Bài giảng Mô đun 03: Xử lý văn bản cơ bản (IU03).ppt (Xử lý văn bản cơ bản)

MÔ ĐUN 03 XỬ LÝ VĂN BẢN CƠ BẢN (IU03) 1.Tổng quan về Word Microsoft Word 2010 là một chương trình soạn thảo văn bản đa năng cung cấp cho người dùng một lượng lớn các tính năng độc đáo và đa dạng. 1.1 Khởi động Microsoft Word Có thể khởi động bằng một trong các cách sau đây: -Cách 1: D_Click biểu tượng của Word trên màn hình -Cách 2: Start/All Programs/Microsoft Office 1.2 Màn hình làm việc của M.Word Sau khi khởi động Word, ta sẽ thấy được màn hình làm việc của Word như sau: 1.3 Các chế độ hiển thị màn hình Word Word cho phép nhiều chế độ hiển thị màn hình rất phong phú và đa dạng để phục vụ cho những công việc khác nhau của việc soạn thảo văn bản. Thông thường khi soạn thảo một văn bản Word cung cấp các chế độ hiển thị như sau: - Normal: Chế độ thông thường của màn hình soạn thảo Word. Chế độ này không hiển thị các lề, các tiêu đề đầu trang hay cuối trang. - Web Layout: Chế độ hiển thị văn bản cho các trang Web hay cho việc đọc trực tuyến các tài liệu Word thông thường. Văn bản hiển thị không có ngắt trang. Các chế độ hiển thị màn hình Word - Print Layout: chế độ hiển thị văn bản và đồ họa một cách chính xác như khi chúng ta thấy trên trang in, chỉ ra tất cả các lề, các tiêu đề đầu, cuối trang. - Print Preview: Xem toàn bộ trang trước khi in ra, chúng ta có thể phóng ta hoặc thu nhỏ theo ý muốn để chỉnh sửa trực tiếp. - Outline: Chế độ này chỉ ra cấu trúc tài liệu, cho phép chúng ta xem nhiều mức chi tiết và sắp xếp lại văn bản của tài liệu một cách nhanh chóng. 1.4 Các khái niệm cơ bản - Dòng văn bản (line): là tập hợp các từ trên một dòng màn hình. Dòng phụ thuộc rất nhiều yếu tố như khổ giấy, lề văn bản,… - Đoạn văn bản (Paragraph): là tập hợp bao gồm một hoặc nhiều dòng được đánh dấu kết thúc bởi phím Enter - Khối văn bản: Là một vùng văn bản liên tục được đánh dấu trên màn hình. 2. Các thao tác cơ bản trong Word a. Tạo mới một văn bản Để tạo mới một văn bản, ta có thể sử dụng một trong những cách sau đây: - Thực hiện lệnh: [menu] File/New - Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + N - Click chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ Các thao tác cơ bản trong Word b. Lưu văn bản Để lưu văn bản hiện thời vào đĩa từ, ta có thể sử dụng một trong các cách sau đây: - Thực hiện lệnh: [menu] File/Save - Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S - Click chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ Khi ta thực hiện thao tác lưu văn bản, nếu đó là lần lưu văn bản đầu tiên, Word sẽ hiển thị hộp thoại Save để yêu cầu ta đặt tên file cho văn bản. Lưu văn bản Trong hộp thoại này, ta đưa vào tên file tại mục File name. Tiếp đó click chuột vào nút Save để lưu văn bản. Lưu văn bản Ở các lần lưu văn bản sau đó, Word chỉ tiến hành lưu mà không yêu cầu đặt lại tên cho văn bản.  Trong quá trình soạn thảo văn bản, ta nên thường xuyên thực hiện thao tác lưu văn bản để đề phòng mất dữ liệu khi có sự cố xảy ra.  Nên đặt tên file sao cho gợi nhớ đến nội dung của file.  Nếu muốn lưu văn bản với tên file khác với tên file hiện thời, bản sử dụng lệnh [Menu] File  Save As hoặc nhấn phím F12. 2.3 Mở văn bản Để mở một văn bản đã có trên ổ đĩa, ta có thể sử dụng một trong các cách sau: - Thực hiện lệnh: [menu] File/Open - Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + O - Click chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ Khi đó Word sẽ hiển thị hộp thoại Open. Trong hộp thoại này, ta có thể gõ trực tiếp tên file vào hộp thoại FileName hoặc chọn trực tiếp từ danh sách các file đã được hiển thị, sau đó nhấn Open. Mở văn bản 2.4 Đánh dấu khối văn bản Trong Word, khi tiến hành đánh một thao tác nào đó trên văn bản, ta phải tiến hành thao tác lựa chọn vùng văn bản cần thao tác, được gọi là đánh dấu khối văn bản. Để đánh dấu khối văn bản, ta có thể sử dụng một trong các các sau đây: + Đưa con trỏ (chuột) về đầu khối văn bản cần đánh dấu, giữ phím trái chuột và rê chuột đến cuối khối văn bản. + Đưa con trỏ soạn thảo về đầu khối văn bản cần đánh dấu, giữ phím và dùng các phím điều khiển di chuyển con trỏ đến cuối khối. + Đặt con trỏ soạn thảo ở đầu khối cần đánh dấu, giữ phím và click chuột tại vị trí cuối khối. 2.5 Cắt, dán, sao chép văn bản Trong Word nói riêng và trong các ứng dụng khác trên Windows