Nội dung

Chương 2: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Chứng từ kế toán là gì ? Nhân ngày mồng 8/3 sắp tới, công ty A dự định mua hoa và quà tặng các nhân viên nữ. >>Sự kiện 1: Chuẩn bị chi tiền mua hoa và quà >>Sự kiện 2: Chi tiền mặt nhận hoa và quà đã đặt Trong 2 sự kiện trên, sự kiện nào sẽ làm phát sinh chứng từ kế toán? Chứng từ kế toán I. II. Khái niệm và ý nghĩa của chứng từ kế toán Các yếu tố của chứng từ kế toán 1. 2. III. IV. Các yếu tố bắt buộc Các yêu tố bổ sung Phân loại chứng từ kế toán Trình tự xử lí & luân chuyển chứng từ kế toán I. Khái niệm, ý nghĩa chứng từ kế toán 1. Khái niệm “Là những giấy tờ và vật mang tin CHỨNG TỪ Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành KẾ TOÁN làm căn cứ để ghi sổ kế toán”. Điều 4 – Luật kế toán MẪU CHỨNG TỪ Lập chứng từ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 4 Ví dụ chứng từ kế toán Ví dụ chứng từ kế toán Chứng từ kế toán điện tử I. Khái niệm, ý nghĩa chứng từ kế toán 2. Ý nghĩa Phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời các NVKT phát sinh  Căn cứ pháp lý cho việc ghi sổ kế toán  Căn cứ pháp lý cho thanh tra, kiểm tra  Căn cứ pháp lý cho giải quyết khiếu tố, khiếu nại, tranh chấp  Là một trong các phương pháp bảo vệ an toàn tài sản  Là phương tiện truyền đạt mệnh lệnh của cấp trên cho cấp dưới  II. Các yếu tố của chứng từ kế toán 1. Các yếu tố bắt buộc Tên gọi và số hiệu của CTKT Ngày, tháng, năm lập CTKT Tên, địa chỉ đơn vị, cá nhân lập CTKT Tên, địa chỉ đơn vị cá nhân nhận CTKT Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Quy mô của nghiệp vụ Chữ kí, họ tên và dấu của các bên liên quan Chứng từ kế toán HO¸ § ¥N GI¸ TRÞGIA T¡ NG Liªn 2: Giao kh¸ch hµng Ngµy .... th¸ng .... n¨m..... MÉu sè: 01/CTKT - 3LL KP/2006A 0078156 § ¬n vÞb¸n hµng: ............................................................................................................................................................................... § Þa chØ: .............................................................................................................................................................................................. Tµi kho¶n sè: ........................................................................................................................................................................................ § iÖn tho¹i: ................................... . MST ........................................................................................................................................ Hä tªn ng­ êi mua hµng:................................................................................................................................................................. § ¬n vÞ: .................................................................................................................................................................................................. § Þa chØ: . ................................................................................................................................................................................................. Sè tµi kho¶n: ..................................................................................................................................................................................... H× nh thøc thanh to¸n: ....................... . MST: .................................................................................................................... STT Tªn hµngho¸, dÞch vô § v tÝnh Sè l­ î ng § ¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3 =1 x 2 ThuÕsuÊt GTGT: Céng tiÒn hµng: TiÒn thuÕGTGT: Tæng céng thanh to¸n Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷:.................................................................................................................................................................... Ng­ êi mua hµng Ng­ êi b¸n hµng Thñ tr­ ëng®¬n vÞ (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi râ hä tªn) ( Ký, ®ãng dÊu, ghi râ hä tªn) 10 (CÇn kiÓmtra, ®èi chiÕu khi lËp, giao, nhËn ho¸ ®¬n) HO¸ § ¥n b¸ n hµng Liªn 2: Giao kh¸ch hµng Ngµy .... th¸ng .... n¨m..... MÉu sè: 02/CTKT - 3LL KP/2006A 0078156 § ¬n vÞb¸n hµng: ............................................................................................................................................................................... § Þa chØ: .............................................................................................................................................................................................. Tµi kho¶n sè: ........................................................................................................................................................................................ § iÖn tho¹i: ................................... . MST ........................................................................................................................................ Hä tªn ng­ êi mua hµng:................................................................................................................................................................. § ¬n vÞ: .................................................................................................................................................................................................. § Þa chØ: . ................................................................................................................................................................................................. Sè