Nội dung

Microsoft Excel 2010 www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 1 / 95 Nội dung 1. 2. 3. 4. 5. 6. Tổng quan về MS Excel 2010 Định dạng bảng tính Công thức và hàm Các thao tác với dữ liệu Đồ thị trong excel Định trang và In ấn www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 2 / 95 1. Tổng quản về MS Excel o o o o o Khởi tạo MS Excel Mở bảng tính đã có Ghi bảng tính Con trỏ trong Excel Di chuyển trong bảng tính o Nhập dữ liệu o Sao chép dữ liệu www.daytinhoc.net o o o o o Di chuyển dữ liệu Thêm&bớt Hàng/Cột/ô Điều chỉnh độ rộng/cao Ẩn/Hiện cột và hàng Các thao tác với Sheet Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 3 / 95 1.1 Khởi tạo MS Excel o Mở MS Excel  Kích đúp vào biểu tượng Excel  Các thành phần trong cửa sổ Excel Thanh công thức Thanh ribbon Vùng soạn thảo Hộp tên Sheet tab www.daytinhoc.net Thanh menu Thanh tiêu đề Thanh trượt Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 4 / 95 1.1 Khởi tạo MS Excel (tt) o Các Tab chính www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 5 / 95 1.1 Khởi tạo MS Excel (tt) o Tạo bảng tính mới  Cách 1: Nhấn vào biểu tượng New trên thanh công cụ  Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N  Cách 3: Vào menu Chọn File -> New -> New blank www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 6 / 95 1.2 Mở bảng tính đã có o Mở bảng tính đã có (Open) Cách 1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên toolbar 2. Chọn tệp cần mở Cách 2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O Cách 3: Vào menu File/Open 1. Chọn nơi chứa tệp 3. Nhấn nút open Cửa sổ Open www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 7 / 95 1.3 Ghi bảng tính o Ghi bảng tính (Save)  Cách 1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar  Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S  Cách 3: Vào menu chọn File -> Save Lưu ý: Nếu tệp đã được ghi từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save as, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 8 / 95 1.4 Hiện hành & Con trỏ trong Excel o Bảng tính hiện hành (sheet): Là bảng tính hiện tại đang được thao tác o Ô hiện hành: Là ô đang được thao tác: A1, B5,… Thay đổi ô hiện hành: Nhấn chuột vào ô hoặc sử dụng phím mũi tên o Nhận dạng con trỏ: Con trỏ ô: Xác định ô nào đang thao tác – có viền đậm bao quanh Con trỏ soạn thảo: Hình thang đứng màu đen, nhấp nháy xác định vị trí nhập liệu cho ô Con trỏ chuột: Thay đổi hình dạng tùy thuộc vào vị trí của nó trên trang www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 9 / 95 1.5 Di chuyển trong bảng tính o Các phím thường dùng Tab: Di chuyển con trỏ sang phải một cột Enter: di chuyển con trỏ ô xuống dòng dưới và kết thúc nhập dữ liệu  Chuyển sang ô phía trái, phải, trên, dưới ô hiện tại Ctrl+home: Chuyển con trỏ về ô A1 www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 10 / 95 1.6 Nhập liệu & Sửa o Nhập dữ liệu  Chuyển con trỏ tới ô cần nhập  Delete, Backspace để xóa ký tự  Home, End để di chuyển nhanh trên dòng nhập  Esc: Kết thúc nhưng không lấy dữ liệu đã nhập  Enter: Để chấp nhận dữ liệu vừa nhập và kết thúc việc nhập ô đó o Chỉnh sửa dữ liệu:  Nhấn đúp vào ô muốn chỉnh sửa  Thực hiện tao tác chỉnh sửa  Nhấn Enter để kết thúc www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 11 / 95 1.7 Sao chép dữ liệu