nói chung, thao tác cắt (cut) và dán (paste) được sử dụng khi ta muốn di chuyển một khối văn bản từ vị trí này sang vị trí khác, còn sao chép (copy) và dán (paste) được sử dụng khi ta muốn sao chép một khối văn bản từ vị trí này sang vị trí khác. Để di chuyển một khối văn bản, ta thực hiện các bước như sau: Chọn khối văn bản cần di chuyển. Thực hiện thao tác cut bằng cách thực hiện lệnh [Menu] Home/Cut hoặc click vào biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn. Cắt, dán, sao chép văn bản Đặt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần di chuyển đến. Thực hiện thao tác paste bằng cách thực hiện lệnh [Menu] Home/Paste hoặc click vào biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn. Để sao chép một khối văn bản, ta cũng tiến hành thao tác tương tự trên nhưng ở bước thứ 2, thay vì sử dụng thao tác cut, ta sử dụng thao tác copy bằng cách thực hiện lệnh [Menu] Home/Copy hoặc click vào biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn.  Thay vì phải thực hiện các thao tác cut, copy và paste thông qua menu, ta có thể sử dụng các tổ hợp phím như sau: Cắt, dán, sao chép văn bản Tổ hợp phím Chức năng Ctrl + X Cut Ctrl + C Copy Ctrl + V Paste 2.6 Tìm kiếm thay thế văn bản a) Tìm kiếm Để tìm kiếm một chuỗi ký tự nào đó trong văn bản, Chúng ta thực hiện các thao tác như sau: Thực hiện lệnh [Menu] Home/Find (hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + F). Tìm kiếm thay thế văn bản Trong hộp thoại Find and Replace: Chúng ta gõ vào chuỗi ký tự cần tìm tại hộp Find What. Sau đó click chuột vào nút Find Next để bắt đầu tìm. Chuỗi ký tự tìm được (nếu có) sẽ được đánh dấu. Nếu muốn kết thúc tìm kiếm, Chúng ta click chuột vào nút Cancel. Tìm kiếm thay thế văn bản b) Thay thế Thực hiện lệnh [Menu] Home/Replace (hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + H). Khi đó, hộp thoại sau sẽ xuất hiện: Tìm kiếm thay thế văn bản Tại hộp Find What Chúng ta gõ vào cụm từ cần tìm, còn trong hộp Replace with Chúng ta gõ vào cụm từ được sử dụng để thay thế. Sau đó click chuột vào các nút Find Next, Replace hoặc Replace All tuỳ vào mục đích. Những nút này có chức năng như sau: - Find Next: Tiếp tục tìm mà không thay thế cụm từ tìm được. - Replace: Thay thế cụm từ tìm được và tiếp tục tìm. - Replace All: Thay thế toàn bộ một cách tự động. Tìm kiếm thay thế văn bản c) Đi đến (Go to): Thực hiện lệnh sử dụng tổ hợp phím Ctrl + G. Khi đó, hộp thoại sẽ xuất hiện như sau: Tại tab Go to được chia ra làm nhiều phân mục nhỏ. Ví dụ: Đối với mục đi đến địa chỉ số trang, ta chọn phân mục Page, sau đó đánh số trang, nhấn Next. 2.7 Chuyển đổi qua lại giữa các văn bản Tại mỗi một thời điểm, Word cho phép ta mở nhiều văn bản cùng một lúc. Để chuyển đổi qua lại giữa các văn bản này, ta chọn View/ Switch Windows công cụ, mục chọn văn bản này tương ứng (các văn bản này được đánh số từ 1,2,..) 2.8 Đóng văn bản Để đóng văn bản hiện thời đang soạn thảo, ta có thể thực hiện một trong số các cách sau: - Thực hiện lệnh [Menu] File/Close - Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F4 Để thoát khỏi Microsoft Word, ta có thể sử dụng một trong số các cách sau: - Thực hiện lệnh [Menu] File/Exit - Nhấn tổ hợp phím Alt +F4 2.9 Các phím thường sử dụng khi soạn thảo văn bản Tên phím Chức năng  Sang trái một ký tự  Sang phải một ký tự  Lên trên một dòng  Xuống dưới một dòng Home Đưa con trỏ về đầu dòng hiện thời. End Đưa con trỏ về cuối dòng hiện thời Page Up Di chuyển lên trên một trang màn hình Page Down Di chuyển xuống dưới một trang màn hình Ctrl + Home Về đầu văn bản Ctrl + End Về cuối văn bản Ctrl +  Qua phải một từ Ctrl +  Qua trái một từ Ctrl +  Lên trên một đoạn. Ctrl +  Xuống dưới một đoạn. Các phím thường sử dụng khi soạn thảo văn bản a) Các phím xóa Phím Chức năng Delete Xoá ký tự bên phải con trỏ Backspace Xoá ký tự bên trái con trỏ Ctrl + Delete Xoá từ bên phải con trỏ Ctrl + Backspace Xoá từ bên trái con trỏ. Các phím thường sử dụng khi soạn thảo văn bản b) Các phím thường dùng khác Phím Chức năng F5 Tìm kiếm và thay thế Ctrl + Z Phục hồi trạng thái trước đó Ctrl + A Chọn toàn bộ văn bản Ctrl + G Nhảy đến trang văn bản nào đó Ctrl + Y Lặp lại thao tác trước đó 3. Môi trường soạn thảo tiếng Việt 3.1 Giới thiệu phần mềm soạn thảo tiếng việt – Vietkey Một trong những vấn đề ta gặp phải ngay trong lần