Nội dung

10 SAI SÓT NGHIỆP VỤ XUẤT NHẬP KHẨU TÌNH HUỐNG THỰC TẾ KHIẾN DOANH NGHIỆP TRẢ GIÁ ĐẮT EBOOK NÀY SẼ GIÚP ĐƯỢC GÌ CHO BẠN? Bạn có đồng ý rằng, xuất nhập khẩu là lĩnh vực không hề đơn giản. Sự cố thường xuyên xảy ra khi làm bộ chứng từ và trong quá trình vận chuyển hàng hóa (logistics). Ngay cả đối với những doanh nghiệp xuất nhập khẩu có nhiều kinh nghiệm cũng không tránh khỏi. Khi chuẩn bị bộ chứng từ, có những sai sót rất cơ bản nhưng gây thiệt hại nghiêm trọng cho doanh nghiệp: Bị trễ giao hàng, thiệt hại về uy tín, đánh mất đối tác, bị từ chối thanh toán, mất mát hàng hóa, thậm chí có thể đẩy doanh nghiệp đến bờ vực phá sản… Nhằm giúp bạn tránh gặp phải những sai sót không đáng có này, chúng tôi đã dành nhiều tâm huyết tổng hợp lại 10 sai sót thường gặp khi làm bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Đây là những TÌNH HUỐNG ĐÃ XẢY RA TRONG THỰC TẾ, không phải lý thuyết suông. Đặc điểm chung của những tình huống này là các sai sót nhìn có vẻ đơn giản nhưng GÂY RA THIỆT HẠI LỚN. Hãy xem cuốn ebook này như một cuốn cẩm nang để tham khảo thường xuyên, bạn sẽ không phải trả giá đắt cho các sai sót lẽ ra mình đã có thể tránh được. Nhóm biên soạn Protrans PAGE 2 PROTRANS VỀ CHÚNG TÔI LÀ AI VÀ CÓ THỂ GIÚP ĐƯỢC GÌ CHO BẠN? Protrans là công ty dịch vụ Logistics (Forwarder) hiện đang hoạt động tại TP.HCM. Với phương châm Tin Cậy, Nhanh Chóng và Tiết Kiệm làm kim chỉ nam cho mọi hoạt động của mình, trong hơn 5 năm qua chúng tôi đã trở thành đối tác tin cậy của hàng trăm khách hàng lớn nhỏ. 4 LÝ DO KHÁCH HÀNG CHỌN PROTRANS LÀ ĐỐI TÁC TIN CẬY HƠN 5 NĂM KINH NGHIỆM Đặc biệt với kinh nghiệm xử lý hàng trăm lô hàng khó, bạn sẽ hoàn toàn an tâm về lô hàng cuả mình CHI PHÍ HỢP LÝ Chi phí cạnh tranh, minh bạch với mong muốn gắn bó với bạn lâu dài MẠNG LƯỚI RỘNG KHẮP Hơn 50 đại lý trên khắp thế giới của Protrans sẽ đảm bảo lô hàng của bạn được chăm sóc chu đáo và an toàn ĐA DẠNG DỊCH VỤ Dịch vụ của Protrans bao gồm cả đường biển, đường bộ, hàng không, dịch vụ hải quan, đa phương thức,… LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ Nếu bạn cần tư vấn về lô hàng của mình, hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới. Đội ngũ Protrans sẽ tư vấn cho bạn hoàn toàn miễn phí. CÔNG TY CỔ PHẦN PROTRANS 66C Phó Đức Chính, P. Nguyễn Thái Bình, Q.1, TP.HCM Phone: (84 28) 3822 7476 Hotline: 091 268 4144 Email: support@protrans.com.vn PAGE 3 PROTRANS NỘI DUNG 1. Mất Trắng Lô Hàng Cho Dù Đã Lựa Chọn Phương Thức Thanh Toán L/C 05 2. Tại Sao Bạn Cần Hết Sức Cẩn Thận Trong Quá Trình Làm Chứng Từ Khi Thanh Toán Bằng L/C? 06 3. Khác Biệt Về Văn Hóa Khiến Nhà Xuất Khẩu Tưởng Mình Đã Bị Lừa 07 4. Sai Sót Ngớ Ngẩn: Xác Định Sai Tên Chi Cục Khai