o Sao chép dữ liệu  Chọn các ô muốn sao chép  Nhấn nút Copy hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C  Chuyển con trỏ đến ô bên trái của vùng định sao chép  Nhấn nút Paste hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V  Thực hiện tương tự khi sao chép các ô sang bảng tính khác www.daytinhoc.net Thao tác copy dữ liệu Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 12 / 95 1.8 Di chuyển & xóa dữ liệu (tt) o Di chuyển các ô  Chọn các ô muốn di chuyển  Nhấn nút Cut hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + X  Chuyển ô con trỏ ô đến ô trái trên vùng định chuyển tới  Nhấn nút Paste hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V o Xóa các ô  Chọn ô cần xóa  Nhấn phím Delete  Hoặc trên thanh menu chính www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 13 / 95 1.9 Thêm&bớt Hàng/Cột/ô o Thêm bớt ô, dòng, cột  Thêm/ bớt dòng • Chọn dòng muốn chèn dòng mới lên trên nó • Trên thanh tiêu đề hàng (1,2,3,…) kích chuột phải chọn Insert/delete • Hoặc trên thanh menu chọn Insert/delete  Thêm/bớt cột • Chọn cột muốn chèn mới bên trái nó • Kích chuột phải -> insert /delete • Hoặc trên thanh menu chọn Insert/delete www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 14 / 95 1.9 Thêm&bớt Hàng/Cột/ô (tt) o Thêm ô:  Chọn ô muốn thêm mới bên cạnh nó  Kích chuột phải ->insert  Xuất hiện hộp thoại • Chọn Shift cells right: Chèn ô trống và đẩy ô hiện tại sang phải • Chọn Shift cells down: Chèn ô trống và đẩy ô hiện tại xuống dưới • Chọn Entire row: Chèn 1 dòng mới lên trên • Chọn Entire columns: chèn 1 cột mới sang trái www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 15 / 95 1.9 Thêm&bớt Hàng/Cột/ô (tt) o Xóa vùng:  Chọn vùng muốn xóa  Chọn Delete o Thay đổi chiều rộng cột/ cao dòng Thay đổi chiều rộng cột • Chuyển con trỏ vào cạnh phải của tiêu đề cột, biểu tượng có dạng • Nhấn và kéo di chuyển xuống dưới lên trên để tăng giảm độ cao dòng www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 16 / 95 1.10 Điều chỉnh độ rộng hàng & cao cột o Điều chỉnh tự động độ rộng cột • Nhấp đúp chuột vào cạnh phải của cột o Đặt độ rộng bằng nhau cho nhiều cột • • • • Chọn các cột muốn đặt độ rộng bằng nhau Chọn Columns -> Width Nhập độ rộng vào hộp Columns width Nhấn OK www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 17 / 95 1.11 Ẩn/Hiện hàng & cột o Ẩn hiện cột  Ẩn cột • Chọn các cột muốn ẩn • Kích chuột phải -> Hide  Hiện cột • Chọn cột chứa các cột đang bị ẩn • Kích chuột phải -> Unhide o Làm tương tự đối với hàng www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 18 / 95 1.12 Các thao tác với sheet o Chèn thêm worksheet mới  Chọn biểu tượng trong hình bên  Hoặc dùng tổ hợp phím  Hoặc nhóm Home -> đến nhóm Cells -> Insert -> insert sheet www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 19 / 95 1.12 Các thao tác với sheet (tt) o Đổi tên / Xóa sheet  Đổi tên sheet www.daytinhoc.net  Xóa sheet Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 20 / 95 1.12 Các thao tác với sheet (tt) o Sắp xếp thứ tự các worksheet www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 21 / 95 1.12 Các thao tác với sheet (tt) o Sao chép worksheet www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 22 / 95 1.12 Các thao tác với sheet (tt) o Đổi màu cho sheet tab Kích chuột phải vào sheet tab cần đổi