Nội dung

KỸ NĂNG LẬP VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG TIẾN SỸ BÙI QUANG XUÂN HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ-HÀNH CHÍNH  NẾU KHÔNG CÓ CÁI GÌ ĐÓ ĐỂ SAY MÊ THEO ĐUỔI BẠN SẼ KHÔNG CÓ NĂNG LƯỢNG SỐNG WARREN BUFFETT (NHÀ ĐẦU TƯ SỐ MỘ THẾ GIỚI)  VÀ NẾU KHÔNG CÓ NĂNG LƯỢNG SỐNG, BẠN SẼ CHẲNG CÓ GÌ CẢ CÂU CHUYỆN BA NGƯỜI THỢ XÂ XÂY CÙNG MỘT BỨC TƯỜNG TÔI ĐANG XÂY TƯỜNG CÂU CHUYỆN BA NGƯỜI THỢ XÂ XÂY CÙNG MỘT BỨC TƯỜNG TÔI ĐANG LAO ĐỘNG ĐỂ KIẾM SỐNG CÂU CHUYỆN BA NGƯỜI THỢ XÂ XÂY CÙNG MỘT BỨC TƯỜNG TÔI ĐANG XÂY CÔNG TRÌNH GIÁ TRỊ CHO NHÂN LOẠI 10 NĂM SAU 1. Người thứ nhất vẫn là người thợ xây 2. Người thứ hai trở thành một kiến trúc sư 3. Còn người thứ ba trở thành ông chủ của hai người kia Tôi đang xây công trình giá trị cho nhân loại Tôi đang xây tường Tôi đang lao động để kiếm sống “HÃY CỨ THEOP ĐUỔI ĐAM MÊ, THÀNH CÔNG SẼ THEO ĐUỔI BẠN” KHÁI NIỆM: Là quá trình xác định những mục tiêu của tổ chức và phương thức tốt nhất để đạt được những mục tiêu đó VAI TRÒ: “Không lập kế hoạch là lập kế hoạch cho thất bại” Là chức năng quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động quản trị của các nhà quản lý NHỮNG VẤN ĐỀ ĐẶT RA  Thời đại chúng ta đang sống-làm việc ?  Quá khứ-Hiện tại-Tương lai và sự thay đổi?  Chúng ta cần như thế nào để: 1. Tư duy được tương lai; 2. Có khả năng thay đổi chính mình để đi tới tương lai; 3. Biết cách tạo ra tương lai 4. Biết cách chiến thắng trong tương lai BẠN CÓ MUỐN LÀ NGƯỜI CHIẾN THẮNG ? BẠN LÀM GÌ ĐỂ CHIẾN THẮNG ? BẠN MUỐN ĐẠT ĐƯỢC GÌ? BẠN CÓ GÌ ? QUẢN LÝ KẾ HOẠC H KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ QTKD CÔNG CỤ RA QĐ (KẾ TOÁN/ TÀI CHÍNH) CHÚNG TA HIỂUBIẾT CÁCH LÀM QUẢN LÝ TRONG MÔI TRƯỜNG TOÀN CẦU TÀI CHÍNH QUỐC TẾ CHIẾN LƯỢC TIẾP THỊ TIẾP THỊ QUỐC TẾ  Hoạch định kế hoạch là gì?  Làm gì để Hoạch định kế hoạch ?  Áp dụng Hoạch định kế hoạch ở VN? LÊN KẾ HOẠCH LÀM VIỆC CỦA BẠN MỖI NGÀY.  Lên kế hoạch mỗi ngày hướng tới việc giúp bạn đạt được mục tiêu của mình, hình thành những thói quen tốt và sống một cuộc sống lành mạnh. 1 2 3 4 XÁC ĐINH, ĐO LƯỜNG VẤN ĐỀ PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CHO GIẢI PHÁP LẬP KẾ HOẠCH MỘT CHIẾN LƯỢC TỔNG THỂ THÀNH CÔNG CẦN CÓ NHỮNG ĐẶC ĐIỂM 1. Phù hợp với nguồn lực, mang tính chất tổng thể và dài hạn 2. Cam kết của lãnh đạo đối với sự phát triển của tổ chức. 3. Chiến lược và Tầm nhìn của tổ chức phải được thông tin tốt 4. Được dựa trên những công cụ đo lường chủ yếu của tổ chức 5. Phải vạch ra được tình hình tài chính và các hoạt động theo đường lối chiến lược của tổ chức 6. Được xây dựng dựa trên các đơn vị chủ chốt và các sản phẩm chiến lược của tổ chức. 7. Thiết lập công cụ để thực thi chiến lược (lập mục tiêu, xác định công cụ đo lường, quy trình...) PLAN KHI GẶP BẤT CỨ VẤN ĐỀ GÌ, CHÚNG TA THƯỜNG ĐẶT RA CÁC CÂU HỎI: Ø Ø What: Vấn đề là gì? Where: Nguyên nhân ở đâu? Why : Tại sao nảy sinh vấn đề How : Chúng ta phải giải quyết nó như thế nào … LẬP KẾ HOẠCH QUY TRÌNH THANH TRA 1. Thành phần hồ sơ: Hồ sơ do đơn vị được thanh tra cung cấp và các phòng. 