Nội dung

03/02/2018 Khởi động Excel Bài giảng Microsoft Excel C1: Kích đúp chuột vào biểu tượng trên nền màn hình (Desktop).  C2: Kích chuột vào biểu tượng của Excel trên thanh Microsoft Office Shortcut Bar ở góc trên bên phải nền màn hình.  C3: Menu Start/Programs/Microsoft Excel   Cửa sổ làm việc của Excel … Mở một tệp trắng mới (New) C1: Kích chuột vào biểu tượng New trên Toolbar.  C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+N  C3: Vào menu File/New…/Workbook  1 03/02/2018 Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open) C1: Kích chuột vào biểu tượng Open C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O  C3: Vào menu File/Open…  trên Toolbar. Ghi tệp vào ổ đĩa (Save)  C1: Kích chuột vào biểu tượng Save Toolbar.  C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S.  C3: Vào menu File/Save.   • Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp 1. Chọn nơi chứa tệp 2. Chọn tệp cần mở 3. Bấm nút Open để mở tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước. • Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save. Bấm nút Cancel để hủy lệnh mở tệp Ghi tệp vào ổ đĩa với tên khác (Save As) Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới được tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ.  Vào menu File/Save As...   Một số thao tác với bảng tính • Thêm một hàng vào bên trên hàng hiện tại: • • 1. Chọn nơi ghi tệp 2. Gõ tên mới cho tệp 3. Bấm nút Save để ghi tệp trên Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp • menu Insert/Rows Thêm một cột vào bên trái cột hiện tại: menu Insert/Columns Thêm một bảng tính (sheet): menu Insert/Worksheet Xoá hàng hiện tại: menu Edit/Delete …Entire Row 2 03/02/2018 Một số thao tác với bảng tính • • • Xoá cột hiện tại: menu Edit/Delete…Entire Column Xoá bảng tính: menu Edit/Delete Sheet Đổi tên sheet: nháy chuột phải tại tên sheet ở góc trái dưới bảng tính, chọn Rename, gõ tên mới cho sheet rồi ấn Enter. Địa chỉ ô và miền Địa chỉ ô và địa chỉ miền chủ yếu được dùng trong các công thức để lấy dữ liệu tương ứng.  Địa chỉ ô bao gồm:   Địa chỉ tương đối: gồm tên cột và tên hàng.  Địa chỉ tuyệt đối: thêm dấu $ trước tên cột và/hoặc tên hàng nếu muốn cố định phần đó. Ví dụ: $A3: luôn ở cột A B$4: luôn ở hàng 4 $C$5: luôn ở ô C5 • Ví dụ: A15 là địa chỉ ô có tên cột là A, tên hàng là 15 • • • Thoát khỏi Excel (Exit) C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4  C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của PowerPoint.  C3: Vào menu File/Exit  • Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1 Message Box, chọn: • Yes: ghi tệp trước khi thoát, • No: thoát không ghi tệp, • Cancel: huỷ lệnh thoát. Địa chỉ ô và miền (tiếp) Miền là một nhóm ô liền kề nhau.  Địa chỉ miền được khai báo theo cách: Địa chỉ ô cao trái : Địa chỉ ô thấp phải Ví dụ: A3:A6 B2:D5 $C$5:$D$8  Địa chỉ tương đối thay đổi khi sao chép công thức, địa chỉ tuyệt đối thì không. 3 03/02/2018 Dịch chuyển con trỏ ô Dùng chuột kích vào ô.  Gõ phím F5 (Ctrl+G), gõ địa chỉ ô cần đến vào khung Reference, bấm nút OK.  Gõ địa chỉ ô muốn đến  Dùng các phím sau đây: Nhập dữ liệu vào ô  Cách thức: kích chuột vào ô, gõ dữ liệu vào, nhập xong gõ Enter.  Dữ liệu chữ nhập bình thường  Dữ liệu số nhập dấu chấm (.) thay dấu phẩy (,) ngăn cách phần thập phân.  Để Excel hiểu một dữ liệu dạng khác là dữ liệu dạng chữ thì nhập dấu ’ trước dữ liệu đó.  Ví dụ: ’04.8766318 Các phím dịch chuyển con trỏ ô: • , , ,  dịch chuyển 1 ô theo hướng mũi tên • Page Up dịch con trỏ lên 1 trang màn hình. • Page Down dịch chuyển xuống 1 trang màn hình. • Home cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại • Ctrl +  tới cột cuối cùng (cột IV) của dòng hiện tại. • Ctrl +  tới cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại. • Ctrl +  tới dòng cuối cùng (dòng 65536) của cột hiện tại. • Ctrl +  tới dòng đầu tiên (dòng 1) của cột hiện tại. • Ctrl +  +  tới ô trái trên cùng (ô A1). • Ctrl +  +  tới ô phải trên cùng (ô IV1). • Ctrl +  +  tới ô trái dưới cùng (ô A65536). • Ctrl +  +  tới ô phải dưới cùng (ô IV65536). Các thao thác giúp nhập dữ liệu   Gõ địa chỉ tuyệt đối của ô và miền trong công thức: dùng phím F4 VD: cần gõ $A$5:$C$8: dùng chuột chọn miền A5:C8, rồi ấn phím F4. Nhập dữ liệu tiền tệ, VD: $6,000.00 chỉ cần nhập 6000, sau đó ấn nút Currency $ trên thanh định dạng. 4 03/02/2018 Các thao thác giúp nhập dữ liệu Nhập một dãy liên tục cách đều vào các ô liền kề nhau (không bắt buộc tăng 1 đ.vị), vd: nhập STT, nhập các tháng trong năm…:     Nhập 2 g/t đầu tiên của dãy vào 2 ô tương ứng Bôi đen 2 ô vừa nhập Thực hiện Drag như khi sao chép công thức Các bước để nhập đúng dữ liệu kiểu ngày tháng B1: Xác định kiểu dữ liệu bài toán cho (ngày trước hay tháng trước)  B2: Thay đổi định dạng ngày tháng trong Window cho phù hợp  B3: Thực hiện nhập dữ liệu trong Excel  B4: Thực hiện Format cell trên Excel để dữ liệu ngày tháng hiển thị đúng trên mọi máy  Nhập dữ liệu kiểu ngày tháng năm  • • Việc nhập dữ liệu kiểu ngày tháng trên Excel phải phù hợp với thiết lập định dạng ngày tháng trong HĐH (Windows) Định dạng ngày tháng có thể là ngày trước tháng sau hoặc tháng trước ngày sau Một số kiểu định dạng • Ngày: d, dd • Tháng: m, mm • Năm: yy, yyyy • > Kết hợp lại ta có định dạng dữ liệu ngày tháng, Ví dụ: d/m/yy hay dd/mm/yyyy… Chọn miền, cột, hàng, bảng       Chọn miền: kích chuột vào ô cao trái, giữ và di tới ô thấp phải, nhả chuột. Chọn cả hàng: kích chuột vào ô tên hàng. Chọn cả cột: kích chuột vào ô tên cột. Chọn cả bảng tính: kích chuột vào ô giao giữa tên hàng và tên cột. Nếu chọn nhiều miền rời nhau thì giữ phím Ctrl trong khi chọn các miền đó. Khi cần lấy địa chỉ ô hoặc miền trong công thức thì không nên gõ từ bàn phím mà nên dùng chuột chọn để tránh nhầm lẫn. 5 03/02/2018 Công thức  Công thức: bắt đầu bởi dấu =  sau đó là các hằng số, địa chỉ ô, hàm số được nối với nhau bởi các phép toán.  