soạn thảo một văn bản đầu tiên trong word là làm thế nào để có thể gõ được tiếng việt trong khi bàn phím chỉ toàn là các chữ cái không dấu. Một trong các bộ gõ phổ biến nhất hiện nay là Vietkey. Vietkey có các phiên bản khác nhau phù hợp với các hệ điều hành khác nhau. 3.2 Hướng dẫn sử dụng Vietkey a) Khởi động Vietkey Sau khi cài đặt Vietkey 2007, ta có thể khởi động Vietkey theo hai cách sau: - Chạy chương trình Vietkey 2007 bằng cách chọn Start/All Programs/Vietkey 2007/Vietkey 2007. - Click vào biểu tượng của Vietkey trên màn hình Desktop Hướng dẫn sử dụng Vietkey b) Các chế độ hiển thị - TaskBar: Để thiết lập chế độ này click nút TaskBar trên màn hình hiển thị của Vietkey 2007. - Biểu tượng chữ V chế độ gõ tiếng Việt - Biểu tượng chữ E chế độ gõ tiếng Anh - Ontop: Để thiết lập chế độ này click nút Ontop trên màn hình hiển thị của Vietkey 2007. Hướng dẫn sử dụng Vietkey c) Kiểu gõ (input methods) - Vietkey 2007 hỗ trợ rất nhiều kiểu gõ khác nhau. Để lựa chọn kiểu gõ, chạy chương trình Vietkey 2007, chọn Tab Input Methods, lớp này gồm một số thành phần như sau: - Đối với mục gõ tiếng Việt ta có thể chọn nhanh kiểu gõ Telex hoặc Vni bằng cách click chọn vào hộp lựa chọn tương ứng. Ngoài ra, còn có thể chọn các kiểu gõ khác trong danh sách các kiểu gõ bên cạnh. Hướng dẫn sử dụng Vietkey - Hộp kiểm tra Bỏ dấu kiểu cũ (Old Style) cho phép đánh dấu các nguyên âm trong một từ theo phong cách tiếng Việt cũ : òa, òe,… khi nó được chọn. - Hộp kiểm tra Bỏ dấu sau nguyên âm (Tone mark right after vowels) cho phép đánh dấu sau các nguyên âm khi nó được chọn. - Hộp kiểm tra Đánh dấu tự do (Free style)cho phép đánh dấu cho các nguyên âm một cách tự do. - Trong phần Gõ bàn phím (Active keyboard) và Bàn phím cần gõ (Keyboards enabled) cho phép chọn và gõ theo ngôn ngữ được chọn. - Đối với mục gõ tiếng Anh: gõ bình thường Bảng mã (char sets) d) Chọn bảng mã Bảng mã Font TCVN3-ABC Bắt đầu bằng .Vn (Ví dụ: .VnTime,.....) VNI-Win VNI-Times VietWare_X VnTimes new roman Unicode Times new roman Chú ý: Phải chọn bảng mã phù hợp với font chữ mà ta đang dùng thì mới hiển thị đúng tiếng Việt. Vietkey 2007 e) Kiểu gõ tiếng Việt Có 2 kiểu gõ phổ biến là Telex và VNI.  Gõ tiếng việt theo kiểu Telex:  Gõ tiếng việt theo kiểu VNI: f = huyền số 1 = dấu sắc s = sắc số 2 = dấu huyền r = hỏi số 3 = dấu hỏi x = ngã số 4 = dấu ngã j = nặng số 5 = dấu nặng aa =â số 6 = dấu mũ (â, ê) aw =ă số 7 = dấu râu (ơ, ư) oo =ô số 8 = dấu trăng (ă) ow =ơ số 9 = dấu ngang (đ) uw =ư ee =ê dd =đ 4. Định dạng văn bản 4.1 Định dạng trang giấy Định dạng trang giấy là thao tác định dạng thường được tiến hành đầu tiên khi soạn thảo văn bản (đặc biệt là đối với các văn bản lớn và phức tạp). Để tiến hành thao tác này, Chúng ta thực hiện lệnh: [Menu] Page Layout Định dạng trang giấy Định dạng trang giấy Trong hộp thoại này bao gồm 3 Tab. Các chức năng cụ thể của chúng như sau: Tab Margins: Trang Tab này cho phép Chúng ta tiến hành các thao tác định dạng liên quan đến lề của trang giấy như sau: Top Lề trên của trang giấy Bottom Lề dưới của trang giấy Left Lề trái của trang giấy Right Lề phải của trang giấy Gutter Khoảng cách dùng làm gáy Gutter Position Vị trí đặt gáy Định dạng trang giấy Orientation:Cho phép Chúng ta chọn kiểu giấy là đứng (Portrait) hay ngang Landscape). Apply to: Chỉ định phạm vi tác động của thao tác định dạng bao gồm: Whole document: Toàn bộ văn bản. This point Forward: Từ vị trí con trỏ trở đi. Selected Text/Section: văn bản/Section được chọn. This Section: Section hiện thời Định dạng trang giấy Tab Paper: Trang Tab này cho phép Chúng ta tiến hành các thao tác định dạng liên quan đến trang giấy Định dạng trang giấy Pager size: Chúng ta dùng để định dạng trang giấy. Nếu Chúng ta muốnn lần sau không chỉnh nữa thì sau khi Chúng ta chọn A4 xong Chúng ta nhấn vào nút ở góc trái phía dưới. Width: Điều chỉnh bề rộng của trang giấy. Height: Điều chỉn chiều cao của trang giấy (Hai tham số này thường được thay đổi khi Chúng ta thay đổi ở Pager size, nên Chúng ta cứ để mặc định các tham số đó, chỉ thay đổi khi cần thiết). Định dạng trang giấy Tab Layout: Trang Tab này cho phép Chúng ta tiến hành các thao tác định dạng liên quan đến phần trên và dưới của trang giấy. 4. Định dạng văn bản 4.2 Định dạng Font chữ Khi tiến hành thao tác định dạng font chữ, nếu ta