Báo Hải Quan 08 5. Tránh Sai Sót NÀY Khi Lựa Chọn Địa Điểm Hạ Và Kéo Container 09 6. Để Lô Hàng Của Bạn Không Bị Trả Về Bởi Các Rào Cản Kỹ Thuật 10 7. Sai Sót Thông Tin Cảng Vì Không Cập Nhật Kịp Thời 11 8. Nguy Hiểm: Gửi Hàng Nhầm Cảng 12 9. Hàng Hóa Đến Trước Bộ Chứng Từ Khiến Đối Tác Không Thể Lấy Được Hàng 13 10. Rủi Ro Chính Trị: Giảm Hạn Ngạch 14 PAGE 4 PROTRANS Trong giao dịch quốc tế, vấn đề thanh toán là điều kiện quyết định xem giao dịch có thành công hay không. Bởi vì cả người bán lẫn người mua đều lo sợ rằng bản thân mình sẽ bị lừa nên luôn có sự dè chừng với đối phương. Chính vì lý do này mà phương thức thanh toán bằng L/C mới xuất hiện nhằm đảm bảo rằng ngân hàng sẽ là bên thanh toán cho nhà xuất khẩu. Khi chọn lựa phương án này, bạn không còn phải lo lắng vấn đề thanh toán từ phía bên mua. Thay vào đó, điều bạn cần quan tâm trong phương thức thanh toán này là, nếu xuất trình đầy đủ bộ chứng từ hợp lệ thì ngân hàng có khả năng thanh toán hoặc có đáng tin cậy hay không? Trong năm 2016, đã có vài doanh nghiệp xuất khẩu thủy sản của Việt Nam bị lừa bởi các đối tác Canada, cũng trong trường hợp thanh toán bằng L/C. Cụ thể như sau: Khi ký hợp đồng, phương thức thanh toán được thỏa thuận là L/C, trả sau 60 ngày. Trong L/C lại ràng buộc giao cho bên nhập 1 trong 3 tờ bill để tiến hành lấy mẫu kiểm tra an toàn thực phẩm của CFIA, với điều kiện là mẫu chữ ký trên hợp đồng và người mở L/C cùng với bộ chứng từ phải khớp với nhau. Khi các nhà xuất khẩu gửi bộ chứng từ đến ngân hàng mở L/C, họ lại đưa cho nhà nhập khẩu tờ bill để lấy hàng, trong khi đó lại trả về bộ chứng từ còn lại cho nhà xuất khẩu với lý do: bộ chứng từ không hợp lệ và từ chối thanh toán, trong khi đó bên nhập khẩu ở Canada đã lấy hàng rồi. Trong trường hợp này, các nhà xuất khẩu của chúng ta và cả hiệp hội thủy sản đều cho rằng: ngân hàng mở L/C và bên nhập khẩu ở Canada đã thông đồng với nhau lừa nhà xuất khẩu của chúng ta. Tuy nhà xuất khẩu có nhờ đến sự can thiệp của các hiệp hội, thế nhưng kết quả chẳng đi đến đâu và vẫn bị mất trắng lô hàng. Sau khi kiểm tra thì phát hiện ngân hàng mở L/C này đã tuyên bố phá sản từ năm 2014. 01. Mất Trắng Lô Hàng Cho Dù Đã Lựa Chọn Phương Thức Thanh Toán L/C Để tránh phạm phải sai lầm như trường hợp trên, bạn cần lưu ý, đối với giao dịch quốc tế: » Nếu bạn là nhà xuất khẩu, cần phải tham gia các hiệp hội quốc tế, để có thêm sự hỗ trợ về thông tin. » Nhờ ngân hàng trung ương, ngân hàng bên phía chúng ta đứng ra kiểm tra mức độ uy tín và an toàn của ngân hàng mở L/C » Hạn chế các loại L/C trả chậm hay L/C có thể hủy ngang để giảm thiểu mức độ rủi ro. » Bạn nên tận dụng dịch vụ chiết khấu bộ chứng từ của ngân hàng để tránh được rủi ro ở mức độ thấp nhất. » Để chắc chắn hơn nữa, bạn cần xác thực mức độ đáng tin cậy về việc thanh toán của đối tác thông qua các cơ quan đại diện của Việt Nam tại quốc gia họ. PAGE 5 PROTRANS 02. Tại Sao Bạn Cần Hết Sức Cẩn Thận Trong Quá Trình Làm Chứng Từ Khi Thanh Toán Bằng L/C? Hình thức thanh toán L/C rất phổ biến trong thương mại quốc tế vì đảm bảo mức độ an toàn cao cho các bên. Chính vì đảm bảo tối ưu cho các bên nên sự khắt khe và chi tiết cũng đòi hỏi cao hơn. Bất cứ sai sót nào trong bộ chứng từ sẽ làm cho bộ chứng từ trở nên không hợp lệ, ngân hàng xuất trình L/C sẽ yêu cầu bạn điều chỉnh lại bộ chứng từ cho khớp với L/C hoặc tu chỉnh lại L/C cho hợp với bộ chứng từ. Thông thường chúng ta sẽ chỉnh lại bộ chứng từ nếu có thể. Tuy nhiên: - Rất mất thời gian, dễ dẫn đến việc xuất trình bộ chứng từ bị trễ, tức quá ngày trình bộ chứng từ cho ngân hàng. Nếu vẫn còn sai sót thì bắt buộc phải tu chỉnh L/C. - Việc tu chỉnh L/C cũng mất rất nhiều thời gian và chi phí, còn ảnh hưởng đến uy tín của bạn với đối tác. Hoặc bạn có thể bị đối tác gây sức ép yêu cầu giảm giá. - Trong trường hợp xấu nhất, ngân hàng phía nhà nhập khẩu từ chối thanh toán, bạn bắt buộc phải đấu giá lô hàng đó với giá thấp hơn giá hiện tại, có thể khiến bạn bị lỗ. - Nếu không đấu giá, chỉ còn mỗi phương án là mang hàng về lại, khi ấy phát sinh rất nhiều chi phí: lưu container, lưu bãi tại cảng, cước vận chuyển quay về, nhân lực và thủ tục. Với các lô hàng lớn thì các chi phí phát sinh này sẽ gây ra thiệt hại không nhỏ về tài chính. PAGE 6 Cách tốt nhất để hạn chế và phòng tránh những trường hợp này xảy ra: - Trước khi gửi bộ chứng từ gốc cho ngân hàng, bạn nên gửi bộ nháp trước - Sau khi ngân hàng xác nhận hay yêu cầu chỉnh sửa thì tiến hành chỉnh sửa cho khớp - Cuối cùng, gởi bản gốc cho ngân hàng khi mọi thứ đã hoàn tất, không còn sai sót gì. PROTRANS 03. Khác Biệt Về Văn Hóa Khiến Nhà Xuất Khẩu Tưởng Mình Đã Bị Lừa Khi làm việc với các doanh nghiệp nước ngoài, một trong những điều bạn cần chú ý là văn hóa của đất nước đó. Nó sẽ ảnh hưởng đến cách giao tiếp, đàm phán, khả năng chốt hợp đồng và các giao dịch sau này khi đã hợp tác với nhau. Kinh nghiệm của một khách hàng của chúng tôi cho biết, ở các nước đạo Hồi, dịp lễ Ramadan kéo dài cả tháng trời. Trong thời gian này, họ không giao dịch kinh doanh vào ban ngày, vì thế các giao dịch dường như bị đình trệ. Khách hàng này giao một lô hàng trà sang Pakistan, thời gian đến rơi trúng vào ngày lễ. Theo thỏa thuận trước đó là khi tàu đến nhà nhập khẩu phải thanh toán cho khách hàng của mình. Thế mà tàu đến đã một tháng nhưng không thấy thanh toán, email gửi đi không phản hồi, bặt vô âm tín. Họ như ngồi trên đống lửa trước nguy cơ bị lừa đảo