3. Các phương pháp xác định yêu cầu hiện đại 4. Phân tích kết quả khảo sát 1. Mục đích 2. Hướng tiếp cận 3. Các yếu tố quan trọng 4. Các thông tin cần xác định  Trong quá trình xác định yêu cầu hệ thống chúng ta cần thu thập các thông tin sau: – Sơ đồ tổ chức và vai trò nhiệm vụ của từng phòng ban. – Danh mục các công việc cần thực hiện của mỗi phòng ban. – Quy trình thực hiện của từng công việc cụ thể. – Các sổ sách, biểu mẫu, chứng từ, công thức tính toán liên quan – Các báo cáo – Văn bản, chính sách quy định các hoạt động trong các lĩnh vực đặc thù – Nguồn lực tài nguyên (cán bộ, trang thiết bị, các phần mềm nếu có). – Các hạn chế cần phải thay đổi của hệ thống. – Sự mong đợi về hệ thống mới của người dùng... 6 1. Tổng quan về xác định yêu cầu hệ thống 2. Các phương pháp xác định yêu cầu truyền thống 3. Các phương pháp xác định yêu cầu hiện đại 4. Phân tích kết quả khảo sát 1. Phỏng vấn 2. Quan sát 3. Bảng câu hỏi 4. Phân tích thủ tục và tài liệu  Phỏng vấn là phương pháp hỏi trực tiếp người có liên quan để thu thập thông tin, đây là cách đơn giản và quan trọng nhất để thu thập thông tin về một tổ chức.  Hiệu quả của phương pháp phỏng vấn phụ thuộc vào các yếu tố sau: – Sự chuẩn bị. – Chất lượng câu hỏi và phương pháp ghi chép. – Kinh nghiệm và khả năng giao tiếp của người phỏng vấn. 7 1. Tổng quan về xác định yêu cầu hệ thống 2. Các phương pháp xác định yêu cầu truyền thống 3. Các phương pháp xác định yêu cầu hiện đại 4. Phân tích kết quả khảo sát 1. Phỏng vấn 2. Quan sát 3. Bảng câu hỏi 4. Phân tích thủ tục và tài liệu Chuẩn bị phỏng vấn:  Để phỏng vấn một người hay một nhóm người ta cần phải làm quen lần đầu, sau đó hẹn gặp để phỏng vấn họ. Nội dung hẹn gặp thường bao gồm: thời gian, địa điểm, nội dung dự kiến.  Chuẩn bị trước Bảng kế hoạch phỏng vấn: 8 1. Tổng quan về xác định yêu cầu hệ thống 2. Các phương pháp xác định yêu cầu truyền thống 3. Các phương pháp xác định yêu cầu hiện đại 4. Phân tích kết quả khảo sát 1. Phỏng vấn 2. Quan sát 3. Bảng câu hỏi 4. Phân tích thủ tục và tài liệu Lựa chọn câu hỏi:  Khi phỏng vấn thường sử dụng hai loại câu hỏi: câu hỏi đóng và câu hỏi mở. – Câu hỏi đóng: gồm một tập các câu hỏi có nhiều đáp án cho trước để người được hỏi lựa chọn trả lời. Phỏng vấn đóng có tác dụng hạn chế phạm vi muốn hỏi và tập trung vào các vấn đề quan trọng. – Câu hỏi mở: gồm một tập các câu hỏi cho phép người được hỏi tự trả lời và phát biểu giải thích theo quan điểm của mình. Câu hỏi mở thích hợp cho việc mô tả các chức năng của hệ thống hiện tại và định hướng cho các chức năng của ứng dụng mới sắp được đề ra. Ví dụ: “Ông có thể nói cho tôi biết ông phải thực hiện những công việc gì? Các bước thực hiện như thế nào?...”, “Ông cần quản l{ những thông tin gì của các nhân viên trong công ty?”, “Ông có thể mô tả kết quả cần đạt được về...”…  Trong quá trình phỏng vấn có thể kết hợp sử dụng đồng thời cả câu hỏi đóng và câu hỏi mở. 9 1. Tổng quan về xác định yêu cầu hệ thống 2. Các phương pháp xác định yêu cầu truyền thống 3. Các phương pháp xác định yêu cầu hiện đại 4. Phân tích kết quả khảo sát 1. Phỏng vấn 2. Quan sát 3. Bảng câu hỏi 4. Phân tích thủ tục và tài liệu Tiến hành phỏng vấn:  Phỏng vấn nên tiến hành theo nhóm, ít nhất có hai người. Khi phỏng vấn một người hỏi, một người ghi.  Trong quá trình phỏng vấn phải chú { tới các vấn đề sau: – Luôn chú { vào câu trả lời của người được phỏng vấn, có thể ghi âm nếu được đồng {. – Luôn bám sát các trình bày và phát triển chi tiết nó. – Luôn cung cấp các thông tin phản hồi, ví dụ: “Cho phép tôi trình bày lại điều ông vừa nói...”. – Tìm hiểu cho đến cùng những vấn đề chưa được rõ. – Phải có kế hoạch kết thúc cuộc phỏng vấn. – Khi kết thúc tóm tắt lại nội dung cuộc phỏng vấn và yêu cầu người được phỏng vấn xác nhận lại. – Xác nhận lại lịch làm việc của các buổi phỏng vấn tiếp theo (nếu có). – Các thông tin của cuộc phỏng vấn phải được tổng hợp lại trong vòng 48h. 10