Nội dung

Bản đề xuất dự án NÂNG CẤP HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC Khoa Công nghệ Người quản lý dự án: Ths.Trần Minh Trí Người tài trợ: VS. Nguyễn Văn Hiệu Người chuẩn bị : Lê trung Hiếu, Nguyễn Hoài Nam, Nguyễn Việt Anh 0. Qua trình xét duyệt Ngày xem xét 15/10/2004 Người xem xét PGS. Hồ Sỹ Dàm Người phê duyệt Mô tả sự thay đổi VS. Nguyễn Văn Hiệu Phê duyệt lần đầu I. Mục tiêu của dự án a. Mục tiêu trước mắt: Nâng cấp hệ thống thông tin quản lý đào tạo đại học nhằm trợ giúp phòng đào tạo quản lý chính xác, đầy đủ hơn về sinh viên và kết quả học tập của họ, đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo và sinh viên. b. Mục tiêu lâu dài: Góp phần từng bước xây dựng hệ thống quản lý đào tạo toàn diện tin học hóa của Khoa Công nghệ, Đại học Quốc gia Hà nội II. Vấn đề và cơ hội Hệ thống quản lý hiện tại không thích hợp với hệ thống đào tạo theo tín chỉ mà sắp được triển khai ở Khoa Công nghệ. Nhiều công việc hiện tại vẫn làm bằng tay. Các nhân viên làm việc rất vất vả nhưng vẫn chưa hoàn thành tốt các yêu cầu đặt ra: nhiều báo cáo còn chậm chễ, một số yêu cầu của lãnh đạo không được đáp ứng. Sinh viên phàn nàn nhiều về việc tiếp cận với các thông tin đào tạo như kết quả học tập, thời gian biểu,..Hệ thống mới cần được phát triển để thích nghi với quản lý đào tạo theo mô hình quản lý mới, và cung cấp dịch vụ tiện lợi cho nhiều loại người dùng là yêu cầu tất nhiên đối với một khoa Công nghệ. Trong điều kiện chuẩn bị đổi mới quản lý, Khoa Công nghệ đã có đủ cơ sở vật chất cũng như được Đại học Quốc gia khuyến khích triển khai việc tin học hóa quản lý. Chính trưởng khoa Viện sĩ Nguyễn Văn Hiệu rất quyết tâm thực hiện dự án 2 Dự án quản lý đào tạo này. Triển khai dự án lúc này là thích hợp xét từ phía yêu cầu thực tiễn cũng như các điều kiện có được của Khoa. III. Giải pháp đề nghị Hệ thống quản lý đào tạo đại học được phát triển trên nền web với cơ sở dữ liệu tập trung, tự động hóa hầu hết những hoạt động chính của quản lý đào tạo và cung cấp dịch vụ tiện ích liên quan đến đào tạo của khoa Công nghệ cho mọi đối tượng sử dụng. Với thời gian và kinh phí hạn chế, dự án chỉ tập trung vàò các hoạt động chính yếu của quản lý đào tạo đại hoc, là nhiệm vụ trung tâm của Khoa Công nghệ. 3.1. Mô hình hệ thống phần cứng Hệ thống được xây dựng là một mạng Intranet gồm một số máy chủ trung tâm và các máy trạm đặt tại các vị trí làm việc của các cán bộ lãnh đạo, các phòng ban, bộ môn và các vị trí phục vụ chung. Hệ thống được lắp đặt trên cơ sở hoàn thiện hệ thống hiện có, không cần trang bị thêm nhiều, chủ yếu là cấu hình lại và bổ sung một số ít thiết bị kết nối cần thiết. Cấu hình hệ thống có dạng cho ở hình 2. Xây dựng các hệ thống trên nền web đang là xu phát triển hiện nay. Vì thế, hệ thống đề xuất cho phép sử dụng lâu dài, sau