và mất trắng lô hàng, trong khi bao nhiêu vốn liếng đã tập trung vào đơn hàng quan trọng này, doanh nghiệp điêu đứng về tài chính. Nhưng may mắn, sau khi kết thúc kỳ lễ Ramadan, đối tác đã thanh toán cho nhà xuất khẩu và giải thích lý do vì sao một tháng qua không phản hồi. PAGE 7 Để tránh gặp phải tình huống này: Trong giao dịch thương mại, trước khi giao hàng bạn cần kiểm tra các thông tin, thời gian, kỳ nghỉ lễ bên nước nhập khẩu có khả năng ảnh hưởng đến giao dịch và thanh toán. Từ đó chúng ta đưa ra các thỏa thuận hay biện pháp phòng tránh phù hợp. PROTRANS Khách hàng của chúng tôi nhập khẩu mặt hàng giấy kraft từ Trung Quốc về, trong quá trình khai báo hải quan, họ khai nhầm chi cục hải quan cửa khẩu tiếp nhận tờ khai: Thay vì khai ở Chi cục hải quan Cát Lái, khách hàng chúng tôi lại khai ở Chi cục hải quan KCN Sóng Thần, trong khi cảng giao hàng thực tế của hãng tàu là ở Cát Lái. Hậu quả là họ phải làm thủ tục chuyển hàng về Chi cục hải quan Sóng Thần để kiểm, phát sinh rất nhiều chi phí: - Đăng ký hồ sơ thông tin của doanh nghiệp ở Chi cục hải quan Sóng Thần để mở tờ khai, phải mất 2 ngày làm việc. - Chi phí vận chuyển container từ Cát Lái về Sóng Thần để tiến hành kiểm hóa và thông quan - Chi phí nhân lực chạy đi chạy về để làm thủ tục - Thời gian thông quan cho lô hàng này quá lâu, thay vì chỉ mất 2 ngày (chậm nhất) cho việc giải tỏa hàng, thành ra mất hơn 1 tuần. 04. Sai Sót Ngớ Ngẩn: Xác Định Sai Tên Chi Cục Khai Báo Hải Quan Trong trường hợp này, khách hàng có nhiều cách để xử lý rất nhanh và hiệu quả về chi phí, nhân lực: - Hủy tờ khai đã khai ở Chi cục hải quan Sóng Thần - Khai lại tờ khai mới ở Chi cục hải quan Cát Lái - Tiến hành thủ tục mở tờ khai và thanh lý hải quan như những lô hàng bình thường. - Sau khi thông quan và lấy hàng, làm công văn và thủ tục xác nhận hủy tờ khai ở Chi cục hải quan Sóng Thần PAGE 8 PROTRANS 05. Tránh Sai Sót NÀY Khi Lựa Chọn Địa Điểm Hạ Và Kéo Container Đôi khi, do không nắm vững nghiệp vụ dẫn đến chọn lựa điểm lấy rỗng và hạ container không phù hợp. Chẳng hạn, các doanh nghiệp ở Bình Dương, Đồng Nai có thể lấy container rỗng ở các ICD xung quanh, sẽ thuận tiện về giao thông, tiết kiệm được nhiều thời gian. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại chỉ chọn lấy ở cảng Cát Lái. Hiện cảng Cát Lái đang trong tình trạng quá tải, tuyến đường giao thông ở các cổng vào cảng, thậm chí gần đó vài cây số bị ùn tắc. Vào giờ cao điểm, xe container ra vào cảng phải chờ đợi từ 2-3 tiếng là chuyện bình thường. Việc chờ đợi ảnh hưởng: - Lấy rỗng trễ, đóng hàng muộn, gần giờ cut off. Nếu xin gia hạn thêm không được, hàng của bạn có khả năng bị rớt, chờ đi chuyến tiếp, phát sinh chi phí lưu rỗng tại