chọn khối trước khi tiến hành thì thao tác định dạng được hiểu là sẽ tác động lên khối văn bản được chọn, nếu không thao tác định dạng sẽ có tác dụng ngay tại vị trí hiện thời của con trỏ soạn thảo. Định dạng Font chữ a) Định dạng Font chữ qua thanh công cụ Để định dạng font chữ, ta có thể thực hiện các lệnh ngay trên thanh công cụ định dạng. Nếu không quan sát được thanh công cụ này, ta hãy thực hiện lệnh: [Menu] Home/Formatting a) Định dạng Font chữ qua thanh công cụ Chọn font chữ cần định dạng từ hộp danh sách Hộp danh sách cho phép định dạng click cỡ của chữ Click vào đây để chuyển đổi qua lại giữa chế độ chữ đậm. Click vào đây để chuyển đổi qua lại giữa chế độ chữ nghiêng Click vào đây để chuyển đổi qua lại giữa chế độ chữ gạch chân Chọn màu cho chữ Định dạng Font chữ b) Định dạng Font chữ qua hộp thoại font Chúng ta có thể tiến hành định dạng font chữ thông qua hộp thoại font với những tính năng phong phú hơn bằng cách thực hiện lệnh: [Menu] Home/Font b) Định dạng Font chữ qua hộp thoại font Tab Font bao gồm các thành phần sau:  Font: Ta chọn font chữ cần định dạng từ hộp danh sách này.  Font Style: Chọn kiểu chữ.  Style: Click cỡ chữ  Font color: Màu chữ. Underline style:  None: Không gạch chân  Single: Gạch chân bằng nét đơn  Word Only: Gạch chân từng từ  Double: Gạch chân bằng nét đôi  Dotted: Gạch chân bằng nét rời b) Định dạng Font chữ qua hộp thoại font Định dạng Font chữ c) Thay đổi kiểu chữ Thao tác này cho phép chúng ta thay đổi kiểu chữ từ chữ thường sang chữ hoa, chữ hoa sang chữ thường,...Cách tiến hành như sau (trước khi thực hiện, chúng ta nhớ bôi chọn vùng văn bản muốn thay đổi):  Chọn khối các chữ cần thay đổi.  Thực hiện lệnh [Menu] Home/Change Case Xuất hiện hộp thoại: c) Thay đổi kiểu chữ Trong hộp thoại hiện, bao gồm các mục sau: Sentence case: Đổi các ký tự đầu tiên của vùng được chọn thành chữ hoa còn các ký tự khác thành chữ thường. lowercase: Đổi tất cả các ký tự được chọn thành chữ thường. UPPERCASE: Đổi tất cả ký tự được chọn thành chữ hoa Title Case: Đổi các ký tự đầu mỗi từ thành chữ hoa và các ký tự khác thành chữ thường. tOGGLE cASE: đổi những chữ thường thành chữ hoa và những chữ hoa thành chữ thường Chúng ta chọn mục tương ứng trong số các mục chọn trên và nhấn để thực hiện chuyển đổi kiểu. Định dạng Font chữ d) Các phím tắt sử dụng trong định dạng chữ Tên phím Chức năng Ctrl + B Chuyển đổi qua lại giữa chế độ chữ đậm Ctrl + I Chuyển đổi qua lại giữa chế độ in nghiêng Ctrl + U Chuyển đổi qua lại giữa chế độ gạch chân Ctrl + Chuyển đổi qua lại giữa chế độ Subscript (ví dụ : H20) Ctrl + Shift + = Chuyển đổi qua lại giữa chế độ Superscript (ví dụ : x2) Ctrl + ] Tăng cỡ chữ lên một đơn vị Ctrl + [ Giảm cỡ chữ đi một đơn vị d) Các phím tắt sử dụng trong định dạng chữ Để thực hiện thì Chúng ta nhấn và giữ các phím trên theo thứ tự ( ví dụ làm x2 : Chúng ta làm như sau. Chúng ta gõ chữ x sau đó Chúng ta đè và giữ phím Ctrl tiếp theo giữ thêm phím Shift tiếp theo giữ phím =. Nhớ là phải giữ đồng thời 2 phím đầu rồi nhấn phím thứ 3 xong thả ra, Nếu Chúng ta muốn tắt chế độ đó thì Chúng ta làm lại các thao tác trên 1 lần nữa). Định dạng Font chữ e) Chèn các ký tự đặt biệt Trong trường hợp Chúng ta cần chèn những ký hiệu đặc biệt vào văn bản như (, , , , ,...), Chúng ta tiến hành như sau:  Đặt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn.  Thực hiện lệnh [Menu] Insert /Symbol Trong hộp thoại Symbol xuất hiện, Chúng ta chọn ký hiệu cần chèn sau đó nhấn chuột vào nút để chèn vào văn bản. Chèn các ký tự đặt biệt Click vào đây để chọn nhóm biểu tượng( Các biểu tượng hay dùng thường nằm trong nhóm Wingdings) Trong trường hợp phải chèn lặp đi lặp lại nhiều lần một ký kiệu, Chúng ta có thể định nghĩa tổ hợp phím tắt (Shortcut Key) cho ký hiệu đó bằng cách click chuột vào nút . Khi đó xuất hiện hộp thoại như sau: Chèn các ký tự đặt biệt Trong hộp thoại này, ta nhấn tổ hợp phím cần định nghĩa tiếp đến nhần nút rồi nút để kết thúc.  