2. Thời hạn thanh tra: Theo Quyết định thanh tra 3.Lưu đồ: Lưu đồ Hoạch định kế hoạch là gì? 1. Hoạch định kế hoạch là gì ? 2. Hoạch định kế hoạch là gì? 3. Sự khác nhau giữa quản lý hoạt động và Hoạch định kế hoạch ? 4. Để Hoạch định kế hoạch , nhà lãnh đạo cần gì? Chiến lược - Hành động để Chiến thắng • Quân sự - chiến thắng kẻ thù • Chiến lược – Hành động để – Chiến thắng chính mình ( Chiến lược Phát triển) – Chiến thắng đối thủ ( Chiến lược Cạnh tranh) • Năng lực của ta có gì nổi trội? – Sản phẩm của ta có giá trị gia tăng – Năng lực lõi của ta là gì? CHỈ CÓ TÌNH YÊU MÃNH LIỆT MỚI CÓ THỂ XUA TAN NHỮNG HIỂU LẦM VỤN VẶT NẢY SINH TRONG CUỘC SỐNG CHUNG Chiến lược - Hành động để Chiến thắng • Môi trường xung quanh như thế nào? • Tổ chức sẽ thay đổi như thế nào để • • quản lý chiến lược thành công? Văn hóa của tổ chức cần phải như thế nào để quản lý chiến lược? (Giá trị-Niềm tin) Vai trò người lãnh đạo trong quản lý chiến lược? (Leadership) TOÀN CẦU HÓA PHÁT TRIỂN Áp lực NGUỒN LỰC HẠN HẸP KHOA HỌC-CÔNG NGHỆ KHÁCH HÀNG Tầm nhìn (Vision) Sứ mệnh (Mission) Đích/Mục tiêu (Goal/objective) Đo lường thực thi (Performance indicator) Tầm nhìn (What) Sứ mệnh (How) Muốn tổ chức trờ thành tổ chức như thế nào (10, 20 năm)? Tổ chức cần làm gì/làm như thế nào để thực hiện tuyên bố tầm nhìn ? Hoạch định kế hoạch là hành động để chiến thắng Mục tiêu kế hoạch Output/Outcome cần phải đạt được ? Mục tiêu hàng năm Output/Outcome cần đạt được hàng năm ? HOẠCH ĐỊNH KẾ HOẠCH Việc liên tục duy trì và thống nhất hành động trong toàn bộ tổ chức nhằm tập trung các nguồn lực vào việc đạt được các mục tiêu. Ban Công vu Philippine.ppt Bo PT-XH.ppt HOẠCH ĐỊNH KẾ HOẠCH • Hành động: Chiến lược đòi hỏi sự quản lý các hành động này • Phạm vi: trong toàn bộ tổ chức … • Mục tiêu: tác động đến việc đạt được các mục tiêu tổ chức • Thống nhất: Chiến lược thống nhất các hành động • Duy trì liên tục: trong khoảng thời gian dài… • Dựa trên nguồn lực: tập trung vào việc sử dụng và phát triển các nguồn lực Hợp nhất chuẩn mựcniềm tin Tầm n hìn-Sứ mệnh Xây dựng bầu không khí Định hướng Định vị tổ chức • Ta là ai? – Thực chất người dân muốn gì? – Tổ chức bán/cung cấp cho người dânthực chất cái gì? • • • • Thế mạnh của ta là gì? Năng lực lõi của ta là gì? Giá trị gia tăng nội sinh Giá trị gia tăng ngoại sinh CÁC MỤC TIÊU KẾ HOẠCH MÔI TRƯỜNG CÁC NGUỒN LỰC Các bạn hãy cho biết: 1. Một vấn đề/nội