Các phép toán: + , - , * , / , ^ (luỹ thừa) Hàm số    Ví dụ: = 10 + A3 = B3*B4 + B5/5 = 2*C2 + C3^4 – ABS(C4) = SIN(A2) Một số hàm số có sẵn     Excel có rất nhiều hàm số sử dụng trong các lĩnh vực: toán học, thống kê, logic, xử lý chuỗi ký tự, ngày tháng … Hàm số được dùng trong công thức. Trong hàm có xử lý các hằng ký tự hoặc hằng xâu ký tự thì chúng phải được bao trong cặp dấu “ ” Các hàm số có thể lồng nhau. VD: =IF(AND(A2=10,A3>=8),“G”,IF(A2<7,“TB”,“K”)) Có thể nhập hàm số bằng cách ấn nút Paste Function fx trên Toolbar, rồi theo hướng dẫn ở từng bước. Một số hàm số có sẵn (tiếp)  SUM (đối 1, đối 2, …, đối n): cho tổng của các đối số Các đối số là các hằng, địa chỉ ô, miền.  MAX (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị lớn nhất.  AVERAGE (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị TBC c  MIN (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị nhỏ nhất. các số 6 03/02/2018 Một số hàm số có sẵn (tiếp)  Một số hàm số có sẵn (tiếp) SUMIF (miền_đ/k, đ/k, miền_tổng): hàm tính tổng có điều kiện Giả sử miền B2:B5 chứa các g/t tiền nhập 4 mặt hàng tương ứng 100, 200, 300, 400. Miền C2:C5 chứa tiền lãi tương ứng 7, 14, 21, 28, cần tính số tiền lãi tương ứng của mặt hàng có tiền nhập >160. Ta dùng hàm SUMIF(B2:B5,“>160”,C2:C5) cho kết quả bằng 63 (=14+21+28) Một số hàm số có sẵn (tiếp)  VLOOKUP (trị_tra_cứu, bảng_tra_cứu,  IF (bt logic, trị đúng, trị sai):   Hiển thị trị đúng nếu BT logic có g/t True Hiển thị trị sai nếu BT logic có g/t False VD: =IF(A3>=5,“Đỗ”,“Trượt”) - Hàm IF có thể viết lồng nhau. VD: = IF(C6<=300,1,IF(C6<=400,2,3)) - Hàm trên cho kết quả của phép thử sau: nếu [dữ liệu trong ô C6]  300 nếu 300 < [dữ liệu trong ô C6]  400 nếu [dữ liệu trong ô C6] > 400 Ví dụ hàm VLOOKUP cột_lấy_dữ_liệu, tìm trị tra cứu trong bảng tra cứu, nếu có cho giá trị tương ứng ở cột thứ n (đối số thứ 3) trong bảng tra cứu . [True/False]): VD: = VLOOKUP(E3, $E$12:$F$16, 2, True) - Nếu g/t tra cứu nhỏ hơn g/t nhỏ nhất trong cột đầu tiên của bảng thì trả về lỗi #N/A. - Nếu đối số thứ 4 bằng True (hoặc 1): + Các g/t trong cột đầu tiên của bảng phải được sắp xếp tăng dần. + Nếu g/t tra cứu không có trong cột đầu tiên của bảng thì hàm sẽ tra cứu g/t trong bảng  g/t tra cứu. 7 03/02/2018 Một số hàm số có sẵn (tiếp) Ví dụ hàm RANK HLOOKUP(g/t, bảng_g/t, hàng_lấy_d.liệu, [1/0]): hàm tra cứu theo hàng, tương tự hàm VLOOKUP  Hàm xếp thứ hạng: RANK(g/t_xếp, bảng_g/t, tiêu_chuẩn_xếp) - đối số 1: là giá trị cần xếp thứ (VD: điểm 1 HS) - đối số 2: bảng chứa các g/t (VD: bảng điểm) - đối số 3: = 0 thì g/t nhỏ nhất xếp cuối cùng (VD khi xếp thứ hạng các HS trong lớp theo điểm) = 1 thì g/t nhỏ nhất xếp đầu tiên (VD khi xếp thứ hạng cho các VĐV đua xe theo thời gian) VD: =RANK(A3,$A$3:$A$10,1) RANK(g/t_xếp, bảng_g/t, tiêu_chuẩn_xếp)  Một số hàm số có sẵn (tiếp)  COUNT(đối1, đối2,…): đếm số lượng các ô có chứa số và các số trong các đối số.  