này chỉ cần nâng cấp khi cần thiết mà không phải cấu trúc lại từ đầu. Hình 1. Cấu hình tổng thể hệ thống phần cứng Nguyên Văn Vỵ - Khoa Công nghệ thông tin- ĐHCN Bàn đề xuất dự án 3 Việc tổ chức ba máy dịch vụ riêng biệt cho phép dễ dàng thiết lập được hệ thống an toàn và bảo mật thông tin nhiều tầng. Tầng cơ sở dữ liệu là sâu nhất và độc lập nên dễ sao lưu và thiết lập các công cụ bảo vệ chắc chắn cho các dữ liệu nhạy cảm. 3.2. Hệ thống phần mềm 3.2.1. Hệ thống nền Hệ thống sẽ sử dụng hệ điều hành Window2000, hệ quản trị cơ sở dữ liệu MSSQL, ngôn ngữ lập trình ASP, phần mềm máy chủ web là Apache Tomcat. Các hệ này có mức công nghệ trung bình tiên tiến và đã có thực tế vận hành ổn định. Rất nhiều các hệ ứng dụng thương mại đều vận hành tốt trên nền này. 3.2.2. Các hệ con của hệ thống a. Các hệ thống quản lý bộ phận cần phát triển Hệ thống bao gồm các hệ thống con sau đây: 1. Hệ thống quản lý chương trình, môn học, tài liệu, giáo trình 2. Hệ thống quản lý tuyển chọn, quản lý học viên, sinh viên 3. Hệ thống quản lý quá trình giảng dạy, học tập và kết quả 4. Hệ thống quản lý tốt nghiệp, tín chỉ 5. Hệ thống báo cáo, dịch vụ. Với thời gian và kinh phí hạn chế, dự án chỉ tập trung vào phần chính yếu của quản lý đào tạo đại học. Trong các hệ con cần xây dựng, hệ thống quản lý tuyển sinh là hệ thống đã được sử dụng nhiều năm và đang hoạt động tốt. Trong dự án này nó được xem là hệ thống đã có sẵn như các hệ thống liên quan khác. Hệ thống được phát triển theo định hướng đối tượng. Theo định hướng này, hệ thống sẽ dễ sửa đổi, bổ sung và đảm bảo độ tin cậy cao. Đặc trưng này cho phép bổ sung và hoàn thiện dần các quy trình và thủ tục quản lý trong quá trình phát triển và bảo trì hệ thống. Phần lớn các hoạt động quản lý có các thủ tục xử lý tương đối đơn giản (trừ các thủ tục lập lịch), việc tự động hóa chúng đến mức cao có thể đạt được dễ dàng. Riêng việc xử lý lập lịch sẽ áp dụng thuật toán mô phỏng kết hợp với xử lý bổ sung bằng tay (là cách thường được sử dụng và hiệu quả hiện nay). b. Các hệ thống con liên quan Nguyên Văn Vỵ - Khoa Công nghệ thông tin- ĐHCN 4 Dự án quản lý đào tạo – Hệ thống quản lý cơ sở vật chất cung cấp các thông tin về số lượng phòng học, số chỗ mỗi phòng, số phòng thực tập và số máy tính thường xuyên làm việc, số phòng thí nghiệm và các thí nghiệm thực hiện tại đó, số máy chiếu, máy dịch vụ phuj vụ cho các chuyên đề,…cho việc lập thời khóa biểu, lịch thi,.. – Hệ thống quản lý tài vụ: cung cấp thông tin về học phí, học bổng và cần các thông tin để thanh toán cho các hoạt động đào tạo. – Hệ thống quản lý cán bộ, giáo viên: cung cấp thông tin về số cán bộ tham gia giảng dạy và khả năng giảng dạy các môn, hướng dẫn luận văn, khóa luận,.. Các thống liên quan này đều thuộc phòng hành chính, quản trị tổng hợp… Tất cả các hệ thống