Nội dung

CHƯƠNG V KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG AVINAA Dr To Nhat – www.avinaa.com 1 KẾT CẤU CHƯƠNG V I – ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG VỚI KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG II – ĐÁNH GIÁ QUẢN TRỊ NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG TRONG QUAN HỆ VỚI ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VÀ HIỆU NĂNG QUẢN LÝ III - ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VÀ HIỆU NĂNG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG AVINAA Dr To Nhat – www.avinaa.com 2 I – ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG VỚI KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG   Cung ứng là  Một là, Mua nguyên liệu, vật liệu và các hàng hóa;  Hai là, Mua các dịch vụ bảo dưỡng, thầu khoán, tư vấn, phục vụ…;  Ba là, Mua thiết bị, công cụ và các dụng cụ khác; Ngoài ra, cung ứng còn bao gồm cả việc tiếp nhận nguyên liệu, vật liệu, sản phẩm dở dang v.v. để gia công theo đặt hàng. AVINAA Dr To Nhat – www.avinaa.com 3 1 Mục tiêu của hoạt động cung ứng   Đáp ứng tốt nhất yêu cầu hàng hóa, dịch vụ đầu vào cả về:  Chủng loại,  Số lượng,  Chất lượng,  Giá cả Thời điểm phù hợp với mục tiêu của từng chương trình cụ thể. AVINAA Dr To Nhat – www.avinaa.com 4 Quá trình tác nghiệp của hoạt động cung ứng 1 Ước tính nhu cầu và hình thành đơn đặt hàng Xét duyệt nhu cầu 2 3 Tìm kiếm thị trường với các nhà cung ứng 4 Lựa chọn nhà cung ứng chính thức 5 Chuyển giao đơn đặt hàng 6 7 8 Theo dõi thực hiện đơn đặt hàng Tiếp nhận hàng Thanh toán khoản phải trả AVINAA Dr To Nhat – www.avinaa.com 5 II - ĐÁNH GIÁ QUẢN TRỊ NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG 1 Đánh giá tổ chức hoạt động cung ứng Đánh giá quản trị tác nghiệp hoạt động cung ứng 2 3 Xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ hoạt động cung ứng AVINAA Dr To Nhat – www.avinaa.com 6 2 Đánh giá tổ chức hoạt động cung ứng 1 Thứ nhất: Phân cấp quản lí hoạt động cung ứng Thứ hai: Quan hệ giữa bộ phận vật tư với các bộ phận khác Thứ ba: Thống nhất quản lí hoạt động cung ứng Thứ tư: Địa vị pháp lí của người phụ trách hoạt động cung ứng Thứ năm: Vấn đề bất kiêm nhiệm AVINAA Dr To Nhat – www.avinaa.com 7 Phân cấp quản lí hoạt động cung ứng  Quyền hạn và trách nhiệm của bộ phận cung ứng cần được phân cấp phù hợp với yêu cầu quản lí.  độc lập hay phụ thuộc của các đơn vị  quyền hạn và trách nhiệm về cung ứng của các đơn vị thành viên AVINAA Dr To Nhat – www.avinaa.com 8 Quan hệ giữa bộ phận vật tư với các bộ phận khác CÁC BỘ PHẬN DÙNG VẬT TƯ, DỊCH VỤ BỘ PHẬN VẬT TƯ CÁC BỘ PHẬN KỸ THUẬT VÀ NGHIÊN CỨU BỘ PHẬN TIÊU THỤ BỘ PHẬN KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG DỰ TRỮ AVINAA Dr To Nhat – www.avinaa.com 9 3 Thống nhất quản lí hoạt động cung ứng Mục tiêu của việc thống nhất quản lí:  Tạo ra sự kết hợp tối ưu  Giảm thiểu chi phí mua và nâng cao chất lượng, hiệu quả của toàn bộ hoạt động,  Tạo được sự đồng thuận nội bộ và tăng cường trách nhiệm, năng lực và kĩ năng của nhân viên.  AVINAA Dr To Nhat – www.avinaa.com 10 Địa vị pháp lí của người phụ trách hoạt động cung ứng Đảm bảo khả năng tập hợp được các bộ phận có liên quan;  Có đủ khả năng và thẩm quyền thu hút các cá nhân có đủ năng lực;  Tạo ra được mức độ độc lập và vị trí thích hợp. người phụ trách chung hoạt động này phải là một trong những người thuộc bộ máy lãnh đạo cao nhất trong đơn vị.   