tµi kho¶n: ..................................................................................................................................................................................... H× nh thøc thanh to¸n: ....................... . MST: .................................................................................................................... STT Tªn hµngho¸, dÞch vô A B § v tÝnh C Sè l­ î ng 1 § ¬n gi¸ 2 Thµnh tiÒn 3 =1 x 2 Tæng céng thanh to¸n Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷:.................................................................................................................................................................... Ng­ êi mua hµng Ng­ êi b¸n hµng Thñ tr­ ëng®¬n vÞ (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi râ hä tªn) ( Ký, ®ãng dÊu, ghi râ hä tªn) 11 (CÇn kiÓmtra, ®èi chiÕu khi lËp, giao, nhËn ho¸ ®¬n) II. Các yếu tố của chứng từ kế toán 2. Các yếu tố bổ sung Ngoài những yếu tố cơ bản, tùy vào từng trường hợp mà có thêm những yếu tố bổ sung VD: + Hóa đơn GTGT có yếu tố bổ sung thuế suất GTGT(%), tiền thuế GTGT, hình thức thanh toán. + Phiếu thu chi có yếu tố bổ sung: tỉ giá ngoại tệ, số tiền quy đổi, số hiệu tài khoản nợ và tài khoản có. III.Các cách phân loại chứng từ kế toán     Theo nội dung kinh tế của NVNT Theo địa điểm lập chứng từ Theo trình tự xử lý và công dụng của chứng từ kế toán Theo tính chất bắt buộc 1.Theo trình tự xử lý và công dụng của chứng từ kế toán Chứngtừ từ kế Chứng kếtoán toán Chứng từ Chứng từgốc gốc Chứng từ từ Chứng mệnh lệnh mệnh lệnh Chứng từ từ Chứng chấp hành chấp hành Chứng từ từ ghi sổ sổ Chứng ghi 1.Theo trình tự xử lý và công dụng của ctkt a.Chứng từ gốc Là chứng từ được lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc hình thành.  Chứng từ gốc được chia làm 2 loại: -Chứng từ mệnh lệnh -Chứng từ chấp hành  So sánh chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành Công dụng Ví dụ Chứng từ mệnh lệnh Chứng từ chấp hành Truyền đạt những chỉ thị hoặc mệnh lệnh công tác nào đó. Xác minh rằng chứng từ mệnh lệnh đã được thực hiện Không được dùng để ghi vào sổ sách kế toán Được dùng làm cơ sở để ghi vào sổ sách kế toán Lệnh chi tiền mặt, lệnh xuất kho vật tư,… Phiếu chi, phiếu thu, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, giấy báo có, giấy báo nợ,… Phiếu thu b.Chứng từ ghi sổ  Là loại chứng từ dùng để tổng hợp số liệu của các chứng từ gốc theo từng nghiệp vụ kinh tế, đồng thời định khoản các nghiệp vụ để giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán. Ví dụ Trích yếu Số …. CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày … tháng … năm … Tài Tài khoản khoản ghi nợ ghi nợ Số tiền Nợ Có Kèm theo … chứng từ gốc. Kế toán trưởng (ký) Người lập (ký) So sánh chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Đặc điểm Là chứng từ ban đầu Tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, cùng nội dung nghiệp vụ Tính pháp lý Không có giá trị pháp lý nếu không có chứng từ gốc đi kèm Có giá trị pháp lý quan trọng 2. Phân loại theo nội dung kinh tế Chứng từ lao động tiền lương Chứng từ kế toán Chứng từ về hàng tồn kho Chứng từ bán hàng Chứng từ tiền tệ Chứng từ về tài sản cố định 3. Phân loại theo địa điểm lập chứng chỉ: Chứng từ kế toán Chứng từ bên ngoài Là chứng từ do kế toán hoặc các bộ phận trong đơn vị lập. VD: phiếu thu, phiếu chi,… Chứng từ bên trong Là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có liên quan tới tài sản của đơn vị nhưng do cá nhân hoăc đơn vị khác lập và chuyển đến.VD: Giấy báo nợ;báo cáo của ngân hàng… 4. Phân loại theo tính bắt buộc Chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc Hệ thống chứng từ kế toán có tính chất hướng dẫn là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tinh chất phổ biến rộng dãi.VD: Hóa đơn các loại; phiếu thu, chi; phiếu nhập là chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị. N2 chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế vận dụng vào từng trường hợp cụ thể. VD: Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành; phiếu báo cáo làm thêm giờ. TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ Step 1 Step 2 Step 3 LẬP HOẶC NHẬN CHỨNG TỪ KIỂM TRA CHỨNG TỪ SỬ DỤNG GHI SỔ KẾ TOÁN Step 4 BẢO QUẢN CHỨNG TỪ   Đối với mỗi loại chứng từ cụ thể, bộ phận kế toán phải xây dựng sơ đồ luân chuyển riêng để việc luân chuyển chứng từ được hợp lý và nhanh chóng. Dưới đây là ví dụ về quy trình luân chuyển của chứng từ chi tiền mặt: Tổ chức luân chuyển chứng từ 1. 2.     Mục đích: Đảm bảo việc ghi sổ kế toán được nhanh chóng và chính xác. Yêu cầu: Cần phải tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học đáp ứng đầy đủ các tiêu chí sau: Chứng từ phải đi qua các bộ phận nào. Bộ phận nào có nhiệm vụ kiểm tra, xử lý và ghi sổ kế toán. Thời gian hoàn thành nhiệm vụ đó. Bộ phận nào được phép lưu trữ chứng từ. Bảo quản chứng từ 1. 2.   Mục đích: Phục vụ cho việc tiến hành kiểm tra tình hình kinh tế- tài chính của doanh nghiệp. Yêu cầu: Thời gian bảo quản chứng từ ở phòng kế toán là 1 năm, sau đó chứng từ được lưu chung ở kho của đơn vị. Sau khi lưu trữ chứng từ, chỉ có kế toán trưởng được phép lấy ra. Muốn mang chứng từ ra bên ngoài phải có thủ trưởng đơn vị ký duyệt.     Ngoài ra, còn các thời hạn được quy định sau: Tối thiểu 5 năm với chứng từ dùng cho quản lý. Tối thiểu 10 năm với chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Vĩnh viễn với tài liệu có tính sử dụng, có ý nghĩa về kinh tế, an ninh, quốc phòng.