Các đối số là các số, ngày tháng, địa chỉ ô, địa chỉ miền. Khi thứ thự xếp bằng 1 Một số hàm số có sẵn (tiếp)  COUNTIF(miền_đếm, điều_kiện): đếm số lượng các ô trong miền đếm thoả mãn điều kiện. Ví dụ 1 Ví dụ 1 Khi thứ thự xếp bằng 0 Ví dụ 2 Ví dụ 2 8 03/02/2018 Một số hàm số có sẵn (tiếp)  AND (đối 1, đối 2,…, đối n): phép VÀ, là hàm logic, chỉ đúng khi tất cả các đối số có giá trị đúng. Các đối số là các hằng, biểu thức logic. VD: = AND (B3>=23,B3<25) Một số hàm số có sẵn (tiếp)  LEFT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên trái của chuỗi.   RIGHT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên phải của chuỗi.   OR (đối 1, đối 2, …, đối n): phép HOẶC, là hàm logic, chỉ sai khi tất cả các đối số có giá trị sai. VD: = OR (D3>=25,D3<23) Một số hàm số có sẵn (tiếp) NOW(): Cho ngày và giờ ở thời điểm hiện tại.  TODAY(): Cho ngày hiện tại.  DAY(“mm/dd/yy”): Cho giá trị ngày.  VD: =DAY(“11/25/80”) cho kết quả là 25  MONTH(“mm/dd/yy”): Cho giá trị tháng.  VD: =MONTH(“11/25/80”) cho kết quả là 11   VD: =LEFT(“Gia Lâm – Hà Nội”,7) cho kết quả là chuỗi “Gia Lâm” VD: =RIGHT(“Gia Lâm – Hà Nội”,6) cho kết quả là chuỗi “Hà Nội” MID(“Chuỗi ký tự”, m, n): Cho n ký tự tính từ ký tự thứ m của chuỗi.  VD: =MID(“Gia Lâm–Hà Nội”,9,2) cho kết quả là chuỗi “Hà” Một số hàm số có sẵn (tiếp)  YEAR(“mm/dd/yy”): Cho giá trị năm. VD: =YEAR(“11/25/80”) cho kết quả là 1980  Hàm Year thường được dùng để tính tuổi khi biết ngày sinh:  9 03/02/2018 Các thao tác soạn thảo 1. Sao chép (Copy):     Chọn miền Ấn Ctrl+C (bấm nút Copy, menu Edit/Copy) Dịch tới ô trái trên của miền định dán Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste) Nếu sao chép công thức sang các ô lân cận:  Di chuột tới dấu chấm ở góc phải dưới của ô, bấm giữ trái chuột và di qua các ô lân cận rồi nhả chuột (Drag & Drop). Địa chỉ tương đối của các ô trong công thức sẽ được thay tương ứng. Các thao tác soạn thảo (tiếp) 3. Sửa: Dịch tới ô cần sửa: kích đúp chuột, hoặc ấn phím F2, hoặc kích chuột trên thanh công thức, con trỏ nhấp nháy trong ô thì sửa bình thường. 4. Xoá: Chọn miền cần xoá, ấn phím Delete. 5. Undo và Redo: Undo: Ctrl+Z, hoặc bấm nút trên Toolbar: có tác dụng huỷ bỏ việc vừa làm, hay dùng để khôi phục trạng thái làm việc khi xảy ra sai sót. Redo: Ctrl+Y, hoặc bấm nút trên Toobar: làm lại việc vừa bỏ / việc vừa làm. Các thao tác soạn thảo (tiếp) 2. Dịch chuyển (Move):  Chọn miền  Ấn Ctrl+X (bấm nút Cut, menu Edit/Cut)  Dịch tới ô trái trên của miền định dán Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste)   C2: di chuột tới bờ của miền, con trỏ thành hình mũi tên, Drag rời dữ liệu tới vị trí mới, thay thế dữ liệu cũ. Muốn xen kẽ dữ liệu cũ và mới thì giữ phím Shift trong khi Drag. Định dạng 1) Thay đổi kích thước hàng/cột: 2 cách chính: C1: Di chuột vào mép hàng/cột, con trỏ thành hình mũi tên 2 chiều, ấn giữ trái chuột, di đến vị trí mới rồi nhả chuột.  C2: Di chuột vào mép hàng/cột, kích đúp để được kích thước vừa khít. Có thể ấn định kích thước hàng/cột bằng cách vào menu Format/Row/Height… và Format/Column/Width…  10