Nội dung

Bài giảng Microsoft Word HỌC VIỆN NGÂN HÀNG Trung tâm đào tạo CNTT-TTTH Tel: (04)38522971-Email:ttth@hvnh.edu.vn SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOFT WORD GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT WORD Microsoft Word là một chương trình xử lý văn bản cao cấp nằm trong bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office. Tập tin chương trình có tên Winword.EXE I. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 1) ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ (FONT) – B1: Chọn (bôi đen) khối văn bản muốn định dạng. – B2: FormatFont. I. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN A) Font: Thay đổi mẫu chữ, dạng chữ + Font: Xác định kiểu mẫu ký tự. + Font Style: Xác dạng chữ (Ví dụ: Đậm (Bold), nghiêng (Italic) đậm và nghiêng (Bold Italic)) + Size: Thay đổi kích thước chữ. + Underline: Chữ ghạch dưới. + Font Color: Thay đổi Màu chữ. + Effects: Các hiệu ứng ký tự: - Strikethough: Gạch giữa 1 nét. - Double Strikethough: Ghạch giữa 2 nét. - Superscript: Chỉ số trên. - Subscript: Chỉ số dưới. I. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN B) Character Spacing: Để xác định khoảng cách và vị trí của các ký tự: – Spacing: Xác định khoảng cách giữa các ký tự trong khối chọn được qui định tại mục By – Position: Xác định khoảng cách giữa các dòng trong khối chọn được qui định tại mục By. I. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN C) Text Effects: Để tạo các hiệu ứng ánh sáng trên màn hình làm nổi bật các ký tự: Các hiệu ứng chỉ có tác dụng khi trình bày trên màn hình, khi in các hiệu ứng này không có tác dụng. I. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN FormatParagraphIndent and Spacing. Alignment: Canh lề đoạn văn bản: – – – – Left: Canh theo lề trái. Right: canh theo lề phải. Centered: Canh giữa trang. Justified: Canh theo cả 2 lề. I. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN  Indentation: Qui định việc dời các dòng theo hàng ngang dựa vào bố trí của Alignment. - Left: Biên trái của mỗi dòng cách lề trái bao nhiêu. - Right: Biên phải của mỗi dòng cách lề bao nhiêu. - Special: Có 3 trường hợp chọn: + None: Lề theo qui định của Left và Right. + First line: Chỉ dời lề trái của dòng đầu tiên. (Xác định trong By) + Hanging: Chỉ dời lề trái của các dòng không phải dòng đầu tiên. (Xác định trong By) I. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN  Spacing: Quy định khoảng cách các dòng trong các đoạn. – Before: Xác định khoảng cách của đoạn so với đoạn trên. – After: Xác định khoảng cách của đoạn so với đoạn dưới. – Line Spacing: Xác định khoảng cách giữa các dòng trong cùng một đoạn. I. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN  ĐỊNH DẠNG KHUNG – – B1: Chọn khối (bôi đen) văn bản cần định dạng. B2: FormatBorder and Sharding. • • • • • Border: Để xác định khung viền cho một số từ (Text) hay cho đoạn (Paragraph). Setting và Style: Chọn kiểu khung và kiểu đường viền. Preview: Hiển thị minh họa. Color và Width: Chọn màu và độ dày của khung. Apply to: – – Text: Đóng khung cho một số từ. Paragraph: Đóng khung cho các đoạn văn bản. I. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN Sharding: Định dạng màu nền. – Fill : Chọn màu nền – Pattern : + Style: Chọn tỉ lệ kiểu nền. + Color: Chọn màu. I. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN  ĐỊNH DẠNG CỘT BÁO (COLUMNS): – B1: Chọn khối văn bản cần chia cột. – B2: Format->Columns. • Preset: Xác định một số dạng chia cột theo mẫu. • Number of Columns: Xác định số cột theo ý muốn. • Width and Spacing: Xác định chiều rộng mỗi cột và khoảng cách giữa hai cột. • Line between: Xác định có hay không đường gạch đứng giữa hai cột. – B3: Click nút OK để hoàn tất thao tác. I. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN  ĐỊNH DẠNG DROP CAP – B1: Chọn ký tự hay từ muốn định dạng. – B2: Format->Drop cap, hộp thoại Drop cap xuất hiện: • • Position: Có 3 mẫu để chọn dạng trình bày. Option qui định: – – – – Font: Xác định Font. Lines: Xác định số dòng mà ký tự chiếm chỗ. Distance from text: Xác định khoảng cách hàng ngang từ ký tự này đến đoạn. B3: Click nút OK để hoàn tất thao tác. I. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN  ĐỊNH DẠNG BULLET AND NUMBERING – B1: Chọn khối văn bản hoặc dừng con trỏ tại vị trí cần định dạng – B2: Formatbullet & numbering. – B3: Khai báo: • Bulleted: Chèn các ký hiệu đặc biệt • Numbered: Đánh số thứ tự vào đầu mỗi đoạn. • Outline Numbered: Dùng cho đánh số thứ tự cho văn bản có cấu trúc nhiều cấp. • None: Không có chọn. I. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN  ĐỊNH DẠNG TAB B1: Chọn hàng cần định dạng. B2: FormatTabs. – Tab stop position (vị trí dừng): xác định vị trí của điểm dừng Tab (theo thước ngang). – Alignment (Canh lề): xác định dữ liệu nhập vào được trình bày theo Tab stop: Canh trái (Left), giữa (Center), Phải (Right), canh theo dấu thập phân (Decimal) hoặc gạch đứng (bar) tại Tab stop. – Leader (Dấu dẫn): Xác định dạng thể hiện khi gõ Tab. B3: Nhắp vào nút để xác định cho một Tab stop. Qui trình lặp lại cho Tab stop khác. B4: Nháy vào nút để hoàn tất thao tác định dạng Tab. II. CHÈN KÝ TỰ ĐẶC BIỆT (SYMBOL) - B1: Chọn vị trí cần chèn. - B2: InsertSymbol. - B3: Chọn Wingdings (hoặc Symbol) trong mục Font. - B4: Chọn ký tự cần chènInsert. - B5: Nhấn Cancel để đóng hộp thoại. III. CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG HÌNH ẢNH VÀO VĂN BẢN 1) CHÈN AUTOSHAPE. - B1: InsertPictureAutoshape. - B2: Chọn các biểu tượng tương ứng và vẽ vào văn bản. - Lưu ý: khi chọn biểu tượng, thấy xuất hiện “Create your drawing here” thì nhấn phím Delete rồi hãy vẽ. (Có thể sử dụng thanh công cụ Drawing). IV. CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG HÌNH ẢNH VÀO VĂN BẢN 2) Chèn hình ảnh từ thư viện Clip Art. -B1: InsertPictureClip Art. -B2: Chọn Organizine Clips ở khung bên phảiLaterOffice CollectionsChọn các thư mục để xem hình ảnh. -B3: Kéo thả hình vào văn bản. IV. CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG HÌNH ẢNH VÀO VĂN BẢN 3) Chèn hình từ File bất kỳ trong máy tính. -B1: InsertPictureFrom file. -B2: Chọn nơi chứa hình trong mục Look in. -B3: Chọn hình cần chènInsert. IV. CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG HÌNH ẢNH VÀO VĂN BẢN 4) Chèn chữ nghệ thuật Word Art. -B1: InsertPictureWord Art. -B2: Chọn kiểu muốn tạoOk. -B3: Chọn Font,SizeNhập nội dungOk. V. BIỂU ĐỒ Là hình vẽ trực quan diễn đạt dữ liệu có trên một bảng. Có nhiều loại biểu đồ: Hình cột, hình tròn, hình nón … 1) Tạo biểu đồ: b1: Chọn vùng dữ liệu muốn tạo b2: InsertPicturechart. b3: Đóng bảng dữ liệu đi kèm và nhấn ra khỏi biểu đồ để kết thúc. V. BIỂU ĐỒ 2) Hiệu chỉnh biểu đồ: b1: Nhắp đúp lên biểu đồ b2: Thay đổi hình dạng biểu đồ (Nhắp phải tại vùng biên / Chart type hiện hộp) b3: Chọn một dạng biểu đồ, nhắp OK. V. BIỂU ĐỒ 3) Định dạng biểu đồ: Nhắp phải vào vùng biên của biểu đồ Chart option. a) Thẻ Title: Chart Tile: Tiêu đề biểu đồ. Category (X) axis: Chú thích trục X. Series (Y) axis: Số liệu trục Y. Value (Z) axis: giá trị trục Z (chỉ có tác dụng cho đồ thị không gian 3 chiều). b) Thẻ Axes: Hiện/ ẩn giá trị, chú thích các trục. XII. BIỂU ĐỒ c) Thẻ Grirdline: Hiện ẩn đường lưới trên các trục X, Y, Z. Major: Đường lưới chính. Minor: đường lưới phụ. d) Thẻ Legend: Hiện ẩn bảng giải thích các ký hiệu, đường nét của biểu đồ. Show legend: Hiển thị ghi chú. Placement: Chọn vị trí đặt ghi chú. e) Thẻ Data label: Dán nhãn biểu đồ. Values: hiện ẩn số liệu trên từng thành phần của biểu đồ (người ta hay cho biểu hiện số liệu trên từng thành phần để dễ quan sát.) VI. BẢNG BIỂU I. CẤU TRÚC BẢNG: Cấu trúc của một bảng (Table) gồm nhiều cột (Column), nhiều dòng (Row). Giao của cột với dòng gọi là ô (Cell). II. TẠO BẢNG: – B1: Nhắp chuột vào vị trí cần tạo bảng. – B2: TableInsertTable … • Number of columns: xác định số cột của bảng. • Number of rows: xác định số dòng của bảng. – B3: Nhắp vào nút OK để hoàn tất thao tác tạo một bảng. VI. BẢNG BIỂU III. CÁC THAO TÁC TRONG BẢNG: 1. Chọn cột – hàng - ô – Chọn cột: Để chuột phần trên bảng thấy chuột hiện hình () rồi nhấn. – Chọn hàng: Để chuột ngoài vùng trái bảng thấy chuột hình () rồi nhấn. – Chọn ô: chỉ cần nhấn chuột ngay tại ô cần chọn. – Để chọn nhiều ô: thì ta kéo chuột từ ô đầu đến ô cuối hoặc ta dùng kết hợp với phím Shift. VI. BẢNG BIỂU 2. Thay đổi chiều cao hàng, độ rộng cột: – Để chuột trên các đường phân cách hàng, cột xuất hiện hình dạng mũi tên hai chiều, giữ và kéo để thay đổi độ rộng cho cột hay chiều cao cho hàng. 3. Nhập nội dung: Khi nhập nội dung trong một ô nếu: – Nhấn các phím di chuyển: Chuyển con trỏ sang ô khác. – Nhấn Enter: Tạo thêm một đoạn mới vẫn còn ở trong ô. VI. BẢNG BIỂU 4. Định dạng: a) Chuyển hướng trình bày dữ liệu trong bảng: – B1: Chọn phạm vi cần định dạng. – B2: FormatText Direction. – B3: Chọn chiều muốn thể hiện nội dung. – B4: Nhắp OK VI. BẢNG BIỂU b) Canh hàng dữ liệu trong ô: Sử dụng các nút trên thanh Table and Border để canh văn bản vào vị trí thích hợp trong ô. VI. BẢNG BIỂU 5. Đóng khung và định dạng nền cho bảng: (Giống Đóng khung đoạn văn bản). 