Khi định nghĩa tổ hợp phím cho riêng, Chúng ta không nên đặt trùng với những tổ hợp phím đã được định nghĩa sẵn của Word. 4.3 Định dạng đoạn văn bản (Paragraph) Để định dạng văn bản được đẹp mắt và rõ ràng, Chúng ta phải định rõ khoảng cách giữa các dòng, các đoạn, cách thức căn lề văn bản, khoảng cách văn bản,... Thao tác định dạng Paragraph cho phép Chúng ta làm được những điều này. Trước hết, Chúng ta phải đặt con trỏ soạn thảo vào trong văn bản cần định dạng (hoặc tiến hành thao tác chọn khối nếu muốn định dạng cho nhiều đoạn văn bản), sau đó sử dụng các phương pháp định dạng sau: 4.3 Định dạng đoạn văn bản (Paragraph) a)Định dạng đoạn văn bản thông qua thanh công cụ Trên thanh công cụ thường có những nút lệnh cho phép tiến hành thao tác định dạng đoạn văn bản như sau: Căn lề bên trái Căn lề giữa Căn lề bên phải Căn lề hai bên Đưa lề trái ra ngoài Đưa lề trái thụt vào 4.3 Định dạng đoạn văn bản (Paragraph) b) Định dạng đoạn văn bản thông qua thước Chúng ta có thể tiến hành một số thao tác định dạng về lề văn bản thông qua thước nằm ngang bằng cách sử dụng chuột để di chuyển các nút trên thước. Điểm qui định khoảng cách lề của dòng đầu tiên so với các dòng khác trong đoạn Điểm qui định lề trái đoạn văn bản Điểm qui định lề phải đoạn văn bản 4.3 Định dạng đoạn văn bản (Paragraph) c) Định dạng đoạn văn bản thông qua hộp thoại Paragraph Để tiến hành định dạng đoạn văn bản thông qua hộp thoại Paragraph, Chúng ta vào [Menu] Home/Paragraph (hoặc Click right chuột chọn Paragraph). Hộp thoại Paragraph xuất hiện như sau: c) Định dạng đoạn văn bản thông qua hộp thoại Paragrap c) Định dạng đoạn văn bản thông qua hộp thoại Paragrap Trong Tab Indents and Spacing bao gồm các mục sau: Alignment  Justified: Căn đều hai bên  Left: Căn lề bên trái  Right: Căn lề bên phải  Center: Căn lề giữa  Indentation : Qui định lề cho đoạn văn bản  Left : Khoảng cách lề bên trái  Right: Khoảng cách lề bên phải c) Định dạng đoạn văn bản thông qua hộp thoại Paragrap Special: Dùng để qui định cách thức xuất hiện của dòng đầu tiên trong đoạn.  None: Dòng đầu tiên tương tụ như các dòng khác  First line: Dòng đầu tiên thụt vào so với các dòng khác một khoảng được qui định ở hộp By ở bên cạnh.  Hanging: Dòng đầu tiên dịch ra ngoài so với các dòng còn lại (lề treo).  Spacing: Cho phép ta chỉ định khoảng cách trước và sau các đoạn theo ý muốn  Before: khoảng cách đến đoạn trước đó.  After: khoảng cách đến đoạn sau.  Line spacing: Dùng để qui định khoảng cách giữa các dòng trong đoạn (mặc định là single). 4.3 Định dạng đoạn văn bản (Paragraph) d) Các phím tắt sử dụng trong định dạng văn bản Tên phím Chức năng Ctrl + L Căn lề trái Ctrl + R Căn lề phải Ctrl + E Căn lề giữa Ctrl + J Căn đều hai bên 4.3 Định dạng đoạn văn bản (Paragraph) e) Thiết lập Tab Thông thường trong qua trình soạn thảo, nếu Chúng ta nhấn phím , con trỏ soạn thảo sẽ nhảy một khoảng so với vị trí hiện hành (thông thường là 1.27cm). Tuy nhiên, có những trường hợp chúng ta cần phải đặt lại vị trí của các điểm dừng khi nhấn theo ý muốn của mình. Để làm điều này, Chúng ta sử dụng phương pháp đặt các điểm Tab. Điểm dừng Tab (Tab Stop Position) là vị trí dừng của con trỏ soạn thảo khi Chúng ta nhấn phím . Để đặt các điểm dừng Tab, Chúng ta có thể sử dụng các phương pháp sau. e) Thiết lập Tab Thiết lập Tab thông qua thước Ruler Ở phía bên trái của thước nằm ngang , Chúng ta quan sát được các kiểu điểm Tab khác nhau như: Left Tab Tab trái Center Tab Tab giữa Right Tab Tab phải Decimal Tab Tab thập phân Để chuyển đổi giữa các kiểu điểm Tab, ta chỉ cần click chuột vào biểu tượng Tab ngay trên thước e) Thiết lập Tab Thiết lập Tab thông qua thước Ruler Kích chuột vào đây để thay đổi kiểu điểm Tab Để đặt một điểm Tab tại vị trí nào đó, Chúng ta chỉ cần chọn kiểu điểm Tab sau đó click chuột tại vị trí tương ứng trên thước nằm ngang Để gỡ bỏ các điểm Tab, ta chỉ cần sử dụng chuột để kéo rê chúng ra khỏi thước e) Thiết lập Tab Thiết lập Tab thông qua hộp thoại Chúng ta có thể thiết lập Tab bằng cách thực hiện như sau:  [Menu] Home/Paragraph/Tab  Nhập giá trị mà tại đó tab sẽ được đặt trong hộp thoại Tab stop position.  Chọn kiểu Tab trên mục Alignment (Left:trái; Center:Giữa; Right:Phải)  Chọn kiểu vạch tương ứng giữa các Tab trên mục Leader.  