dung/cách tiếp cận gây ấn tượng nhất về Quản lý chiến lược ? (Xanh) 2. Hãy đặt 1 câu hỏi về những vấn đề được nêu trong buổi sáng (Hồng) Theo các bạn: 1. Quản lý chiến lược mang lại những lợi thế gì đối với tổ chức bạn? 2. Quản lý chiến lược khác với quản lý kế hoạch, quản lý hoạt động như thế nào? 3. Cần những điều kiện gì để áp dụng được quản lý chiến lược? Chúng ta là ai? Quản lý chiến lược Làm thế nào để đi đến đích? Chúng ta muốn trở thành tổ chức như thế nào trong tương lai Chúng ta là ai? Lợi thế cơ bản mà khách hàng có được trong quan hệ với DN so với DN khác? Những khác biệt của SP/DV so với DN khác? Khách hàng của chúng ta là ai? Quản lý chiến lược Các đối thủ hiện tại và tương lai ? Những dự án của khách hàng khi quan hệ với DN? Thiết lập mục tiêu Lập kế hoạch chiến lược Đánh giá Tổ chức thực hiện Chiến lược Nhiệm vụ,môi trường và nguồn lực hiện hữu Chúng ta đang ở đâu? Chúng ta đã làm việc đó như thế nào? Đánh giá và báo cáo trên cơ sở đo lường thực hiện Kết quả đầu ra và các mục tiêu Chúng ta đang muốn đi đến đâu? Làm thế nào để đến đó? Kế hoạch chiến lược ĐẶT CÂU HỎI ĐÚNG Giá trị gia tăng/kết quả Các biện pháp nhất quán và hoà hợp Đầu ra Có đạt được mục tiêu ? Chúng ta đã làm đúng điều cần làm chưa? Quản lý chiến lược Chúng ta đã thực hiện đủ chưa? Các quy trình Đầu vào Có hiệu quả ? Chúng ta có đủ chưa? Quản lý hoạt động Kỹ năng nhận thức (tầm nhìn) Kỹ năng chuyên môn (chiến lược) Kỹ năng làm việc với con người (Kết quả) Kết luận Hoạch định kế hoạch là 1 quá trình được thiết lập, duy trì, thống nhất, mang tính tổng lực năng lực lõi-nguồn lực-lợi thế nổi trội của tổ chức, từ: -Tầm nhìn-sứ mệnh-mục tiêu hướng đến tương lai; - Hành động đạt mục tiêu: - Phân tích môi trường (bên trong, nguồn lực), bên ngoài (khách hàng, bối cảnh, lợi thế, cơ hội/thách thức); - Thiết lập mục tiêu (theo output hay outcome?) - Lựa chọn chiến lược (cấp, chức năng, kinh doanh, công nghệ, dịch vụ); - Kế hoạch hành động Kết luận Thực thi kế hoạch : - Làm sao biết được kết quả/ mục tiêu? - Phối/kết hợp các chiến lược/ nguồn lực/các chức năng - Điều chỉnh? Hoạch định kế hoạch để ? • Xác định rõ định hướng, đích • Tạo vị thế cạnh tranh vượt trội • Huy động, tổng hợp năng lực • Tạo ý chí “chiến thắng” • Khai thác, tận dụng hiệu quả các nguồn lực hữu hình/vô hình Tổ chức sẽ được gì qua Hoạch định kế hoạch ? • • • • • Biết được mình (SWOT) Biết được khách hàng Biết được đối thủ (mạnh/yếu) Tạo được niềm tin chiến thắng Tạo sự đổi mới, phát triển bền vững M« h×nh qu¶n lý : McKinsey 7-S C¬ cÊu (Structure) ChiÕn l­îc HÖ thèng (Strategy) (System) C¸c gi¸ trÞ chung (Shared Value) Kü n¨ng Phong c¸ch (Skill) (Style) Nh©n viªn (Staff) Lập kế hoạch chiến luợc Lập kế hoạch ngân sách theo kết quả Các giá