màu -> Tab color -> chọn màu cần đổi www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 23 / 95 2. Định dạng bảng tính o Font chữ o Căn lề o Đóng khung o Trộn ô o Xuống hàng (Wrap text) o Định dạng dữ liệu (nội dung) www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 24 / 95 2.1 Font chữ o Định dạng font chữ www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 25 / 95 2.2 Căn lề o Định dạng căn lề www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 26 / 95 2.3 Đóng khung o Thay đổi khung (đường viền): Chọn ô hoặc vùng muốn thay đổi đường viền Nhấn chuột vào hình tam giác trong nút border trên thanh menu Chọn more border www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 27 / 95 2.3 Đóng khung (tt) o Chi tiết trong thẻ border Áp dụng cho đường viền bên trong Chọn kiểu đường thẳng muốn tạo Hoặc thiết lập tùy ý cho các viền Chọn màu viền Áp dụng cho đường viền ngoài www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 28 / 95 2.4 Trộn ô o Trộn nhiều ô thành một ô: Chọn các ô muốn trộn Nhấn nút Merge and Center trên thanh menu Hoặc vào: • Fomat cells -> chọn thẻ Aligement • Nhấn chọn Merge cells • Nhấn OK www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 29 / 95 2.5 Xuống dòng (Wrap text) o Đặt thuộc tính Wrap text cho ô Cho phép hiển thị dữ liệu bằng nhiều dòng Đầu tiên chọn ô hoặc vùng ô muốn thiết lập • Trên thanh menu chon Wrap text www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 30 / 95 2.6 Định dạng dữ liệu (tt) o Danh sách các kiểu dữ liệu General: Dạng chung Number: Dạng số Currency: Dạng tiền tệ Date: Dạng ngày tháng Time: Dạng thời gian Text: Dạng văn bản Custom: Người dùng tự định nghĩa www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 31 / 95 2.6 Định dạng dữ liệu (tt) o Số thực  Chọn ô chứa số thực cần định dạng  Chọn thẻ Format (kích chuột phải vào vùng cần định dạng) • Chọn Number trong danh sách Category – Decimal place: số chữ số phần thập phân – Use 1000 Separator (,): Chọn dấu ngăn cách phần nghìn – Nhấn OK để kết thúc www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 32 / 95 2.6 Định dạng dữ liệu (tt) o Dạng ngày tháng Khi mặc định là ngày/tháng/năm (mm/dd/yyyy hoặc mm/ dd/yy) Chọn ô ngày tháng muốn định dạng Kích chuột phải chọn Fomat cells Chọn thẻ Number -> Custom • Sau đó nhập kiểu định dạng mới trong hộp type, Ví dụ dd/mm/ yyyy • Nhấn OK để kết thúc Chú ý: khi nhập dữ liệu ngày phải theo định dạng của máy tính hiện hành. www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 33 / 95 2.6 Định dạng dữ liệu (tt) o Dạng tiền tệ Chọn ô muốn định dạng Kích chuột phải chọn Fomat cell -> Number -> Custom • Trong ô Type đánh mẫu #,##0[$VND] – Chữ VND có thể đánh tùy biến – #.##0 là phần định dạng số. Ta có thể định dạng 1 hoặc 2 số sau dấu “,” là #,##0.0 hoặc #,##0.00 • Nhấn OK để kết thúc www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 34 / 95 2.6 Định dạng dữ liệu (tt) o Dạng phần trăm  Chọn ô cần định dạng  Kích chuột phải chọn Fomat cells  Trong Fomat cells chọn Percentage • Decimal place: Số chữ số phần thập phân • Nhấn OK để kết thúc www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 35 / 95 2.6 Định dạng dữ liệu (tt) Ngoài các thao tác trên ta cũng có thể dùng thanh công cụ có sẵn trên menu để định dạng Chọn kiểu hiển thị Thêm dấu ngăn cách hàng