6. Chèn thêm dòng, cột, ô vào bảng: – B1: Chọn dòng, cột, ô nơi muốn chèn. – B2: Thực hiện lệnh TableInsert … • Rows Above: Hàng chèn vào nằm phía trên. • Rows Below: Hàng chèn vào nằm bên dưới. • Columns to the left: Cột chèn vào nằm bên trái. • Columns to the right: Cột chèn vào nằm bên phải. • Cells: Chèn ô Xuất hiện hộp đối thoại: Chèn và dịch các ô hiện hành sang phải Chèn và dịch các ô hiện hành xuống dưới Chèn cả dòng Chèn cả cột VI. BẢNG BIỂU 7. Xoá dòng, cột, ô trong bảng: B1:Chọn dòng, cột, ô nơi muốn xoá – Xoá bảng (Table) – Xoá cột (Columns) – Xoá dòng (Rows) – Xoá ô (Cells) B2: TableDelete: VI. BẢNG BIỂU 8. Nhập nhiều ô thành 1 ô. - B1: Chọn nhiều ô để nối thành 1 ô. - B2: Thực hiện lệnh Table Merge Cells. 9. Chia 1 ô thành nhiều ô. - B1: Nhấn chuột vào ô cần chia. - B2: TableSplit cellshiện hộp thoại. - B3: Khai báo số hàng, số cột, nhắp Ok. VI. BẢNG BIỂU 10. Chỉnh chiều cao các dòng, độ rộng cột bằng nhau: - B1: Chọn các dòng hay các cột cần định dạng. - B2: Nhắp vào biểu tượng trên thanh Table and border. Chiều cao hàng Độ rộng cột VI. BẢNG BIỂU 12. Sắp xếp các dữ liệu trên một bảng: - B1: Chọn phạm vi các dòng muốn sắp xếp - B2: TableSort. + Sort By: Chọn cột sắp xếp ưu tiên. + Then By: Cột tiếp theo nếu cột trước trùng. + Type để xác định dạng sắp xếp theo kiểu dữ liệu nào: Kiểu văn bản (Text), kiểu số (Number) hay kiểu ngày tháng (Date). + Ascending (tăng dần) hay Descending (giảm dần). - B3: Nhắp nút để hoàn tất thao tác sắp xếp dữ liệu trong bảng. VI. BẢNG BIỂU 13. Tính tổng cuối cột số trong một bảng: - B1: Di chuyển con trỏ đến ô dưới cùng của cột số. - B2: Chọn TableFormula … - B3: Nhập công thức và các chọn lựa khác trong hộp đối thoại. + Fomular: Công thức tính toán, có dạng: “=tên hàm(tham số)” + Number format: Chọn kiểu định dạng kết quả. (VD: #.### kết quả có phân cách hàng ngàn). - B4: Nhắp nút OK, kết quả sẽ trình bày tại ô dưới cùng. VI. BẢNG BIỂU * Một số hàm trong Word: - Sum: Tính tổng - Product: Tính tích. - Min: Nhỏ nhất - Max: Lớn nhất. - Average: Tính trung bình. * Một số tham số: - left: trái - Right: Phải - Above: Bên trên - Below: Phía dưới 14. Dùng Tab trong bảng: - Thiết lập Tab trong một ô như với văn bản. - Dùng Ctrl + Tab để di chuyển đến điểm Tab trong bảng. VII. TẠO VĂN BẢN TRỘN THƯ Tạo bảng dữ liệu (trong Exel): Ví dụ tạo 3 cột chứa: Họ và tên; Chức vụ; Địa chỉ Tạo văn bản chính: Ví dụ: Kính mời Ông/Bà: Chức vụ: Đơn vị: VII. TẠO VĂN BẢN TRỘN THƯ Tools/Letters and Mainings/mail merge Chon Next cho tới khi xuất hiện Brows Chọn tệp dữ liệu Chọn trường sử dụng. Sử dụng thanh công cụ Hoàn tất chọn in hoặc xem. VIII. TẠO MỤC LỤC TỰ ĐỘNG Văn bản trình bày cần rõ ràng các đầu mục Chọn đầu mục cần đưa vào mục lục: Kiểu, cỡ chữ đầu mục Tạo đầu mục mới VIII. TẠO MỤC LỤC TỰ ĐỘNG Chọn Insert/Reference/Index and table Tạo Password cho văn bản Password dùng để mở Password cho phép sửa