này được thực hiện trên máy nhưng vẫn theo cách thủ công. Để khai thác tốt, sẽ xây dựng các giao diện giữa chúng và các hệ con nêu ra ở trên đi với các xử lý chuyển đổi dữ liệu để người dùng thao tác đơn giản và lấy được các thông tin cần thiết một cách nhanh chóng, chính xác cho các hoạt động của mình. Trong các hệ thống con cần xây dựng, hệ thống quản lý tuyển chọn học viên sinh viên xem như đã có, chỉ cần tạo liên kết để sử dụng các kết quả tuyển chọn đưa vào phần hệ thống cần phát triển. Hệ thống được mô tả ở phần phụ lục: hình 6,7. IV. Lựa chọn dự án và các tiêu chuẩn sử dụng a. Phạm trù lợi ích của dự án Dựa án được xây dựng nhằm đáp ứng được yêu cầu quản lý đào tạo sinh viên theo tiến chỉ ở mức vừa đủ: thực hiện tốt mọi nhiệm vụ và yêu cầu dịch vụ đề ra, và tiết kiệm chi phí (nhân lực và tiền của) nhiều nhất có thể. b. Sự phù hợp với các điều kiện, ràng buộc bên trong Hệ thống dự kiến xây dựng là phù hợp với các ràng buộc và điều kiện đặt ra: – Chi phí phát triển dự kiến là 89 triệu (<100 triệu) trong khả năng của Khoa – Thời gian phát triển và đưa vào triển khai là 6 tháng, đúng theo yêu cầu – Các chức năng của hệ thống xác định qua 5 hệ con hoàn toàn đảm bảo các yêu cầu chức năng đặt ra. Việc tự động hóa cao các hoạt động quản lý đã đề xuất. – Việc tổ chức hệ thống trên nền web và phát triển hệ thống theo định hướng đối tượng là dễ bảo trì, mở rộng và có độ ổn định cao. Cấu trúc hệ thống phần cứng cho phép thiết lập được các giải pháp an toàn và bảo mật cao. Các yêu cầu khác về chất lượng của hệ thống sẽ được kiểm tra thông qua thiết kế và sản phẩm cuối cùng sau này. Nguyên Văn Vỵ - Khoa Công nghệ thông tin- ĐHCN Bàn đề xuất dự án 5 c. Sự cấp thiết của dự án – Dự án cần triển khai ngay để đáp ứng kịp thời yêu cầu thay đổi quản lý từ niên chỉ sang tín chỉ của Khoa trong thời gian sắp tới. – Quy mô đào tạo tăng, Khoa không thể tăng thêm biên chế mà yêu cầu chất lượng đói hỏi phải nâng cao thực sự. Điều này chỉ được đảm bảo khi hệ thống được xây dựng thành công càng sớm ngày nào càng tốt. – Khoa cần triển khai hệ thống quản lý đào tạo tin học hiệu quả để tương xứng với một khoa Công nghệ có tầm cỡ hàng đầu đất nước trong lĩnh vực đào tạo công nghệ thông tin và viễn thông. V. Phân tích chi phí và lợi ích 1. Các lợi ích thấy được a. Lợi ích: − Đáp ứng yêu cầu quản lý đào tạo theo tín chỉ − Tiết kiệm chi phí cho đào tạo hàng năm: 68,5 triệu đồng/năm − Không tăng nhân lực trong điều kiện nhiệm vụ đào tạo tăng lên b. Giá trị và các khả năng có thể: − Tiết kiệm thời gian và công sức cho lãnh đạo và cán bộ quản lý, điều kiện làm việc tiện lợi và thoải mái hơn. − Tiết kiệm thời gian cho sinh viên để có nhiều thời gian học tập − Giảm được các chi phí liên quan khác liên quan đến hoạt động đào tạo thường xuyên đã giảm đi chưa được tính ở trên: hao mòn trang thiết bi, chi phí điện, nước,.. c. Các giả định từ giá trị có được − Tăng chất lượng quản lý − Quảng bá được thương hiệu của khoa − Có cơ sở phát triển nhanh chóng các hệ thống còn lại, nâng cao năng lực của đội ngũ tham gia phát triển, có được kinh nghiệm thực tiễn trợ giúp cho hoạt động giảng dạy tốt hơn 2. Các lợi không nhìn thấy a. Lợi ích Nguyên Văn Vỵ - Khoa Công nghệ thông tin- ĐHCN 6 Dự án quản lý đào tạo − Khả năng nắm được tình hình chung về đào tạo và giảng dạy ở mỗi thời điểm bất kỳ để có thể đưa ra các quyết định quản lý kịp thời, chính xác, làm tăng năng lực của bộ máy quản lý. − Hệ thống mới được đưa vào sử dụng sẽ là cơ sở cho những đề xuất cải tiến quản lý được thực thi thông qua hệ thống này. b. Giá trị và các khả năng có thể − Tăng được khả năng làm việc và tinh thần trách nhiệm của giáo viên và cán bộ do có thông tin đầy đủ và được giám sát thường xuyên qua hệ thống. − Cải tiến tác phong làm việc của các phòng ban − Động viên sinh viên tích cực học tập hơn c. Các giả định từ giá trị có được − Uy tín của Khoa tăng lên, thu hút nhiều sự chú ý của các tổ chức đối tác cũng như học sinh, sinh viên biết đến thương hiệu của Khoa. 3. Các khoản mục chi phí và hệ số hoàn vốn Khoản mục Số công lao động (ngày công) Các chi phí từ bên ngoài − Lao động (tư vấn, lao động hợp đồng)(ngày công) Tổng số 600 0 0 − Trang thiết bị, phần cứng, phần mềm (đồng) 15.000.000 Danh sách các chi phí khác (tham quan, đào tạo)(đồng) 2.000.000 Hệ số hoàn vốn 0,33 VI. Các yêu cầu nghiệp vụ − Quản lý đào tạo bậc đại học nói chung − Tổ chức và quản lý đào tạo theo tín chỉ VII. Phạm vi A. Các hoạt động chính 1. Xây dựng và quản lý chương trình đào tạo 2. Lập thời khóa biểu và phân công giảng dạy 3. Lập lịch thi, tổ chức thi và làm khóa luận tốt nghiệp Nguyên Văn Vỵ - Khoa Công nghệ thông tin- ĐHCN Bàn đề xuất dự án 7 4. Quản lý điểm và kết quả tốt nghiệp 5. Lập các báo cáo tổng kết học kỳ, năm học B. Các hoạt động ngoài phạm vi có ý nghĩa quan trong đối với sự thành công của dự án 1. Quản lý cơ sở vật chất phụ vụ trực tiếp cho công việc đào tạo 2. Quản lý sinh viên 3. Xây dựng và hoàn thiện quy trình quản lý theo tín chỉ C. Các bộ phận và người liên quan 1. Nhà tài trợ: duyệt cấp phát vốn 2. Lãnh đạo Khoa: xem xét đánh giá kết quả 3. Phòng đào tạo: tham gia xây dựng và đánh giá kết quả 4. Đội dự án: triển khai hệ thống 5. Ban quản lý: chuyển đổi đào tạo từ niên chế sang tín chỉ 6. Phòng hành chính quản trị: cung cấp thông tin cần thiết và đánh giá VIII. Các khó khăn, cản trở lớn 1. Quản lý theo tín chỉ mới bắt đầu, chưa có lịch trình tổng quát chuyển dần sang đào tạo theo tín chỉ, nhiều quy trình, thủ tục quản lý theo hình thức này còn chưa được xây dựng. Vì vậy, khi xây dựng hệ thống sẽ rất khó khăn vì thiếu các quy trình và thủ tục cụ thể. Qua