AVINAA Dr To Nhat – www.avinaa.com 11 Vấn đề bất kiêm nhiệm  cách li thích hợp các trách nhiệm trước các nghiệp vụ có liên quan:  Giữa đặt hàng với cung ứng,  Giữa cung ứng với nhận hàng,  Giữa nhận hàng với lưu kho,  Giữa cung ứng, nhận hàng với thanh toán v.v. AVINAA Dr To Nhat – www.avinaa.com 12 4 Đánh giá quản trị tác nghiệp hoạt động cung ứng 2 ƯỚC TÍNH NHU CẦU CÁC BƯỚC ĐÁNH GIÁ QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP XÉT DUYỆT YÊU CẦU MUA TÌM KIẾM THỊ TRƯỜNG LỰA CHỌN NHÀ CUNG ỨNG CHUYỂN GIAO ĐƠN ĐẶT HÀNG THEO DÕI THỰC HIỆN ĐƠN HÀNG TIẾP NHẬN HÀNG THANH TOÁN TIỀN HÀNG AVINAA Dr To Nhat – www.avinaa.com 13 ƯỚC TÍNH NHU CẦU  Để đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ, hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lí cần khẳng định:  Tính khoa học của phương pháp ước tính nhu cầu  Trình tự và phương pháp điều hành trong quan hệ với việc thông tin kịp thời cho bộ phận cung ứng  Tính pháp lí của việc xác định nhu cầu. AVINAA Dr To Nhat – www.avinaa.com 14 XÉT DUYỆT YÊU CẦU MUA   Xét duyệt bao gồm cả hai loại công việc:  XÉT;  DUYỆT. Xét duyệt cần được đánh giá trên 2 mặt:  Về địa vị pháp lí của người xét duyệt và cả thủ tục pháp lí qua quá trình xét duyệt.  Về nghiệp vụ “Xét” và “duyệt”. AVINAA Dr To Nhat – www.avinaa.com 15 5 TÌM KIẾM THỊ TRƯỜNG Tìm hiểu hồ sơ về các nhà cung ứng chiến lược của đơn vị 1 2 Cập nhật các thông tin mới về thị trường qua quảng cáo, niên giám, các bản tin hoặc tạp chí chuyên ngành,…; 3 Tiếp xúc với đại diện các nhà cung ứng để tìm hiểu thông tin về sản phẩm và tạo thiện cảm với những đại diện này 4 Tìm hiểu số lượng người cung cấp thông tin về nhà cung ứng mới cũng như những đối tác của nhà cung ứng này AVINAA 16 Dr To Nhat – www.avinaa.com LỰA CHỌN NHÀ CUNG ỨNG CÁC VẤN ĐỀ ĐÁNH GIÁ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP AVINAA Những tiêu chuẩn chính để lựa chọn nhà cung ứng Các phương pháp đánh giá nhà cung ứng Vấn đề kết hợp các phương án mua 17 Dr To Nhat – www.avinaa.com Những tiêu chuẩn chính để lựa chọn nhà cung ứng 1 2 3 Yếu tố số lượng vật tư, khối lượng dịch vụ Yếu tố chất lượng vật tư, dịch vụ cần mua Yếu tố giá cả trong quan hệ với các dịch vụ kèm theo AVINAA Dr To Nhat – www.avinaa.com 18 6 CHUYỂN GIAO ĐƠN ĐẶT HÀNG    Đơn đặt hàng đã được xây dựng chính thức và chuyển giao cho nhà cung ứng. Nhà cung ứng cần chuyển trả lại một bản sau khi đã làm đầy đủ các thủ tục chấp nhận. Những thông tin của đơn đặt hàng cần được chuyển cho:  Bộ phận sử dụng  Bộ phận dự trữ;  Bộ phận thu nhận;  Bộ phận kế toán; AVINAA Dr To Nhat – www.avinaa.com 19 THEO DÕI THỰC HIỆN ĐƠN HÀNG    Bộ phận cung ứng phải thực hiện việc theo dõi cho tới khi nhận hàng để thực hiện đúng thời hạn cung ứng đã được thỏa thuận. Trình tự thực hiện tùy thuộc vào mức độ hệ trọng của việc cung ứng cụ thể. Cần gặp gỡ nhà cung ứng để nắm bắt và cùng tháo gỡ những khó khăn có thể nảy sinh. AVINAA Dr To Nhat – www.avinaa.com 20 TIẾP NHẬN HÀNG  xem xét vật tư hoặc dịch vụ được cung cấp cả về số lượng, về chất lượng và cả chủng loại.  Những vấn đề phát sinh qua kết quả kiểm soát cần chuyển ngay cho nhà cung ứng để giải quyết kịp thời, đảm bảo hiệu quả hoạt động AVINAA Dr To Nhat – www.avinaa.com 21 7 THANH TOÁN TIỀN HÀNG   giấy tờ hợp lệ minh chứng cho sự hoàn tất của hoạt động để thanh toán:  Đơn yêu cầu mua;  Giấy đặt hàng  Phiếu nhận hàng  Hóa đơn của nhà cung ứng. Bộ phận vật tư kết hợp với bộ phân kế toán kiểm tra lại các chứng từ này cả về sự đồng bộ lẫn tính hợp lí và chính xác cử các thông tin trên các chứng từ này. AVINAA 3   Dr To Nhat – www.avinaa.com 22 Xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ hoạt động cung ứng Việc đánh giá hoạt động được thực hiện đồng bộ cho toàn bộ cuộc kiểm toán. tùy theo mục tiêu và tính chất của từng cuộc kiểm toán, chương trình