nghìn Kiểu tiền tệ www.daytinhoc.net Kiểu tỷ lệ % Tăng giảm số hiện thị sau dấu thập phân Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 36 / 95 3. Công thức và hàm o Tạo lập công thức o Các loại địa chỉ o Cấu trúc hàm o Các hàm thông dụng www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 37 / 95 3.1 Tạo lập công thức o Tạo công thức số học đơn giản  Luôn gõ dấu “=” trước công thức. Ví dụ: =6+7  Nhấn Enter để kết thúc  Nội dung công thức được hiển thị trên thanh Formula  Sử dung dấu “()” để thay đổi độ ưu tiên của các phép toán trong công thức www.daytinhoc.net Thanh Formula Công thức Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 38 / 95 3.1 Tạo lập công thức (tt) o Các thành phần cơ bản của công thức Toán tử Hàm Địa chỉ ô =2000*IF(A1=<1,1000,C3) Dấu bằng Trị số www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 39 / 95 3.1 Tạo lập công thức (tt) o Các phép toán số học và so sánh  Cộng : +  Trừ:  Nhân: *  Chia: /  Mũ: ^  Lớn hơn: >  Nhỏ hơn: <  Lớn hơn hoặc bằng: >=  Nhỏ hơn hoặc bằng: <=  Khác: <> www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 40 / 95 3.1 Tạo lập công thức (tt) o Phân biệt “ô” và “vùng”  Địa chỉ một ô trong excel được xác định bởi  Tiêu đề cột  Số thứ tự dòng  Ví dụ: B11  Một vùng trong bảng tính được xác định bằng  Địa chỉ của ô ở góc bên trái của vùng + dấu “:” + địa chỉ ô bên phải của vùng  Ví dụ: F4:F9 www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 41 / 95 3.1 Tạo lập công thức (tt) o Ví dụ về “ô” và “vùng” Ô C10 www.daytinhoc.net Vùng E2:E10 Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 42 / 95 3.1 Tạo lập công thức (tt) o Sao chép công thức  Nhấn chuột vào ô muốn sao chép  Đặt con trỏ vào góc phải bên dưới ô  Biểu tượng chuột chuyển thành biểu tượng dấu thập màu đen nét đơn  Nhấn chuột trái và kéo đến vị trí cần áp dụng công thức www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 43 / 95 3.1 Tạo lập công thức (tt) o Một số lỗi hay gặp ####: Không đủ độ rộng của ô để hiển thị #VALUE!: Dữ liệu không đúng theo yêu cầu của công thức #DIV/0!: chia cho gias trij 0 #NAME?: Không xác định được vị trí trong công thức #N/A: Không có dữ liệu để tính toán #NUM!: Dữ liệu không đúng kiểu số  Sửa lại cho phù hợp yêu cầu www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 44 / 95 3.2 Các loại địa chỉ o Địa chỉ tương đối Là loại địa chỉ sử dụng trong công thức hoặc hàm mà khi sao chép công thức hoặc hàm đó thì địa chỉ này tự động thay đổi Ví dụ:  Tại ô A3 có CT =C1+D1  Copy công thức ô A3 xuống A4 thì công thức thay đổi thành =C2+D2 www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 45 / 95 3.2 Các loại địa chỉ (tt) o Địa chỉ tuyệt đối  Không thay đổi khi sao chép công thức  Có thêm các ký tự $ trược phần địa chỉ cột hoặc dòng  Ví dụ: $A$1, $A$1:$B$5,… Ví dụ: Tại ô A3 có CT =$C$1+$D$1 Khi copy sang ô A4 CT vẫn là =$C$1+$D$1 Để sử dụng địa chỉ tuyệt đối ta thêm dấu $ vào trước cột và hàng hoặc nhấn F4 www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 46 / 95 3.2 Các loại địa chỉ (tt) o Địa chỉ hỗn hợp  Đây là loại địa chỉ kết hợp cả tương đối và tuyệt đối, khi sao chép công thức chỉ 1 phần bị thay đổi  Ví dụ: Tại ô A3 có công thức =C$1+$D1 Copy công thức sang ô A3 sang ô A4 công thức này là =C$1+$D2 Để sử dụng địa chỉ hỗn hợp ta thêm dấu $ vào trước cột hoặc hàng (có thể nhấn phím F4 nhiều lần) www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 47 / 95 3.2 Các loại địa chỉ (tt) o Tên miền (tên vùng dữ liệu) Tên miền là nhãn được gán cho một hoặc nhiều ô Các ô có thể định vị ở bất kỳ Sheet nào trong Workbook Tên miền gồm các ô có thể liền kề nhau hoặc nằm ở vị trí rời nhau Có thể chọn tên miền trong hộp Name Box Ví dụ: Ta gán vùng $B$22:$C$26 là CongTy     o Chú ý: khi copy công thức có dùng tên miền thì tên miền sẽ không thay đổi địa chỉ www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 48 / 95 3.2 Các loại địa chỉ (tt) o Cách tạo tên miền dữ liệu • Tên miền ko được chứa khoảng trống dài tối đa 255 ký tự • Tên miền ngắn gọn dễ nhớ mô tả đúng ý nghĩa cho miền dl Đặt tên miền Phạm vi tên miền Địa chỉ miền đang đặt tên www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 49 / 95 3.2 Các loại địa chỉ (tt) o Quản lý các tên miền www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 50 / 95 3.2 Các loại địa chỉ (tt) o Sử dụng tên miền:  Trong khi gõ công thức hoặc hàm nếu dùng tên miền trong công thức hoặc hàm có thể thực hiện theo hình dưới:  Nếu nhớ tên có thể gõ trực tiếp vào công thức www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 51 / 95 3.3 Cấu trúc hàm o Giới thiệu  (đối số 1, đối số 2,…,đối số n)  Đối số có thể là • Giá trị kiểu số,xâu… • Địa chỉ ô hoặc vùng ô • 1 hàm khác o Nhập hàm  Gõ trực tiếp vào ô theo dạng =(đối số 1, đối số 2,…) www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 52 / 95 3.4 Các hàm thông dụng Hàm cơ bản • SUM – Cú pháp: Sum(number1,number2,…) – Tính tổn của các giá trị số trong danh sách, hoặc mảng số – Ví dụ: Sum(6,7,8,9)=37, Sum(A1:B7),… • AVERAGE – Trả lại giá trị trung bình cộng của các số trong danh sách – Cú pháp AVERAGE(number1, number2, …) www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 53 / 95 3.4 Các hàm thông dụng (tt) • MAX – Trả lại số lớn nhất trong danh sách – Cú pháp: MAX(number1,number2, …) – Ví dụ: MAX(10,20,30,15,2,3)=30 • MIN – Trả lại số nhỏ nhất trong danh sách – Cú pháp: MIN(number1,number2, …) – Ví dụ: MIN(10,20,15,30,2,3)=2 www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 54 / 95 3.4 Các hàm thông dụng (tt) • ROUND – Làm tròn đến một số thập phân nhất định • Cú pháp ROUND(number, num_digits) • Ví dụ: Round(2.5678,2)=2.57 www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 55 / 95 3.4 Các hàm thông dụng (tt) • COUNT – Đếm những ô chứa dữ liệu là số trong vùng – Cú pháp: COUNT(Value1, Value2,…) • COUNTA – Đếm những ô chứa dữ liệu trong vùng – Cú pháp: COUNTA(Value1, Value2,…) www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 56 / 95 3.4 Các hàm thông dụng (tt) • RANK – RANK(number, ref [,order]) – Trả về thứ hạng của number trong ref với order là cách xếp hạng • Nếu order là 0 hoặc bỏ qua thì ref được hiểu là có thứ tự giảm • Nếu order <>0 thì ref sẽ có thứ tự tăng • Ví dụ: Chú ý: Phải trị tuyệt đối vùng ref www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 57 / 95 3.4 Các hàm thông dụng (tt) • IF – Cú pháp: IF(logical_test, value_if_true, value_if_false) – Trả về giá trị value_if_true nếu biểu thức logical_test đúng ngược lại trả về giá trị value_if_false – Ví dụ: IF(A1>=5, “Đậu”, “Trượt”) – Chú ý: Có thể sử dụng hàm IF lồng nhau www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 