thực tế của nhiều trường cho thấy, việc triển khai áp dụng đào tạo theo tín chỉ cần có bước đi thích hợp và mất nhiều năm. Khoa sớm thành lập bộ phận triển khải quản lý đào tạo theo tín chỉ và có lộ trình tổng thể triển khai hoạt động này. Bộ phận này sẽ phối hợp chặt chẽ với tổ dự án trong quá trình thực hiện dự án và kế hoạch dự án sẽ được làm phù hợp với lộ trình tổng thế triển khai hoạt động quản lý theo tín chỉ. 2. Việc chuyển đổi dữ liệu cũ sang hệ mới cực ký khó khăn và tốn thời gian: – Thứ nhất, việc mã hóa dữ liệu mới theo yêu cầu quản lý theo tín chỉ là công việc không đơn giản và mất nhiều thời gian. Nó là một phần việc không nhỏ của quá trình chuyển sang quản lý đào tạo từ niên chỉ sang tín chỉ. Công việc này cần hoàn hoàn thành sớm làm cơ sở cho việc thiết kế dữ liệu lưu trữ. Nguyên Văn Vỵ - Khoa Công nghệ thông tin- ĐHCN 8 Dự án quản lý đào tạo – Thứ hai, việc chuyển đổi cần đảm bảo sự tương thích và đồng bộ với dữ liệu cũ. Có như vây, trong quá trình phải vận hành đồng thời hai loại hình quản lý theo niên chỉ và theo tin chỉ mới có thể thực hiện trôi chảy, không xảy ra xung đột mà có thể dẫn đến đình trệ quản lý – Việc tổ chức vận hành đồng thời hai hệ thống khi đưa hệ thống mới vào hoạt động sẽ làm khối lượng công việc tăng lên đáng kể. Vì thế cần xây dựng kế hoạch triển khai hệ thống một cách đầy đủ, chính xác và có bộ phận đặc trách phối hợp cùng với phòng quản lý đào tạo thực hiện kế hoạch này IX. Các rủi ro 1. Triển khai quản lý theo tín chỉ chậm trễ, làm ảnh hưởng triển khai dự án vì thiếu quy trình, thủ tục và tư liệu cho việc thiết kế cơ sở dữ liệu, có thể làm kéo dài thời gian thực hiện dự án. Giải pháp đề phòng: − Thiết kế hệ thống theo hướng đối tượng để dễ sửa đổi, bổ sung − Sử dụng những thông tin giả định trên cơ sở ý kiến chuyên gia khi chưa có dữ liệu chính thức. 2. Sự chuyển đổi dữ liệu có thể có gặp nhiều trục trặc chưa biết đến: khối lượng công việc quá lớn, khó đồng bộ giữa hai cách lưu trữ, mất dữ liệu. Giải pháp dự phòng (tử 5 đến 10 triệu) cho: − Sử dụng thêm lao động cho công việc tổ chức và chuyển đổi dữ liệu, đặc biệt thuê người có kỹ năng cao về tổ chức cơ sở dữ liệu khi cần. − Tổ chức sao lưu nhiều bản, sẵn sàng để phục hồi dữ liệu đảm bảo an toàn tuyệt đối trong quá trình chuyển đổi Tổng chi phí phát triển và chi phí dự phòng (nhỏ hơn 100) vẫn trong giới hạn cho phép. X. Tổng quan về lịch biểu 1. Ngày hoàn thành dự án dự kiến: Ngày 15 tháng 9 năm 2004 2. Các mốc chính Sự kiện Thời điểm 1. Hoàn thành nghiên cứu hệ thống 5/5/2004 2. Kết thúc phân tích 31/5/2004 3. Kết thúc thiết kế lôgic 22/6/2004 Nguyên Văn Vỵ - Khoa Công nghệ thông tin- ĐHCN 9 Bàn đề xuất dự án 4. Kết thúc toàn bộ thiết kế 12/7/2004 5. Kết thúc lập trình và kiểm thử 30/7/2004 6. Kết thúc triển khai hệ thống 15/9/2004 7. Đóng dự án 