cảng. - Mất công nhân viên làm thủ tục đảo chuyển chuyến, tốn thêm vài trăm nghìn cho mỗi container. - Việc chậm trễ này có thể làm chậm giao hàng, ảnh hưởng đến uy tín của bạn với đối tác. Để tránh sai sót này: - Trước khi đóng hàng, bạn cần kiểm tra xem gần kho của mình có những cảng hay depot nào, khoanh vùng lại. - Khi lựa chọn hãng tàu vận chuyển, bạn cần kiểm tra xem hãng tàu có rỗng hay cho hạ gần những khu vực đã khoanh vùng hay không. Tóm lại, bạn nên kiểm tra thông tin nơi hạ và nơi lấy rỗng trước khi chọn hãng tàu hay lấy booking để chọn cảng phù hợp. Trong trường hợp bạn không biết hay ngại làm, cứ trao đổi với chúng tôi để được tư vấn và đưa ra các đề xuất phù hợp. PAGE 9 PROTRANS Hiện nay, các hiệp định thương mại tự do ngày càng được phát triển và mở rộng, hàng rào thuế quan bị xóa bỏ, các doanh nghiệp cạnh tranh sòng phẳng với nhau, không phân biệt là doanh nghiệp nội địa hay quốc tế. Do đó, để bảo vệ thị trường và người tiêu dùng nội địa, nhiều nước áp dụng các biện pháp thắt chặt bằng rào cản về kỹ thuật, chất lượng, thông số liên quan đến hàng hóa. Chẳng hạn, Đài Loan là một thị trường khó tính chẳng kém thị trường Châu Âu. Các mặt hàng trà của nước ta khi xuất qua đó thường bị kiểm tra rất gắt gao, không phải kiểm tra một lần ở nước xuất, mà phải kiểm tra cả hai đầu. Với các tiêu chuẩn kỹ thuật ở mức ngặt ngoèo được đưa ra, việc xuất hàng đi và bị trả về hoặc thậm chí bị tiêu hủy là điều không hiếm, đặc biệt nếu nhà xuất khẩu chưa có kinh nghiệm hoặc chủ quan. Việc xuất khẩu vào các thị trường khó tính này phải chịu nhiều chi phí và rủi ro: - Nhà xuất khẩu phải chịu chi phí cao cho việc kiểm tra, test mẫu trước khi gửi hàng với mức giá từ 5-8 triệu vnđ cho mỗi mẫu, chưa kể trường hợp kết quả không đạt chất lượng, không xuất được, phải để lại tiêu thụ ở thị trường nội địa. - Chưa kể, kiểm hai đầu , khi đầu Việt Nam đạt chất lượng, nhưng khi đến đầu nhập, hàng của chúng ta bị trả về hoặc tiêu hủy vì lý do dư lượng thuốc bảo vệ thực vật hay thuốc trừ sâu vượt mức cho phép,… thiệt hại trở nên nghiêm trọng hơn. Để giảm thiểu rủi ro bị trả hàng hoặc tiêu hủy: - Bạn cần kiểm tra thật kỹ các hàng rào, tiêu chuẩn kỹ thuật trước khi xuất khẩu. Mỗi thị trường, mỗi mặt hàng sẽ có những quy định khác nhau. - Tăng cường kiểm tra và kiểm soát chất lượng hàng hóa luôn ở mức cho phép. - Với những mặt hàng nông nghiệp, chúng ta cần xây dựng trang trại để việc kiểm soát các tiêu chuẩn chất lượng hiệu quả hơn. 06. - Thà hàng bị trả về, thiệt hại tuy có lớn nhưng vẫn còn đỡ. Nếu bị tiêu hủy thì coi như mất trắng. Với các lô hàng lớn thì sự cố này có thể đẩy doanh nghiệp đến bờ vực phá sản. Để Lô Hàng Của Bạn Không Bị Trả Về Bởi Các Rào Cản Kỹ Thuật PAGE 10