Click chuột vào Set để thiết lập Tab (nếu có nhiều tab thì Chúng ta làm theo thứ tự trên cho từng tab) e) Thiết lập Tab Thiết lập Tab thông qua hộp thoại Chú ý: - Nút Clear dùng để xoá điểm Tab hiện thời đang được chọn và nút - Nút Clear All dùng để xoá tất các các điểm thiết lập Tab. e) Thiết lập Tab Thiết lập Tab thông qua hộp thoại Ví dụ: -Đặt Tab STT Họ tên giảng viên Tên học phần 1 Phan Bá Trí CSDL nâng cao 2 Hoàng Vĩnh Hạnh Visual Foxpro 3 Đoàn Thiên Hương Vi xử lý 2 ĐVHT 4 4 3 - Sau khi thiết lập Tab cho kết quả STT Họ tên giảng viên Tên học phần ĐVHT 1……..Phan Bá Trí………….CSDL nâng cao……...4 2……..Hoàng Vĩnh Hạnh……...Visual Foxpro……..4 3…….. Đoàn Thiên Hương………...Vi xử lý 2……...3 f) Thiết lập Bullets và Numbering Thiết lập Bullets và Numbering thông qua biểu tượng f.1 Bullets - Trên Toolbar click biểu tượng lệnh Bullets - Đầu mỗi Paragraph sẽ được chèn một ký tự đặc biệt. f.2 Numbering - Đánh dấu đoạn văn bản. - Trên Toolbar click biểu tượng lệnh Numbering - Đầu mỗi Paragraph sẽ được chèn thêm số thứ tự. f) Thiết lập Bullets và Numbering Thiết lập Bullets và Numbering thông qua thanh công cụ Formating Chúng ta có thể thiết lập Bullets và Numbering theo các bước sau:  Đánh dấu đoạn văn bản  [Menu] Home/Bullets and Numbering  Chọn tab Bullets nếu Chúng ta muốn chèn ký tự đặc biệt; Chọn tab Numbering nếu Chúng ta muốn chèn số thứ tự.  Chọn kiểu ký tự và kiểu đánh số thứ tự mà Chúng ta muốn chèn.  Click OK. f) Thiết lập Bullets và Numbering Thiết lập Bullets và Numbering thông qua thanh công cụ Formating Bullets Numbering Thiết lập Bullets và Numbering thông qua thanh công cụ Formating Chúng ta có thể định dạng các ký tự của Bullet theo các ký tự bất kỳ theo các bước như sau: Chọn Customize trên hộp thoại Bullets and Numbering. Hộp thoại Customize Bulleted List xuất hiện như sau: Thiết lập Bullets và Numbering thông qua thanh công cụ Formating Phần Bullet character: Chúng ta chọn vào 1 trong các biểu tượng có sẵn, nhưng nếu Chúng ta muốn thay đổi (chọn các biểu tượng khác) thì chọn bào nút , xuất hiện 1 hộp thoại sau, chọn vào biểu tượng muốn chèn, nhấn OK. Thiết lập Bullets và Numbering thông qua thanh công cụ Formating Bullet position: Điều chỉnh khoảng cách giữa biểu tượng với ký tự đầu tiên của đoạn text. Mặc định của nó là 1.9 cm, nếu Chúng ta thấy nó rộng quá thì Chúng ta có thể tăng hoặc giảm bằng cách hiệu chỉnh lại giá trị 1.9 cm đó. Text position: Khi Chúng ta thay đổi giá trị trong 2 ô Tab space after và Indent at thì Chúng ta sẽ thấy sự thay đổi ở khung Preview. 4.4 Tạo văn bản dạng cột Để tạo văn bản ở dạng cột Chúng ta thực hiện lần lượt các bước sau: - Chọn khối văn bản cần chia cột. - Thực hiện lệnh: [Menu] Page Layout/Columns Hộp thoại Columns xuất hiện như sau: Tạo văn bản dạng cột Trong hộp thoại này, Chúng ta có thể tiến hành chọn kiểu chia cột đã có sẵn thông qua nhóm Presets bao gồm: - One, Two, Three: Tạo văn bản ở dạng một, hai hoặc ba cột bằng nhau. - Left : Tạo văn bản ở dạng hai cột trong đó cột trái bằng 1/2 cột phải. - Right: Tạo văn bản ở dạng hai cột trong đó cột phải bằng 1/2 cột trái. Ngoài ra, trong hộp thoại này còn có các thành phần sau: Tạo văn bản dạng cột Nếu không muốn sử dụng những kiểu chia cột đã có trong nhóm Presets hoặc nếu chia 4 cột Number of Columns trở lên, Chúng ta sử dụng mục này để chỉ định số cột cần chia theo ý mình. Width and Spacing Apply to Line Between Chúng ta có thể sử dụng phần này để điều chỉnh độ rộng và khoảng cách giữa các cột. Chỉ định phạm vi tác động của việc chia cột bao gồm: + Whole Document: Áp dụng cho cả văn bản. + Selected Text: Áp dụng cho phần văn bản được chọn Nếu Chúng ta đánh dấu chọn mục này thì giữa các cột sẽ có đường kẻ phân cách Nếu Chúng ta đánh dấu chọn mục này thì các Equal Column Width cột có độ rộng bằng nhau. Tạo văn bản dạng cột Chúng ta có thể thực hiện bằng cách như sau: - Chọn khối văn bản cần chia cột - Click vào biểu tượng trên thanh công cụ, sau đó dreg chuột để chọn số cột cần chia. Kéo chuột ở đây để canh chỉnh lại độ rộng của cột 4.5 Drop cap Drop Cap là khả năng tạo hiệu ứng đặc biệt cho chữ cái đầu tiên của đoạn văn bản nhằm mục đích trang trí cho đoạn văn bản. Để làm điều này, Chúng ta thực hiện các bước sau: - Đặt con trỏ soạn thảo bên trong đoạn cần định dạng Drop Cap. - Thực hiện lệnh [Menu] Insert/Drop Cap. Chọn kiểu Drop Cap trong nhóm Position. Ngoài ra, ta còn có thể thiết lập một số thông số tuỳ cọn sau: + Font: font chữ của ký tự được Drop Cap. + Line to Drop: Số dòng dành cho Drop Cap. + Distance from text: khoảng cách từ Drop Cap đến các từ trong đoạn Drop cap Ví dụ: Dưới đây là một đoạn văn bản được định dạng Drop Cap với Position là Dropped, Font là Times New Roman, Line to Drop là 3 và Distance from text là 0.3: 4.6 Tạo bảng biểu a)Khởi tạo bảng biểu Để tạo một bảng biểu, chúng ta thực hiện lần lượt bằng các cách sau: Cách 1: - Để con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn bảng. - Thực hiện lệnh [Menu] Insert/Table. 