58 / 95 3.4 Các hàm thông dụng (tt) • SUMIF – Cú pháp: SUMIF(range, criteria, sum_range) – Hàm tính tổng các ô thỏa mãn điều kiện • Range: Vùng điều kiện sẽ được so sánh • Criteria: Chuỗi mô tả điều kiện. Ví dụ “10”, “>=20” • Sum_range: vùng được tính tổng. Các ô trong vùng này sẽ được tính tổng nếu các ô tương ứng trong vùng range thỏa mãn điều kiện. Nếu không có sum_range thì vùng range sẽ được tính • Ví dụ: www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 59 / 95 3.4 Các hàm thông dụng (tt) • COUNTIF – COUNTIF(range, criteria) – Đếm các ô thỏa mãn điều kiện criteria trong vùng range • Range là vùng điều kiện sẽ được so sánh • Criteria: là chuỗi mô tả điều kiện www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 60 / 95 3.4 Các hàm thông dụng (tt) • SUMIFS – SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, criteria_range2, criteria2,…) – Hàm tính tổng có từ 2 điều kiện trở lên • • • • • • Sum_range: vùng cần tính tổng Criteria_range1: vùng chứa điều kiện 1 Criteria1: chuỗi mô tả điều kiện 1 Criteria_range2: vùng chứa điều kiện 2 Criteria2: vùng chứa điều kiện 2 … www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 61 / 95 3.4 Các hàm thông dụng (tt) • COUNTIFS – COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, criteria_range2, criteria2,…) – Hàm đếm từ 2 điều kiện trở lên • • • • • Criteria_range1: vùng chứa điều kiện 1 Criteria1: chuỗi mô tả điều kiện 1 Criteria_range2: Vùng chứa điều kiện 2 Criteria2: chuỗi mô tả điều kiện 2 … www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 62 / 95 3.4 Các hàm thông dụng (tt) • AND – AND(logical1, logical2,…) – Trả về giá trị TRUE nếu tất cả các điều kiện là TRUE, ngược lại trả lại FALSE • Lưu ý: Các biểu thức logical phải có đầy đủ cả 2 vế, và không được lớn hơn 2 vế trong 1 biểu thức www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 63 / 95 3.4 Các hàm thông dụng (tt) • OR – OR(logical1, logical2,…) – Trả về giá trị FALSE nếu tất cả các biểu thức điều kiện sai, ngược lại trả về TRUE www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 64 / 95 3.4 Các hàm thông dụng (tt) Hàm tìm kiếm • VLOOKUP – VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup) – Tìm giá trị lookup_value trong cột trái nhất của bảng table_array theo chuẩn dò tìm range_lookup và trả về vị trí tương ứng trong cột thứ col_index_num • Range_lookup = 1: Tìm tương đối, danh sách các giá trị cần dò tìm của bảng table_array pahir sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Nếu không tìm thấy sẽ trả về giá trị lớn nhất nhwung vẫn nhỏ hơn lookup_value • Range_lookup = 0: tìm chính xác. Nếu ko tìm thấy sẽ trả về lỗi www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 65 / 95 3.4 Các hàm thông dụng (tt) • Ví dụ: Lưu ý: Phải trị tuyệt đối bảng phụ cần lấy www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 66 / 95 3.4 Các hàm thông dụng (tt) • HLOOKUP – HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_col_index, range_lookup) – Tìm giá trị lookup_value trong dòng trên cùng của bảng table_array theo chuẩn dò tìm range_lookup, trả về giá trị tương ứng trong dòng thứ row_index_num (nếu tìm thấy) – Ý nghĩa các đối số giống như hàm vlookup www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 67 / 95 3.4 Các hàm thông dụng (tt) • Ví dụ: www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 