kiểm toán có thể bao gồm:  Đầy đủ cả nội dung đánh giá theo những tiêu chí cụ thể (với kiểm toán chuyên đề về cung ứng)  Đánh giá sơ bộ trong từng hoạt động cụ thể (của cuộc kiểm toán toàn diện). AVINAA Dr To Nhat – www.avinaa.com 23 Xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ hoạt động cung ứng   Yêu cầu:  Vừa đánh giá được hiệu lực quản trị của chính hoạt động cung ứng,  Vừa góp phần đánh giá chung toàn bộ hoạt động. các tiêu chí cần được cụ thể đồng thời nhất quán với định hướng chung của cuộc kiểm toán. AVINAA Dr To Nhat – www.avinaa.com 24 8 Ví dụ: Tiêu chí đánh giá đối với hoạt động cung ứng  I.01 Đánh giá hiệu lực điều hành  I.01.01. Mức sát thực, rõ ràng của từng mục tiêu  I.01.01.01. Mức chi tiết, cụ thể ở cấp dưới  “ Mức cụ thể, rõ ràng của đơn đặt hàng (hay phiếu yêu cầu) của đơn vị sử dụng” AVINAA Dr To Nhat – www.avinaa.com 25 Tiêu chí đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ hoạt động cung ứng I . Mức hiệu lực của hệ thống quản trị nội bộ I.01. Mức hiệu lực của quá trình điều hành  I.01.01. Mức sát thực, rõ ràng của từng mục tiêu  I.01.01.01. Mức cụ thể, rõ ràng của đơn đặt hàng (phiếu yêu cầu) của đơn vị sử dụng.  I.01.01.02. Mức đảm bảo nhà cung ứng  I.01.01.02.01. Mức đảm bảo số lượng vật tư hoặc khối lượng dịch vụ  I.01.01.02.02. Mức đảm bảo chất lượng vật tư hoặc dịch vụ cần mua  I.01.01.02.03. Mức đảm bảo giá cả trong quan hệ với các dịch vụ kèm theo  I.01.01.02.04. Mức đảm bảo thực hiện đúng thời hạn cung ứng AVINAA Dr To Nhat – www.avinaa.com 26 Tiêu chí đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ  I.01.01.03. Kết quả mục tiêu tương ứng nguồn lực  I.01.01.03.01. Số lượng hàng hóa có thiếu hụt hay vượt quá mức đặt hàng  I.01.01.03.02. Chất lượng hoặc chủng loại có đúng với thỏa thuận trong đơn hàng.  I.01.01.03.03. Hàng hóa có bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển AVINAA Dr To Nhat – www.avinaa.com 27 9 Tiêu chí đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ  I.01.02. Mức cụ thể, thiết thực của trình tự hoạt động cung ứng  I.01.02.01. Ước tính nhu cầu và hình thành đơn đặt hàng  I.01.02.02. Xét duyệt nhu cầu  I.01.02.03. Tìm kiếm thị trường với những nhà cung ứng tiềm năng  I.01.02.04. Lựa chọn nhà cung ứng chính thức  I.01.02.05. Chuyển giao đơn đặt hàng  I.01.02.06. Theo dõi thực hiện đơn đặt hàng  I.01.02.07. Tiếp nhận hàng  I.01.02.08. Thanh toán khoản phải trả AVINAA Dr To Nhat – www.avinaa.com 28 Tiêu chí đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ  I.01.03. Mức tuân thủ các nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn       I.01.03.01. Việc khẳng định hàng hóa trong yêu cầu mua không có trong đơn vị I.01.03.02. Khả năng SX tại chỗ loại hàng cần mua I.01.03.03. Khả năng mua được mặt hàng theo yêu cầu I.01.03.04. Việc xét duyệt trước khoản ngân sách mua hàng I.01.03.05. Nguồn tài chính cho việc chi trả tiền hàng I.01.03.06. Thủ tục ủy quyền AVINAA Dr To Nhat – www.avinaa.com 29 Tiêu chí đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ I.02. Mức kiểm soát được qua hệ thống thông tin I.02.01.Mức kiểm soat được qua hệ thống chứng từ, hóa đơn  I.02.01.01. Có tập hợp và chuyển đủ cho bộ phận quĩ giấy tờ hợp lệ từ hóa đơn yêu cầu mua và giấy đặt hàng qua phiếu mua hàng đến hóa đơn của nhà cung cấp  I.02.01.02. Có thực hiện kiểm tra lại các chứng từ về sự đồng bộ hợp lý và chính xác  I.02.02. Mức kiểm soát được qua hệ thống sổ chi tiết  I.02.03. Mức kiểm soát được thông qua hệ thống sổ tổng hợp  I.02.04. Mức kiểm soát được qua sự liên kết giữa các yếu tố của hệ thống kế toán  AVINAA Dr To Nhat – www.avinaa.com 30 10