Nội dung

BÀI 3 KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ TỔ CHỨC NGUYỄN THỊ MINH THU KNLD - 2017 1 Quá trình quản lý? LẬP KẾ HOẠCH • Thiết lập các mục tiêu và phương thức hành động thích hợp để đạt mục tiêu TỔ CHỨC LÃNH ĐẠO • Đảm bảo nguồn lực để thực hiện kế hoạch • Đánh thức lòng nhiệt tính, tạo động lực để làm việc một cách tốt nhất >> đạt mục tiêu kế hoạch KNLD - 2017 KIỂM SOÁT • Giám sát, đánh giá. Điều chỉnh hoạt động >> đảm bảo thực hiện theo kế hoạch 2 NỘI DUNG 3.1 Kỹ năng lập kế hoạch 3.2 Kỹ năng tổ chức công việc KNLD - 2017 3 3.1 Lập kế hoạch 3.1.1 Kế hoạch, lập kế hoạch? 3.1.2 Vai trò của việc lập KH 3.1.3 Phân loại KH 3.1.4 Tiếp cận trong lập KH 3.1.5 Quy trình lập KH 3.1.6 Căn cứ cơ bản để xây dựng KH 3.1.7 Nguyên tắc SMART trong lập KH 3.1.8 Một số công cụ lập KH 3.1.9 Phương pháp 5W1H2C5M trong lập KH 3.1.10 Một số lưu ý trong lập KH KNLD - 2017 4 Xử lý tình huống? • Đã khi nào bạn hay đơn vị của bạn có rất nhiều việc cần làm mà không biết nên bắt đầu từ đâu? • Rèn luyện óc tổ chức: Đặt ra 3 câu hỏi Quá khứ - Hiện Tại – Tương lai gần • Sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc • Xác định việc quan trọng nhất • Hãy từ chối nếu quá nhiều việc • Điều chỉnh kế hoạch (nếu cần) KNLD - 2017 5 3.1.1 Kế hoạch, lập kế hoạch? (1) • KẾ HOẠCH? • Là tổng thể các mục tiêu, các giải pháp và nguồn lực mà tổ chức có thể sử dụng để đạt được mục tiêu của tổ chức • Tập hợp các hoạt động theo trình tự thời gian với quy mô, địa bàn triển khai cụ thể → Đạt mục tiêu trong điều kiện nguồn lực và thời gian xác định >>> Cần phải làm gì? Làm như thế nào? Làm khi nào? Ai làm?…. KNLD - 2017 6 3.1.1 Kế hoạch, lập kế hoạch? (2) • LẬP KẾ HOẠCH? • Lập kế hoạch là một loại ra quyết định đặc thù để xác định một tương lai cụ thể mà nhà quản lý mong muốn cho tổ chức của họ • Lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lập mục tiêu, quyết định chiến lược, chính sách, kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã định • Lập kế hoạch là quá trình xác định mục tiêu và lựa chọn phương án để đạt được mục tiêu đề ra KNLD - 2017 7 3.1.2 Vai trò của việc lập kế hoạch • Thể hiện phương hướng hoạt động trong tương lai • Phối hợp tốt giữa các bộ phận, cá nhân trong cùng đơn vị/ tổ chức: Biết mục tiêu, cách thức để đạt được mục tiêu >> Dễ thực hiện công việc • Giảm bất ổn: Lập kế hoạch phải lường trước rủi ro có thể • Giảm chồng chéo và lãng phí nguồn lực: Khi lập kế hoạch đã lựa chọn các giải pháp được cho là tốt nhất • Thiết lập tiêu chuẩn kiểm tra: Kế hoạch – Thực hiện KNLD - 2017 8 3.1.3 Phân loại kế hoạch (1) 1) CHIA THEO CẤP ĐỘ KẾ HOẠCH: • KH chiến lược • KH tác nghiệp Tiêu chí KH chiến lược Thời gian Dài, ≥ 3 năm Ngắn, ≤ 1 năm Phạm vi Rộng, chung cho tổ chức Hẹp, riêng cho từng bộ phận Mục tiêu Tổng thể Cụ thể, chi tiết KNLD - 2017 KH tác nghiệp 9 3.1.3 Phân loại kế hoạch (2) 2) CHIA THEO THỜI GIAN: 3) CHIA THEO MỨC ĐỘ CỤ THỂ: • KHdài hạn: ≥ 5 năm • KH trung hạn: 1 – 5 năm • KH ngắn hạn: < 1 năm • KH định hướng: Mang tính chỉ đạo chung, chưa xác định rõ mục tiêu • KH cụ thể: Xác định rõ mục tiêu KNLD - 2017 10