trị Tầm nhìn Sứ mệnh Đo lường và đánh gía thực thi Quản lý theo kết quả Chúng tôi đang kéo dây Chúng tôi đang cố gắng để chiến thắng Chúng tôi đang chế ngự toàn cầu bằng sản phẩm luôn độc đáo cho khách hàng Lĩnh vực Phânbổ bổcác cácnguồn nguồn Phân lựcnhư nhưthề thềnào nàođể để lực pháthuy huytối tốiđa đanăng năng phát lựclõi? lõi? lực Phương tiện KẾ HOẠCH Tổchức/DN chức/DNlàm làmnghề nghề Tổ gì,trong tronglĩnh lĩnhvực vựcnào? nào? gì, Cầnnhững nhữngnăng nănglực lực Cần lõivà vàtay taynghề nghềgìgìđể để lõi thànhcông công?? thành Phương pháp Chính trị KẾ HOẠCH Chiến thuật Chiến lược Các thành phần cơ bản của Hoạch định kế hoạch • Tầm nhìn - Sứ mệnh • Hợp nhất xung quanh mục tiêu • Định hướng cho hoạt động/phân bổ • • nguồn lực Xây dựng bầu không khí Tạo lập các chuẩn mực-niềm tin Chiến lược cạnh tranh • Tăng giá trị gia tăng? • CHiếm niềm tin của khách hàng thông qua: – – – – – – Chất Chất Chất Chất Chất Chất lượng lượng lượng lượng lượng lượng sản phẩm thời gian không gian dịch vụ thương hiệu giá cả Kiến thức cơ bản về QTKD Công cụ ra QĐ (Kế toán/Tài chính) Quản lý chiến lược CHúng ta hiểubiết cách làm Quản lý trong môi trường toàn cầu Tài chính quốc tế CHiến lược tiếp thị Tiếp thị quốc tế Cơ sở về QTKD Tiếp thị quốc tế Quản lý chiến lược Tiếp thị quốc tế Công cụ ra QĐ (Kế toán/Tài chính) Chiến lược tiếp thị Tiếp thị quốc tế XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH Hỗ trợ từ cơ quan Hỗ trợ tài năng Tỉ lệ tiêu hao thấp Sự thỏa mãn cao hơn Hiểu biết rộng hơn Hỗ trợ sinh viên (đào tạo kỹ thuật) Thiết kế khóa học Môi trường vật chất PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN SƠ ĐỒ XƯƠNG CÁ ( FISH BONE) ĐỀ XUẤT GiẢI PHÁP ( BẢN ĐỒ TƯ DUY - MIND MAP ) ĐỀ XUẤT GiẢI PHÁP ( BẢN ĐỒ TƯ DUY - MIND MAP) • Gợi nhớ ( Hồi tưởng): Bất cứ khi nào thông tin được xuất hiện từ trong bộ não, thì mind maps cho phép các ý tưởng được ghi lại rất nhanh . Sáng tạo: Mind maps sẽ giúp bạn giải phóng cách suy diễn cổ điển theo phương thức ghi chép sự kiện theo dòng, cho phép các ý tưởng mới được hình thành nhanh chóng theo luồng tư duy xuất hiện. Giải quyết vấn đề: Mind maps có thể giúp bạn nhìn nhận tất cả các vấn đề và làm thế nào để liên kết chúng lại với nhau. Nó cũng giúp bạn có được cái nhìn tổng quát là bạn có thể nhìn nhận vấn đề dưới những góc độ nào và sự quan trọng của nó. Lập kế hoạch: Mind maps giúp bạn có được tất cả các thông tin liên quan vào một nơi và tổ chức nó một cách thật đơn Trình bày: Giúp ta tổ chức các ý kiến hợp lý, dễ hiểu để trình bày mả không cần phải nhìn vào biên bản có sẵn. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ( BẢN ĐỒ TƯ DUY - MIND MAP) • Làm thế nào để mind map?!? - Tư duy hai chiều (phản biện) Sử dụng những từ chính hoặc những hình ảnh cần thiết. - Bắt đầu từ trung tâm và triển khai ra. - Tạo cho trung tâm một hình ảnh rõ ràng và “mạnh” miêu tả được nội dung tổng quất của toàn bộ mind map. - Tạo các trung tâm nhánh và các chi tiết nhánh. - Đặt những từ trọng tâm vào những hàng mà làm tăng kết cấu của các ghi chú. - Những trường hợp sau phải phân biệt rõ hơn những trường hợp trước. - Những gì không có trong trình bày thì không nên đưa vào mind map. - Sử dụng mũi tên, biểu tượng hoặc những hình ảnh để chỉ ra sự liên kết. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ( BẢN ĐỒ TƯ DUY - MIND MAP) • Làm thế nào để mind map?!? - Đừng để bị tắc ở một khu vực. Nếu cạn kiệt suy nghĩ thì chuyển sang nhánh khác - Ghi ngay ý tưởng vào nơi hợp lý ngay khi nghĩ ra nó. Đừng lưỡng lự. - Phá vỡ ranh giới. Khi hết giấy để trình bày thì đừng nên thay một tờ giấy khác to hơn mà sử dụng thêm các tờ khác ghép vào. - In ra giấy hơn là viết tay vì làm cho dễ đọ và dễ nhớ hơn. - Sử dụng màu sắc để làm nổi bật vấn đề. - Hãy sáng tạo. - Bắt tay vào và HAVE FUN. Xác định mục tiêu Specific - cụ thể, dễ hiểu Measurable - đo lường được Achievable - vừa sức, có thể đạt được Realistics - thực tế Timebound - có thời hạn. Phương pháp xác định 5W - 1H 1. Why 4. When 2. What 5. Who 3. Where 6. How Căn cứ các phân tíchBài trêntập ( nguyên 4 nhân, giải pháp, mục tiêu) nhóm bạn hãy lập bản KHCL T T 1 2 3 Nội dung công việc MT T H Thời gian thực hiện ( theo tháng/tuần/ngày) T T T T T T T 1 2 3 4 5 6 7 Nguồn lực Căn cứ mô tả, HDCV Tại mỗi khâu Plan – Do – Check - Act đều lần lượt đi qua các quy trình con với đầy đủ các bước P – D – C – DO: Tổ chức thực hiện kế hoạch đã đề ra AN AC T PL Ø Ø C EC H DO K DO - THỰC HIỆN Mục đích: - Truyền thông tới toàn bộ những người có liên quan trong kế hoạch - Cung cấp cho họ kiến thức, kỹ năng những nhiệm vụ, công việc phải làm để đạt mục tiêu chung của tổ chức Vai trò: - Thử nghiệm các giải pháp - Xem xét, đo lường, phân tích kết quả - Đánh giá các giải pháp DO - THỰC HIỆN Triển khai thực hiện kế hoạch phải đảm bảo mọi người trong tổ chức:  Nắm được kế hoạch  Biết và hiểu rõ nhiệm vụ của mình  Thấy được tầm ảnh hưởng của kết quả công việc của từng cá nhân đối với kết quả của chung DO - THỰC HIỆN ĐỂ LÀM TỐT KHÂU DO PHẢI: Plan: Làm gì trước, sau (When) Làm như thế nào, cách thức (How) Do: Triển khai thực hiện theo Plan DO Check:Kiểm tra, giám sát các bước DO đã làm đúng? Act: Tự khắc phục những sai sót trong quá trình DO để hoàn thiện CHECK - KIỂM TRA Ø Ø CHECK - KIỂM TRA lại những việc đã làm xem đã đúng chưa, có phù hợp không và có sai sót gì không? Vai trò: - Giúp phát hiện những điểm chưa phù hợp để kịp thời điều chỉnh CHECK - KIỂM  Đo lường để hợp thứcTRA hoá và thẩm định những thay đổi  