4.6 Tạo bảng biểu a) Khởi tạo bảng biểu Nếu ta tick chọn vào nút Remember dimensions for new tables thì sau khi nhấn Ok thì những gì được thay đổi sẽ áp dụng cho những lần tạo bảng sau. Ví dụ: Mặc định của hệ thống là Columns = 5, và Rows = 2, nhưng nếu ta thay đổi Columns = 7 và Rows = 5 thì giá trị này sẽ được dùng cho lần chèn bảng sau. Nếu Chúng ta muốn tạo bảng theo những kiểu có sẵn thì click chọn vào nút xuất hiện hộp thoại: Khởi tạo bảng biểu Khởi tạo bảng biểu Cách 2: - Đặt con trỏ text ở vị trí thích hợp, trên thanh công cụ Tables and Borders click chọn biểu tượng Insert Table, một bảng mẫu hiện ra. - Đặt con trỏ chuột ở ô đầu tiên, kéo chuột xuống dưới để chọn số hàng, kéo chuột sang phải để chọn số cột. Khi nhả chuột, một bảng biểu được chèn vào văn bản có đủ số hàng và cột đã chọn, các cột có độ rộng bằng nhau và độ rộng của mỗi cột bằng chiều rộng trang in chia cho số cột đã chọn. Ví dụ sau đây tạo bảng biểu 3x4 (3 hàng, 4 cột). Khởi tạo bảng biểu 4.6 Tạo bảng biểu b) Nhập nội dung bảng biểu Mỗi ô trong bảng biểu có thể chứa chữ, chữ số hoặc hình vẽ. Click chuột vào một ô, con trỏ text hiện ra cho ô để cho phép nhập nội dung cho ô đó. Khi nhập xong nội dung cho một ô, gõ phím Tab để di chuyển con trỏ text sang ô kế tiếp bên tay phải, gõ Shift + Tab để di chuyển con trỏ text sang ô kế tiếp bên tay trái. Gõ các phím mũi tên để di chuyển con trỏ text đi theo hướng mũi tên. Nhập nội dung bảng biểu Ví dụ: STT HỌ VÀ TÊN ĐIỂM XẾP LOẠI 1 Trần Thị Anh 10 Xuất sắc 2 Nguyễn Hùng 10 Xuất sắc Chú ý: Khi con trỏ text nằm trong ô cuối cùng của bảng biểu thì phím Tab sẽ có tác dụng thêm một hàng mới vào cuối bảng biểu và tiếp tục nhập nội dung trong hàng mới. Giả sử nếu con trỏ text đang ở ô(3,4) thì khi gõ Tab sẽ được hàng mới thêm vào. 4.6 Tạo bảng biểu c) Các thao tác chính trên bảng biểu Các thao tác chính trên bảng biểu c.1 Chọn khối các ô trong bảng Các thao tác chính trên bảng biểu c.2 Điều chỉnh độ rộng của cột và chiều cao của dòng Các thao tác chính trên bảng biểu c.3 Chèn thêm hàng, cột hoặc ô vào bảng Các thao tác chính trên bảng biểu c.4 Xóa ô (dòng/ cột/ bảng) Để xoá một hoặc nhiều ô (dòng/cột) ta làm như sau: - Chọn ô (dòng/cột) cần xoá. - Thực hiện lệnh: [Menu] Layout/Delete… Các thao tác chính trên bảng biểu c.5 Tách ô Để tách một ô thành nhiều ô, ta làm như sau: - Chọn ô cần tách. -Thực hiện lệnh [Menu] Layout/Split Cell Trong hộp thoại xuất hiện, ta chỉ định số cột (Number of columns) và số dòng (Number of rows) cần tách và nhấn . Các thao tác chính trên bảng biểu c.5 Tách ô Ví dụ: Chẳng hạn bảng dưới đây bao gồm hai hàng và hai cột: Sau khi tách ô đầu tiên thành 3 cột và 2 dòng sẽ là: Các thao tác chính trên bảng biểu c.6 Gộp ô Để gộp nhiều ô lại với nhau, ta làm như sau: - Chọn các ô cần gộp. - Thực hiện lệnh [Menu] Layout/Merge Cells 4.6 Tạo bảng biểu d) Trình bày và trang trí bảng biểu d.1 Trình bày bảng biểu Nội dung trong các ô có thể được trình bày bằng các biểu tượng lệnh của Font, Paragraph, Bullets and Numbering...Ngoài ra, trong bảng biểu còn có những lệnh riêng để trình bày cho các ô bằng cách dùng các biểu tượng lệnh trên thanh Table and Borders. d.2 Tạo khung viền và nền cho bảng biểu Sau khi tạo bảng biểu, ta thường phải thực hiện thao tác định dạng viền và nền cho bảng biểu. Để làm điều này, ta thực hiện các thao tác sau: - Chọn các ô cần định dạng. - Thực hiện lệnh [Menu] Page Layout/Page Borders Để định dạng viền, ta chọn trang Tab Borders trong hộp thoại xuất hiện. Tạo khung viền và nền cho bảng biểu d.2 Tạo khung viền và nền cho bảng biểu  Trong đó: Style: Chọn kiểu đường kẻ viền. Color: Chọn màu đường viền Width: Chọn độ rộng (dày) của đường kẻ Preview: Cho phép quan sát tác dụng của kiểu đường viền được định dạng. Ngoài ra, ta có thể click chuột vào các nút tương ứng để thiết lập hoặc loại bỏ đường viền tương ứng: d.3 Sử dụng công cụ Draw Table Trong một bảng biểu phức tạp, đôi khi chúng ta cần có những đường kẻ và những khoảng trắng thất thường, việc sử dụng công cụ Draw Table sẽ giúp chúng ta vẽ bảng biểu, bổ sung các đường kẻ vào một bảng