68 / 95 3.4 Các hàm thông dụng (tt) Các hàm xử lý chuỗi (text) • LEFT – LEFT(text, num_chars) – Trả về num_chars ký tự bên trái chuỗi text • RIGHT – RIGHT(text, num_chars) – Trả về num_chars ký tự bên phải chuỗi www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 69 / 95 3.4 Các hàm thông dụng (tt) • MID – MID(text,start_num, num_chars) – Trả về chuỗi có độ dài num_chars bắt đầu từ vị trí start_num của chuỗi text • INT – Trả về số nguyên lớn nhất không vượt quá number – INT(number) • VALUE – VALUE(text) • Chuyển chuỗi có dạng số thành trị số • Ví dụ: =VALUE(“123”)+2 -> 125 www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 70 / 95 3.4 Các hàm thông dụng (tt) Các hàm cơ sở dữ liệu (database) – Các hàm cơ sở dữ liệu (CSDL) mang tính chất thống kê những mẫu tin trong CSDL có trường thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn đã được thiết lập trước. • Cú pháp chung: =tên hàm(database, field, criteria) – Database: Địa chỉ vùng CSDL – Field: cột cần tính toán – Criteria: địa chỉ vùng điều kiện www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 71 / 95 3.4 Các hàm thông dụng (tt) • Các hàm CSDL – DSUM – DAVERAGE – DMAX – DMIN – DCOUNT – DCOUNTA www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 72 / 95 3.4 Các hàm thông dụng (tt) • Ví dụ: Với hàm DSUM Điều kiện Chú ý: Phải lập điều kiên ra bên ngoài như hình www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 73 / 95 4. Thao tác dữ liệu o Sắp xếp dữ liệu o Lọc dữ liệu o Rút trích dữ liệu www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 74 / 95 4.1. Sắp xếp o Sắp xếp bảng tính theo các cột Bôi đen bảng cần sắp xếp Vào Data -> Sort Thêm cột cần sắp xếp Chọn cột cần sắp xếp Chọn giá tri sắp xếp www.daytinhoc.net Chọn chiêu sắp xếp Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 75 / 95 4.2 Lọc dữ liệu o Lọc dữ liệu tự động (AutoFilter) – Dùng để lọc các mẫu tin thỏa mãn những tiêu chuẩn nào đó từ cơ sở dữ liệu ban đầu. Kết quả chỉ hiển thị những mẫu tin thỏa mãn còn lại những mẫu tin khác tạm thời sẽ bị che đi – Thực hiện: • Chọn vùng CSDL • -> Tab Data -> Filter Chọn điều kiện lọc tương ứng – www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 76 / 95 4.3 Rút trích dữ liệu o Lọc dữ liệu nâng cao Trích ra các mẫu tin theo các điều kiện chỉ định trong vùng điều kiện được tạo trước Kết quả được Thực hiện: • Tạo điều kiện gồm ít nhất 2 hàng đặt ở vị trí khác – 1: Tiêu đề chứa cột mà điều kiện thuộc – 2: giá trị điều kiện thuộc cột • Bước 2: Vào Data -> advanced – Khi đó xuất hiện hộp thoại Vị trí copy tới Chọn địa chỉ vùng CSDL Chọn địa chỉ vùng điều kiện www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 77 / 95 4.3 Rút trích dữ liệu (tt) o Ví dụ: Trích ra danh sách thông tin của người có địa chỉ ở Hà Nội 1 2 3 www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 78 / 95 5. Charts – Biểu đồ o Các loại biểu đồ  Biểu đồ cột – Columns: Sử dụng các cột dọc để biểu diễn số liệu, thường sử dụng để  So sánh các đại lượng  Hoặc so sánh sự biến động của 1 đối tượng  Biểu đồ đường – Line: Sử dụng để biểu diễn xu hướng theo thời gian  Biểu đồ tròn – Pie: sự dụng để so sánh giữa tỷ lệ các thành phần của 1 đối tượng www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 79 / 95 5.1 Cách chèn Chart o Bôi đen vùng dữ liệu