Nội dung

BÀI 4 KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN PGS. TS. Phan Trung Kiên TS. Nguyễn Thị Hồng Thúy ThS. Nguyễn Thị Thanh Diệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân v1.0016101206 1 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG Công ty FOODCO chuyên nhập khẩu các loại thực phẩm và bán sỉ qua mạng lưới 200 nhà phân phối trên cả nước. Khi tìm hiểu qui trình bán hàng của Công ty, kiểm toán viên được phân công kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền đã ghi nhận các thủ tục kiểm soát sau đây: 1. Các đơn hàng từ đại lý gửi về sẽ được nhân viên phòng Kinh doanh đối chiếu với số liệu về tình hình thanh toán nợ của đại lý và chinh sách bán chịu của Công ty để xác định có được mua chịu hay không, thời hạn trả chậm cũng như số lượng được mua. Sau đó, Phiếu giao hàng được lập trình, in và được Trưởng phòng Kinh doanh ký duyệt. 2. Hóa đơn được lập trên cơ sở số lượng hàng thực giao do Thủ kho ghi trên Phiếu giao hàng và bảng giá của Công ty cùng với các chính sách chiết khấu. Hóa đơn trước khi gửi cho đại lý sẽ được đính kèm theo Phiếu giao hàng, chuyển đến một nhân viên kiểm tra số lượng, tính toán và kiểm tra các chính sách chiết khấu. Sau đó, nhân viên này trình Trưởng Phòng ký duyệt và làm cơ sở cho ghi sổ kế toán. v1.0016101206 2 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG (tiếp theo) 3. Hàng tuần, nhân viên giao hàng và nhân viên bộ phận lập hóa đơn sẽ đối chiếu để phát hiện các trường hợp số liệu không khớp và thực hiện các biện pháp xử lý thích hợp. 4. Hàng tháng, kế toán theo dõi nợ phải thu lập bảng kê tình hình công nợ gửi cho từng đại lý bao gồm số dư đầu kỳ, các nghiệp vụ bán hàng và thanh toán trong kỳ và số dư cuối kỳ của đại lý đó. Thông tin phản hồi từ đại lý được gửi về một nhân viên độc lập để xem xét và xử lý các chênh lệch. (Trích đề thi Kiểm toán và Dịch vụ bảo đảm nâng cao năm 2010) 1. Các thủ tục kiểm soát nêu trên có thể ngăn chặn những sai phạm nào? 2. Những sai phạm đó có thể ảnh hưởng khoản mục nào của báo cáo tài chính? 3. Đề xuất thử nghiệm kiểm soát phù hợp với mỗi thủ tục kiểm soát trên? v1.0016101206 3 MỤC TIÊU Sau khi học xong bài này, sinh viên sẽ nắm được: • Bản chất chu trình bán hàng và thu tiền trong quan hệ với những tài khoản có liên quan trong thực hiện kiểm toán; • Trình tự thực hiện kiểm toán chu trình; • Cách thức xem xét, đánh giá rủi ro trong quan hệ với trình tự thực hiện cuộc kiểm toán báo cáo tài chính; • Kiểm toán doanh thu và các tài khoản có liên quan; • Kiểm toán phải thu khách hàng và những tài khoản có liên quan; • Vận dụng các kỹ thuật khác nhau trong kiểm tra các cơ sở dẫn liệu trong chu trình. v1.0016101206 4 NỘI DUNG Đặc điểm chu trình bán hàng và thu tiền ảnh hưởng tới kiểm toán Thử nghiệm kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền Thử nghiệm cơ bản trong chu trình bán hàng và thu tiền v1.0016101206 5 1. ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN ẢNH HƯỞNG TỚI KIỂM TOÁN 1.1. Bản chất của chu trình bán hàng và thu tiền 1.2. Đặc điểm kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền 1.3. Mục tiêu kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền 1.4. Khái quát về kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính v1.0016101206 6 1.1. BẢN CHẤT CỦA CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN • Bán hàng – thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng – tiền với khách hàng. • Chu trình bán hàng và thu tiền được xem là chu trình cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, nó không những đánh giá hiệu quả của những chu trình trước đó mà còn đánh giá hiệu quả của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh. v1.0016101206 7 1.1. BẢN CHẤT CỦA CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN (tiếp theo) Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng – thu tiền • Xử lý đơn đặt hàng của người mua Yêu cầu khách hàng phải có đơn đặt hàng và đơn đặt hàng được xem là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình bán hàng – thu tiền. Về mặt pháp lý, đó là việc bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng hóa theo những điều kiện xác định. • Xét duyệt bán chịu Trước khi chuyển giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng thì những người có trách nhiệm trong doanh nghiệp phải xem xét:  Khả năng thanh toán của khách hàng;  Hạn mức tín dụng đối với khách hàng;  Số dư tài khoản phải thu của khách hàng,… để xét duyệt phương thức bán chịu nhằm hạn chế tối đa các khoản nợ khó đòi và không ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. v1.0016101206 8 1.1. BẢN CHẤT CỦA CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN (tiếp theo) • Chuyển giao hàng  Chức năng này đánh dấu việc tài sản, hàng hóa của doanh nghiệp được chuyển giao cho khách hàng và chuyển quyền sở hữu cho khách hàng và là căn cứ để ghi nhận doanh thu bán hàng.  Chứng từ vận chuyển được lập tại thời điểm hàng hóa, thành phẩm được xuất ra khỏi doanh nghiệp và phải phù hợp với lượng hàng hóa, thành phẩm xuất ra thực tế và phù hợp với hợp đồng kinh tế. • Gửi hóa đơn cho khách hàng và ghi sổ doanh thu Chức năng này do bộ phận kế toán thực hiện. Kế toán sau khi nhận được các chứng từ như: đơn đặt hàng đã được phê duyệt, phiếu xuất kho, vận đơn, biên bản bàn giao hàng hóa,… tiến hành kiểm tra tính hợp lý, tính trung thực và tính chính xác. Sau đó, lập hóa đơn bán hàng, gửi cho khách hàng và tiến hành ghi sổ doanh thu bán hàng. v1.0016101206 9 1.1. BẢN CHẤT CỦA CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN (tiếp theo) Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng – thu tiền • Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền  Nếu thu bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng: kế toán ghi vào sổ Nhật ký thu tiền.  Nếu khách hàng chưa thanh toán thì phải phản ánh vào TK 131 và theo dõi chi tiết cho từng khách hàng đúng số tiền và đúng lúc. • Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán Các khoản giảm giá, hàng bán bị trả lại phải được phê chuẩn trước khi ghi sổ chính thức, và phải ghi sổ chính xác, kịp thời và phải có bằng chứng để chứng minh cho các khoản giảm trừ này. v1.0016101206 10