biểu. Thực hiện theo các bước: Trên thanh Tables and Borders, chọn kiểu đường kẻ, độ rộng và màu sắc của đường kẻ. Sử dụng công cụ Draw Table Chọn công cụ Draw Table, con trỏ có dạng cây bút chì, kéo chuột từ cạnh này sang cạnh khác để vẽ ra một bảng biểu (chỉ có một ô) Đặt con trỏ chuột vào trong bảng biểu đã vẽ, kéo chuột từ cạnh này sang cạnh khác để vẽ các đường kẻ trong bảng biểu. Cách làm này có tác dụng tương tự như lệnh Split Cells. Sau khi đã vẽ xong bảng biểu, click biểu tượng Draw Table 1 lần nữa để tắt tính năng vẽ bảng. d.4 Sử dụng Eraser Dùng công cụ Eraser để xoá các đường kẻ trong bảng biểu, đây cũng chính là lệnh Merge Cells. Click chọn công cụ Eraser, con trỏ chuột có dạng cục tẩy. Đặt con trỏ tới đường cần xoá, kéo chuột để đánh dấu đường cần xoá (màu xám), nhả chuột, đường kẻ đã bị xoá. Click nút Eraser lần nữa để tắt lệnh này d.4 Sử dụng Table Autoformat Để trang trí bảng biểu nhanh, có thể dùng Table Autoformat. Khi bảng biểu đã được tạo ra, đánh dấu chọn toàn bộ bảng biểu, click biểu tượng lệnh Table Autoformat. Chọn một mẫu bảng biểu và chọn các lệnh thích hợp, click nút . 4.7 Auto Text AutoText là khả năng tự động chèn vào văn bản các đoạn văn bản hoặc đồ hoạ thường xuyên được sử dụng trong văn bản. Chúng được định nghĩa và lưu trữ trong văn bản hoặc trong các Template tương ứng. Mỗi một AutoText được xác định thông qua một tên riêng biệt. Sử dụng AutoText sẽ giúp ta tiết kiệm thời gian trong soạn thảo văn bản. Auto Text a) Tạo mới Auto Text Entry Để tạo mới một AutoText Entry, ta làm như sau: - Chọn đoạn văn bản cần lưu trữ trong AutoText Entry. - Thực hiện lệnh [Menu] Insert/Quick Part/AutoText - Trong hộp thoại xuất hiện, ta gõ tên của AutoText Entry vào mục Enter AutoText entries here. Sau đó click chuột vào nút . Auto Text Auto Text b) Chèn Auto Text Entry vào văn bản Để chèn một AutoText Entry vào văn bản, ta có thể làm theo 1 trong 2 cách như sau: Cách 1: - Đặt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn. - Gõ tên của AutoText Entry - Nhấn phím Enter Cách 2: - Đặt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn - Thực hiện lệnh [Menu] Insert/Quick Parts/AutoText - Chọn AutoText Entry trong danh sách các AutoText Entry hiện có. - Nhấn nút 4.8 Style Style là một tập hợp các định dạng ta có thể gán cho các chữ trong văn bản. Mỗi một Style bao gồm các thuộc tính như font, cỡ chữ, kiểu chữ, khoảng cách, căn lề,…Các style cho phép ta định dạng văn bản một cách nhanh chóng, chính xác và đảm bảo tính thống nhất trong văn bản. Ngoài những style do Word cung cấp sẵn, ta còn có thể tự định nghĩa thêm các style mới theo cách của mình. Style Trong Word có hai loại Style sau: - Paragraph Syle: Style áp dụng cho một hoặc nhiều đoạn văn bản. - Character Style: Style áp dụng cho chuỗi ký tự được chọn. Để tạo mới hay chỉnh sửa Style, ta thực hiện lệnh [Menu] Format/Styles and Formatting hoặc click vào biểu tượng trên thanh Formatting để mở hộp thoại Style bên phải màn hình như sau: Style 4.9 Tạo tiêu đề trang Tiêu đề trang là dòng chữ nằm ở trên cùng hoặc dưới cùng của mỗi trang văn bản. Tiêu đề trang bao gồm tiêu đề trên (Header) và tiêu đề dưới (Footer). Để tạo tiêu đề trang, ta thực hiện lệnh [Menu] Insert/Header and Footer. Khi đó, màn hình sẽ xuất hiện khung hình chữ nhật có tên là Header để ta gõ nội dung của tiêu đề trên. Tại đây ta có thể thực hiện thao tác định dạng như ở ngoài văn bản. 4.10 Tạo chú thích cho tài liệu Trong các tài liệu, ta thường sử dụng các lời chú thích ở cuối trang hay cuối tài liệu. Khi đó, ta thực hiện các bước sau: - Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn chú thích (Footnote) - Thực hiện lệnh [Menu] Reference/Insert Footnote Tạo chú thích cho tài liệu 4.11 Tạo mục lục cho văn bản a) Tạo mới mục lục Bước 1: Định dạng Style cho các đề mục cần đưa vào mục lục Cần lưu ý các điểm sau khi chỉ định Style: - Các đề mục cùng cấp với nhau có cùng Style. - Các đề mục ở cấp khác nhau nên có Style khác nhau. Chú ý: Ở bước này cần phải tiến hành thật chính xác Bước 2: Đưa mục lục vào văn bản Sau khi hoàn tất bước 1, để đưa mục lục vào văn bản ta làm như sau: - Đặt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn mục lục. - Thực hiện lệnh [Menu] Reference/Table of Contents. Tạo mục lục cho văn bản Tạo mục lục cho văn bản - Click chuột vào nút