của biểu đồ (nếu là các cột cách xa nhau thì giữ phím Ctrl) o Chọn Tab Insert -> Chọn kiểu trong nhóm Chart Chọn dạng biểu đồ cần vẽ www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 80 / 95 5.2 Các thành phần trên Chart Chart Title Tiêu đề biểu đồ Chart Area Plot Area Vertical Axis Title Tên trục dọc Data Label Vertical Axis Trục dọc Legend Chú thích Data Table Bảng dữ liệu Horizontal Axis Trục ngang www.daytinhoc.net Data Series Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 81 / 95 5.3 Thay đổi vùng dữ liệu cho Chart Chỉnh sửa dữ liệu Tên dữ liệu Vùng giá trị www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 82 / 95 5.4 Thay đổi dạng Chart 1 2 Chọn Change Chart Type 3 Chọn loại đồ thị mới www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 83 / 95 5.5 Thay đổi gốc tọa độ 1 2 3 www.daytinhoc.net Kích chuột phải vào trục tọa độ Chọn Fomat Axis 4 Tại Minimum Chọn Fixed, nhập giá trị gốc tọa độ Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 84 / 95 5.5 Thay đổi gốc tọa độ (tt) www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 85 / 95 5.6 Thay đổi bước nhảy cho trục 1 2 3 www.daytinhoc.net Kích chuột phải vào trục tọa độ Chọn Fomat Axis 4 Tại Major unit Chọn Fixed, sửa giá trị tăng mỗi vạch Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 86 / 95 5.6 Thay đổi bước nhảy cho trục (TT) o Ví dụ: Thay đổi độ tăng từ 10 sang 20 www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 87 / 95 5.7 Cách vẽ đồ thị 2 trục tung Ngoài cách biểu diễn 1 trục ta có thể vẽ 2 trục tung để biểu diễn 2 loại dữ liệu khác nhau trên cùng 1 đồ thị. Ví dụ: vẽ biểu đồ nhiệt độ và độ ẩm của các thành phố www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 88 / 95 5.7 Cách vẽ đồ thị 2 trục tung (tt) Muốn thêm 1 trục tung bên phải biểu diễn độ ẩm của các thành phố ta làm như sau: Kích chuột phải vào cột biểu diễn lượng mưa 1 3 Chọn Secondary Axis Chọn Fomat Data Series www.daytinhoc.net 2 Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 89 / 95 5.7 Cách vẽ đồ thị 2 trục tung (tt) Kết quả 4 5 Chọn dạng biểu đồ cho trục tung thứ 2 Chọn Change Chart Type www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 90 / 95 6. Thiết lập trang và in ấn o Thiết lập trang in Margin: canh lề trang giấy • • • • • • Top: lề trên Boottom: lề dưới Left: lề trái Right: Phải Header: khoảng cách cho vùng đầu trang Footer: Khoảng cách cho vùng chân trang www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 91 / 95 6. Thiết lập trang và in ấn (tt) o Hộp thoại thiết lập trang Hướng in, cỡ giấy ... In lặp lại tiêu đề Lề, Trang Đầu trang/Cuối trang www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 92 / 95 6. Thiết lập trang và in ấn (tt)  Orientation: để thay đổi hướng trang in • Portrait: in theo chiều dài giấy • Landscape: In theo chiều ngang của giấy  Size: chọn khổ giấy như A1,A2,A3,A4  Print area: Thiết lập vùng in  Background: Thiết lập hình nền trang  Print title: In tiêu đề www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 93 / 95 6. Thiết lập trang và in ấn (tt) Các tùy chọn in • In co giản vào 1 trang hoặc nhiều trang • In lặp lại tiêu đề • Căn chỉnh vào giữa trang www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 94 / 95 6. Thiết lập trang và in ấn (tt) www.daytinhoc.net Trung tâm Tin học Thực hành VT Slide 95 / 95