30/9/2004 3. Các mốc bên ngoài có tác động đến dự án Sự kiện Thời điểm 1. Nhận đủ các vật tư cho dự án 20/4/2004 2. Bàn giao, thanh lý các phần mềm mua 5/5/2004 4. Tác động của việc giao sản phẩm chậm – Việc cài đặt và bàn giao chậm các phần mềm nền và công cụ sẽ làm chậm việc phân tích và thiết kế, và hậu quả là kéo dài thời gian thực hiện dự án: Việc bàn giao chậm bao nhiêu ngày, dự án có nguy cơ chậm bấy nhiêu ngày. – Việc chậm hoàn thành các quá trình chuyển đối sang đào tạo theo tín chỉ có thể làm tăng khối lượng công việc sửa đổi và bổ sung chương trình, sẽ làm tăng chi phí phát triển và kéo dài thời gian thực hiện dự án. Nguyên Văn Vỵ - Khoa Công nghệ thông tin- ĐHCN PHỤ LỤC I. Tổng quan về tổ chức 1.1. Mô tả khái quát về tổ chức Khoa Công Nghệ, Đại Học Quốc Gia Hà Nội có trụ sở tại nhà E3, thuộc khuôn viên Trường Đại Học Quốc Gia Hà Nội tại số 144 đường Xuân Thuỷ, quận Cầu Giấy, Hà Nội. Khoa là một đơn vị cơ sở trực thuộc Đại học Quốc gia Hà nội và có tư cách pháp nhân như mọi trường đại học thành viên khác. Khoa thành lập tháng 10 năm 1999 trên cơ sở hợp nhất hai khoa Công Nghệ Thông Tin và Khoa Điện Tử Viễn Thông thuộc Trường Đại Học Tự Nhiên. Từ đó đến nay, khoa đã trở thành một trong những cơ sở đào tạo cấp đại học và trên đại học hàng đầu ở Việt Nam về công nghệ thông tin và điện tử viễn thông. Hiện tại, khoa có khoảng hơn 80 cán bộ công nhân viên chính thức, gần 70 cán bộ giảng dạy, 1 viện sỹ, trên một chục giáo sư và phó giáo sư, gần hai chục tiến sĩ. Số còn lại phần lớn là cao học hoặc đang theo học cao học. Gần hai chục cán bộ đang theo học bậc tiến sỹ hay cao học ở nước ngoài. Hiện nay Khoa đang đào tạo gần 3000 sinh viên (cả chính khoá và tại chức), trong đó, mỗi năm có khoảng gần 100 sinh viên thuộc hệ chất lượng cao, hơn 150 học viên sau đại học. Hàng năm có trên 500 sinh viên và trên 50 học viên cao học tốt nghiệp. Hầu hết sinh viên ra trường hàng năm sau không quá hai tháng đều có việc làm. Những năm gần đây, hàng chục em tốt nghiệp được chuyển tiếp học cao học hay đào tạo tiến sĩ. 1.2. Nhiệm vụ của Khoa Công nghệ Nhiệm vụ chính của Khoa là đào tạo các chuyên viên có trình độ nghiệp vụ cao và nâng cao hoạt động nghiên cứu và phát triển trong hai lĩnh vực: Công nghệ Thông tin và Điện tử Viễn thông. Khoa cố gắng góp phần đáp ứng nhu cầu to lớn về nguồn nhân lực trong hai lĩnh vực trên của Việt nam hiện nay và sau này. 1.3. Các mục tiêu của tổ chức Các mục tiêu của khoa Công nghệ là: 1. Nâng cao chất lượng dạy và học: Khoa đã và đang phấn đấu để đạt được tiêu chuẩn giáo dục và đào tạo đại học và sau đại học của khu vực, và trở thành một trung tâm tốt nhất của Việt Nam. 2. Mở rộng phạm vi cũng như đa dạng hoá các hình thức đào tạo: Được sự cho phép của Bộ Giáo dục và Đào tạo Việt nam, Khoa lập kế hoạch để áp dụng hình thức đào