So sánh kết quả với yêu cầu  Nếu có thay đổi, tìm hiểu lý do  Xem xét, đánh giá sự thay đổi đó theo chiều hướng tốt hơn, tồi hơn hay vẫn vậy. CẦN THIẾT PHẢI CÓ 1 CHU TRÌNH CON ĐỂ CHECK KIỂM TRA CHUẨN BỊ VỀ PHƯƠNG PHÁP VÀ CÔNG CỤ  Plan  Do - Lập kế hoạch kiểm tra : 5W – 1H - Thực hiện kiểm tra theo Plan  Check - Kiểm tra lại mức độ chính xác của kết quả kiểm tra và đánh giá lại hiệu quả của phương pháp, công cụ kiểm tra đã áp dụng  Act - Khắc phục và cải tiến khâu kiểm tra để hoàn thiện • Lập kế hoạch CHECK - KIỂM TRA kiểm tra • 5W – 1H • Khắc phục và cải tiến Plan Do Act Check • Thực hiện kiểm tra theo kế hoạch • Mức độ chính xác và hiệu quả CHECK - KIỂM TRA CÁC PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA  Kiểm tra chéo  Đánh giá thực tế  Kiểm tra trong suốt quá trình  Kiểm tra theo kết quả, hồ sơ  … ACT – HÀNH ĐỘNG Khắc phục và phòng ngừa những sai sót, những điểm không phù hợp cần:  Có một Plan cụ thể cho việc khắc phục  Khắc phục theo đúng Plan  Kiểm tra lại kết quả khắc phục  Tiếp tục khắc phục để cải tiến ACT – HÀNH ĐỘNG • Nếu kết quả không tốt lại PLAN thực hiện • Nếu đạt kết quả tốt cần huấn luyện mọi người các phương pháp mới, qui trình chuẩn ACT – HÀNH ĐỘNG Trước khi đưa ra một hành động, một mục tiêu mới cần : - Cân nhắc, xem xét và phân tích các số liệu. - Đảm bảo các số liệu, kết quả thu được là số liệu thực, chính xác KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH 1. 2. 3. 4. Khái quát về lập kế hoạch. Lợi ích của việc lập kế hoạch. Các loại lập kế hoạch. Phương pháp lập kế hoạch: - Xác định mục tiêu, - Phân tích tình hình, - Chuẩn bị nguồn lực, - Lên kế hoạch, - Kiểm soát thực hiện. LẬP KẾ HOẠCH  Lập kế hoạch công việc hay hoạch định công việc là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó.  Tài liệu lập kế hoạch công việc của các nhà quản lý cấp trung và cấp cao.  Rất cần thiết trong việc định hướng công việc và kinh doanh của công ty. KẾ HOẠCH ? 1. VAI TRÒ, Ý NGHĨA CỦA KẾ HOẠCH 1. Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý 2. Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn. 3. Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức. 4. Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý viên khác. 5. Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài 6. Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra. LÀM THẾ NÀO XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC? 1. Khi bắt đầu một công việc mới, làm thế nào để triển khai công việc đó hoàn hảo? 2. Nếu bạn không có phương pháp để xác định đầy đủ các yếu tố, bạn có thể bỏ sót nhiều nội dung công việc. Đó chính là một lỗ hổng trong hoạch định công việc PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH NỘI DUNG CÔNG VIỆC 5WH2C5M 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why) Xác định nội dung công việc 1W (what) Xác định 3W: where, when, who Xác định cách thức thực hiện 1H (how) Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control) Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check) Xác định nguồn lực thực hiện 5M XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU YÊU CẦU 1. Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:  Tại sao bạn phải làm công việc này?  Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?  Hậy quả nếu bạn không thực hiện chúng? 2. Why (tại sao?) là 1W trong 5W. Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chíng là why với nội dung như trên. 3. Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng. P – Plan - Lập kế hoạch D – Do - Thực hiện C – Check - Kiểm tra A – Act - Hành động QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ P: Xác định vấn đề và đặt ra mục tiêu P: Xác định nguyên nhân P: Xác định nguyên nhân chính, nguyên nhân gốc rễ của vấn đề P: Tìm, phát triển các giải pháp, lập kế hoạch hành động D: Thực hiện kế hoạch hành động C: Xác định hiệu quả của kế hoạch A: Chuẩn hoá các kết quả, tổ chức triển khai thực hiện ở toàn đơn vị, ở các lĩnh vực có liên quan 2. THÀNH PHẦN CỦA KẾ HOẠCH  Xác định mục tiêu  Phương hướng & các giải pháp thực hiện  Nguồn lực  Cách tổ chức thực hiện 3. PHÂN LOẠI KẾ HOẠCH LẬP KẾ HOẠCH ĐẶC ĐIỂM TÍNH CHẤT 4. CÁC NGUYÊN TẮC LẬP KẾ HOẠCH 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Nguyên tắc mục tiêu Nguyên tắc hiệu quả Nguyên tắc cân đối Nguyên tắc Linh hoạt Nguyên tắc bảo đảm cam kết Nguyên tắc phù hợp Nguyên tắc nhân tố hạn chế Nguyên tắc khách quan II. CÁC KỸ THUẬT, CÔNG CỤ CHỦ YẾU TRONG LẬP KẾ HOẠCH 1. GIỚI THIỆU KỸ THUẬT, CÔNG CỤ  Giới thiệu Kỹ thuật, công cụ  Công cụ phân tích nguyên nhân  Phương pháp khung Logic III. KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG KẾ HOẠCH • Xác định mục tiêu, yêu cầu cho công việc 1W (Why) 4. VAI TRÒ CỦA LẬP KẾ HOẠCH 4. VAI TRÒ CỦA LẬP KẾ HOẠCH 4. VAI TRÒ CỦA LẬP KẾ HOẠCH 4. VAI TRÒ CỦA LẬP KẾ HOẠCH 4. VAI TRÒ CỦA LẬP KẾ HOẠCH THỰC HÀNH - Lập kế hoạch thực hiện một dự án hoặc một công việc cụ thể. - Phân tích, trao đổi, thảo luận. KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ 1. · Giới thiệu chung về tổ chức công việc. 2. · Phương pháp tổ chức công việc: 3. - Hình thành quy trình, 4. - Định biên nhân sự, 5. - Lập mô tả công việc. 6. · Kiểm soát và đánh giá công việc. 7. · Tổ chức công việc cá nhân: 8. - Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, 9. - Sắp xếp hồ sơ, 10.- Sắp xếp nơi làm việc, 11.- Quản lý thông tin. THỰC HÀNH 1. Rèn luyện sự phối hợp giữa các thành viên. 2. Tổ chức công việc cá nhân. TIẾN SỸ BÙI QUANG XUÂN